Zasady bezpieczeństwa
przetwarzania danych w księgach
rachunkowych – spojrzenie na politykę rachunkowości i praktykę
Prowadząca: dr Dorota Adamek‐Hyska
Podstawy prawne
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 217 ze zm.)
uchwała nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzUrz MF z 2010 r., nr 6, poz. 26)
4
Wymagania systemów informatycznych przy prowadzeniu rachunkowości
Jednostki gospodarcze prowadzą księgi rachunkowe z wykorzystaniem programów finansowo‐księgowych (FK).
System komputerowy to sprzęt komputerowy (urządzenia albo grupa
połączonych lub powiązanych ze sobą urządzeń) wraz z oprogramowaniem, na które składa się zbiór programów i funkcji umożliwiających przetwarzanie danych.
System finansowo‐księgowy (zwany też w skrócie systemem FK)
to część składowa systemu komputerowego umożliwiająca przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dziennik
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. W związku z tym zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres
sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji,
pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Księga główna
Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym.
Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Wykaz ksiąg rachunkowych
Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu
systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:
• środków trwałych (w tym także środków trwałych w budowie), wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
• rozrachunków z kontrahentami;
• rozrachunków z pracownikami – w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia;
• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych, w tym podatku VAT);
• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych, w tym podatku VAT);
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Wykaz ksiąg rachunkowych
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się
na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:
• symbole lub nazwy kont;
• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Wykaz ksiąg rachunkowych
Zestawienie sald kont ksiąg
pomocniczych
Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień
inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Inwentarz
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych
jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Wykaz ksiąg rachunkowych
Wymagania systemów informatycznych przy prowadzeniu rachunkowości
Wymagania prawne odnoszące się do tzw. księgowości komputerowej zostały określone bardzo precyzyjnie.
Z punktu widzenia podmiotów rachunkowości oraz księgowych spełnienie wymagań ustawy o rachunkowości dotyczących systemów informatycznych jest związane z podjęciem decyzji o rodzaju stosowanego oprogramowania oraz z umieszczeniem odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera księgi rachunkowe stanowią wykaz zbiorów danych na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.
Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie
lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.
Wymagania systemów informatycznych
przy prowadzeniu rachunkowości
Dokumentacja systemów informatycznych
Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości określa wymagany zakres dokumentacji, a mianowicie:
wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis algorytmów i parametrów;
programowe zasady ochrony danych, w tym przede wszystkim metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;
określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Dokumentacja systemów informatycznych w praktyce (1)
„1. Posiadana przez Urząd dokumentacja użytkownika jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera m.in.:
1) wykaz programów;
2) procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów;
3) opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;
4) wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań
oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych.
2. Dokumentacja użytkowa przechowywana jest u Skarbnika Gminy (...)”.
Dokumentacja systemów
informatycznych w praktyce (2a)
„1. Ewidencja księgowa w Urzędzie (...) jest prowadzona przy użyciu komputera w oparciu o zintegrowany system informatyczny „RATUSZ”
firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o. o. Bielsko‐Biała dopuszczony do użytkowania z dniem 1 stycznia 2005 r.
2. Moduł «finanse i księgowość» dopuszczony do użytkowania w wersji oprogramowania 1.3.20.6324”.
Dokumentacja systemów
informatycznych w praktyce (2b)
„3. Zintegrowany system informatyczny składa się z następujących modułów, które są lub będą wykorzystywane:
1) Finanse i księgowość, 2) Budżet,
3) Budżet Rb, 4) Dysponent, 5) Faktura, 6) Kasa,
7) Środki trwałe, 8) Wyposażenie, 9) Lider,
10) Przelewy,
11) Umowy dochodowe, 12) Rejestr opłat,
13) Portal budżetowy w zakresie rejestru VAT, 14) Deklaracje JPK”.
Dokumentacja systemów
informatycznych w praktyce (2c)
„4. Wersje oprogramowania wszystkich modułów systemu informatycznego aktualizowane są na bieżąco.
5. W oparciu o system komputerowy „REKORD” prowadzi się:
1) oddziały,
2) dziennik w formie dzienników częściowych, 3) rejestry,
4) konta księgi głównej oraz konta ksiąg pomocniczych,
5) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych”.
