Współdziałanie 2 systemów bibliotecznych: MAK i Aleph w zakresie opracowania zbiorów - komunikat

Beata Korman

Biblioteka Publiczna

w Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy

WSPÓŁDZIAŁANIE 2 SYSTEMÓW BIBLIOTECZNYCH : MAK I ALEPH W ZAKRESIE OPRACOWANIA ZBIORÓW

Komunikat

Biblioteka Publiczna

w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

jest usytuowana w sieci bibliotek dzielnicowych Warszawy.

Posiada 30 filii bibliotecznych zlokalizowanych w Śródmieściu pod 20 adresami.

W jej skład wchodzą:

• Biblioteka Dzielnicowa z Czytelnią Naukową Nr XV,

• Wypożyczalnia Kompletów Książek,

• punkt Książka na Telefon,

• Czytelnia Naukowa nr VII (o profilu humanistycznym),

• 18 wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży,

• 10 bibliotek dla dzieci i młodzieży

Strona Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

Biblioteka zakupiła pierwsze komputery i podjęła decyzję o stosowaniu programu MAK w 1992 r.

W 1999 r. Dyrekcja Biblioteki ^[1] podpisała porozumienie

z Biblioteką Publiczną m.st. Warszawy o podejmowaniu działań dotyczących

wprowadzania wspólnego

systemu biblioteczno-informacyjnego ALEPH

[1] Dyrektor Biblioteki – p. Teresa Tomczyk-Hajduk (1994-2001), zastępca Dyrektora – Elżbieta Skibińska

Czytelnia Naukowa nr VII otrzymała

bezpłatnie 1 stanowisko klienta ALEPH – do opracowania zakupionych do czytelni

publikacji naukowych z szeroko rozumianej humanistyki oraz

– do wprowadzania swojego siglum

W 2000 r. do współkatalogowania książek w katalogu centralnym przystąpiła

Czytelnia Naukowa nr XV, posiadająca księgozbiór

o profilu ekonomicznym

Do Biblioteki kupowano wówczas

ok. 28.000 - 30.000 wol. książek rocznie, co stanowiło ok. 10.000 – 12.000 tytułów.

Jednocześnie co roku ubytkowano ok. 24.000- 28.000 wol. książek.

Rok Wpływy

książek

Ubytki książek

2005 43465 26113

2006 39896 28826

2007 40176 38527

Katalog centralny,

„Katalog Bibliotek Publicznych Warszawy”

utworzony został przez

Bibliotekę Publiczną m. st. Warszawy w systemie ALEPH

i udostępniony 30 października 1998 r.

Katalog centralny obejmował

przede wszystkim rekordy bibliograficzne książek prezentowanych

na przeglądach nowości

organizowanych „na Koszykowej”

W Bibliotece Publicznej m. st.

Warszawy Dzielnicy Śródmieście

zakup nowości i wznowień wydawniczych przewyższał

liczbę prezentowanych tytułów

Biblioteka nie przesyłała

do Katalogu Bibliotek Publicznych Warszawy siglów filii bibliotecznych dotyczących

ubytków w celu dokonania w nim zmian.

Katalog centralny

stawał się coraz bardziej rozbieżny ze stanem zbiorów

znajdujących się

w placówkach biblioteki śródmiejskiej

Pobieranie – obecnie - listy przeglądu nowości z katalogu centralnego

W przedstawionej sytuacji,

w 2001 r., Dyrekcja ^[2] Biblioteki podjęła decyzję

o rozpoczęciu centralnego opracowania książek w Dziale Instruktażu i Automatyzacji

(DIiA)

[2] Dyrektor Biblioteki – p. Anna Stępień (od 2001- ), zastępca Dyrektora – p. Maria Wyszyńska

W 2001 r. utworzone zostało 1 stanowisko do opracowania książek,

w 2002 r. – 2 stanowisko,

w 2005 r. - kolejne

Opracowanie centralne

zorganizowano początkowo w programie MAK

W 2002 r. w DIiA opracowano formalnie 6340,

a rzeczowo – 4674 tytułów książek.

Problem bieżącego opracowania nowości nie został rozwiązany.

Powstawały zaległości

W 2004 r.,

mając do dyspozycji w Bibliotece system biblioteczny ALEPH,

umożliwiający

wielostanowiskowy dostęp do modułu katalogowania,

Dyrekcja

zdecydowała się na zakupienie do DIiA

2 klientów systemu ALEPH

We wrześniu 2004 r.

rozpoczęto opracowanie nowości w systemie ALEPH.

