Etapy zakładania firmy

Najtrudniejszym etapem przy tworzeniu przedsiębiorstwa jest stworzenie kon-cepcji przedsięwzięcia – przejście od pomysłu na firmę do jej ostatecznego kształtu.

Chodzi tu w szczególności o określenie przedmiotu działalności, skali działalności, potrzebnego kapitału początkowego.

Na ogół ten etap tzn. koncepcja i jej ostateczny kształt, kończy się opracowaniem planu przedsięwzięcia, nazywanego powszechnie biznesplanem. Następnie trzeba podjąć decyzję o wyborze formy organizacyjno-prawnej. Teoretyczne możliwości wyboru są duże, jednakże po przeanalizowaniu zasad działania poszczególnych form, ich ilość się w praktyce znacznie zmniejsza. Np. spółka partnerska jest dostępna tylko dla niektórych rodzajów działalności (np. dla wolnych zawodów) ściśle okre-ślonych w przepisach prawa. Popularną formą wybieraną przez osoby rozpoczy-nające działalność gospodarczą jest firma jednoosobowa. Chociaż przepisy prawa nie ograniczają wielkości przedsiębiorstw jednoosobowych, to jednak najczęściej tę formę spotyka się wśród przedsiębiorstw małych. Stanowią one najliczniejszą grupę firm w handlu, usługach, rolnictwie.

Należy również podkreślić fakt, że wybrana na początku forma prawno-organi-zacyjna może być zmieniana w trakcie rozwoju przedsiębiorstwa – np. firma jedno-osobowa albo spółka cywilna, czy spółka jawna może być przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, czy też w spółkę akcyjną. Ponadto mogą nastę-pować procesy łączenia firm albo procesy podziału firm (w tym ostatnim przypadku przepisy prawa ograniczają możliwości manewru, np. spośród spółek tylko spółki kapitałowe mogą podlegać podziałowi). Przy wyborze formy organizacyjno-prawnej należy uwzględnić koszty bieżące związane z daną formą, a także kwestie podatkowe (w niektórych formach podstawą opodatkowania jest dochód, w innych zysk brutto), sposób opodatkowania, stawkę opodatkowania. Również ważne jest rozeznanie, czy dany rodzaj działalności nie wymaga wcześniejszego uzyskania koncesji lub zezwole-nia (tę kwestię reguluje ustawa o swobodzie działalności gospodarczej). Są też pewne rodzaje działalności, które podlegają specjalnemu wpisowi do rejestru działalności regulowanej. Uzyskania koncesji wymagają następujące dziedziny działalności:

• poszukiwanie i wydobywanie kopalin ze złóż,

• wytwarzanie, obrót bronią i materiałami wybuchowymi, a także technologiami dla wojska i policji,

• wytwarzanie, magazynowanie i obrót paliwami i energią,

• ochrona osób i mienia,

• nadawanie programów radiowych i telewizyjnych,

• przewozy lotnicze.

Są to dziedziny newralgiczne ze względu na bezpieczeństwo (państwa, obywateli) oraz interes publiczny. Koncesja jest udzielana na oznaczony czas, ale przedsiębiorca ma możliwość wnioskowania o krótszy okres w stosunku do okresu maksymalnego.

Jeżeli popyt na koncesję jest większy niż ich podaż, organ koncesyjny zarządza przetarg. Przedsiębiorca, który zamierza rozpocząć działalność gospodarczą, może ubiegać się o przyrzeczenie wydania koncesji (jest to tzw. promesa). Za udzielenie koncesji pobierana jest opłata skarbowa.

Z kolei pewne rodzaje działalności gospodarczej mające ważne znaczenie spo-łeczne wymagają uzyskania zezwolenia, są to przykładowo:

• wytwarzanie i obrót alkoholem,

• obrót artykułami niebezpiecznymi,

• obrót papierami wartościowymi,

• usługi bankowe i ubezpieczeniowe,

• prowadzenie giełd towarowych,

• gry i zakłady wzajemne.

Są też takie dziedziny działalności gospodarczej, które wymagają uzyskania licencji, np. działalność gospodarcza w zakresie transportu drogowego, transportu kolejowego.

Pewne dziedziny działalności podlegają dodatkowemu wpisowi do rejestru dzia-łalności regulowanej. Dotyczy to przykładowo:

• wykonywania usług medycznych (przez lekarzy, pielęgniarki, położne, denty-stów),

• prowadzenie profesjonalnych zawodów sportowych,

• wykonywanie usług detektywistycznych,

• produkcja (rozlew) wyrobów winiarskich,

• prowadzenie kantorów wymiany walut.

Przedsiębiorca składa stosowny wniosek po złożeniu pisemnego oświadczenia o  spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania danej działalności (objętej rejestrem działalności regulowanej). Stosowny organ wydaje z urzędu zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności regulowanej).

