§ 27
1. Przekazywanie korespondencji
1) Korespondencja do Rady Miejskiej kierowana jest do Przewodniczącego Rady, za wyjątkiem odpowiedzi na interpelacje radnych oraz wnioski komisji branżowych Rady Miejskiej.
2) Korespondencja o której mowa w pkt.1 podpisywana jest odpowiednio przez:
a) Burmistrza Miasta
b) Zastępcę Burmistrza Miasta c) Sekretarza Miasta
d) Skarbnika Miasta
zgodnie z zakresem spraw bezpośrednio nadzorowanych.
3) Pracownicy Urzędu Miejskiego nie korespondują bezpośrednio z Radą Miejską, radnymi oraz jej komisjami.
2. Interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski i opinie komisji
1) Interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski i opinie komisji składane są w Biurze Obsługi Interesanta celem wprowadzenia ich do systemu obiegu dokumentów (SOD), po czym przekazywane są do Biura Rady Miejskiej celem ich rejestracji.
2) Biuro Rady Miejskiej prowadzi rejestr interpelacji, wniosków i zapytań radnych oraz wniosków i opinii komisji Rady Miejskiej.
3) Wydziały zobowiązane są do niezwłocznego przekazywania do Biura Rady Miejskiej, interpelacji,
str.26
4) Interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski i opinie komisji Rady Miejskiej rejestruje pracownik Biura Rady Miejskiej, nadaje im termin udzielenia odpowiedzi, a następnie niezwłocznie przekazuje je Burmistrzowi Miasta.
5) Po naniesieniu odpowiedniej dekretacji przez Burmistrza Miasta, interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski i opinie komisji są rozdzielane przez sekretariat Burmistrza Miasta do poszczególnych wydziałów, bądź komórek celem przygotowania projektu odpowiedzi.
6) Spory kompetencyjne w zakresie rozdziału interpelacji, wniosków i zapytań radnych oraz wniosków i opinii komisji, rozstrzyga Sekretarz Miasta.
7) Wynik rozpoznania spraw przedstawiany jest odpowiednio osobom wskazanym w ust. 1 pkt 2, które podejmują decyzję o sposobie załatwienia interpelacji, wniosku lub zapytania.
8) Projekt odpowiedzi na interpelacje, wnioski, zapytania przygotowują naczelnicy wydziałów, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach, bądź inne osoby wskazane przez Burmistrza Miasta.
9) Jeżeli odpowiedź wymaga stanowiska jednostki z zewnątrz, osoba prowadząca sprawę niezwłocznie podejmuje czynności zmierzające do uzyskania stosownej dokumentacji, przytaczając jej treść w przygotowywanym tekście odpowiedzi lub w formie załączników.
10) Odpowiedzi, o których mowa w pkt 8 podpisuje odpowiednio:
a) Burmistrz Miasta b) Zastępca Burmistrza c) Sekretarz Miasta d) Skarbnik Miasta
zgodnie z zakresem spraw bezpośrednio nadzorowanych.
11) Odpowiedzi, o których mowa w pkt 8 adresowane są do radnego składającego interpelację, wniosek lub zapytanie lub do przewodniczącego danej komisji Rady.
12) Odpowiedzi, po ich podpisaniu, składane są w Biurze Rady Miejskiej, w terminie określonym w Regulaminie Pracy Rady, po czym za pośrednictwem skrytek radnych, przekazywane są do wnioskodawcy.
13) Fakt wpływu odpowiedzi na interpelację, wniosek, zapytanie radnego oraz wnioski komisji odnotowany jest w odpowiednim rejestrze prowadzonym przez pracownika Biura Rady Miejskiej.
14) Oryginały odpowiedzi, o których mowa w pkt 8 przygotowywane są w dwóch egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje wnioskujący, a drugi pozostaje w aktach danego wydziału. Pracownik Biura Rady Miejskiej wykonuje kserokopię odpowiedzi, która pozostaje w aktach BRM.