Założono bazę Biblioteki Śródmiejskiej –

bazę „BSR”

W okresie

od września do grudnia 2004 r.

opracowano

2260 rekordów bibliograficznych

W 2005 r.

do opracowywania nowości w bazie BSR

przystąpiła Czytelnia Naukowa nr XV, od czerwca 2006 r. – Czytelnia Naukowa

nr VII.

Problem bieżącego opracowania

nie został nadal rozwiązany

Z uwagi na istniejące warunki lokalowe w Dyrekcji Biblioteki,

w DIiA nie można było

stworzyć kolejnych stanowisk pracy.

Postanowiono poszerzyć

zespół opracowywania zbiorów

o pracowników filii bibliotecznych

W pracach zgodzili się uczestniczyć Kierownicy następujących filii:

• wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży nr 7, 31, 43, 53, 74, 97

• bibliotek dla dzieci i młodzieży nr 10 i 24

W 2007 r.

Biblioteka zakupiła

kolejne 3 stanowiska systemu ALEPH, które zostały zainstalowane

w 8 wymienionych filiach Biblioteki pod 5 adresami

W 2006 r. pracownicy

Czytelni Naukowej nr XV rozpoczęli opracowanie płyt z muzyką poważną i rozrywkową.

W 2006 r. w Bibliotece dla Dzieci i Młodzieży nr 10, w przygotowanej bazie w MAK-u,

sporządzone zostały rekordy bibliograficzne dokumentów elektronicznych,

które zostały przekonwertowane do bazy BSR w 2008 r.

W 2007 r. pracownicy Biblioteki dla Dzieci

i Młodzieży nr 10 oraz Wypożyczalni dla Dorosłych i Młodzieży nr 97 podjęli się opracowania filmów

Pracownicy

Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy – Biblioteki Głównej

na potrzeby biblioteki śródmiejskiej opracowują z autopsji na podstawie przyniesionych książek : - brakujące rekordy KHW

- wprowadzają je do NUKATu,

- pobierają z NUKATu brakujące zgłoszone hasła

Rekord bibliograficzny filmu

W 2007 r.

- po raz pierwszy w Bibliotece - wszystkie nowości

były opracowane na bieżąco

pod względem formalnym i rzeczowym

Liczba opracowanych rekordów w latach

2004-2008 w bazie BSR

Rok Liczba rekordów

2004 (09-12) 2260

2005 7560

2006 10130

2007 11404

2008 (01- 10) 22640

Razem 53994

Zastosowanie systemu ALEPH umożliwiło

przede wszystkim:

- od 2004 r. pracę online zespołu współkatalogującego

W pracach uczestniczą pracownicy 9 filii Biblioteki

oraz Działu Instruktażu i Opracowania, mieszczące się pod 6 różnymi adresami

- bezpośredni dostęp – poprzez protokół Z39.50 do baz katalogowych:

- Biblioteki Publicznej m. st. Warszawy – Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego,

- Biblioteki Narodowej,

- Przewodnika Bibliograficznego, - NUKAT

- oraz katalogów: Książnicy Pomorskiej w Szczecinie, Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu,

Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej im. T. Mikulskiego we Wrocławiu,

Biblioteki Kongresu USA

- zastosowanie kartotek haseł wzorcowych NUKAT, JHP BN

Kontroli haseł wzorcowych podlegają : - hasła formalne -osobowe, instytucji, - imprez i tytułów ujednoliconych, tytułów

ujednoliconych serii, - haseł przedmiotowych

Wyszukiwanie opisu bibliograficznego w bazach katalogowych NUKAT w celu skopiowania go do katalogu centralnego.

- katalog centralny, zachowując

identyfikowane przez system numery kontrolne, podlega procedurom

automatycznej modyfikacji rekordów bibliograficznych i KHW.

Aktualizacja bazy odbywa się na bieżąco, w związku z tym zmiany natychmiast widzą wszyscy katalogujący we wspólnej bazie

- centralne zarządzanie bazą

Wszelkie zmiany w strukturze baz są nadzorowane przez Dział Instruktażu i Opracowania

- katalog centralny budowany jest zgodnie z międzynarodowymi standardami, takimi jak:

- format MARC 21 rekordu bibliograficznego i rekordu KHW,

- system kodowania znaków zgodny z UNICODE,

- a do przekazywania danych stosowany jest format wymienny zgodny z ISO 2709.

