1
Załącznik do umowy nr INF.272…..2022 zawartej w dniu ………
- WZÓR UMOWY –
Umowa nr IOD……….
powierzenia przetwarzania danych osobowych
W dniu ………. 2022 r. pomiędzy
Miastem Bielsko-Biała,
Urząd Miejski w Bielsku-Białej, pl. Ratuszowy 1, 43-300 Bielsko-Biała, Regon: 072181741, NIP:9372686990,
- zwanym dalej „Administratorem”
reprezentowanym przez:
………..
a
………
- zwaną/ym dalej „Podmiotem przetwarzającym”
reprezentowaną/ym przez:
………
została zawarta Umowa o następującej treści:
§ 1.
Definicje
Dla potrzeb niniejszej umowy, Administrator oraz Podmiot przetwarzający ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:
1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L. 2016.119.1);
2. Dane Osobowe – dane w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO, tj. wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, powierzane do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu;
3. Przetwarzanie Danych Osobowych – wszelkie operacje lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie; w rozumieniu art.4 pkt.20 RODO;
4. Naruszenie ochrony danych osobowych - naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
2
5. Umowa Główna – umowa nr INF.272….2022 z dnia ………. 2022 r., której przedmiotem jest świadczenie przez Podmiot przetwarzający na rzecz Administratora usługi wsparcia technicznego w zakresie środowiska Microsoft 365.
§ 2.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Strony oświadczają, że niniejsza Umowa została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 RODO.
2. Administrator oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO, tj. podmiotem decydującym o celach i środkach/sposobach przetwarzania danych osobowych, przetwarzanych w ramach realizacji Umowy Głównej.
3. Administrator oświadcza, że spełnił warunki legalności przetwarzania danych osobowych, przewidziane Ustawą, jak również że jest uprawniony do powierzenia danych osobowych do przetwarzania.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż dysponuje środkami, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy.
5. Podmiot przetwarzający oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8) RODO, co oznacza, że w ramach Umowy będzie przetwarzał dane osobowe w imieniu Administratora.
§ 3.
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe pracowników Administratora – użytkowników środowiska Microsoft 365.
2. Kategorie Danych Osobowych, które będą przetwarzane przez podmiot przetwarzający:
wszelkie dane zawarte w systemie Active Directory wykorzystywanym w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej, w szczególności: imię i nazwisko pracownika, służbowy adres poczty elektronicznej, służbowy numer telefonu, wizerunek.
3. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji Umowy Głównej, w której został określony przedmiot umowy oraz zakres usług.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się poinformować Administratora o lokalizacji przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający. W przypadku przetwarzania danych osobowych poza terytorium UE, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Rozdziału V RODO, w tym reguły korporacyjne określone w art.47 RODO.
§ 4.
Obowiązki podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO oraz zobowiązuje się do przedłożenia Administratorowi – na żądanie Administratora - opisu zastosowanych w tym celu środków.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający może dopuścić do przetwarzania danych osobowych jedynie osoby posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w związku z wykonywaniem niniejszej umowy i które zobowiążą się do zachowania w tajemnicy tych
3
danych, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
Imienne upoważnienia Podmiot przetwarzający wydaje na okres obowiązywania Umowy.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b RODO, przetwarzane dane osobowe.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji pracowników, o których mowa w ust. 3 i do prowadzenia - zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 RODO - rejestru kategorii czynności przetwarzania wykonywanych w imieniu Administratora.
§ 5.
Prawo kontroli
1. Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h RODO ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
2. Administrator realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego.
3. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
4. Administrator zobowiązuje się zawiadomić Podmiot przetwarzający o zamiarze przeprowadzenia audytu.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się poinformować Administratora – o ustalonym terminie audytu, w terminie 10 (dziesięciu) dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Termin audytu nie może być wcześniejszy niż 5 (pięć) dni i późniejszy niż 30 (trzydzieści) dni licząc od dnia przekazania Podmiotowi przetwarzającemu zawiadomienia.
6. Strony postanawiają, iż realizacja uprawnień, o których mowa w ust. 1 nie będzie utrudniać bieżącej działalności Podmiotu przetwarzającego.
7. Podczas audytu Administrator zobowiązuje się do przestrzegania i stosowania polityki i regulaminów obowiązujących u Podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy, przez okres wskazany przez Podmiot przetwarzający, wszelkich informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Podmiotu przetwarzającego oraz innych informacji poufnych, w których posiadanie wejdzie Administrator w związku z przeprowadzonym audytem.
8. Administrator zobowiązuje się sporządzić protokół pokontrolny w terminie 21 (dwudziestu jeden) dni po zakończeniu audytu i przedłożyć go do podpisu Podmiotowi przetwarzającemu.
