1. POJĘCIE MECHANIZACJI KOMPLEKSOWEJ I JEJ ZNACZENIE
Począw szy od la t pięćdziesiątych obserw uje się n a całym świecie b ar
dzo intensyw ne dążenie do osiągnięcia szybkiego postępu w zakresie mo
dernizacji techniki p racy biurow ej. W yraża się ono ogrom nym w zrostem produkcji wszelkiego rodzaju m aszyn liczących, podejm ow aniem zakro
jonych na szeroką skalę badań naukow ych w zakresie racjonalnej orga
nizacji biur, stałym w zrostem inw estycji zw iązanych z zakupem i in sta
lacją elektronicznych m aszyn cyfrow ych, w zrostem liczby specjalistów zm echanizowanego przetw arzania danych itp.
Mimo tego w edług opinii w ielu naukow ców oraz odczucia pracow ników adm inistracji gospodarczej problem m echanizacji i autom atyzacji prze
tw arzania inform acji niezbędnej dla celów zarządzania nie został w dal
szym ciągu rozw iązany w sposób radykalny.
P an u je przekonanie, iż mimo niew ątpliw ych osiągnięć efekty w dzie
dzinie m echanizacji przetw arzania danych są niew spółm iernie niskie w porów naniu z kosztam i, jakie poniesiono w związku z instalacją, u ru chom ieniem i bieżącą eksploatacją maszyn.
Jed en z autorów am erykańskich pisze na przykład: „Obiecywano, że w prow adzenie m aszyn elektronicznych w yelim inuje lub przynajm niej zredukuje do m inim um pracę papierkow ą. K iedy m aszyny zastosowano, stało się oczywiste, iż wiele z ty ch oczekiwań pozostało czystą fantazją.
Mimo szerokiego zastosowania bardzo skom plikow anych i w ydajnych m aszyn praca papierkow a pozostała i w edług wszelkiego praw dopodo
bieństw a pozostanie”. I dalej: „...w niektórych wypadkach... ich szybkość m a znaczenie jedynie dla n otatek prasow ych” h
Mimo nadm iernego, n a pozór, sceptycyzm u przytoczonego w yżej po
glądu na te m at roli elektronicznych m aszyn cyfrow ych w zakresie m echa
nizacji i autom atyzacji przetw arzania danych należy przyznać, iż b a r
dziej szczegółowa analiza zakresu stosowania ty ch m aszyn w praktyce
1 J. H u m p r e y : A utom ation of Source Data. Men, M achines and M ethods in the Modern O ffice. „O ffice M anagem ent D evelopm ent Report” nr 6.
191
w ielu k rajó w zdaje się te n pogląd potw ierdzać. W ydaje się również, iż takie spojrzenie nie w ynika z niedoceniania roli nowoczesnych środków technicznych w ykorzystyw anych w dziedzinie przetw arzania danych. Ma ono jedynie na celu zwrócenie uw agi na fakt, że naw et w w aru n kach stosow ania niezw ykle w yd ajny ch i doskonałych m aszyn poza sferą m echa
nizacji pozostaje w dalszym ciągu bardzo w iele czynności nie zm echanizo
w anych i to rów nież w tych przedsiębiorstw ach, które posiadają i stosują m aszyny do przetw arzania danych.
Istota problem u polega na tym , że w większości w ypadków w praktyce, zarów no w Polsce, jak i za granicą, za pomocą m aszyn w ykonuje się w sposób zm echanizowany jedynie niektóre etap y opracow yw ania da
nych. M iędzy poszczególnymi etapam i, k tó re są w ykonyw ane w sposób zm echanizowany, w dalszym ciągu istnieje duży udział p rac ręcznych, k tó ry nie ulega zm niejszeniu naw et po zainstalow aniu bardzo w ydajnych maszyn.
