Informatyzacja przedsiębiorstw - koszty oraz ocena efektów
3. O cena op łacaln ości oraz efek tyw n ości procesu inform atyzacji
W celu wyeliminowania projektów niepraktycznych i nierentownych opracowane zostały różne metody oceny inwestycji. Ich wyniki mają dawać w miarę jednoznaczną odpowiedź na pytanie: czy określony projekt
inwestycyjny powinien zostać zrealizowany czy też nie. Należy jednak zaznaczyć, że nie istnieje metoda relatywnie najlepsza i uniwersalna, a kryterium wyboru jednej z nich sprowadza się do przeanalizowania szeregu czynników pośrednich związanych
z projektem. W pracy pod redakcją J. K. Grabary oraz J. S. Nowaka wymienione zostały cztery podstawowe grupy metod oceny inwestycji w technologie
informacyjne [12]:
1) analizy finansowej - w metodach analizy finansowej bierze się pod uwagę tylko i wyłącznie efekty finansowe planowanej inwestycji. Ich celem jest w miarę jednoznaczne określenie opłacalności projektu, a
146 T. Lis, M. Lis cechą charakterystyczną zwracanie szczególnej uwagi na przepływy pieniężne. W iele projektów inwestycyjnych nie może być ocenionych przy pomocy tych metod, ciężko jest na przykład stwierdzić za ich pomocą czy uzyskane zostaną pożądane efekty strategiczne - a tego właśnie typu oczekiwania związane są z inwestycjami informatycznymi.
Z tego też powodu często spotyka się rozwiązania poszerzane o pewne
dodatkowe kryteria. Mówi się wówczas
o rozwiązaniach hybrydowych. Do metod analizy finansowej zaliczyć możemy metodę: wewnętrznej stopy zwrotu, bieżącej wartości netto, wskaźnik rentowności inwestycji, zrównoważonej karty wyników - metoda hybrydowa.
2) podejście wielokryterialne - w przeciwieństwie do poprzedniej klasy metod
w podejściu kryterialnym do oceny projektów inwestycyjnych stosuje się szereg różnych wskaźników. Oprócz finansowych, uwzględnia się tu kryteria biznesowe, a także technologiczne. Biznesowe kompatybilność
z prowadzoną strategią firmy, niepewność organizacyjna, technologiczne - zgodność proponowanych w projekcie rozwiązań z istniejącą ju ż infrastrukturą informatyczną, sposobu i jakości określanych wymagań technicznych, itp.. Przed przystąpieniem do oceny przedsięwzięcia inwestycyjnego należy określić oraz wybrać wskaźniki, których obliczenie w jak największym stopniu przedstawi szanse badanego projektu,
3) analizy wskaźnikowej - u podstaw metody analizy finansowej leży koncepcja wskaźnika opłacalności zarządzania. Już od dawna zdawano sobie sprawę, że sukces powinien być mierzony przy użyciu wskaźnika wyrażającego stopień opłacalności -rentowności procesów. Przy badaniu opłacalności, korzystano z miary przedstawiającej liczbę zatrudnionych, skalę zaangażowanego kapitału. Rentowność była również badana na podstawie porównywania danych z innymi podobnymi przedsięwzięciami. Porównywanie to jest popularne również obecnie.
Istnieje tworzona od wielu lat baza danych, zawierająca szereg informacji na temat wcześniejszych projektów i procesów inwestycyjnych. Przy realizacji projektu dzięki skonfrontowaniu planowanych wyników i panujących realiów, z informacjami zawartymi w tej bazie, możemy stwierdzić czy ma on szanse na odniesienie sukcesu i co należy zrobić aby tak właśnie się stało. Bada się w ten sposób skutki podejmowania różnych decyzji - baza udostępniana jest komercyjnie.
4) analizy portfela inwestycji - metody analizy portfela inwestycji zostały stworzone w celu umożliwienia otrzymania odpowiedzi na podstawowe
Informatyzacja przedsiębiorstw - koszty oraz ocena efektów 147 pytania jakie zadawane są przed przystąpieniem do projektowania inwestycji. Do pytań tych zaliczyć możemy:
• czy w danym momencie i sytuacji, organizacja powinna inwestować w technologie informacyjne,
• na jaka skalę przeprowadzić informatyzację, jakie obszary działalności firmy skomputeryzować, a jakie pozostawić niezmienione,
• w jakie rozwiązania techniczne i systemy informatyczne zainwestować.
W analizie portfela przyjmuje się, że przy inwestycji, bierze się pod uwagę tylko najlepsze z istniejących bądź planowanych warunków będących niezbędnymi dla osiągania zamierzonych celów przedsiębiorstwa.
Inny podział metod badania opłacalności inwestycji znaleźć można w pracy E. Nowaka, E. Pielichaty oraz M. Poszwy, którzy wyróżniają dwie podstawowe grupy [13]:
1) proste metody badania opłacalności - charakteryzują się one statycznym podejściem do badanego problemu, nie uwzględniając zmieniającej się w czasie wartości pieniądza. Przy sprawdzaniu rachunku opłacalności wykorzystywane są dane z jednego roku, bądź też przeciętne wartości nominalne z lat poprzednich - nie dyskontuje się ich, przez co uzyskiwane wyniki cechują się niska jakością. Metody te stosowane są w przypadku badania małych inwestycji, bądź też jako etap wstępny dużych projektów. Do prostych metod badania opłacalności autorzy zaliczają:
• okres zwrotu,
• stopa zwrotu,
• próg rentowności.
2) dyskontowe metody badania opłacalności - pozwalają na przeprowadzenie analizy całego okresu trwania inwestycji. W przeciwieństwie do opisywanych wcześniej metod prostych uwzględnia się tu zależną od czasu i zmienna wartość pieniądza. „Dyskontowanie jest zabiegiem sprowadzającym nadwyżkę pieniężną z różnych lat do wartości bieżącej w roku bazowym, przez co uzyskuje się porównywalność w czasie” [13]. W śród najczęściej używanych metod dyskontowych wym ienia się:
• wartość zaktualizowaną netto,
• wewnętrzną stopę zwrotu,
• wskaźnik rentowności inwestycji,
• zdyskontowany okres zwrotu.
Rozważając zagadnienie kosztów oraz przyczyn i efektów inwestowania w systemy informatyczne dla przedsiębiorstw, nie można pominąć tematyki zakłóceń występujących przy procesie informatyzacji. W yróżnia się dwie
148 T. Lis, M. Lis główne formy zakupu systemu informatycznego. Pierwsza z nich opiera się na wyborze rozwiązania ogólnie dostępnego i uniwersalnego - znajdującego się w ofercie odpowiedniej firmy informatycznej. Druga forma wiąże się z zaangażowaniem firmy consultingowej, która przeprowadzając odpowiednie badania w przedsiębiorstwie opracowuje dokumentację zawierającą możliwości oraz przewidywaną specyfikację techniczną dla indywidualnego procesu informatyzacji. Na jej podstawie wyspecjalizowana finna zajm ująca się tworzeniem oprogramowania opracowuje i wdraża system informatyczny. W pierwszym przypadku, jeśli zakupiony, gotowy system, nie posiada odpowiednich i zgodnych z wymaganiami możliwości, to efektem jego wdrożenia nie będzie usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa, a wręcz odwrotnie, mogą pojawić się zakłócenia i przestoje w jego pracy. Decydując się na informatyzację kompleksową - tworzenie oprogramowania od podstaw, według indywidualnych potrzeb - przed otrzymaniem zamierzonego efektu może pojawić się szereg przyczyn, z powodu których poniesione nakłady nie zostaną zwrócone, a poświęcony czas zostanie bezpowrotnie stracony.
