Gdański Urząd Pracy
W czerwcu 2017 r. podsumowano działania publicznych służb zatrudnienia poświęcone e-usługom udostępnianym w urzędach pracy. Najlepsze praktyki zaprezentowano podczas tematycznej konferencji zorganizowanej przez De-partament Informatyki Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, która odbyła się w Warszawie.
Foto 2. Gdańsk jest od wielu lat liderem w zakresie wykorzystania systemu e-rejestracji osób bezrobot-nych.
Foto 1. Magdalena Ostapkowicz zajmuje się m.in.
digitalizacją dokumentów.
rzy zaprezentowali m.in. innowacyjne rozwią-zania w zakresie digitalizacji dokumentów oraz swoje doświadczenia we wdrażaniu cy-frowych usług dla klientów indywidualnych i instytucjonalnych.
W trakcie dyskusji innowacyjny program do cyfrowego przechowywania dokumentacji w Gdańskim Urzędzie Pracy zaprezentowała Magdalena Ostapkowicz, główny specjalista w Dziale Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji.
Program jest podzielony na trzy praktyczne mo-duły: skanowanie dokumentów, paczkowanie (czyli wirtualne przygotowywanie materiałów archiwalnych do dalszego składowania) oraz zasób magazynu zewnętrznego, który z kolei pozwala na zarządzanie zdigitalizowanymi już materiałami. Gromadzone w ten sposób dane zawierają wszystkie najważniejsze informacje
D ZIAŁALNOŚĆ URZĘDÓ W PRA CY D ZIAŁALNOŚĆ URZĘDÓ W PRA CY
dotyczące osoby bezrobotnej, w tym skan kar-ty rejestracyjnej, dane osobowe i dokar-tyczące przechowywania. Dzięki temu możliwe jest prześledzenie pełnej historii współpracy osoby bezrobotnej z urzędem pracy nawet wówczas, gdy np. oryginalne, papierowe dokumenty ule-gły, ze względu na upływający czas, uszkodze-niu. Wprowadzony model sprawdza się w prak-tyce. Tylko w pierwszych pięciu miesiącach 2017 r. udało się zdigitalizować 24 677 doku-mentów. Generalnie do tej pory postać cyfrową otrzymało ponad ćwierć miliona kart osób bez-robotnych, czyli 53% wszystkich dokumentów.
O ogromnej skali tego procesu świadczy także inna liczba – 5 311 400, właśnie tyle stron doku-mentów zostało już zeskanowanych.
e-usługi w urzędach pracy
Ważną częścią konferencji była również pre-zentacja dobrych praktyk w zakresie wdraża-nia e-usług w jednostkach publicznych służb zatrudnienia. Temat ważny, bo jak pokazują dane opracowane przez Główny Urząd Staty-styczny (GUS 2016, s. 4–6), już w 2016 r. blis-ko 95% przedsiębiorstw blis-korzystało z e-usług administracji publicznej, z kolei wśród osób indywidualnych odsetek ten wyniósł 30%
i wzrósł rok do roku o 3,6 p.p. Dane te poka-zują, że na cyfrowe rozwiązania w różnego ro-dzaju urzędach i instytucjach jest duże
zapo-trzebowanie społeczne i w najbliższych la-tach będzie ono najprawdopodobniej dalej rosnąć.
Zwrot ku coraz intensywniejszemu wykorzy-staniu e-usług już w 2008 r. dostrzegł urząd pracy w Gdańsku. Już wówczas uruchomiony został – do dziś jeden z najważniejszych tam projektów – system elektronicznej rejestracji osób bezrobotnych. Blisko dekadę temu było to rozwiązanie pionierskie w przypadku pu-blicznych służb zatrudnienia. Wielokrotnie udo-skonalana usługa dziś jest już standardem świadczonym osobom poszukującym zatrudnie-nia. Dziś e-rejestracja ma dwa warianty. Pierw-szy z nich umożliwia wypełnienia tzw. zgło-szenia do rejestracji. W tym wypadku klient wypełnia dedykowany formularz, a następnie Foto 3. Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz, zastępca kie-rownika Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji.
Foto 4. Jedna ze stron elektronicznego Informatora zawodowego
D ZIAŁALNOŚĆ URZĘDÓ W PRA CY D ZIAŁALNOŚĆ URZĘDÓ W PRA CY
jest umawiany na wizytę w urzędzie w celu potwierdzenia wprowadzonych wcześniej da-nych. Osoby bezrobotne mogą także doko-nać pełnej rejestracji, bez konieczności wizyty w GUP, trzeba jednak posiadać tzw. profi l za-ufany w systemie ePUAP.
Uruchomienie e-rejestracji było jednak tylko etapem w dostosowywaniu urzędu do wymo-gów cyfrowego świata XXI w. Przez następne lata wdrażane były kolejne pomysły na cyfro-we usługi, o których podczas warszawskiej konferencji mówiła Mej El-Azzeh-Taraszkie-wicz, zastępca kierownika Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji. Zwróciła ona szcze-gólną uwagę na m.in. wdrożenie punktu po-twierdzania wspomnianych już wcześniej pro-fi li zaufanych ePUAP. Jest to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w syste-mach elektronicznej administracji. Profi l działa jak odręczny podpis. Dzięki niemu każdy może wysyłać przez internet dokumenty i wnioski do różnych urzędów i instytucji.
Foto 5. Wnętrza urzędowego archiwum.
Urząd kładzie też duży nacisk na wdrożenie szyfrowania wiadomości wychodzących oraz pozyskiwanie zgody klientów na komunikację elektroniczną. Na cyfrową formę koresponden-cji GUP postawił także w kontaktach z instytu-cjami publicznymi – sądami, policją czy różny-mi jednostkaróżny-mi działającyróżny-mi w obszarze edu-kacji. Nowości jest zdecydowanie więcej. Do-stęp do wszystkich jest możliwy za pośred-nictwem ofi cjalnego serwisu urzędu pracy (www.gup.gdansk.pl). Portal to nowoczesna i stosunkowo prosta w obsłudze strona interne-towa. Nawigacja po poszczególnych częściach witryny nikomu nie sprawi większych trudno-ści, a dzięki dedykowanym modułom mogą z niej korzystać także osoby niedowidzące.
W części serwisu poświęconej e-usługom do-stępnych jest obecnie 46 e-formularzy i cyfro-wych usług, za pośrednictwem których możliwe jest m.in.: złożenie wniosku o wydanie zaświad-czenia czy refundacji kosztów przejazdu, obli-czenie wysokości stypendium, wirtualne zgło-szenie oświadczenia o zamiarze powierzenia Wykres 1. Udział oświadczeń o zamiarze
po-wierzenia pracy cudzoziemcowi złożonych elek-tronicznie do ogółu zarejestrowanych oświad-czeń
97%
3%
��������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������”
97%
3%
��������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������”
97%
3%
��������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������”
97%
3%
��������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������”
oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi zgłoszone elektronicznie 97%
3%
��������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������”oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi zgłoszone „tradycyjnie”
Wykres 2. Oferty pracy zgłaszane do GUP oraz forma prowadzonej korespondencji. Zesta-wienie formy elektronicznej do papierowej
I
II
81% 19%
64% 36%
0 20 40 60 80 100
forma elektroniczna forma papierowa
�����������������������
���������������������������������