Warto także spojrzeć na odpowiedzi uczestników pierwszej edycji kursu na pytanie z ankiety końco-wej, dotyczące tego, w jaki sposób dowiedzieli się o naborze.
Wśród największej grupy odpowiedzi (inne źródło) najczęściej padały nazwy bibliotek wojewódzkich. Oto kilka przykładowych odpowiedzi:
• Dyrekcja MBP Gdynia,
• telefon z biblioteki wojewódzkiej, • email z biblioteki wojewódzkiej, • Biblioteka Śląska,
• od pracodawcy,
• Wojewódzka Biblioteka Publiczna w Lublinie, • Dział Instrukcyjno-Metodyczny
Wojewódz-kiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie, • od powiatowego instruktora,
• od koordynatora regionalnego PRB, • biblioteka wojewódzka w Gdańsku,
• od pracowników metodycznych Biblioteki Wojewódzkiej w Kielcach,
• z działu metodycznego Książnicy Stargardzkiej. Kolejne moduły – Specjalista informacji i
Wyszuki-wanie bez tajemnic – nie miały tak ściśle określo-nego odbiorcy, mogli z nich korzystać pracownicy zatrudnieni na różnych stanowiskach, w różnych typach bibliotek. Poszerzyła się także grupa odbior-ców kursu. Wpisywało się to doskonale w założe-nia twórców, którzy chcieli trafić z tą ofertą do jak największej liczby potencjalnych odbiorców i zain-teresować szkoleniem jak najwięcej bibliotekarzy. Przede wszystkim tych, którym wiedza zawarta w kursie mogłaby pomóc w wykonywaniu codzien-nych obowiązków, tych, którzy mogli wykorzystać ją w praktyce.
Ponieważ korzystanie w pierwszej edycji kursu z po-średnictwa wojewódzkich bibliotek publicznych nie zawsze okazywało się skutecznym sposobem dotar-cia do osób zainteresowanych udziałem w szkoleniu, od drugiej edycji (w 2012 r.) prowadziliśmy rekruta-cję otwartą.
W każdej edycji kursu liczba osób biorących w nim udział bardzo się różniła między województwami. Niezmiennie liderem było województwo śląskie (najwięcej uczestników i największy procent osób,
które ukończyły kurs pomyślnie); najsłabiej w staty-styce wypadały województwa świętokrzyskie i pod-laskie (więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale 6: Login w liczbach)
Nabór uczestników rozpoczynał się po zatwierdzeniu terminu kolejnej edycji i trwał zwyczajowo od 3 do 4 tygodni. Ponieważ termin rozpoczęcia był wspólny dla całej grupy uczestników, byliśmy zdania, że nie należy go przedłużać (osoby zapisujące się zaraz po ogłoszeniu edycji kursu mogłyby być zniecierpliwio-ne długim oczekiwaniem na jego start).
Zgłoszenia miały być nadsyłane drogą mailową na adres: login.biblioteka@uw.edu.pl. W treści zgłosze-nia uczestnicy proszeni byli o podanie imiezgłosze-nia, na-zwiska, telefonu kontaktowego, adresu e-mail oraz danych potrzebnych do wystawienia faktury. Można było także podać nazwę biblioteki, w której pracu-ją. W wielu przypadkach hotlinerki otrzymywały zbiorcze e-maile z listą pracowników zgłaszanych z jednej biblioteki. Wszystkie te dane trafiały do bazy uczestników pod opiekę hotlinerek. Do stworzenia listy posłużył arkusz Excel. Po upływie terminu, do wszystkich osób, które nadesłały zgłoszenia i zo-stały umieszczone w bazie, wysyłano list powitalny wraz z instrukcją, wyjaśniającą krok po kroku kolej-ne etapy rekrutacji i tworzenia profilu na platformie kursu.
Po pierwszej edycji kursu do listu zostały wprowa-dzone niezbędne poprawki i modyfikacje. Przyczy-ną był fakt, iż procedura tworzenia profilu dla wielu uczestników okazała się zbyt skomplikowana. Nie-którzy oczekiwali od hotlinerek przysyłania goto-wego loginu i hasła, podobnie jak w kursie Bibweb. Bardzo istotna była potrzeba wypełnienia dwóch kopii umowy i przesłania ich na adres wskazany w liście. Nierzadko przed wysłaniem wersji papie-rowej umowy kandydaci przesyłali jej skan w celu potwierdzenia, że nadal są zainteresowani przystą-pieniem do kursu. Przysłane pocztą umowy trafiały do koordynatorki projektu. Jedna kopia zostawała w archiwum, a drugą odsyłaliśmy listem poleconym uczestnikowi.
Gdy trwało podpisywanie umów, uczestnicy reje-strowali się na platformie. Rejestracja była dwueta-powa. W pierwszym etapie uczestnicy samodzielnie
zakładali swój profil, tworząc login i hasło (część uczestników dość szczegółowo personalizowała swoje dane), a następnie czekali na e-mail z wiado-mością wygenerowaną przez system. W wiadomo-ści umieszczono link aktywacyjny, który należało otworzyć i potwierdzić tym samym założenie konta. Dopiero wtedy uczestnicy mogli przystąpić do zapi-sania się na wybrany moduł bądź doprecyzować jego wariant, jak to było wymagane w module pierwszym, dostępnym w wersji podstawowej i rozszerzonej. Po dopełnieniu tej procedury, uczestnicy stawali się „widoczni” w systemie kursu, co było niezbędne do ich aktywacji. Raz utworzony profil pozwalał w przy-szłości zapisać się na każdy z kolejnych kursów – ta funkcjonalność była wykorzystywana przez uczest-ników, którzy kończyli kilka modułów. Zdarzało się, iż z nieznanych przyczyn link „aktywacyjny” nie był przez system wysyłany. Wiele takich przypadków wystąpiło w pierwszych edycjach kursu i dotyczy-ło adresów zakładanych na darmowych serwerach poczty elektronicznej: gazeta.pl, interia.pl czy wp.pl. Osoby zajmujące się obsługą internetową kursu miały możliwość ręcznego potwierdzenia aktywacji konta. Na szczęście, przy kolejnych aktualizacjach Moodle’a problem pojawiał się sporadycznie. W dniu rozpoczęcia kursu hotlinerki mogły aktywować pro-fil uczestnika w kursie. Od tego momentu przez ko-lejne trzy miesiące (90 dni) użytkownicy mieli dostęp do wybranych przez siebie treści szkolenia.