Dla bliższego zobrazowania tego niezw ykle ważnego problem u p rzy to czym y niżej dw a przy k łady om aw iające przebieg opracow yw ania inform a
cji liczbowej. P ierw szy z nich dotyczy opracow ania inform acji z zakresu p racy i płac w przedsiębiorstw ie przem ysłow ym , drugi zaś — opracowa
nia inform acji statystycznej dla potrzeb zarządzania gospodarką n aro dową.
P r z y k ł a d l
Dla kontroli w ykonania p lan u produkcji, w ykonania norm oraz dla obliczenia płac robotników w w aru n k ach produkcji w ielkoseryjnej lub m asowej przedsiębiorstw o m usi mieć szczegółowo opracow any proces technologiczny w edług poszczególnych operacji, norm y czasu i staw ki płacy za w ykonanie poszczególnych operacji, system dopłat za odchyle
nia od ustalonego procesu technologicznego itp. Prócz tego m usi być pro
wadzona szczegółowa rejestracja: faktycznego czasu zużytego przez po
szczególnych pracow ników na w ykonanie każdej operacji, ilości faktycz
nie w ykonanej pracy, ilości braków , zniszczonych narzędzi itp.
Na podstaw ie ty ch i szeregu innych danych opracow uje się system in form acji dla kierow nictw a przedsiębiorstw a, ja k rów nież sporządza się odpowiednie dokum enty niezbędne do rozliczeń z pracow nikam i za w y
konaną pracę. P rzebieg opracow yw ania te j inform acji można przedstaw ić schem atycznie w sposób n astęp u jący (patrz rys. 66).
J a k w ynika ze schem atu, w procesie opracow yw ania inform acji z za
kresu płac w y stępuje szereg czynności, z k tó ry ch część opracow uje się w sposób zm echanizowany, a pozostałą część — ręcznie 1, p rzy czym czyn
1 Stosow an ie m aszyn do pisania lub m aszyn liczących m alej m echanizacji za li
czono do prac ręcznych ze w zględu na stosunkowo m ałą w ydajność tych m aszyn oraz duży udział czynności niezm echanizow anych w toku w ykon yw ania poszczególnych czynności.
ności ręczne przep latają się z czynnościami zm echanizowanymi. W ydłuża
P rzedstaw ione w schem acie czynności odpow iadają w przybliżeniu orga
nizacji opracow ań z zastosowaniem m aszyn licząco-analitycznych w w ięk
szości naszych zakładów przem ysłowych. Jedy n ie w pojedynczych w ypad
k ach n iek tó re czynności pokazane w schemacie jako „ręczne” w ykony
w ane są w sposób zm echanizowany. Na przykład w Zakładach M echanicz
n ych „U rsus” oraz w F abryce Samochodów Osobowych w W arszaw ie
13 — M aszyny Uczące 193
stosuje się różne m etody zm echanizowanego sporządzania dokum entacji źródłowej z zakresu płac. Z drugiej stro n y w niektórych przedsiębior
stw ach w ykonuje się ręcznie niektóre czynności, k tó re w schem acie po
kazano jako zm echanizowane. W szczególności w w ielu zakładach prze
m ysłow ych zestaw ienia norm i specyfikacje sporządza się ręcznie. Często rów nież obliczanie potrąceń oraz sporządzanie list płac odbywa się ręcz
nie na podstaw ie pomocniczych zestaw ień opracow anych na maszynach.
Ja k w ykazuje p ra k ty k a w ielu k rajó w (w te j dziedzinie w naszym k ra ju nie posiadam y w iększych doświadczeń), przy zastosow aniu elektronicz
nych m aszyn cyfrow ych elim inuje się ty lk o część czynności ręcznych, a część w dalszym ciągu pozostaje nie zm echanizowana, co w łaśnie w n a j
pow ażniejszym stopniu w pływ a na obniżenie ogólnej efektyw ności sto
sow ania maszyn.