- utrzymanie jednolitych wspólnych zasad opracowania formalnego i rzeczowego w Bibliotece,

np.

opracowanych w Bibliotece wykazów gatunków literackich i filmowych

- zapewnienie stałej korekty wprowadzanych opisów prowadzonych przez pracowników Działu Instruktażu i Opracowania

- zapewnienie jednoczesnego dostępu do rekordów katalogu centralnego Biblioteki podczas bieżącego opracowania rekordów;

Umożliwia kontrolę wprowadzanych opisów oraz łączenie rekordów

Przykład rekordów z bazy BSR przewidzianych do połączenia

Od 2004 r. w bazie BSR

trwają prace nad uaktualnianiem i łączeniem (deduplikowaniem) rekordów.

Kilka rekordów dotyczących tego samego wydania,

łączone są w 1 rekord przy zachowaniu

wszystkich danych egzemplarzy

Baza BSR na dzień 15 października 2008 r.

liczyła 25373 rekordy.

Uaktualniono i połączono 11785 rekordów

.

Rok ^Liczba

wszystkich rekordów

Liczba rekordów nowych

Liczba rekordów usuniętych

2004 181288 2260 -

2005 188648 7560 16785

2006 187340 19950 8561

2007 209944 11404 10227

2008 218792 10954 4910

Baza Katalogu Centralnego BSR w ALEPH

może być przeglądana również jako poszczególne podbazy:

• 30 filii bibliotecznych ,

• katalog Kolekcji Jana Nowaka Jeziorańskiego,

• książki wydane Dużym Drukiem,

• Varsaviana znajdujące się w filiach biblioteki śródmiejskiej,

• literaturę obcojęzyczną,

• książkę mówioną,

• multimedia,

• płyty z muzyką poważną i rozrywkową

• filmy

Katalog centralny – baza BSR

Zastosowanie programu MAK umożliwiło

przede wszystkim:

- obsługę 30 wypożyczalni komputerowych

Program MAK jest programem polskim, tanim, przyjaznym w obsłudze i znanym wszystkim pracownikom

- zachowanie specyfiki filii bibliotecznych , które odpowiadając na potrzeby

środowiskowe swoich czytelników w bazach wypożyczalni

- wprowadzają dodatkowe niezbędne

i specyficzne dla danej biblioteki informacje, np. własne hasła przedmiotowe lub słowa kluczowe, zachowując swoją specyfikę oraz - uzupełniają dane biblioteczne egzemplarzy

-

kompletności wprowadzonych do bazy BSR danych bibliotecznych egzemplarzy,

zakupionych przez filię

Rekord bibliograficzny ksiązki z wypełnionymi danymi bibliotecznymi w polu 927w bazie katalogowej programu MAK

- w 2007 r. w programie MAK przygotowano dla filii uczestniczących w opracowaniu

i wpisujących dane egzemplarzy do bazy BSR, bazę roboczą, która posiada „maskę warunkową” pozwalającą na wybranie

odpowiednich danych bibliotecznych

W przygotowanej masce, pola zawierające dane biblioteczne z pola Z30-1 z bazy ALEPH, są

zamieniane na pola 927 stosowane w MAK-u.

Makrooperacja pozwala uniknąć podwójnego wpisywania danych i ewentualnych pomyłek

W celu zachowania spójności i wymiany danych

pomiędzy bazami katalogowymi filii, obsługiwanym programem MAK

oraz bazą BSR, zostało utworzone

jako jedyne pole niezmienne - pole MAK, do którego wpisywany jest

identyfikator rekordu

Pole MAK było podstawą

dodawania nowych rekordów egzemplarzy.

Obecnie pole MAK ze względów technicznych zostało zamienione na pole 997.

Takie rozwiązanie zapewnia możliwość wprowadzania danych egzemplarza z baz filii obsługiwanych

programem MAK do katalogu centralnego – bazy BSR, funkcjonującej w systemie ALEPH

Procedury przenoszenia egzemplarzy z baz znajdujących się w placówkach w programie

MAK do bazy BSR

są na bieżąco uaktualniane do nowych wersji systemu.

„Dane biblioteczne” egzemplarzy z baz katalogowych poszczególnych filii, administrator baz programu MAK pobiera z serwera Biblioteki raz na miesiąc.

