® e m isja 'tab u lo g ra m ó w szczegółow ych i ta b e l s y n te ty c z nych, o b ra z u ją c y c h s ta n i przeb ieg p rocesu fa k tu ro w a n ia w poszczególnych k o m ó rk ac h p rz e d się b io rstw a
—7
® em isja ta b u lo g ra m ó w szczegółow o o b raz u jąc y ch o p ó ź
n ie n ia w p rz e sy ła n iu do p rz e d się b io rstw a d o k u m e n tó w n ie zb ędnych do fa k tu ro w a n ia .
D ziałanie sy stem u rożpoczyna się w m om encie, gdy do p rz e d się b io rstw a w p ły n ą d o k u m e n ty służące za p o d sta w ę fa k tu ro w a n ia . D o k u m en ty te (zgłoszenia celne, listy p rz e w ozow e, k o n o sa m e n ty itp.) ste m p lo w a n e są d a to w n ik ie m i n o to w an e w P u n k c ie K o n tro li D o k u m en tó w (PKD) n a sp e c ja ln y c h fo rm u la rz a c h .
W y pełnione fo rm u la rz e — w p o sta ci listy d o k u m e n tó w , k tó re w p ły n ęły iw d a n y m d n iu — p rz e sy ła n e są codziennie do O śro d k a In fo rm a ty k i p rze d się b io rstw a . D ane z d o k u m e n tó w w p ro w a d z a n e są do sy stem u za pom ocą m in ik o m p u te ró w b iu ro w y c h A U D IT-5 (prod. firm y O LIV ETTI). N a stę p n ie są one d ru k o w a n e na ta b u lo g ra m a c h FA-01, k tó re p rz e k a z u je się codziennie do D ziału K o n tro li O środka.
D o k u m en ty za n o to w a n e w PK D p rz e sy ła n e są do d z ia łów b ran ż o w y c h , gdzie -następuje ich w e ry fik a c ja , k o m p le to w a n ie oraz p rzy g o to w a n ie tz w . ż ą d a n ia w y sta w ie n ia fa k tu ry . Ż ą d a n ia te — w zależności od ro d z a ju d o k u m e n tó w — p o d d a w a n e są d o d atk o w e j k o n tro li p rze z D ział W a lu to w y i p rz e sy ła n e do D ziału K o n tro li O środka I n fo r
m a ty k i. T u ta j k o n tr o lu je się d o k u m e n ty pod w zględem fo rm a ln y m i p rz e k a z u je do D ziału E k sp lo a ta c ji O środka w celu au to m aty cz n eg o w y k o n a n ia fa k tu r , po czym f a k tu r y p rze sy łan e są do o sta te czn e j k o n tro li i d alszej d y stry b u c ji.
D ane o w y k o n a n y c h fa k tu ra c h , n anoszone w D ziale K o n tro li n a ta b u lo g ra m y FA-01 („ K a rto te k a f a k tu r w re a li
z a c ji”), w p ro w a d z a n e są do sy stem u w D ziale E k s p lo a ta cji. D alej n a s tę p u je em isja n ow ej ed y c ji ta b u lo g ra m u z u zu p e łn io n y m i d an y m i o w y k o n a n y c h f a k tu ra c h .
N astę p n ie ta b u lo g ra m y w y sy ła n e są do D ziału F in a n so w ego p rz e d się b io rstw a , k tó ry po o sta te czn e j k o n tro li i p rz e k a z a n iu f a k tu r do b a n k u w p ro w a d za n a ta b u lo g ra m y d a ty w p ły w u f a k tu r do b a n k u . I ta k u zu p e łn io n e ta b u lo g ra m y w r a c a ją do O śro d k a In fo rm a ty k i, gdzie d a ty w p ły w u do b a n k u w p ro w a d z a n e są do sy stem u , a n a s tę p n ie e m ito w a n y je s t ta b u lo g ra m FA-01 z n an iesio n y m i d atam i.
W tra k c ie n a stęp n e g o p rz e tw a rz a n ia w szy stk ie pozycje z w p ro w a d z o n y m i u p rz e d n io d a ta m i w p ły w u f a k tu r y do b a n k u są przen o szo n e do arc h iw u m .