Dokumentacja systemów
informatycznych w praktyce (2d)
„6. W oparciu o system komputerowy STOCK firmy SmartMedia prowadzi się szczegółową ewidencję:
1) wartościowo‐ilościową dla środków trwałych,
2) wartościowo‐ilościową dla pozostałych środków trwałych, 3) ilościową wyposażenia,
4) wartościowo‐ilościową wartości niematerialnych i prawnych,
5) wartościowo‐ilościową pozostałych wartości niematerialnych i prawnych”.
Dokumentacja
systemów informatycznych
Opis systemu informatycznego można otrzymać od producenta lub sprzedawcy programu FK.
Kierownik jednostki odpowiedzialny za politykę rachunkowości musi się upewnić, że dokumentacja zawiera wszystkie elementy przewidziane ustawą, w tym opis systemu przetwarzania danych.
Jeżeli jednostka posiada program przygotowany we własnym zakresie, to opisaną wcześniej dokumentację musi przygotować samodzielnie.
Opis algorytmów
W rachunkowości przez algorytm należy rozumieć przepis prowadzący do wykonania określonego zadania przez system księgowy.
W przepisie tym podaje się opis czynności, które trzeba wykonać, oraz dane, dla których algorytm jest określony.
Algorytm określony w dokumentacji programu ma pozwolić na bezbłędne przeprowadzenie systemu z określonego stanu początkowego
do wymaganego stanu końcowego.
Opis algorytmów
Przykładem takiego algorytmu może być sposób wprowadzenia dokumentu do dziennika w programie FK. W typowych sytuacjach algorytm ten jest realizowany następująco:
program wyświetla na ekranie formatkę z odpowiednimi polami
pozwalającymi użytkownikowi na wprowadzenie podstawowych danych zdarzenia gospodarczego (daty, opisu zdarzenia, konta z planu kont, kwot po stronach Wn i Ma);
po zatwierdzeniu danych przez użytkownika program kontroluje formalną poprawność wprowadzonych danych (np. czy suma po stronie Wn jest równa sumie po stronie Ma);
w przypadku gdy dane zostały wprowadzone poprawnie, program dokonuje zapisu odpowiednich kwot na wskazanych kontach księgowych.
Opis algorytmów
Każdy program FK posiada tzw. „pomoc do programu”, czyli opis procedur i funkcji wraz z określeniem parametrów przetwarzania danych w programie.
Opis algorytmów stanowi syntetyczne ujęcie funkcji i sposobów pracy programu.
Opis algorytmów w praktyce (1)
Lp. Określenie zakresu danych (nazwa tablicy)
Nazwa identyfikatora powiązania z innym, określonym zakresem danych
Wykaz danych wchodzących w określony zakres danych
Systemy
aktualizujące zapisy w tabeli
BAZA DOCHODY (fragment)
1 F_KASA ID_KASA Imię, nazwisko, adres, NIP KASA
2 M_FAKTURY NR_KLIENTA Rok, Rejestr, Numer faktury, Numer kontrahenta, Data faktury, Data sprzedaży, Sposób zapłaty, Termin
zapłaty, Waluta, Data zmiany, Operator, Numer płatnika, Numer odbiorcy, Kwota netto, Kwota brutto
FAKTURY
3 M_KONTRAH_GL SYMBOL Symbol, Nazwa, Pełna nazwa, Kod pocztowy,
Miasto, Ulica, Nr domu, NIP, REGON, PESEL, Telefon,
Teleks, Kraj
FIRMY_PD, POJAZDY, FAKTURY, eDokument
Opis algorytmów w praktyce (2)
„Przepływ danych z systemu KASA do modułów księgowych w bazie DOCHODY Przepływ danych pomiędzy systemem KASA a systemami związanymi z rejestracją wpłat dotyczących podatków i opłat lokalnych w wariancie z dyspozycją wpłaty.
Kasa przyjmuje wpłaty przygotowane i przesłane z systemów dziedzinowych.
Po uzgodnieniu raportów kasowych systemy dziedzinowe importują informacje o wpłatach w kasie do swoich dzienników obrotów”.
Zasady prowadzenia
ksiąg rachunkowych w systemach FK
1. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą
(każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także wówczas gdy mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego
na ekranie monitora komputera).