W przypadku wydania przez Administratora zaleceń pokontrolnych, Podmiot przetwarzający może się do nich ustosunkować ciągu 7 (siedmiu) dni.
9. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora nie dłuższym niż 7 dni.
10. Wszelkie koszty audytu ponosi we własnym zakresie Administrator.
§ 6.
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może także powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.
2. Podmiot przetwarzający poinformuje Administratora o wszelkich planowanych zmianach w zakresie podwykonawców, na rzecz których będzie dokonywał dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych. Poinformowanie Administratora odbywa się z odpowiednim wyprzedzeniem. Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych może nastąpić wyłącznie w granicach i w celu realizacji umowy. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że wybrani przez
4
niego podwykonawcy spełniają wszelkie wymogi wynikające z RODO oraz właściwych przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO zawarł umowy z podwykonawcami w zakresie przetwarzania danych osobowych i że zawierają one postanowienia zobowiązujące podwykonawców do analogicznych obowiązków, jakie zostały określone w niniejszej umowie wobec Podmiotu przetwarzającego oraz standard ochrony danych osobowych obowiązujący u współpracujących z nim podwykonawców jest co najmniej równy standardowi ochrony danych obowiązującej w Podmiocie Przetwarzającym.
3. Na każde żądanie Administratora w celu wykazania spełnienia przez Podmiot Przetwarzający obowiązków wynikających z umowy, Podmiot Przetwarzający udostępni Administratorowi wszelkie informacje dotyczące podwykonawców oraz umowy powierzenia zawarte z tymi podmiotami.
4. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
5. Podwykonawca, o którym mowa w niniejszym paragrafie, winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
6. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 7.
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do:
a) pomocy Administratorowi - na jego żądanie - w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, w tym także w zastosowaniu środków zapobiegających naruszeniom ochrony danych osobowych oraz mających na celu zminimalizowanie ich ewentualnych negatywnych skutków, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje,
b) udostępnienia Administratorowi - na jego żądanie - wszelkich informacji niezbędnych do wykazania wykonania obowiązków wskazanych w RODO oraz w innych przepisach powszechnie obowiązujących oraz w Umowie;
c) zgłoszenia Administratorowi każdego przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych - w terminie 24 (dwudziestu czterech) godzin po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych;
5
d) dokumentowania wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze;
e) współdziałania z Administratorem - na jego żądanie - w celu ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane osobowe dotyczą.
4. W przypadku naruszenia przepisów RODO lub innych obowiązujących aktów prawnych a także w przypadku naruszenia postanowień niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Podmiotu przetwarzającego, w następstwie czego Administrator zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny lub w inny sposób poniesie odpowiedzialność. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się pokryć Administratorowi wszelkie poniesione z tego tytułu straty i koszty w terminie 7 dni od wezwania.
5. Za działania lub zaniechania osób i podmiotów, którymi podmiot przetwarzający posługuje się przy wykonaniu umowy, Podmiot przetwarzający odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż zobowiąże te osoby do przetwarzania powierzonych danych zgodnie z RODO oraz z umową oraz do zabezpieczenia przetwarzanych danych w sposób określony w umowie.
§ 8.
Czas obowiązywania umowy
Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej jak również na czas wykonania wszystkich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy oraz obowiązujących przepisów prawa.
§ 9.
Rozwiązanie umowy
1. Administrator może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.
2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy wymagają - pod rygorem nieważności - formy pisemnego aneksu do Umowy, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w § 12 ust. 5 niniejszej Umowy.
§ 10.
Zwrot danych
W terminie 7 (siedmiu) dni roboczych po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem powierzonych danych (w związku z realizacją Umowy Głównej) lub w przypadku wcześniejszego rozwiązania lub wygaśnięcia niniejszej Umowy (z dowolnej przyczyny) po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, Podmiot przetwarzający zależnie od decyzji Administratora usunie lub zwróci mu wszelkie dane osobowe powierzone mu do przetwarzania zgodnie z Umową, oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
§ 11.
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji,
6
danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
§ 12.
Postanowienia końcowe
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
3. Ewentualne spory, które mogą wyniknąć z Umowy, rozstrzygane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Administratora.
4. W sprawach związanych z realizacją Umowy Strony wyznaczają następujące osoby:
a) ze strony Administratora:
Inspektor Ochrony Danych Beata Kózka,
e-mail: iod@um.bielsko-biala.pl, tel.: 33 49 71 721;
b) ze strony Podmiotu przetwarzającego:
………..,
e-mail: ………., tel. ………...
5. Zmiana danych wymienionych w ust. 4 niniejszego paragrafu oraz w § 3 ust. 2 nie stanowi zmiany Umowy, przy czym wymaga niezwłocznego, pisemnego poinformowania drugiej Strony.
Podmiot przetwarzający: Administrator:
