33 działu, a zostali przyjęci gdzie indziej. Raport ma zastosowanie na etapie publikacji wyników naboru i służy przede wszystkim temu, by kandydat mógł dowiedzieć się o swojej sytuacji w gimnazjum pierwszego wyboru,
Lista uczniów nieprzyjętych do oddziału – jest to lista uzupełnia-jąca komplet informacji związanych z wynikami przydziału. Za-wiera ona wykaz tych kandydatów, którzy ubiegali się o przyjęcie i nie zostali przyjęci do danego oddziału,
Lista zarejestrowanych placówek – jest to raport prezentujący w zbiorczy sposób podstawowe dane identyfikacyjne wszystkich jednostek, które zostały wprowadzone do systemu. Służy on przede wszystkim weryfikacji kompletności i poprawności wpro-wadzonych danych o strukturze placówek.
Powyżej listy dostępnych raportów znajduje się obszar modyfikacji para-metrów raportów. Sposób posługiwania się nim jest analogiczny do korzy-stania z filtrów znajdujących się przy różnego rodzaju listach w systemie, jednakże zasada jego działania jest odmienna. Parametry raportów służą do ograniczania treści generowanego raportu, a nie wyświetlanej na ekranie listy.
Przykładowo ustawienie zaprezentowane na poniższym rysunku spowodu-je, że generowane raporty będą ograniczone do danych kandydatów do wskazanego oddziału we wskazanym gimnazjum.
Rysunek 29. Parametry raportów.
Uwaga Jest możliwa sytuacja, w której przy odpowiednim ustawieniu parame-trów otrzymany raport będzie pusty. Oznacza to, że żadne dane nie spełniają parametrów zadanych wcześniej.
Harmonogram naboru
Opcja Harmonogram naboru służy do przeglądania oraz modyfikacji (dla uprawnionych użytkowników) harmonogramu prowadzeniu rekrutacji.
Po wybraniu opcji w lewym menu system wyświetli na ekranie wszystkie etapy zdefiniowane w systemie. Przy każdym z nich system prezentuje
ze-Nabór
34
staw informacji. Informacje prezentowane, a zwłaszcza zestaw dostępnych opcji są zróżnicowane w zależności od roli, jaką aktualnie pracujący użyt-kownik pełni w systemie.
Rysunek 30. Harmonogram naboru z punktu widzenia administratora systemu.
Wyświetlony ekran zawiera następujące informacje:
Nazwa etapu – prezentowana jest nazwa etapu wraz z informacją o datach jego rozpoczęcia oraz zakończenia
Typ organizacji – zawiera informację, jakiego typu organizacji dany etap dotyczy (niektóre etapy są realizowane wyłącznie przez jednostki określonego typu, na przykład w trakcie naboru do gim-nazjów wprowadzanie oferty realizowane jest wyłącznie przez gimnazja),
Stan etapu – informuje o aktualnym stanie etapu. Możliwe stany etapów oraz ich wpływ na proces naboru został opisany poniżej.
W ostatniej kolumnie wyświetlane może być ikona służąca do modyfi-kacji wpisu o danym etapie.
Uwaga Ikona umożliwiająca modyfikację wyświetlana jest wyłącznie w sytuacji, gdy dany użytkownik posiada uprawnienia do modyfikacji tych danych.
Etapy prac
Proces scentralizowanego naboru prowadzony z wykorzystaniem systemu Nabór Optivum - Gimnazja podzielony został na kilka etapów. Każdemu etapowi przypisano określone czynności, do których zobowiązani są po-szczególni użytkownicy systemu.
Harmonogram naboru
35 System zbiera i przechowuje informacje na temat aktualnego stanu realiza-cji poszczególnych etapów we wszystkich jednostkach, dzięki czemu ist-nieje możliwość koordynacji działań i sprawnego przebiegu naboru. Po-nadto system dostosowuje udostępnianie określonych funkcji do aktualnego stanu realizacji etapów.
Etapy mogą przyjmować następujące stany:
Przed rozpoczęciem – oznacza to, iż dany etap jest etapem obo-wiązującym w trakcie procesu naboru, natomiast prace z nim związane jeszcze się nie rozpoczęły,
W trakcie – oznacza to, iż dany etap jest etapem obowiązującym w trakcie procesu naboru, a prace z nim związane właśnie trwają, Zakończony – oznacza to, iż dany etap był etapem obowiązującym
w trakcie procesu naboru, a prace z nim związane zostały już za-kończone,
Nie obowiązuje – oznacza to, iż dany etap nie jest etapem obowią-zującym w trakcie procesu naboru.
Uwaga Nie wszystkie etapy muszą obowiązywać w procesie naboru. Konfigu-racja etapów, jak i harmonogram są ustalane indywidualnie dla kon-kretnego wdrożenia.
Uwaga Etapy prac są bardzo ważnym elementem wdrożenia, warunkującym dobrą jego organizację. Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na kwestię terminowego zamykania etapów.
Przeglądanie stanu etapów prac
Po wybraniu w lewym menu opcji Harmonogram naboru system wyświetla ekran prezentujący wszystkie etapy w systemie oraz ich stan na poziomie całego systemu.
Aby przejrzeć stan danego etapu prac w poszczególnych jednostkach nale-ży kliknąć wybrany typ organizacji (np. gimnazjum). Wówczas system wy-świetli informacje o stanie danego etapu prac w jednostkach wybranego ty-pu.
Rysunek 31. Przeglądanie stanu dane etapu prac w poszczególnych jed-nostkach.
Nabór
36
Zamykanie etapów prac
Zamykanie etapów prac jest ważnym elementem organizacyjnym procesu naboru. Służy ono przede wszystkim przekazaniu informacji, iż w danej jednostce organizacyjnej realizacja prac związanych z zamykanym etapem zostały zakończone.
Zamknięcie etapu prac jest operacją modyfikacji danych określonego eta-pu. Aby wykonać tę operację należy kliknąć ikonę modyfikacji , która znajduje się po prawej stronie przy nazwie jednostki i aktualnym stanie etapu.
System wyświetli informacje dotyczące tego etapu w wybranej jednostce.
Poniżej prezentowanych informacji znajduje się pole Stan wykonania, w któ-rym należy wybrać pozycję Zakończony, a następnie kliknąć Zapisz. Aby pozostawić stan etapu bez zmian należy kliknąć Anuluj.
Rysunek 32. Zamykanie etapu prac.
Uwaga Zamykanie etapów prac jest bardzo ważnym organizacyjnie elementem procesu scentralizowanego naboru.
Organizacje
Za pomocą opcji Organizacje w sekcji Nabór możliwe jest przeglądanie, wprowadzanie oraz modyfikacja danych o jednostkach organizacyjnych zaangażowanych w proces naboru wspierany systemem.
Organizacje
37 Rysunek 33. Opcja Organizacje w sekcji Nabór.
Przeglądanie jednostek organizacyjnych
Bezpośrednio po kliknięciu w lewym menu opcji Organizacje system, wy-świetli ekran służący przeglądaniu zdefiniowanych w systemie jednostek organizacyjnych.
Domyślnie na liście wyświetlane są wszystkie jednostki organizacyjne.
Rysunek 34. Lista jednostek organizacyjnych w systemie.
Jednostki organizacyjne prezentowane są w formie tabeli zawierającej:
Nazwę skróconą,
Numer (jeśli jednostka posiada), Pełną nazwę jednostki,
Informację o tym, że dla danej jednostki zdefiniowano oddziały (dotyczy gimnazjów),
Kolumnę opcji: modyfikacji i usunięcia jednostki.
Nabór
38
Powyżej wyświetlonej listy znajduje się mechanizm filtrowania listy, czyli wprowadzenia ograniczeń powodujących wyświetlenie na niej jedynie elementów spełniających zadane kryterium.
Systemu umożliwia filtrowanie listy według typu jednostki oraz organu prowadzącego daną jednostkę. Aby wyświetlić jednostki danego typu nale-ży wskazać w polu Typ żądaną wartość, a następnie kliknąć Ponowne wczy-tanie listy w prawym górnym rogu pola z opcjami filtrowania. Aby wyświe-tlić jednostki należące do wybranego organu prowadzącego należy postąpić analogicznie, wybierając żądaną wartość w polu Organ prowadzący.
Rysunek 35. Ustawianie filtrowania listy jednostek.
Aby przejrzeć szczegółowe dane zgromadzone na temat danej jednostki na-leży kliknąć jej nazwę na liście jednostek, system wyświetli wówczas żą-dane żą-dane. Aby powrócić do listy jednostek należy kliknąć odnośnik Wróć do listy znajdujący się poniżej wyświetlonych danych.
Rysunek 36. Przeglądanie szczegółowych danych jednostki.
Dodawanie jednostki
Aby dodać jednostkę należy w prawym górnym rogu formularza wyświe-tlania wszystkich jednostek (prezentowanego na ekranie po kliknięciu opcji
Organizacje
39 Organizacje w lewym menu w sekcji Nabór) kliknąć przycisk dodawania wpisu. System wyświetli formularz, który należy wypełnić, aby dodać jednostkę. Jak w każdym innym przypadku pola, których wypełnienie jest niezbędne oznaczone są czerwoną gwiazdką umieszczoną przy na-zwie pola.
Wyświetlony formularz składa się z kilku części. Pierwsza część formula-rza zwiera podstawowe dane identyfikujące jednostkę w systemie: nazwę pełną, nazwę skróconą oraz numer.