Przygotowuje pliki, które przesyła do administratora bazy BSR w systemie ALEPH, w celu ich przekonwertowania i dołączenia do modułu egzemplarzy w bazie BSR

W Bibliotece ubytkowanych jest od 28.000 do 40.000 wol. książek rocznie.

W celu usunięcia danych egzemplarza z bazy BSR,

została utworzona procedura usuwająca przesłane w pliku „dane biblioteczne”.

Eksport ubytków filii odbywa się na podstawie kodu

placówki oraz numeru inwentarzowego egzemplarza raz na kwartał. Usunięto wszystkie ubytkowane egzemplarze

z tego okresu.

Odpowiedź na zapytanie w katalogu centralnym- bazie „BSR” na stronie Biblioteki:

(historia OR architektura) AND Warszawa wraz z egzemplarzami

W maju 2008 r. baza BSR została zaktualizowana.

Dołączone zostały

wszystkie egzemplarze z lat 2004-2006,

a następnie z lat 2007-2008

Moduł egzemplarza w bazie BSR z widoczną zakładką kodów filii Biblioteki

W ciągu 2 lat wprowadzono do bazy BSR

ponad 20 tysięcy rekordów

Od maja 2008 r.

katalog centralny – baza BSR jest widoczny bezpośrednio

jako baza ALEPH na stronie Biblioteki

www.biblioteka.waw.pl

W 2008 r. przeprowadzono operacje

konwersji rekordów

oraz danych bibliotecznych pozwalającą na

wymianę danych pomiędzy

systemami i bazami, jak np.

zamiany sygnatur, cen, kodów kreskowych w bazie wypożyczalni

Współpracę pomiędzy lokalnymi bazami filii obsługiwanych programem MAK

z bazą katalogu centralnego „BSR”

znajdującą się w systemie ALEPH umożliwiło

wykorzystanie oprogramowania FIDKAR,

które powstało na zamówienie

Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES.

Poprzez tę „multiwyszukiwarkę” można pobierać rekordy do baz programu MAK z komputerowych katalogów posiadających moduł obsługi protokołu

Z39.50

- ułatwiło ono i przyspieszyło proces

przejmowania rekordów bibliograficznych

pomiędzy bazami usytuowanymi w 2 systemach bibliotecznych,

- możliwość bezpośredniego kopiowania

wybranych rekordów bibliograficznych bez potrzeby wprowadzania rekordów do baz

roboczych i wybierania wśród nich właściwych, zaoszczędza czas bibliotekarzy

Rekord bibliograficzny książki możliwy do pobrania z Katalogu Centralnego Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście – bazy BSR

Wdrożenie wersji 1.08

oprogramowania FIDKAR,

z uwagi na nieprzerwanie trwające prace przy retrospektywnym uzupełnianiu

rekordów bibliograficznych w katalogu centralnym - bazie BSR,

ułatwiło

bezpośrednie przejmowanie rekordów z wykorzystaniem

ich numeru identyfikacyjnego

Stworzona możliwość

- wprowadzenia i pokazania pól, które nie mają podpól (np. 001 lub 008) oraz

- obejrzenia rekordu bibliograficznego w formacie MARC 21 przed jego przejęciem,

jest w tym wypadku bardzo ważna.

FIDKAR pozwala pracownikom filii bibliotecznych, które nie posiadają bezpośredniego dostępu do bazy BSR,

na bezbłędną wymianę rekordów skróconych na pełne

Pracę tę wspomaga niedawno stworzona

procedura programu MAKZ.exe – programu pakietu MAK.

Wprowadziła ona możliwość uporządkowania i łączenia pól o tych samych nazwach, ułatwiając modyfikację

rekordu bibliograficznego

Multiwyszukiwarka FIDKAR na stronie Biblioteki

Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

Katalog centralny – baza BSR,

jest udostępniona do pobierania opisów : - dla sieci bibliotek publicznych województwa

mazowieckiego na stronie Biblioteki Publicznej m.st.

Warszawy – Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego,

- w FIDKARZE na stronie Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES

- W Katalogu Rozproszonym - KaRo

Katalog centralny Biblioteki - baza „BSR” w systemie ALEPH

Kończąc, chciałam serdecznie podziękować wszystkim Twórcom i Dystrybutorom

wspomnianych programów, za wytrwałe wspomaganie

nas, bibliotekarzy z Biblioteki Publicznej

w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, przy realizacji pomysłów i potrzeb

na rzecz współdziałania i usprawniania oprogramowania bibliotecznego