Zakres dziedzin objętych koncesjami, zezwoleniami, licencjami, zgodami, reje-strem działalności regulowanej nie jest ustalony raz na zawsze, może ulegać zawęże-niu lub rozszerzezawęże-niu, w zależności od nastawienia rządzącej władzy do roli państwa w gospodarce: rządy liberalne będą dążyły do poszerzenia zakresu rynku, rządy mniej liberalne będą starały się ograniczyć rolę rynku. Ponadto decyzje dotyczące tych kwestii mogą być wymuszone przez organizacje międzynarodowe (UE, ONZ,

WTO, OECD). Niekiedy może to być rezultat aktualnych uwarunkowań wewnętrz-nych (wzrost lub spadek narkomanii, wzrost lub spadek alkoholizmu, wzrost lub spadek przestępczości itd.).

Spisanie aktu notarialnego

Umowy większości spółek muszą być zawarte w formie aktu notarialnego – są to: spółka akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna. Wymagają tego przepisy prawa (kodeks spółek handlowych). Przy spółce cywilnej i spółce jawnej nie jest wyma-gany akt notarialny, jednakże ze względu na istotę problemu warto sporządzić taki akt, gdyż wtedy zmniejszy się pole przyszłych kontrowersji między wspól- nikami.

Rejestracja przedsiębiorstw

Osoby fizyczne oraz wszyscy wspólnicy spółek cywilnych zgłaszają działalność gospodarczą w swoim urzędzie gminy (miasta) w celu uzyskania wpisu do ewi-dencji działalności gospodarczej. Po dokonaniu wpisu potrzebne jest zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności.

W przypadku spółek, z wyjątkiem spółki cywilnej, konieczny jest wpis do rejestru przedsiębiorstw prowadzonych przez sądy rejonowe – wydziały gospodarcze KRS, po złożeniu wniosku o wpis do rejestru (odnośny formularz można uzyskać w sądzie rejonowym, wydział gospodarczy albo w urzędzie gminy). Po dokonaniu wpisu do KRS trzeba uzyskać odpis z rejestru KRS. Jest on potrzebny przy następnych krokach procedury związanej z tworzeniem przedsiębiorstwa.

Założenie rachunku bankowego

Rachunek bankowy służy ułatwieniu rozliczeń finansowych z kontrahentami i urzędami. Obowiązek posiadania rachunku bankowego i dokonywania rozliczeń za jego pośrednictwem wynika z przepisów prawnych (wyjątki są bardzo nieliczne).

Bank żąda kilku dokumentów:

– umowy spółki (lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji), – regonu,

– pieczątki,

– dowodów osobistych,

– odpisu z Krajowego Rejestru Przedsiębiorstw.

Rejestracja w urzędzie skarbowym

Obowiązek podatkowy wymaga rejestracji firmy we właściwym urzędzie skarbo-wym. W tym celu należy wypełnić i złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP (numer

identyfikacji podatkowej). Później, w przypadku zmiany podanych informacji, przedsiębiorstwo (przedsiębiorca) składa zgłoszenie aktualizacyjne. Ze względu na podatek od towarów i usług (podatek VAT) odrębnie trzeba złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne VAT. Z obowiązku złożenia zgłoszenia reje-stracyjnego VAT są zwolnione pewne grupy podatników. Jednak podatnicy zwol-nieni z tego obowiązku mogą z własnej woli złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT.

Jeśli w przedsiębiorstwie będzie dokonywać się sprzedaży (w określonej wysokości, ostatnio powyżej 20 tys. zł na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodar-czej), to konieczne będzie rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Do zawodów objętych kasami fiskalnymi dołączyli taksówkarze. Są pomysły na dalsze rozszerzenie ich zasięgu.

Przy załatwianiu formalności związanych z NIP-em trzeba złożyć również załącz-niki (np. umowę spółki lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji gospodarczej, REGON, rachunek bankowy, tytuł użytkowania lokalu).

Ubezpieczenie społeczne

Działalność gospodarczą należy zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), w celu jej objęcia obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym (emery-talnym, rentowym, wypadkowym, zdrowotnym) – ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Ponadto przedsiębiorca płaci składkę na Fundusz Pracy. Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników (w ramach umowy o pracę) płacą za pośrednictwem ZUS składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przedsiębior-stwa nieco większe (powyżej 25 osób w przeliczeniu na pełnozatrudnionych) oraz średnie i duże, dokonują wpłat (za pośrednictwem ZUS) na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Z tego obowiązku są zwolnione przedsiębiorstwa zatrudniające osoby niepełnosprawne (osiągające wskaźnik 6%) i zakłady pracy chronionej. Z kolei przedsiębiorstwa wpłacające składkę na PFRON mogą skorzystać z ulgi, jeżeli kupują produkty lub usługi w zakładzie zatrudniającym co najmniej 10% pracowników niepełnosprawnych.

Numer statystyczny (REGON)

Następny krok to uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmio-tów Gospodarki Narodowej prowadzonego przez GUS. W tym celu trzeba złożyć wniosek (na odpowiednim formularzu) w wojewódzkim urzędzie statystycznym. Do wniosku należy dołączyć odpis, wyciąg lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej. Urząd Statystyczny przydziela odpowiedni 9-cyfrowy numer staty-styczny REGON. Firma wnioskująca o dokonanie wpisu otrzymuje (bezpłatnie) zaświadczenie o nadanym numerze statystycznym. Przy staraniu się o REGON trzeba złożyć następujące dokumenty:

• zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (osoby fizyczne),

• umowę spółki (chodzi o spółkę cywilną).