Druga część formularza zawiera dane teleadresowe wprowadzanej jed-nostki.
Rysunek 37. Dodawanie nowej jednostki – dane identyfikacyjne i tele-adresowe.
Trzecią częścią formularza dodawania nowej jednostki jest fragment zwią-zany ze specyfiką tej jednostki. Wprowadzając dane należy tam wskazać typ jednostki, jej specyfikę, uprawnienia oraz organ prowadzący, któremu podlega.
W przypadku, gdy dodawaną jednostką jest organ prowadzący pole Organ prowadzący pozostawia się niewypełnione.
Nabór
40
Rysunek 38. Dodawanie nowej jednostki – specyfika.
Czwartym elementem formularza dodawania nowej jednostki organizacyj-nej jest fragment związany z opisem tej jednostki. Możliwość opisu ze względu na czytelność późniejszej prezentacji została podzielona na cztery pola. Są to pola tekstowe, w całości i bez ograniczeń do wykorzystania przez osobę wprowadzającą dane.
Uwaga W polach opisu nie należy stosować znaczników html.
Rysunek 39. Dodawanie nowej jednostki – opis.
Po wypełnieniu całego formularza należy kliknąć przycisk Zapisz na dole wyświetlonej strony. Aby zrezygnować z dodawania jednostki należy klik-nąć Anuluj.
Uwaga Kliknięcie Anuluj spowoduje, że żadne wprowadzone dane nie zostaną zapisane.
Dodawanie, usuwanie i modyfikacja oddziałów
Aby dodać oddział należy wyświetlić listę oddziałów (wyświetlając listę jednostek organizacyjnych, a następnie przy wybranej jednostce, w kolum-nie oddziały kliknąć Lista), a następkolum-nie kliknąć przycisk dodawania w prawej, górnej części wyświetlonej tabeli.
Organizacje
41 Rysunek 40. Lista oddziałów.
Po kliknięciu przycisku dodawania system wyświetli formularz dodawania nowego oddziału.
Rysunek 41. Dodawane nowego oddziału.
Formularz ten podzielony został na trzy sekcje. W pierwszej z nich należy wprowadzić podstawowe dane oddziału:
symbol – jest to krótka, zwyczajowo przyjęta w szkole nazwa identyfikująca dany oddział, na przykład 1a,
typ – system wyróżnia oddziały standardowe, obwodowe, języ-kowe, sportowe i integracyjne. Opis poszczególnych typów znaj-duje się w dalszej części,
poziom – ze względu na swoją elastyczność system pozwala pro-wadzić nabór do różnych poziomów, jednak w znakomitej
więk-Nabór
42
szości przypadków nabór prowadzony będzie do klasy na pozio-mie pierwszym, zatem w pole to należy wpisać „1”,
projektowana liczba miejsc – zgodnie z nazwą oznacza liczbę miejsc w danym oddziale, czyli liczbę kandydatów, którzy w wy-niku przydziału mogą zostać do niego przypisani.
Druga część formularza zawiera informację o ewentualnych zajęciach re-alizowanych dodatkowo bądź na poziomie rozszerzonym. Aby dodać przedmiot należy skorzystać z przycisku dodawania.
Rysunek 42. Dodawane nowego zajęcia lub przedmiotu rozszerzonego.
System wyświetli formularz dodawania nowego przedmiotu. Za pomocą tego formularza należy wskazać przedmiot bądź zajęcia, które mają być wprowadzone, a następnie kliknąć Zapisz. Kliknięcie Anuluj powoduje po-rzucenie wprowadzania dodatkowego przedmiotu i powrót do formularza definiowania nowego oddziału.
Rysunek 43. Zajęcia dodatkowe lub rozszerzone.
Aby usnąć wprowadzone uprzednio zajęcie należy kliknąć opcję usuwania przy nazwie wybranego zajęcia. Po kliknięciu wskazanej opcji żądany wpis zostanie usunięty.
Trzecia część formularza dodawania nowego oddziału zawiera pole na słowny opis oddziału. Jest ono w całości do dyspozycji szkoły. Wydaje się, iż powinno zostać wykorzystane do przekazania istotnych z punktu widze-nia kandydata informacji o wprowadzanym oddziale.
Uwaga Nie należy w opisie oddziału stosować znaczników języka HTML.
Po zakończeniu wprowadzania danych, aby zapisać definiowany oddział należy kliknąć Zapisz w prawej, dolnej części strony. Aby zaniechać wpro-wadzania oddziału należy kliknąć Anuluj.
Uwaga Kliknięcie opcji Anuluj podczas wprowadzania nowego oddziału spowo-duje utratę wszystkich wpisanych uprzednio danych.