Opis w praktyce (3)
„Wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w systemie FK są oznaczone nazwą jednostki zgodnie z treścią wpisaną np. w polu «Nazwa jednostki»”.
Zasady prowadzenia
ksiąg rachunkowych w systemach FK
2. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania.
Opis w praktyce (4)
„Wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w systemie FK są określone nazwą danego rodzaju księgi oraz nazwą i wersją programu”.
Zasady prowadzenia
ksiąg rachunkowych w systemach FK
3. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego
i daty sporządzenia.
Opis w praktyce (5)
„Wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń
księgowych tworzących księgi rachunkowe w systemie FK są oznaczone symbolem roku obrotowego, symbolem okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia zgodnie z datą dla programu”.
Zasady prowadzenia
ksiąg rachunkowych w systemach FK
4. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się
z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Opis w praktyce (6)
„Wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń
księgowych tworzących księgi rachunkowe systemie FK są kolejno, automatycznie numerowane wraz z oznaczeniem pierwszej i ostatniej. Wydruki wymagane
przez ustawę są sumowane w sposób ciągły, to znaczy na każdej stronie
wydruku wykazywane są kwoty do przeniesienia na stronę następną i kwoty z przeniesienia ze strony poprzedniej”.
Zasady prowadzenia
ksiąg rachunkowych w systemach FK
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald.
Opis w praktyce (7)
„W systemie FK automatyczną kontrolę ciągłości zapisów najczęściej sprawuje dziennik księgowań.
W systemie FK metodą wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych jest zaksięgowanie ich przez użytkownika. Dotyczy to również wszelkich danych wprowadzanych automatycznie przez inne programy. Decyzję [w sprawie]
zaksięgowania dokumentu podejmuje każdorazowo posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik. Identyfikator osoby księgującej dany dowód
przypisywany jest w momencie księgowania dokumentów”.
Wprowadzanie danych do systemu FK
Wprowadzanie danych do systemu FK należy odróżnić od decydowania
o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych.
Czynność wprowadzania danych do systemu FK polega na zapisywaniu danych w określony sposób.
Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia
w księgach rachunkowych wchodzi natomiast w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz wprowadzanymi w nich zapisami. Może
mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów.
Niektóre komputerowe systemy FK umożliwiają rozdzielenie etapu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od etapu zaksięgowania tego dowodu (wprowadzenia danych do systemu FK).
Wprowadzanie danych do systemu FK
Jeżeli wprowadzenie danych dowodu księgowego do systemu FK nie wiąże się bezpośrednio z:
• decydowaniem o sposobie jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych;
• kontrolą poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych
– to samo wprowadzanie danych do tego systemu nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie może być uznane za tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych
dowodów księgowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu.
Dowody źródłowe a prowadzenie
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych stanowiących dowody księgowe.
Dowody źródłowe a prowadzenie
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu FK) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:
podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią
odpowiednich dowodów księgowych, określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2–4 uor;
możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;
stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Księgi rachunkowe prowadzone
przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:
jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów
otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco;
Księgi rachunkowe prowadzone
przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
(cd.)
zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym
dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie
ksiąg rachunkowych (5 lat).
Księgi rachunkowe prowadzone rzetelnie
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy
odzwierciedlają stan rzeczywisty, czyli wszystkie operacje gospodarcze wystąpiły faktycznie w działalności danego podmiotu (brak operacji fikcyjnych,
nieprawdziwych, pozornych).
Księgi rachunkowe prowadzone bezbłędnie
Za prowadzone bezbłędnie uznaje się księgi:
do których wprowadzono kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji z danego miesiąca oraz
w przypadku których zapewniono ciągłość zapisów i bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Księgi rachunkowe
uznawane za sprawdzalne
Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania
stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych (zachowany jest tzw. ślad rewizyjny);
zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzanie obowiązujących jednostkę
sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
Księgi rachunkowe
uznawane za sprawdzalne
(cd.)
zapewniona jest, w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Księgi rachunkowe prowadzone na bieżąco
Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga, aby:
pochodzące z nich informacje umożliwiały sporządzenie w terminie
obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej było sporządzane
za poszczególne okresy sprawozdawcze nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;
ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następowało w tym samym dniu, w którym te operacje zostały dokonane.