P r z y k ł a d 2
Dla potrzeb planow ania i zarządzania gospodarką narodow ą oraz an a
lizy zjaw isk zachodzących w gospodarce opracow uje się system atycznie w szechstronną inform ację statystyczną, napływ ającą głównie w form ie spraw ozdań statystycznych sporządzanych przez przedsiębiorstw a i za
k łady zobowiązane do składania sprawozdawczości.
Proces opracow yw ania te j inform acji w w aru n k ach stosow ania m aszyn licząco-analitycznych k ształtu je się następująco (patrz rys. 67).
Sporządzanie spraw ozdań w jednostkach spraw ozdaw czych odbyw a się najczęściej ręcznie. W najlepszym w ypadku jedynie dane w yjściow e n ie
zbędne dla sporządzania spraw ozdań przygotow yw ane są za pomocą m a
szyn. Nie zm echanizowana je st rów nież prow adzona przez urząd sta
tystyczny kontrola kom pletności i popraw ności m ateriału spraw ozdaw czego.
Po przyjęciu i skontrolow aniu sprawozdawczości n astępuje przygotow a
nie jej do opracowań zm echanizowanych. W szystkie cechy jakościowe, m ające w yrażenie słowne (np. województwo, powiat, gałąź gospodarki itp.), muszą być zastąpione odpowiednimi sym bolam i cyfrow ym i. N astęp
nie inform acje zaw arte w spraw ozdaniach przenosi się na k a rty dziurko
w ane. Obie te czynności w ykonyw ane są ręcznie — pierw sza jedynie p rzy użyciu ołówka, druga zaś — za pomocą dziurkarek klawiszowych.
Dopiero po w ydziurkow aniu i spraw dzeniu k a rt następuje etap sporzą
dzania tablic za pomocą m aszyn pracujących w sposób autom atyczny z dość dużą w ydajnością (sorterów, tabulatorów ). W ysoka w ydajność m a
szyn przy tej operacji uspraw iedliw ia dodatkow e ponoszenie nakładów p racy ręcznej na pisanie sym boli i dziurkow anie k art.
Po w ykonaniu zbiorczych zestaw ień w ynikow ych za pomocą m aszyn następ u ją znow u czynności ręczne, związane z kontrolą zestaw ień w yni
kow ych i sporządzaniem tablic do publikacji inform acji staty sty cznej.
Ja k z tego widać, i w ty m w ypadku obok pracy wysoko w ydajn y ch m a
szyn pozostaje duży udział czynności nie zm echanizowanych, któ re opóź
niają opracow anie w yników i nie pozw alają na bardziej zasadnicze obni
żenie kosztów opracowań.
Główna przyczyna takiego sta n u rzeczy tk w i w tym , że m aszyny liczące, w ty m rów nież elektroniczne m aszyny cyfrowe, stosuje się przede w szyst
kim do rachunkow ego opracow ania danych, do ich grupow ania i zesta
w iania wyników, za mało natom iast poświęca się uw agi zm echanizow aniu czynności poprzedzających sam proces zm echanizowanych opracow ań, a więc czynności zw iązanych z uzyskiw aniem danych w yjściow ych oraz w ypełnianiem dokum entów w takiej formie, aby można było uniknąć ich kilkakrotnego ręcznego przepisyw ania, ręcznego dziurkow ania na ich podstaw ie k a rt m aszynowych, taśm perforow anych itp.
Dla radykalnego uspraw nienia i m echanizacji procesu p rzetw arzania inform acji ekonom icznej m uszą być podjęte w ysiłki w zakresie m echa
nizacji w szystkic h pow iązanych ze sobą etapów opracowywania te j in form acji, zarówno podstaw owych, ja k i pom ocniczych, a więc m uszą być podjęte w y siłk i w zakresie kom pleksow ej m echanizacji przetw arzania da
nych.
