O harmonogramie projektu mówiliÊmy ju˝ wst´pnie na etapie okreÊlania ce-lów. Wtedy interesowa∏y nas ramy czasowe. Teraz przysz∏a pora na ich uszczegó∏owienie. Musimy ostatecznie okreÊliç nie tylko d∏ugoÊç projektu (ile miesi´cy b´dzie trwa∏), lecz tak˝e przygotowaç jego „kalendarz”, rozpisujàc poszczególne zadania na dni, tygodnie i miesiàce.
Planowanie przebiegu projektu, czyli okreÊlanie go w czasie obejmuje nast´-pujàce kroki:
• okreÊlenie czasu trwania czynnoÊci,
• sporzàdzenie wykresu przebiegu projektu,
• okreÊlenie terminów rozpocz´cia i zakoƒczenia czynnoÊci projektu,
PARTNER 1
baz danych (1 etat)
Specjalista ds.
• okreÊlenie czasu realizacji projektu i terminów jego rozpocz´cia i zakoƒ-czenia,
• okreÊlenie mo˝liwoÊci terminowej realizacji projektu jako ca∏oÊci,
• obliczenie rezerw czasu,
• wyznaczenie krytycznego ciàgu czynnoÊci w projekcie,
• okreÊlenie kamieni milowych projektu.
OkreÊlenie czasu trwania czynnoÊci projektu opiera si´ na znajomoÊci specy-fiki tych czynnoÊci, wynikajàcych ze specyspecy-fiki projektu, a tak˝e znajomoÊci wykonawców, Êrodków i zasobów zaanga˝owanych do ich realizacji. Te infor-macje zgromadzone zosta∏y cz´Êciowo ju˝ w trakcie okreÊlania celów projek-tu, a w tym miejscu nale˝y je przetworzyç na szacunki czasów czynnoÊci.
Mo˝na oprzeç si´ na doÊwiadczeniu i intuicji specjalistów, mo˝na wykorzy-staç dane ze zrealizowanych ju˝ identycznych bàdê podobnych projektów, mo˝na wykorzystaç normatywy (jeÊli takie istniejà), mo˝na wreszcie niekie-dy wyliczyç potrzebne nak∏aniekie-dy czasu.
OkreÊlenie czasu – studia PODYPLOMOWE
Planowany termin realizacji projektu obejmuje okres od paêdziernika 2005 roku do czerwca 2007 roku. Jest to zwiàzane z praktykà polskich uczelni wy˝szych, w ramach której studia podyplomowe rozpoczynajà si´ dwa razy w roku, zgodnie z terminarzem akademickim (paêdzier-nik/listopad oraz luty/marzec). Pierwsza edycja studiów podyplomowych planowana jest na paêdziernik 2005 roku a druga – w lutym 2006 roku.
Po zakoƒczeniu drugiej edycji studiów podyplomowych podj´te zostanà prace nad sprawozdaniem koƒcowym z realizacji projektu oraz przepro-wadzony zostanie ostateczny audyt finansowy, który powinien zakoƒ-czyç si´ do czerwca 2007 roku. Planowany harmonogram realizacji
dzia-∏aƒ towarzyszàcych: informacja i promocja – rozpocznie si´ zaraz po podpisaniu umowy finansowania projektu, badania i analizy – rozpocz-nà si´ po podpisaniu umowy, badania ostatnich grup uczestników stu-diów podyplomowych b´dà mia∏y miejsce przed koƒcem 2007 roku.
Cz´stym b∏´dem pope∏nianym w projektach jest niedoszacowanie czasu trwania czynnoÊci projektu. Wynika ono zazwyczaj z nast´pujàcych przy-czyn:
• pomini´cia niezb´dnych dzia∏aƒ i zadaƒ czàstkowych,
• przeznaczenie zbyt ma∏o czasu na uzgadnianie ró˝nych zadaƒ,
• dopuszczenie do konkurowania ró˝nych czynnoÊci o zasoby,
• ch´ç zaimponowania obietnicà szybkich rezultatów.