Zasady korygowania błędów w księgach rachunkowych
Zgodnie z art. 25 uor stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem
czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca) lub
• wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dozwolone są tylko korekty dokonane według drugiego z wymienionych powyżej sposobów.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Katalog przypadków, w których istnieje obowiązek zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych, został określony w art. 12 ustawy o rachunkowości.
Jest to katalog zamknięty.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej
działalność (a zarazem ostateczne otwarcie ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego) powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zgodnie z § 26 ust. 3 rozporządzenia z 13.09.2017 r. ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność
lub placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe
podlega zatwierdzeniu lub wchodzi w skład sprawozdania finansowego podlegającego zatwierdzeniu – w ciągu 15 dni od dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Od zamknięcia ksiąg rachunkowych, które ma charakter nieodwracalny,
odróżnia się tzw. „zamknięcie miesiąca” polegające na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu.
Wprawdzie przepisy ustawy nie zawierają definicji pojęcia „zamknięcie miesiąca”, ale odnoszą się do niego pośrednio w:
• art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, w którym wykluczono możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca”, oraz
• art. 25 ust. 2 uor, w którym ustawodawca nakazuje – w razie ujawnienia błędów „po zamknięciu miesiąca” lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – dokonanie korekty przez
wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
Ochrona danych w systemach FK
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w systemie FK jest związane z wymogiem stosowania właściwych procedur chroniących zapisy księgowe przed ich zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem (art. 23 ust. 1 uor).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:
• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia
trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych chroniących dane przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Ochrona danych w systemach FK
Księgi rachunkowe mogą mieć postać zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem stosowania wcześniej wymienionych
rozwiązań.
Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości utrwalonych
na informatycznych nośnikach danych nie spełnia prawnie określonych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane.
Użytkownik programu powinien samodzielnie określić akceptowany poziom zabezpieczania danych (np. częstotliwość archiwizowania danych) i opisać go w dokumentacji.
Ochrona danych w systemach FK
Zasady ochrony danych i ich zbiorów dotyczą przede wszystkim:
wydawania uprawnień do wprowadzania danych do systemów informatycznych;
obowiązków pracownika w zakresie wykorzystywania nadanego hasła i uprawnień;
archiwizowania zbiorów danych i ich zabezpieczania;
przechowywania danych i ich ochrony (w formie papierowej i elektronicznej);
procedur wykonywania przeglądów i konserwacji systemu;
udostępniania danych z systemu osobom spoza jednostki;
kontroli poprawności dat, kontroli rachunkowej, kontroli eksportu danych osobowych.
Ochrona danych w systemach FK
Zadaniem systemu służącego ochronie danych komputerowych jest zminimalizowanie ryzyka zagrożeń dla tych danych. W tym celu można:
w ramach sieci komputerowej, w której pracują komputery jednostki, stosować zabezpieczenie w postaci zapory połączenia internetowego (tzw. firewall – sprzętowa zapora sieciowa);
w miarę możliwości pobierać i instalować najnowsze aktualizacje
oprogramowania, przez co staje się ono bardziej solidne i bezpieczne;
stosować dostępne instrumenty ograniczające ryzyko infekcji wirusem, w tym:
• korzystać z aktualnych programów antywirusowych;
• nie otwierać plików z nieznanych, podejrzanych lub niegodnych zaufania źródeł;
• używać wbudowanych funkcji zabezpieczeń;
• nie podłączać np. pendrive’ów lub dysków zewnętrznych z nieznanych źródeł.
Ochrona danych w systemach FK
(cd.)
stosować hasła zawierające co najmniej 12 znaków (a nie np. 9) oraz różne konfiguracje cyfr i liter, zmieniać hasło przynajmniej co 90 dni, pamiętać hasło;
dbać o bezpieczeństwo fizyczne komputerów:
• prowadzić ochronę budynku przy użyciu systemu alarmowego;
• oznaczyć komputery i ich główne części informacjami identyfikującymi jednostkę, lokalizację oraz użytkownika;
• rejestrować numery seryjne komputerów i ich części;
regularnie tworzyć kopie zapasowe i odtwarzać dane.