K oncepcja m echanizacji kom pleksowej polega na opracow aniu takiego system u, w którym jednostkow e fak ty ekonomiczne zostają zarejestro w ane jeden raz w punkcie ich pow stania w takiej form ie, aby m ogły być wprowadzone bezpośrednio do m aszyn liczących bez potrzeby w ykonyw a
nia dodatkow ych czynności nie zm echanizowanych, zw iązanych na p rzy kład z w ielokrotnym przepisyw aniem tych inform acji do różnych zesta
w ień pomocniczych, nanoszeniem na taśm y lub k a rty dziurkow ane itp.
1 3* 195’
0 znaczeniu tego problem u świadczy fak t niezw ykle dużej pracochłon
ności prac zw iązanych z ustalaniem wielkości danych jednostkow ych, re - • je stracją tych danych w dokum entach, przenoszeniem zapisów z doku
m entów n a k a rty dziurkow ane itp. J a k w y kazują w yniki badań prow a
dzonych w przedsiębiorstw ach przem ysłu maszynowego przez specjali
stów w różnych krajach, samo tylko uzyskiw anie i reje stracja danych źródłowych, a więc czynności określane m ianem ew idencji źródłowej, stanow ią około 60% ogólnej pracochłonności prac zw iązanych z opraco
w aniem in fo rm a c jil.
Bardzo dużą pracochłonnością ch arak tery zu ją się rów nież czynności w ykonyw ane w sam ych ośrodkach m aszyn liczących, a związane z p rzy gotow aniem k a rt i taśm dziurkow anych.
Ja k podkreślano poprzednio, po to, aby m aszyny licząco-analityczne lub m aszyny elektroniczne m ogły odczytać niezbędną inform ację, musi ona być najp ierw przeniesiona z dokum entów w ypisanych ręcznie lub na m aszynie — n a specjalny „nośnik in form acji”, w ystępujący najczęściej w form ie dziurkow ania k a rt lub taśm papierow ych.
D ziurkow anie k a rt, polegające na odczytaniu zapisu z dokum entu źród
łowego i w prow adzeniu odpowiednich danych do m aszyny dziurkującej za pomocą klaw iatu ry, jest w istocie pracą ręczną, mało w y dajną i nie pozbaw ioną błędów. Z tego powodu po w ydziurkow aniu k a rty m uszą być poddane dokładnej kontroli. K ontrola ta w ykonyw ana jest najczęściej za pomocą m aszyn spraw dzających, a więc m aszyn rów nież obsługiw anych ręcznie. Dopiero po w ydziurkow aniu i spraw dzeniu k a r t inform acja n a niesiona na k a rty może być opracow ana z dużą szybkością na sorterach i tab u latorach lub innych m aszynach autom atycznych.
Udział- procentow y ręcznego dziurkow ania i kontroli dziurkow ania k a rt m aszynow ych w ogólnej pracochłonności opracow ań w stacjach m aszyn liczących w Polsce k ształtu je się następująco:
w stacjach podległych Min. G órnictw a i E nergetyki
„ ,, „ Min. B udow nictw a i P rzem ysłu M ate riałów B udow lanych
„ „ „ Min. P rzem ysłu Ciężkiego
„ „ „ Min. K om unikacji
„ „ „ G łów nem u Urzędowi S tatystycznem u
W zględny udział mało w ydajnej p racy ręcznej na dziurkow anie i kon
trolę k a rt m aszynow ych w zrasta jeszcze bardziej w w arunkach stosowa
nia elektronicznych m aszyn cyfrowych. W ynika to stąd, że m aszyny elek
troniczne pracu ją w ielokrotnie szybciej w porów naniu z klasycznym i m a
szynam i licząco-analitycznym i, natom iast n ak łady p racy na dziurkow a
nie i kontrolę k a rt pozostają praw ie bez zmian. Możliwe je st jedynie pew ne zm niejszenie nak ładu p racy na ręczną kontrolę k a rt dzięki
szer-1 Por. S. S e m c z u k : op. cit., s. 6.
61,1%
62,7%
64,2%
67,3%
61,4%