UONET Sekretariat Optivum

(1)

Jak przygotować bazę Sekretariatu Optivum/ UONET do migracji danych do systemu UONET+?

Użytkownicy programu Sekretariat Optivum lub systemu UONET, którzy od nowego roku szkolnego będą korzystali z systemu UONET+, powinni przygotować bazę danych do migracji danych do nowego systemu.

W poradzie opisano czynności, jakie należy w tym celu wykonać.

Kontrola poprawności i spójności danych w programie Sekretariat Optivum

1. Uruchom program Sekretariat Optivum i w menu Narzędzia wybierz polecenie Sprawdzanie poprawno- ści danych.

2. W oknie Sprawdzanie poprawności danych kliknij przycisk Sprawdź, aby zainicjować operację.

3. Zapoznaj się z wyświetlonym raportem.

UONET – Sekretariat Optivum

(2)

Jak przygotować bazę Sekretariatu Optivum/ UONET do migracji danych do systemu UONET+? 2/7

4. Jeśli program wykrył niezgodności, kliknij przycisk Napraw – program niektóre błędy w danych naprawi automatycznie.

Program naprawia sam np. niezgodność statusu ucznia w stosunku do statusu oddziału, zbędnie im- portowane oceny okresowe.

5. Kliknij ponownie przycisk Sprawdź i zapoznaj się z raportem. Jeśli program wykrywa nadal niezgodno- ści w danych, należy je naprawić.

Typowe błędy w bazie danych

Pod kątem migracji danych do systemu UONET+ należy w Sekretariacie Optivum przede wszystkim sprawdzić:

1. W widoku Historia - czy opisane są lata szkolne obejmujące cykl nauki wszystkich oddziałów (i podzie- lone na okresy klasyfikacyjne).

Rok szkolny powinien zawsze rozpoczynać się 1 września, a kończyć 31 sierpnia.

Data rozpoczęcia pierwszego semestru powinna pokrywać się z początkiem roku szkolnego (1 wrze- śnia), data zakończenia drugiego semestru – z końcem roku szkolnego (31 sierpnia). Daty końca semestru pierwszego i początku semestru drugiego powinny być ustawione tak, aby semestry nie na- kładały się na siebie, ale obejmowały cały rok szkolny.

2. W oknie Tabela okresów istnienia oddziałów – czy zdefiniowane okresy istnienia poszczególnych oddzia- łów obejmują cały cykl nauki.

(3)

3. W widoku Organizacja szkoły w tabeli dostępnej z gałęzi Oddziały bieżące – czy poprawnie opisano lata nauki oddziału.

4. W oknie Edycja planów nauczania – czy plany nauczania oddziałów są poprawnie opisane. W szczegól- ności, czy w nagłówkach kolumn dla poszczególnych lat nauki wpisany jest poprawny rok szkolny, gdyż na podstawie tych wpisów określany jest poziom oddziału w UONET+.

(4)

Jeśli szkoła korzysta z systemu UONET, to należy również sprawdzić, jak zdefiniowane zostały pory lek- cyjne w Panelu administracyjnym (lub w Dzienniku lekcyjnym Optivum).

Zasada migracji pór lekcyjnych do systemu UONET+ jest następująca: pora lekcji, która jest wcześniejsza od 7.45 i jej nazwa jest różna od 1, zostanie po migracji potraktowana jako pora lekcji zerowej. Zatem użytkownik musi przed migracją zdecydować, czy chce, aby w nowym systemie wystąpiła lekcja zerowa.

Jeśli tak – to w systemie UONET zerowej porze lekcyjnej należy przypisać nazwę inną niż 1 i ustawić czas rozpoczęcia wcześniejszy niż 7.45.

(5)

Zamykanie bieżącego roku szkolnego

Przed migracją danych należy zamknąć bieżący rok szkolny.

W trakcie operacji zamykania roku program żąda wykonania kopii zapasowej, gdyż operacja zamknięcia roku jest nieodwracalna. Należy dokładnie czytać wszystkie komunikaty, które się pojawią.

1. W oknie Nasza szkoła przejdź do widoku Historia i utwórz następny rok szkolny, podziel go na okresy klasyfikacyjne.

2. W menu Klasyfikacja wybierz polecenie Zamykanie roku szkolnego – wyświetli się okno Zamykanie roku szkolnego z aktywną kartą Uczniowie.

3. Na karcie Uczniowie za pomocą selektora znajdującego się nad listą wyświetlaj różne listy uczniów (promowanych, promowanych warunkowo, niepromowanych itp.), aby sprawdzić, czy wszyscy uczniowie mają wypełnione arkusze ocen oraz ustalone i potwierdzone wskaźniki promocji. Jeśli znaj- dziesz braki, usuń je.

4. Przejdź na kartę Oddziały i potwierdź nowy status oddziałów poprzez wstawienie znacznika przy każ- dym oddziale.

(6)

5. Kliknij przycisk Akceptuj.

6. Potwierdź chęć wykonania operacji, klikając przycisk Tak w oknie Pytanie.

7. Wykonaj zapasową kopię danych.

8. Na pytanie, czy na pewno zamknąć rok szkolny, odpowiedz Tak.

9. Kliknij przycisk OK w oknie informującym o zamknięciu roku szkolnego.

10. W kolejnym oknie kliknij przycisk Tak, aby zapisać wszystkie dane po zamknięciu roku szkolnego.

W momencie zamknięcia roku szkolnego program automatycznie:

- przenosi uczniów ostatnich klas do grupy absolwentów,

- zmienia poziom (klasę) wszystkim oddziałom (i przypisanym do nich uczniom), - rozwiązuje oddziały klas kończących cykl nauki i przenosi dane o nich do archiwum,

- uaktualnia zapisy w księdze ewidencji dzieci o sposobie spełniania obowiązku szkolnego (do- tyczy szkoły podstawowej i gimnazjum).

Zamykanie wcześniejszych lat szkolnych

Aby migracja danych była możliwa, należy sprawdzić, czy zamknięte są również wcześniejsze lata szkolne. Jeśli nie, to należy wymusić zamknięcie tych lat szkolnych.

1. W oknie Nasza szkoła przejdź do widoku Historia i w drzewie danych wybierz gałąź Lata szkolne.

2. Sprawdź, czy w kolumnie Zamknięty ustawiona jest pozycja Tak dla wszystkich lat wcześniejszych. Jeśli dla wybranego roku szkolnego ustawiona jest pozycja Nie, to wymuś zamknięcie tego roku szkolnego wykonując następujące czynności:

 Przywołaj menu podręczne na wybranym roku szkolnym i wybierz polecenie Modyfikuj wybrany.

(7)

 W oknie Okresy promocyjne, edycja zaznacz opcję zamknięty i kliknij przycisk Akceptuj.

 W oknie Ostrzeżenie wyraź zgodę na kontynuowanie operacji, klikając przycisk Tak.

W tabeli Lata szkolne dla wybranego roku szkolnego w kolumnie Zamknięty pojawi się wpis Tak.

Postępując analogicznie, zamknij wszystkie wcześniejsze niezamknięte lata szkolne.

Oceń przydatność porady