Rysunek 1
S ch em aty c zn y p rzc p jy w in fo rm a c ji w system ie F A K T U RA p o d an o n a ry su n k u 1. N ato m ia st p odstaw ow y ta b u lo g ra m sy stem u FA-01, sta n o w iąc y bieżącą k a rto te k ę fa k tu r w re a liz a c ji, p rze d staw io n o n a ry su n k u 2.
R e asu m u ją c , d an e do sy stem u w p ro w a d za n e są w trzech, k o le jn o po sobie n a s tę p u ją c y c h fazach :
— d an e z P u n k tu K o n tro li D o k u m en tó w (pola 1 do 9 n a ta b u lo g ra m ie FA-01)
— d an e o w y k o n an y c h fa k tu ra c h , w p ro w a d zo n e przez D ział K o n tro li D o k u m en tó w O śro d k a In fo rm a ty k i (pola 10 do 15)
— d a ty w p ły w u f a k tu r do b a n k u , nan o szo n e p rzez D ział F in an so w y (pole 16).
T a b u lo g ra m y FA-01 dw a razy w tygodniu p rz e k a z y w a n e są do działó w ek onom icznych b iu r bran żo w y ch , k tó re w e ry fik u ją s ta n ta b u lo g ra m ó w i w u z a sa d n io n y ch p rz y p a d kach d o k o n u ją k o re k t lu b — gdy k o nieczne je s t oczeki
w an ie na d o k u m e n ty u z u p e łn ia ją c e — w p isu ją kody opóź
nień. W p ro w ad z en ie ko d u opóźnień w p olu 11, a n a s tę p n ie d a ty w p ły w u o sta tn ie g o d o k u m e n tu w p o lu 10 — pow o
d u je zm ianę a lg o ry tm u o bliczania cy k lu f a k tu ro w a n ia i w ielkości opóźnień.
P oza e m ito w an y m i co d zien n ie ta b u lo g ra m a m i FA -01, sy ste m e m itu je k ilk a ta b u lo g ra m ó w w cyk lu m iesięcznym lu b k w a rta ln y m :
FA-02 F a k tu ry „X X ” n ie w y k o n a n e za okres
FA-03 K a rto te k a f a k tu r „X X ” opóźnionych za o k re s FA-04 D o k u m en ty opóźnione przez d ostaw cę
FA-05 K a rto te k a f a k tu r „X X ” w y k o n an y c h d la b iu ra za okres.
W szystkie w y m ien io n e w yżej ta b u lo g ra m y m ogą być d ru k o w a n e d la dow olnego o kresu, np. d e k a d a , m iesiąc, k w a rta ł, ro k , dtp. P o n a d to ta b u lo g ra m y FA-02, 03 i 05 d r u k o w an e są iw po d ziale n a poszczególne b iu ra b ran ż o w e o raz n a c z te ry g ru p y d o k u m e n tó w :
EK — e k s p o rt do II o b sz a ru płatniczego ES — e k s p o rt do I o bszaru p łatn iczeg o IK — im p o rt z II o b szaru p łatn iczeg o IS — im p o r t z I o b szaru płatniczego.
S y stem e m itu je też d w a ta b u lo g ra m y sy n te ty c zn e:
FA-13 S y n te ty c z n a a n a liz a w y k o n a n ia f a k tu r FA-14 A n aliza czasu w y k o n a n ia f a k tu r (rys. 3).
T a b u lo g ra m y te służą do su m a ry c z n e j oceny p rzebiegu fa k tu ro w a n ia w o k resa ch m iesięcznych i k w a rta ln y c h .
T a b u lo g ra m y FA-02, 03, 04, 05, 12 i 13 d ru k o w a n e są na k o m p u te rz e Je d n o lite g o S ystem u.
P o d staw o w e k a r to te k i ro b o cze i a rc h iw a ln e sy ste m u z a p isy w a n e są n a k ase to w e j ta śm ie m a g n ety c zn e j, k tó ra s t a now i p am ięć z e w n ę trz n ą m in ik o m p u te ró w A UDIT-5.
W c e lu o trz y m a n ia ta b u lo g ra m ó w FA-02 do 13 k o n ie cz
ne je s t p rz e g ra n ie d a n y c h z ta śm y k ase to w e j na taśm ę m ag n ety czn ą pólcalow ą. O p e ra c ja ta d o k o n y w an a je s t n a m in ik o m p u te rz e DE-523 (rów nież prod. firm y O LIVETTI).