Osoby prawne (i inne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej ):

• ustawę powołującą jednostkę lub akt założycielski,

• statut lub regulamin jednostki,

• wypis z Krajowego Rejestru Sądowego.

Wyrobienie pieczątki

W naszej praktyce gospodarczej trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie firmy nieposiadającej swojej pieczęci. Obowiązek jej posiadania nie jest wymagany prze-pisami prawa. Niemniej ułatwia ona identyfikację firmy, uwiarygodnia ją, ułatwia kontakt, ponieważ zawiera także numer telefonu, adres, czasami numer REGON, NIP.

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)

Kodeks pracy obliguje firmę rozpoczynającą działalność i zatrudniającą pra-cowników do zawiadomienia PIP w formie pisemnej o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności (m.in. o przewidywanej liczbie pracowników, a także o działaniach dotyczących spełnienia wymogów BHP).

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Sanitarnej

Prowadzenie niektórych rodzajów działalności gospodarczej wymaga zgłosze-nia do Państwowej Inspekcji Sanitarnej. W celu dokonazgłosze-nia stosownego zgłoszezgłosze-nia należy wypełnić zawiadomienie (w terenowym inspektoracie), podając z jednej strony wymagane informacje ogólne (nazwa, adres zakładu, telefon, fax, numer REGON, NIP, symbol EKD, dane dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, liczy pracowników), a także wymagane informacje szczegółowe (sposób zaopatrze-nia w wodę, odprowadzanie nieczystości płynnych, nieczystości stałych), a także informacje dotyczące produkcji (np. procesy technologiczne stwarzające zagroże-nie dla zdrowia pracowników). Podejmowane konkretne rodzaje działalności (np.

gastronomia) muszą spełniać odpowiednie warunki sanitarne. Opinie o spełnieniu warunków wydają powiatowe stacje sanitarno-epidemiologiczne lub rzeczoznawcy do spraw sanitarno-higienicznych.

Oddziaływanie na środowisko

Do podjęcia pewnego rodzaju działalności gospodarczej konieczne jest uzyskanie raportu dotyczącego ochrony środowiska. Dotyczy to np. zakładów chemicznych, lakierni, browarów, zakładów mięsnych, farbiarni, stacji paliw, obsługi samochodów itp.). W stosunku do niektórych rodzajów działalności gmina może sama zdecydować o konieczności sporządzenia raportu o wpływie przedsiębiorstwa na środowisko.

Opinia straży pożarnej

W momencie oddania niektórych obiektów do użytku (po przebudowie, wybu-dowanych budynków powyżej 3 kondygnacji, większych obiektów produkcyjnych, usługowych, magazynowych, budynków użyteczności publicznej dla ponad 500 osób) trzeba uzyskać pozytywną opinię na temat zabezpieczeń przeciwpożarowych.

Pozwolenie budowlane

W pierwszej kolejności jest ono potrzebne wtedy, gdy działalność gospodarcza ma być prowadzona w budowanym obiekcie, w obiekcie rozbudowywanym, a także w obiekcie podlegającym modernizacji (lub remontowanym). Również jeśli w trak-cie prowadzonej działalności następuje zamiana jej przedmiotu, np. z działalności handlowej na usługi gastronomiczne, lub też zacznie się rozszerzanie zakresu działalności. Ponadto w wielu przypadkach konieczne jest pozwolenie budowlane na działalność podejmowaną w już istniejących obiektach czy pomieszczeniach (Dz.U. z 1994 r., Nr 6).

Niezależnie od tego, jaką formę organizacyjno-prawną będzie miało nowo utworzone przedsiębiorstwo, warto wcześniej zapoznać się z głównymi normami prawnymi dotyczącymi działalności gospodarczej. W pierwszej kolejności będą to następujące ustawy:

• ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U.

Nr 173);

• ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173);

• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r., Nr 14 z późn. zm., zm. 16.11.2006 r.);

• ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r., Nr 54 z późn. zm., zm. 16.11.2006 r.);

• ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks Spółek Handlowych (Dz.U. Nr 94 z późn. zm.);

• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.

z 2002 r., Nr 76 z późn. zm.);

• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54 z późn. zm.).

Przy większości form organizacyjno-prawnych udział osoby w miarę swobodnie poruszającej się w przepisach prawa jest niezbędny (np. przy zakładaniu wszystkich typów spółek handlowych, oprócz spółki jawnej, umowa spółki musi być zawar-ta w formie aktu nozawar-tarialnego). Generalnie warto jednak zaangażować w proces tworzenia przedsiębiorstwa specjalistę z dziedziny prawa mającego doświadczenie praktyczne związane z funkcjonowaniem różnych form przedsiębiorstw. Chodzi tu o doradcę, a nie tylko o prawnika, który załatwia jedynie niezbędne for- malności.