A) WYKRES GANTT’A
Technika harmonogramów (wykresów Gantt’a) nale˝y do najstarszych tech-nik planowania i kontroli realizacji czynnoÊci w czasie. Planowanie przebie-gu projektów przy pomocy harmonogramów dokonywane jest na dwuwymia-rowym wykresie, którego oÊ pozioma przedstawia skal´ czasu, natomiast oÊ pionowa przedstawia czynnoÊci projektu. Czas w harmonogramach wyra˝o-ny mo˝e byç zarówno w kolejwyra˝o-nych jednostkach czasu, jak te˝ w jednostkach kalendarzowych czasu (godziny, dni, tygodnie, miesiàce itd.).
W technice harmonogramów czynnoÊci przedstawione sà w postaci odcinków o d∏ugoÊci proporcjonalnej do czasu ich trwania (z uwzgl´dnieniem skali przyj´tej dla osi czasu). Sporzàdzanie harmonogramu polega na zaznaczeniu na wykresie okresu realizacji poszczególnych czynnoÊci w postaci odcinków o odpowiedniej d∏ugoÊci. Umiejscowienie czynnoÊci na wykresie nie jest do-wolne, uwzgl´dniaç musi zale˝noÊci przyczynowo-skutkowe (logiczne, tech-nologiczne) struktury projektu.
Technika harmonogramu stosowana mo˝e byç zarówno do planowania jak i kontrolowania projektu. Zaletà harmonogramów jest ich przejrzystoÊç wynikajàca z wizualizacji czynnoÊci w postaci odcinków proporcjonalnych do czasu ich trwania. Zaleta ta ujawnia si´ w przypadku, gdy przedmiotem planowania sà projekty o strukturze szeregowej i szeregowo-równoleg∏ej czynnoÊci sk∏adowych.
2007 2006
2005
Etap 1
CzynnoÊç 1 CzynnoÊç 2 CzynnoÊç 3 CzynnoÊç 4 CzynnoÊç 5
rok
HARMONOGRAM REALIZCJI PROJEKTU
Zastosowanie techniki harmonogramów jest bardzo proste. Polega ono na wpisaniu do tabeli wszystkich czynnoÊci obj´tych planowaniem i czasów ich trwania, a nast´pnie na graficznym przedstawieniu tych czynnoÊci na wykre-sie w polu okresu realizacji czynnoÊci z uwzgl´dnieniem zale˝noÊci przyczy-nowo-skutkowych wyst´pujàcych pomi´dzy czynnoÊciami.
Z po∏o˝enia odcinków ilustrujàcych poszczególne czynnoÊci na osi czasu okreÊliç mo˝na terminy rozpocz´cia i zakoƒczenia tych czynnoÊci. JeÊli oÊ czasu przedstawiona zosta∏a w neutralnych (kolejnych) jednostkach czasu, wówczas terminy te wyra˝one b´dà te˝ w jednostkach neutralnych (np.
10–ty tydzieƒ od rozpocz´cia projektu); jeÊli natomiast przedstawiona
zosta-∏a w kalendarzowych jednostkach czasu, wówczas terminy wyra˝one b´dà ja-ko kalendarzowe (np. 18 grudnia 2006 r.).
Zazwyczaj najpierw planuje si´ terminy w jednostkach neutralnych a póê-niej w kalendarzowych. Wyliczone terminy rozpocz´cia i zakoƒczenia po-szczególnych czynnoÊci projektu nale˝y zapisaç na liÊcie czynnoÊci. Z har-monogramu odczytaç mo˝na tak˝e czas potrzebny na realizacj´ ca∏ego pro-jektu, jest to okres czasu od momentu rozpocz´cia pierwszej czynnoÊci do momentu zakoƒczenia ostatniej czynnoÊci projektu. JeÊli mamy okreÊlony termin zakoƒczenia projektu, to znajàc czas jego realizacji mo˝emy odpo-wiedzieç na nast´pujàce wa˝ne pytania: po pierwsze – czy mo˝liwe jest wy-konanie ca∏ego projektu w wyznaczonym terminie?, a je˝eli tak, to, po dru-gie – w jakim terminie nale˝y rozpoczàç realizacj´ projektu aby zakoƒczyç go w wyznaczonym terminie?