N astęp n ie ta śm ę z k a r to te k ą p rz e k a z u je się do ośrodków obliczeniow ych d y sp o n u ją cy c h k o m p u te ra m i Je d n o lite g o S y stem u , gdzie d o k o n y w an e je s t p rz e tw a rz a n ie i e m ito w a ne są ta b u lo g ram y .
r - -
-INFORMATYKI ‘ tABUUÇCROH : f tę FAKTUR 215“. DATA MVOf'MKI) 79.0:f.!6 ‘
' ' S V 3 T Ç M F A K T U R f l " OUt BIURO ZA OKRKS 00 78^11.09_D0_79.03. IS BIURO. 5TR: 1 .
&TKÏVHUJE •EI- 1,FF,CO. ' WERSJA. A
Lp7"mr~kÓ DATÂT¿d- DATA ,-WPL. lOE'fiTV-ti KO ii DATA’i t K*T
wA~
vÔ
l~ DATÂ~iSî* WfiRf, DATA LEJNY RAKTU PR.OELN, YWU DOKU FIKATOR J 0 0 YWU OSTA 0 YWU 00 Sir F-RY F-RV F-RY W-YWÜ f ~RY DOKU- PX-CP LUB STEK HENTU PO “RECON" U OB ft m l ECO f> ŁI-l WEI-2 TYS.Zl. DO BANKU
? ftEKTU- Ft S PRZE fX*CP OrCY. ’ R HOH OOKUHER- 0 OEW.
. .
uoznika0
tu aro V
Ti" 5 r ” ¥■. “ c 9~ ID U~ ~ —: —
—-14 15 1^
' l 03142 23684S87- 79 i 02«23 79*02.26 IS ■ 0 . 79.03,02 79.03.12 0001 iÏ6 0 •V-'
2 03188 ;25140954 79.01.02 7? , 01-OS '■ ' . -2 is 0 0 0 0 0
3'-'03670' 2184422? 79.01 .26 79;Ql,29 . '. .. " 2 IS ' 0/ 79,02,15 000 î i«;3 n
«4 03Ô30- 2S3SS384 79.02 . OS 79 <02.08 ' ••'. ■■ • ..■■. ** 1':- - o >’9. 02.12 79.0? < 17 0060 129 0 S 039JJ 21883204 79.02.24 ■?9f 02:Z $ : \ . ' ' 2 IS 4 ,■ "Li-r' : 0 : 0 > 0 0
i 03981 21575674 79.02.27 79.03 ,02- ■ 2- is 4 ' ' 0 0 0 0 0
-..7 03996 25356684 5* . 03.01 79.03.05 • ’ '/ ' 2 IS 4 ; ; ■ .' 0- Ü 0 0 .; 0
"D 02997. 2« 83«ai 79.02.28 7?. 0:5.05 : : ' 2 IS V.. < . u 0 0 0 0
9 03998 21573382 79.03.02 ?9, 03, 0ć IS ś 0 ■ 0 0 0 0
jO 03999 21583279 79.03:02 79.03.06 -. . . •>■is 4 ~:0 a o 0 0
11 04000 21SS3338 79,03.02 79,m M 2 ÏS 4 : o 0 0 0 0
.12 04014 »5355884 79.03.02 79.03,07 ■' • 2 IS 4 ■ 0 0 '. 0 0 0
.13 04015 21647503 79.03.02 79.<.'3,07 IS 4 ' 0 n 0' 0 0
. 1.4 04016 25355804 79.03.02 79.03,07 2 IS 4 0 -, 0 - 0 0 ’• 0
15 04017■23*84901 7» .03.02 79 „ 03.07, .2 fr 0 79.03.09 79.03.1 S 0001 OQ ; ; 0
•U 04045 23684842 79,03.07 79,03.09 " .2 IS 4 . 0 0. 0 0 0
17.04066 2!583140 79.03,07 ??*03.09 * • •. 2 IS 4 0 0 ' 0 ■ 0 ■ 0
18 .04078. 236S4793 79.03.08 79.03. 10, is: 4- ’ ■ 0 0 . 0 0 0 ' •' V» ‘ . y
Z.9 04099 23684942 79.03. ¡0 79, 03»i V 2 ÏS 4 ■ (J • 0 • • 0 0 b
20 04138 21S351S2 79.03.10 ??,03.15 ■ -■. ' > IS 4 /
0•' O '- , 0 0 0