15) Odpowiedzi składane są do Biura Rady Miejskiej w terminie określonym w Regulaminie Pracy Rady.
3. Tryb przygotowywania projektów uchwał oraz postępowania z uchwałami Rady
1) Projekty uchwał Rady Miejskiej wraz z uzasadnieniem przygotowują właściwi w sprawie naczelnicy wydziałów, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach lub inne osoby wyznaczone przez Burmistrza Miasta. Projekt uchwały winien odpowiadać wymogom określonym w przepisach prawa oraz w Regulaminie Pracy Rady.
2) Gminne jednostki organizacyjne opracowują projekty uchwał przy współudziale merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego.
3) Przed zaakceptowaniem projektu uchwały przez osobę nadzorującą pracę danego wydziału, przedmiotowy projekt uchwały (w tym uzasadnienie oraz załączniki) winien być zaparafowany pod względem merytorycznym odpowiednio przez osobę, o której mowa w pkt 1, a w przypadku uchwał wywołujących skutki finansowe, również przez Skarbnika Miasta.
4) W przypadku projektów uchwał wielostronicowych, strony winny być numerowane, a każda strona parafowana przez osoby wymienone w pkt. 1.
Załącznik do Zarządzenia Nr RZ 0152-Or/3/10 Burmistrza Miasta Pyskowice z dnia 18.02.2010r
5) W projekcie uchwały przedstawionym Radzie Miejskiej, po części określającej podstawę prawną, winien zostać umieszczony zapis wskazujący wnioskodawcę projektu uchwały.
6) Jeżeli projekt danej uchwały wymaga uprzedniego zasięgnięcia opinii lub dokonania uzgodnień z podmiotami określonymi w przepisach prawa, w części wstępnej należy zamieścić odpowiednią
klauzulę, np.: „po zasięgnięciu opinii organizacji związkowych….”. Podobnie należy postąpić, jeżeli dla podjęcia uchwały jest wymagana kwalifikowana, czy bezwzględna większość głosów – w tym przypadku należy dopisać klauzulę, np.:” po uzyskaniu bezwzględnej większości głosów itp. ”;
7) Biuro Rady Miejskiej prowadzi rejestr projektów uchwał wpływających do Rady nadając im kolejny numer według kolejności wpływu z oznaczeniem:”Druk nr „. Po nadaniu numeru druku, projekt uchwały jest przekazywany Przewodniczącemu Rady Miejskiej, a następnie z dekretacją Przewodniczącego Rady, do skrytek radnych.
8) Kopię zarejestrowanego projektu uchwały pracownik Biura Rady Miejskiej przekazuje do akt wydziałowi prowadzącemu sprawę.
9) Projekt uchwały sporządza się w jednym egzemplarzu za pomocą programu „Edytor Aktów Prawnych”
dostarczonego przez Ślaski Urząd Wojewódzki.
10) W przypadku zlecania przygotowania projektów uchwał firmom zewnętrznym, przekazuje się im obowiązujące w Urzędzie Miejskim wymogi sporządzania projektów uchwał.
11) Zaakceptowany projekt uchwały Burmistrz Miasta przekazuje, za pośrednictwem Sekretarza Miasta, Przewodniczącemu Rady Miejskiej składając go w Biurze Rady, co najmniej na 14 dni przed dniem rozpoczęcia sesji. Najpóźniej na 7 dni przed dniem rozpoczęcia sesji, Burmistrz Miasta przekazuje projekt uchwały jedynie w uzasadnionych przypadkach.
12) Pracownik Biura Rady Miejskiej sprawdza formalną poprawność projektu uchwały (układ graficzny, czcionki,wymagane podpisy, pieczątki, daty itp.). Projekt uchwały zawierający błędy pracownik Biura Rady Miejskiej odsyła do wydziału prowadzącego sprawę do poprawy.
13) Projekty uchwał przekazuje się zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznie.