Przyczyny te mogą leżeć zarówno po stronie organizacji zamawiającej jak i dostarczającej system informatyczny. E. Yourdon wśród powodów niepowodzenia takiej formy informatyzacji wym ienia [14]:
1) termin wykonania projektu został skrócony o ponad połowę w
3) budżet projektu został zmniejszony do poziomu uniemożliwiającego otrzymanie zamierzonego efektu, bądź też końcowy twór nie posiada wielu niezbędnych komponentów, innym efektem takiej sytuacji jest zatrudnienie firmy tańszej, nie posiadającej jednak wymaganych kompetencji oraz umiejętności,
4) organizacja zamawiająca stawia zbyt wygórowane wymagania techniczne,
5) w trakcie tworzenia oprogramowania pojawiły się w firmie zamawiającej zmiany organizacyjne i nowe kierownictwo ma odmienne zdanie na temat informatyzacji,
6) każdemu nieudanemu procesowi informatyzacji przedsiębiorstwa towarzyszą wymierne oraz niewymierne straty. Zalicza się do nich:
zmniejszenie ilości klientów, niedotrzymywanie terminów biznesowych, pozostawanie w tyle za konkurencją. Krańcowym efektem może być nawet upadek przedsiębiorstwa.
Informatyzacja przedsiębiorstw - koszty oraz ocena efektów 149 Wraz z rozwojem technologii informatycznej oraz coraz szerszym jej stosowania w podmiotach gospodarczych, powstawało wiele metod pozwalających na ocenę kosztów całkowitych towarzyszących procesowi informatyzacji. B. Pilawski wymienia wśród nich [15]:
1) metodyka TCO Chart o f Accounts - jedna z najstarszych metod dostępnych na rynku, jej autorem była firma Gartner. Opiera się ona na podziale kosztów całkowitych na koszty bezpośrednie i pośrednie, a głównym wykorzystywanym w niej narzędziem są ankiety i wywiady.
Ponieważ na otrzymywane wyniki mają bezpośrednio wpływ ankietowani, którzy celowo bądź nie mogą wpływać na manipulowanie otrzymywanymi wynikami. Z tego też powodu narzędzia te zalicza się do głównych słabości metody. Jej mankamentem jest również założenie że komputery w firmie są włączone na okrągło - co w rzeczywistości spotykane jest tylko sporadycznie,
2) metodyka TEI - w przeciwieństwie do poprzedniej (która opierała się na parametrze kosztów całkowitych TCO) metoda ta wykorzystuje pojęcie ROI - rachunek zwrotu z nakładów i zalecana jest jako uzupełniająca w stosunku do wcześniej zastosowanych w przedsiębiorstwie metod oceny kosztów - jest to metoda szacunkowa. Jej podstawowym celem jest wyznaczanie pełnego efektu gospodarczego przedsięwzięcia.
W ykorzystuje się tu trzy kategorie: elastyczność, korzyści i koszty związane z ocenianym przedsięwzięciem, które obarczone są określonym elementem ryzyka. Uwzględnienie ryzyka ma zwiększyć poziom realności otrzymywanych wyników,
3) metodyka firmy Storactive Inc. - jest jedną z metod, w których koszty nakładów i użytkowania odnosi się do wskaźnika zwrotu z nakładów.
Metoda ta, opiera się na pomiarze strat wynikających z utraty zgromadzonych informacji. Ponieważ koszty z tym związane są różne w zależności od organizacji, to w metodyce przyjęto pewne odgórne
4) metodyka Applied Information Economics firmy Hubbard Decision Research - jej podstawą jest wyznaczanie nakładów inwestycyjnych na informatykę oraz pogląd, że nawet dla wielkości niewymiernych można określić odpowiednie formuły ekonomiczne, które pozwolą na obliczenie ich wartości.