•21 04 53« 21583548 79.ft3.Oy
»¿V." ’>••■’ ' . • - • , ' ’ . 79 .03 : i< l r- A *.’V. ■ 0 ■ U 0 . 0 . ' ; - a Rysunek 2
21
EKSPLOATACJA SYSTEMU
P o d sta w o w e p ro g ra m y sy stem u , u m o ż liw ia jąc e w p ro w a d za n ie d an y c h i em isję ta b u lo g ra m u FA-01 ¡oraz n ie zb ę d n e do rozpoczęcia p rac w d ro żen io w y ch , o p rac o w a n o w o k resie od 29 w rz e śn ia do 10 listo p a d a 1978 ro k u . W d ra żan ie sy
ste m u rozpoczęto 11 listo p a d a 1978 r. k ie d y to o b ję to k o n tro lą w sz y s tk ie d o k u m e n ty w p ły w a ją c e do p rz e d się b io r
stw a.
W p o czątk o w y m 'okresie e k s p lo a ta c ji sy ste m u część do k u m e n tó w , k tó re w p ły n ę ły do p rz e d się b io rstw a p rz e d 11 listo p a d a z n a jd o w a ła się po za sy stem e m . P e łn a e k s p lo a ta c ja sy stem u za częła się w lu ty m 1979 ro k u , gd y p r a k ty czn ie w szy stk ie d o k u m e n ty sta n o w ią c e p o d sta w ę do f a k tu ro w a n ia zn a la zły się w k a rto te k a c h sy stem u . W ok resie ty m w y k o n a n o p o zo stałe ta b u lo g ra m y .
Od m a rc a do m a ja 1979 r. ■w 'o p arciu o d o św ia d cz en ia e k s p lo a ta c y jn e d o k o n an o w ielu zm ian i m o d y fik a c ji o ra z o p rac o w a n o p e łn ą d o k u m e n ta c ję system u.
S y n te ty c z n e w y n ik i e k s p lo a ta c ji sy ste m u p rze d staw io n o n a p oniższym .rysunku, ilu s tru ją c y m ś re d n i cy k l w y k o n a n ia f a k tu r (liczony iod d a ty w p ły w u d o k u m e n tu do d a ty w y k o n a n ia fa k tu ry ) w k o le jn y c h m iesiącach w g ta b u lo g ra m u FA-14.
Ś re d n i cykl w y k o n an ia f a k tu r (linia 2) z o stał sk ró co n y z 15 d n i w tnzecim i c z w a rty m ‘k w a r ta le 1978 r. do 11,7 d n ia w lu ty m i 4,3 d n ia w czerw cu 1979 r . L in ie 1 i 3 o b ra z u ją ja k w ty m o k resie został sk ró co n y c y k l f a k tu ro w a n ia w b iu ra c h b ran ż o w y c h , k tó re o siągały n a jg o rsz e (linia 1) i n a jle p s z e w y n ik i (linia 3). L in ia 4 p rz e d s ta w ia śre d n i cykl w y k o n a n ia f a k tu r .w O śro d k u In fo rm a ty k i.
Z m n ie jsz y ł się o n z 2 d n i w lu ty m 1979 r. do 0,4 dn ia w czerw cu tego sam ego roku.