Ochrona danych w praktyce (8)
„Podstawowe założenia systemowej ochrony danych z programu
«Księgowość budżetowa»:
1) dostęp do systemu komputerowego mają jedynie osoby powołane;
2) oprogramowanie potrafi rozpoznać użytkownika i przypisać mu odpowiednie uprawnienia w zakresie dostępu do poszczególnych funkcji;
3) nastąpiło zdefiniowanie wewnętrznego systemu haseł;
4) podczas wprowadzania danych i ich zmian oprogramowanie dba o poprawność i wzajemną spójność podawanych informacji;
5) szereg wartości posiada charakter słownikowy, co zabezpiecza przed wpisaniem wartości niepoprawnej, prowadzącej do błędnego przetwarzania danych;
6) serwis bazy danych znajduje się na jednym komputerze razem z programem, co powoduje, że przy uruchomieniu programu tworzą się jej kopie zapasowe;
kopie bazy zapisywane są w tym samym folderze co baza główna,
7) oprogramowanie daje możliwość tworzenia szeregu zestawów wydruków danych, zarówno syntetycznych, jak i analitycznych.”
System FK – podsumowanie
System finansowo‐księgowy powinien:
programowo przestrzegać zasady podwójnego zapisu przy wprowadzaniu danych na konta księgi głównej;
zapewniać kontrolę kompletności zbiorów systemu rachunkowości
oraz parametrów przetwarzania danych, a także automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów;
umożliwiać bieżącą, chronologiczną i systematyczną rejestrację operacji gospodarczych;
przetwarzać wprowadzone dane w czasie rzeczywistym, tzn. bezpośrednio po ich wprowadzeniu umożliwiać uzyskiwanie odpowiednich raportów i zestawień;
umożliwiać integrację z innymi systemami (magazynowym, sprzedaży, kadr i płac, JPK, Trezor, Besti@);
System FK – podsumowanie
System finansowo‐księgowy powinien (cd.):
pozwalać na księgowanie w następnym okresie przed zamknięciem poprzedniego okresu;
uniemożliwiać modyfikację zatwierdzonych zapisów (dotyczących zamkniętych okresów sprawozdawczych);
umożliwiać pracę w systemie na przełomie lat obrotowych;
dawać możliwość definiowania automatycznej dekretacji dla wybranych dokumentów;
pozwalać na definiowanie wydruków;
umożliwiać rozbudowywanie zakładowego planu kont w zależności od potrzeb informacyjnych jednostki;
gwarantować automatyczną numerację pozycji dziennika;
pozwalać na identyfikację osoby odpowiedzialnej za treść wprowadzonych zapisów.
Rekomendacje
dla programów księgowych
Rekomendacja udzielona przez SKwP ma na celu jedynie ułatwienie potencjalnym nabywcom wyboru odpowiedniego produktu
programowego spośród wielu oferowanych na rynku. Nie zwalnia to nabywcy z odpowiedzialności za dokonany wybór i z obowiązku zastosowania takiego produktu, który najlepiej odpowiada celom, potrzebom i warunkom nabywcy.
Rekomendacja jest jedynie pozytywną opinią na temat poprawności i prawidłowości działania produktu oraz jego użyteczności w praktyce.
W przeciwieństwie do certyfikatu czy atestu, które mają charakter
urzędowego dopuszczenia produktu do użytku, rekomendacja nie daje gwarancji braku ujemnych skutków stosowania produktu.
Warianty programów księgowych
Zakup gotowego programu księgowego przeznaczonego dla jednostek sektora finansów publicznych.
Zakup gotowego programu księgowego przeznaczonego dla wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe.
Zakup zintegrowanego systemu i jego przystosowanie do potrzeb konkretnej jednostki sektora finansów publicznych.
Opracowanie systemu FK we własnym zakresie.
Warianty programów księgowych
Przy wyborze konkretnego rozwiązania należy zwrócić uwagę na:
cenę (czy uwzględnia: koszt wdrożenia systemu, szkolenia pracowników, aktualizację systemu oraz ewentualne modernizacją i przyszłe zmiany w systemie);
zgodność z wymaganiami ustawy o rachunkowości;
współpracę z innymi systemami;
zaspokojenie potrzeb jednostki;
serwis (wsparcie techniczne udzielane przez dostawcę programu).