150 T. Lis, Ml Lis Z kolei J. Nowak metody i techniki oceny kosztów oraz efektów procesów informatyzacyjnych dzieli na [16]:
1) Return-On-Investment (ROI) - zwrot z inwestycji - metody te opierają się na szacowaniu formalnych inwestycji. Przykładem prostej metody jest payback - zapłata jej celem jest prognozowanie czasu w jakim nakłady na inwestycje zostaną odzyskane. Najczęściej stosowaną metodą z tej grupy jest IRR - wewnętrzny stosunek zwrotu. Cały projekt określa się w niej przy użyciu jednego param etru jakim jest wewnętrzna stopa zwrotu. „M etody ROI są używane przeważnie przez organizacje z surową dyscypliną finansową. Techniki są oficjalne, a kalkulacje zwykle wykonuje personel księgowy na podstawie informacji uzyskanych od osób pracujących nad danym projektem. Mimo, że IRR boryka się z problemem ryzyka sposobów ustalenia właściwej poprzeczki dla stopy zwrotu” [16]. Metod tych używa się do szacowania inwestycji prostych, które cechuje mała liczba elementów decydujących o niepewności, 2) Cost - benefit analysis (CBA) - analiza kosztu i korzyści - podejście to
cechuje szacowanie finansowe każdego z elementów, który ma wpływ na procesy informatyzacji. Składowe, dla których jasne określenie ich wartości jest trudne do wykonania, oznaczane są pewną wartością, w oparciu o przyjęte pojęcie wartości. Takie określanie elementów jest główną słabością metody, gdyż kierownictwo często nie zgadza się z przypisywanymi miarami. M etoda jest stosowana w przypadkach, w których właściwe jest stosowanie metody ROI lecz koszty i korzyści są trudne do bezpośredniego wyznaczenia,
3) M ulti-objective, Multi criteria methods (M OM C) - metody wielu celów I wielu kryteriów „Kierownictwo ma możliwość oszacowania względnych wartości różnych pożądanych wyników w kategoriach swoich preferencji: ma możliwość uszeregowania celów przez określenie wagi preferencji dla każdego celu. (...) M etody te najlepiej sprawdzają się tam, gdzie istnieje wiele potencjalnych celów, które mają służyć różnym mechanizmom lub ludziom w organizacji. Są one przydatne przede wszystkim na etapie, gdy decyduje się strategia. Są także użyteczne kiedy istnieje wiele alternatywnych projektów i trudno jest wybrać, bo każdy przynosi inny rezultat” [16],
4) Boundary values - wartości graniczne - istotą metod z tej grupy, jest określenie zależności nakładów całkowitych przeznaczanych na informatykę do innych połączonych wartości,
5) Return on management (ROM ) - „metoda ta polega na wyrażeniu rezultatu wprowadzenia nowego systemu jako zmiany wartości dodanej przez management będąca rezultatem wprowadzenia nowego systemu.
ROM jest definiowana jako wartość pozostała po potrąceniu z całkowitego dochodu kosztu i wartości dodanej przez każdy zasób, włączając w to kapitał, lecz wyłączając management i jego koszt” [16],
Informatyzacja przedsiębiorstw - koszty oraz ocena efektów 151 6) Information economics - informacja ekonomiczna - jest to jedna z
metod z grupy technik koszt-korzyść, przy czym rozszerza podstawę jej funkcjonowania o trzy procesy:
o „połączenie wartości, które wyglądają na wynikające z działania najważniejszej zmiany obejmującej różne obszary działania,
o przyspieszenie wartości, która usiłuje zdefiniować wartość przyszłych systemów uzależnionych od wyników testu wprowadzonego systemu,
o wzbogacenie pracy, dostarczające oceny dodatkowej wartości podniesionych umiejętności i zrozumienia dla organizacji, które personel może uzyskać dzięki używaniu IT” [16].
4. Z ak ończenie
Wprowadzenie do firm techniki informatycznej w znacznym stopniu przyczyniło się do usprawnienia prac ewidencyjno biurowych - automatyzacji i związanego z nią przyspieszenia wykonywanych czynności. Jednak największa zaleta tego procesu nie jest związana bezpośrednio z samym sprzętem, a ze sposobem podejścia do metod zarządzania przedsiębiorstwem.