W ym ow a w y k re só w je s t je d n o zn a cz n a, choć n a o bniże
nie cy k lu w y k o n a n ia f a k tu r m iało w p ły w w iele cz y n n i
ków n a tu r y te ch n ic zn e j i o rg an iz ac y jn ej, ta k ic h ja k : s ta n p a r k u m aszynow ego, tech n o lo g ia i o rg a n iz a c ja w y k o n an ia f a k tu r , d y sc y p lin a o rg a n iz a c y jn a w b iu ra c h b ran ż o w y c h ,
22
2 0
1 9 -1 6-17 1 6
-15 .UH
13 12
11
-1 0 -9
8 7
6
- 54
-I.C y k l m a k s y m a ln y
3. C y k l minimalny
Pomiary w kołejnych miesiącach
R y s u n e k 4
s tr u k tu r a ty p ó w d o k u m e n tó w , itp . B iorąc pod uw agę w szy stk ie te c z y n n ik i, n a le ż y je d n a k stw ierd zić, że e le m e n te m za sa d n icz y m w p ły w a ją c y m n a ¡obniżenie długości cy k lu było d ziała n ie sy stem u , k tó ry u m ożliw ia s y s te m a tyczną, d o k ła d n ą i szczegółow ą k o n tro lę oraz a n a liz ę p rz y czyn i m iejsc w y stę p o w a n ia opóźnień.
W p ro w ad z en ie sy stem u spow odow ało isto tn e e fe k ty e k o nom iczne. Do n a jw a żn iejsz y ch z n ic h n a le ż y zaliczyć zm n iejszen ie ko sztó w p rze d sięb io rstw a , u zy sk an y c h z t y tu łu z m n iejsze n ia o p ro ce n to w a n ia k re d y tu b ankow ego z 8 do 4%. O szczędności 'te, p rz y śre d n ic h k r e d y ta c h w sk a li k w a rta ln e j w w ysokości 8 m ilia rd ó w zł, w ynoszą 320 m in zł w sk a li ro c z n e j. In n e oszczędności, w y n ik a ją c e m .in. z p rzy sp ie sz en ia iw pływ u p ła tn o śc i do p rze d sięb io rstw a , nie zostały tu p rz e d sta w io n e ze w zg lę d u n a p rac o ch ło n n o ść u zy sk an ia n ie zb ę d n y ch d an y c h d la d o k o n an ia obliczeń.
WNIOSKI
E k sp lo a ta c ja sy stem u FA K T U R A w y k a z a ła p ełn ą jego p rz y d a tn o ść ja k o n a rz ę d z ia an a liz y i k o n tro li cyk lu f a k tu ro w a n ia . U m ożliw ia o n o p e ra ty w n e ste ro w a n ie tym cy
k le m i isto tn e sk ró c e n ie czasu w y k o n a n ia fa k tu r . S zcze
gółow a a n a liz a d a n y c h w o d n iesien iu do poszczególnych b iu r w s k a z u je n a d alsze m ożliw ości sk ró c e n ia c y k lu f a k tu ro w a n ia . Z p o ró w n a n ia d an y c h w y n ik a, że n p . w tym sam ym m iesiącu d la tego sam ego itypu f a k tu r w je d n y m z b iu r b ran żo w y ch ś re d n i cykl w y k o n a n ia f a k tu r w y n o sił 2 dni, n a to m ia st w in n y m b iu rz e aż 5,3 dnia.
B iorąc pod u w ag ę w y n ik i e k sp lo a ta c ji sy stem u p o d ję to d ziała n ia w k ie ru n k u ro zsz erze n ia jego z a k re su n a k o n tro lę in n y c h p ra c zw ią za n y ch z ro zliczen iem tra n sa k c ji.
J e d n y m z p ow ażnych m a n k a m e n tó w w e k s p lo a ta c ji s y ste m u je s t jego m a ła „techno lo g iczn o ść”, w y n ik a ją c a z d o sto so w a n ia go do posiadanego s p rz ę tu oraz k o nieczność w y k o n y w an ia obliczeń n a .zew nątrz. W zw iązku z z a in s ta lo w an iem w O środku In fo rm a ty k i m in ik o m p u te ra D A TA - P O IN T 6600 p rze w id y w a n e je s t p rze n iesien ie sy ste m u na
te n sp rz ę t.
S y stem FA K T U R A w sw ej obecnej w e rs ji m oże być z a sto so w an y w in n y c h p rze d się b io rstw a c h , k tó re d y sp o n u ją m in ik o m p u te ra m i b iu ro w y m i A U DIT-5, a w p rzyszłości w p rze d się b io rstw a c h d y sp o n u ją cy c h m in ik o m p u te ra m i DA- T A PO IN T 6600.
ZBIGNIEW PAWELCZYK
Instytut O rg an iza c ji i Zarząd zan ia Uniwersytet Łódzki