W naborze do ostatniej edycji kursu Login: biblioteka (jesień 2014 r.) postanowiliśmy wykorzystać część bazy adresowej uczestników kursu Bibweb. Z bazy wyselekcjonowano 3000 adresów. Okazało się, że na informację o nowej edycji kursu aktywnie odpowie-działo jedynie ok. 30 adresatów. Większość z nich zgłosiła się do uczestnictwa w kursie. Widać stąd, że część kont mailowych uczestników kursu Bibweb tworzono wyłącznie na potrzeby tego kursu, więc kilka lat po jego zakończeniu adresy były już nieak-tualne. Duża część osób po ukończeniu kursu nie zaglądała już do starej skrzynki pocztowej. Najwięk-szy odsetek odpowiedzi otrzymano z adresów ma-ilowych oddziałów bibliotek, co pozwala sądzić, że pomysłem na skuteczne dotarcie do jak największej liczby osób jest korzystanie nie z adresów ogólnych bibliotek, a z kont zakładanych dla poszczególnych oddziałów czy agend, jak np. czytelnia czy wypo-życzalnia. Maile instytucjonalne nie zmieniają się
tak często i można mieć pewność, że ktoś do takiej skrzynki pocztowej regularnie zagląda.
Po otrzymaniu umowy i sprawdzeniu profilu należało jeszcze upewnić się, czy opłata za kurs została doko-nana. Gdy kurs był dofinansowywany przez instytu-cję macierzystą, najczęściej proszono o wystawienie faktury proforma, aby księgowość mogła dokonać przelewu. W przypadku, gdy uczestnicy sami płacili za kurs, z faktury najczęściej rezygnowali albo otrzy-mywali ją po dokonaniu wpłaty. Czasami okazywało się, że niektóre osoby musiały z różnych przyczyn zre-zygnować z kursu, zanim jeszcze go rozpoczęły. W ta-kiej sytuacji albo zgłaszały się na następną turę, albo otrzymywały zwrot dokonanej opłaty.
Od dnia rozpoczęcia kursu często mijały dwa lub trzy tygodnie do momentu, kiedy kształtowała się ostateczna lista uczestników danej edycji. Listę taką otrzymywali tutorzy, którzy następnie dzielili ją na grupy ze względu na moduły, rozdzielając pomiędzy siebie wszystkich uczestników. W trakcie trwania kursu wystąpiło kilka przypadków, kiedy uzgodniono, że niektórzy uczestnicy będą zwolnieni z ponoszenia kosztów kursu. W zamian za to osoby te zgodziły się napisać swoją opinię na temat odbytego szkolenia. Najczęstsze problemy i pytania uczestników powta-rzające się podczas naboru:
• w umowie zaznaczono więcej niż jeden mo-duł, chociaż w liście powitalnym i instruk-cji było wyjaśnione, że można jednocześnie uczestniczyć tylko w jednym; materiał do opanowania w jednym module był bardzo obszerny, a szkolenie dość pracochłonne – uczestnicy, którzy po raz pierwszy zetknęli się z e-learningiem, nie do końca byli świa-domi, że będą musieli na bieżąco rozwiązy-wać zadania, że będziemy od nich wymagać aktywności itd.,
• brak NIP-u potrzebnego do wystawienia faktury,
• na platformie zapisano się na inny moduł, niż podano w umowie,
• podczas wyboru modułu na platformie, czę-sto w związku z brakiem natychmiaczę-stowego dostępu do treści kursu i braku potwierdze-nia, uczestnicy ponownie „klikali” w jego link
i nie czytając komunikatu wyrejestrowywali się z kursu – wówczas hotlinerki same od-szukiwały takie osoby i edytowały ich profile, • uczestnicy zapominali przesłać opłatę, • umowa ginęła na poczcie lub została
wysła-na wysła-na adres podany w umowie, który służył do dokonania płatności (adres ogólny uczel-ni, a nie adres Biblioteki Uniwersyteckiej), • uczestnicy zapominali dane (login lub hasło)
swojego profilu,
• w module pierwszym nie zaznaczono wybo-ru wersji rozszerzonej.
Ogólny wniosek, jaki nasuwa się z analizy działań informacyjno-promocyjnych, jest taki, że pewnie mogły one być prowadzone lepiej. Wydaje się, że dobrym rozwiązaniem było łączenie wielu kanałów promocyjnych, co umożliwiało dotarcie do jak naj-większej grupy osób potencjalnie zainteresowanych kursem. Duże znaczenie w prowadzeniu działań promocyjnych miały relacje osobiste. Wielu uczest-ników, zachęconych i zaciekawionych pierwszą edy-cją kursu, rozpropagowało informację o kolejnych edycjach w swoich środowiskach branżowych, a tak-że poza nimi.