Harmonogram jest êród∏em dalszych wa˝nych informacji planistycznych.
Niektóre powiàzane ze sobà czynnoÊci – poprzedzajàce i nast´pujàce – nie wià˝à si´ z innymi natychmiast lecz po up∏ywie pewnego czasu. Oznacza to,
˝e czynnoÊci te posiadajà pewnà rezerw´ czasu, z której mo˝na skorzystaç w przypadku potrzeby przesuni´cia terminów ich rozpocz´cia i zakoƒczenia bàdê koniecznoÊci wyd∏u˝enia czasu ich realizacji.
Ciàg czynnoÊci, od pierwszej do ostatniej czynnoÊci projektu, w którym wy-st´pujà minimalne lub nie wywy-st´pujà ˝adne rezerwy czasu, ma szczególne znaczenie z tego wzgl´du, ˝e realizacja czynnoÊci tego ciàgu w planowanym czasie warunkuje terminowà realizacj´ ca∏ego projektu. Ten ciàg czynnoÊci, okreÊlany jest jako Êcie˝ka krytyczna projektu, powinien byç wyró˝niony na wykresie harmonogramu (np. czerwonym kolorem) i poddany szczegó∏owe-mu nadzorowi w trakcie realizacji projektu.
VI VII VIII IX X XI
B) KAMIENIE MILOWE
Na zakoƒczenie planowania przebiegu projektu okreÊlane sà tzw. kamienie milowe projektu. Kamienie milowe (ang. milestones) sà to punkty koordyna-cyjne i kontrolne projektu, posiadajàce szczególne znaczenie ze wzgl´du na:
• znaczenie czàstkowych rezultatów projektu dla rezultatów jego na-st´pnych etapów i kroków oraz dla rezultatu koƒcowego (tzw. odbiór czàstkowy),
• znaczenie dla dotrzymania planowanych terminów projektu,
• koniecznoÊç kontroli realizacji przyj´tego bud˝etu projektu,
• koniecznoÊç cz´Êciowego rozliczenia projektu itd.
Kamienie milowe zaznaczane sà na harmonogramach symbolem odwrócone-go trójkàta. Dla poszczególnych kamieni milowych sporzàdzone powinny byç plany kontroli w postaci tabelarycznej lub w postaci listy pytaƒ kontrolnych.
W harmonogramie realizacji projektu umieszczamy informacje nie tylko o zadaniach realizowanych przez naszà kadr´, ale tak˝e personel instytucji, z którymi podpisaliÊmy umowy partnerskie. JeÊli projekt przewiduje
szkole-Uruchomienie wst´pnej akcji informacyjno--promocyjnej Przetarg na us∏ugi promocyjne Realizacja akcji promocyjno--informacyjnej – ogólnopolska i regionalna Uruchomienie i obs∏uga portalu informacyjnego projektu Realizacja studiów podyplomowych
Rekrutacja Realizacja studiów podyplomowych Ewaulacja studiów Audyt projektu
Audyt po I roku realizacji
Audyt na zakoƒcze-nie Projektu (koƒcowy)
nia o ró˝nej tematyce skierowane do ró˝nych grup docelowych trzeba je od-r´bnie uwzgl´dniç w harmonogramie, szczególnie wtedy gdy szkolenia b´dà prowadzone przez ró˝nych szkoleniowców. Informacja na temat dopuszczal-nyc zmian w projekcie, równie˝ w doniesieniu do harmonogramu znajduje si´
w dokumentacji dotyczàcej konkretnego konkursu lub poradnikach w ra-mach konkretnego programu.