Koszty procesów informatyzacyjnych, na które składa się zakup sprzętu komputerowego, zakup i wdrożenie specjalnego oprogramowania - późniejsze dbanie o jego sprawność, a także przeszkolenia pracowników powodują, że szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach instaluje się proste systemy, których możliwości nie odpowiadają w pełni istniejącym wymaganiom. Jedynie organizacje duże stać na wprowadzenie do ich struktur systemów informatycznych dobrej klasy, posiadających wszystkie niezbędne funkcje.
Jednym z podstawowych błędów przy podejmowaniu decyzji o konieczności zakupu odpowiedniego oprogramowania jest niedoszacowanie projektu, czego efektem może być jego niedokończenie.
l i t e r a t u r a
h Witkowski K., Fidali A.: Miejsce operatora logistycznego w procesie integracji łańcucha dostaw, W: Logistyka przedsiębiorstw w warunkach przemian, pod red.
Jarosława Witkowskiego, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 2002.
2. Kisielnicki J„ Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu, informatyka dla zarządzania, Wydawnictwo PLACET, Warszawa 1999.
3- Kubiak B. F., Korowicki A.: Modelowanie procesów biznesowych i dylematy wyboru zintegrowanego systemu informatycznego, W.: Informatyczne wspomaganie procesów logistycznych, pod redakcją Janusza K. Grabary, WNT, Warszawa 2004.
152 T. Lis, M. Lis 4. Logistyka dystrybucji. Praca zbiorowa pod red. Krzysztofa Rutkowskiego,
Wydawnictwo Difin, Warszawa 2002.
5. Wyraz W.: Zastosowanie prostych metod oceny do pomiaru efektywności przedsięwzięć informatycznych, W.: Problemy systemów informacyjnych w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Wydziału Zarządzania Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 2000.
6. Nowicki A.: Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław
1999.
7. Yourdon E.: Współczesna analiza strukturalna, WNT, Warszawa 1996.
8. Szyjewski Z.: Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Wydawnictwo PLACET, Warszawa 2004.
9. Nowicki A.: Informatyka dla ekonomistów, PWN, Wrocław 1998.
10. Piwowarski M.: Koncepcja minimalizacji całkowitych kosztów informatyzacji przedsiębiorstw (TCO), W: Efektywność zastosowań systemów informatycznych, praca zbiorowa pod redakcją Janusza K. Grabary i Jerzego S. Nowaka, WNT, Warszawa-Szczyrk 2001.
11. Wyraz W.: Zastosowanie prostych metod oceny do pomiaru efektywności przedsięwzięć informatycznych, W.: Problemy systemów informacyjnych w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Wydziału Zarządzania Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 2000.
12. Efektywność zastosowań systemów informatycznych, pod redakcją Janusza K. Grabary i Jerzego S. Nowaka, Tom 1, WNT, Warszawa-Szczyrk 2002.
13. Nowak E., Pielichaty E., Poszwa M.: Rachunek opłacalności inwestowania, PWE, Warszawa 1999.
14. Yourdon E.: Marsz ku klęsce, poradnik dla projektanta systemów, WNT, Warszawa 2000.
15. Pilawski B.: Iłe kosztuje informatyka?, W: Informatyka w gospodarce globalnej - problemy i metody, praca zbiorowa pod redakcją Jerzego Kisielnickiego, Janusza K.
Grabary i Jerzego S. Nowaka, WNT, Warszawa-Szczyrk 2003.
16. Efektywność zastosowań systemów informatycznych, praca zbiorowa pod redakcją Janusza K. Grabary i Jerzego S. Nowaka, Tom II, WNT, Warszawa-Szczyrk 2001, 17. Nowicki A.: Informatyka dla ekonomistów, PWN, Wrocław 1998.
18. Informatyczne wspomaganie procesów logistycznych, pod redakcją Janusza K.
Grabary, WNT, Warszawa 2004.
19. Informatyka w gospodarce globalnej - problemy i metody, praca zbiorowa pod redakcją Jerzego Kisielnickiego, Janusza K. Grabary i Jerzego S. Nowaka, WNT, Warszawa-Szczyrk 2003.