14) Pracownik Biura Rady Miejskiej zamieszcza projekty uchwał na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej.
15) Jeżeli Rada Miejska przyjęła uchwałę, prowadzący sesję podpisuje uchwałę.
16) Jeżeli Rada Miejska odrzuciła projekt uchwały, fakt ten znajduje odzwierciedlenie w protokole z sesji Rady, a projekt uchwały pozostaje w aktach sesji.
17) Po podjęciu uchwały przez Radę, w wersji elektronicznej projektu, pracownik Biura Rady nanosi:
a) numer uchwały: xxx/yyy/zzz, gdzie xxx oznacza numer sesji w danej kadencji, yyy – kolejny numer uchwały wynikający z rejestru uchwał, zzz- rok podjęcia uchwały;
b) wprowadzone autopoprawki oraz przegłosowane przez Radę poprawki;
c) ewentualne korekty oczywistych błędów pisarskich.
18) Pracownik Biura Rady przygotowuje wydruk tekstów uchwały do podpisu w ilości 4 egzemplarzy z przeznaczeniem po 1 egzemplarzu dla autora projektu uchwały, do protokołu z sesji, do zbioru uchwał oraz dla organu nadzoru.
19) W przypadku, gdy uchwała podlega publikacji pracownik Biura Rady przygotowuje dodatkowy egzemplarz uchwały dla redakcji dziennika urzędowego województwa śląskiego opatrzony pieczęcią urzędową.
20) Wydział prowadzący sprawę, informuje Biuro Rady Miejskiej jakiemu organowi nadzoru uchwała podlega.
21) Pracownik Biura Rady Miejskiej w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały przygotowuje pismo – do podpisu Burmistrza Miasta - przekazujące podjętą uchwałę odpowiednim organom nadzorczym.
22) Pracownik Biura Rady Miejskiej przygotowuje pismo - do podpisu Burmistrza Miasta- przekazujące właściwe oryginały uchwał do publikacji w dzienniku urzędowym województwa śląskiego.
Regulamin organizacyjny Urzqdu Miejskiego w Pyskowicach str.28
23) Pracownik Biura Rady Miejskiej przekazuje podjqtq uchwalq do realizacji wlasciwemu wydzialowi Urqdu, bqdz jednostce organizacyjnej miasta.
24) Podjete przez Rade uchwaly s q zamieszczane na stronie internetowej Biuletynu lnformacji Publicznej.
25) Jeieli w wyniku rozstrzygniecia nadzorczego uchwda zostanie cz~sciowo lub w calosci uchylona, pracownik Biura Rady Miejskiej przekazl-~je informacjq o tym fakcie wlasciwemu wydzialowi oraz zamieszcza odpowiedniq adnotacje przy uchwale w rejestrze uchwal.
26) Kierownicy komorek organizacyjnych informujqna biezqco bezposredniego przelozonego o przebiegu i sposobie realizacji uchwal Rady Miejskiej.
27) Naczelnicy wydzialbw, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach, kierownicy jednostek organizacyjnych gminy przedkladajq Burmistrzowi Miasta, za posrednictwen~ Sekretarza Miasta sprawozdanie z prowadzonej dzialalnosci oraz wykonania uchwal Rady Miejskiej za okres od ostatniej sesji w terminie kazdorazowo ustalanym pisemnie.
28) lnformacje z pracy miedzy sesjami przedstawia Burn-ristrz Miasta, jego zastepca lub inna osoba wskazana przez Burmistrza.
4. Terminy przekazywania material6w pod obrady Rady Miejskiej
Materialy, za wyjqtkiem projektow uchwal, kierowane pod obrady Rady Miejskiej oraz jej Komisji
przekazywane sqodpowiednio przez osoby wskazane przez Burmistrza Miasta do Przewodniczqcego Rady Miejskiej, nie pozniej niz do 10 dnia kazdego miesiqca.
5. Uczestnictwo w posiedzeniach Rady Miejskiej i jej komisji
1) Naczelnicy wydzialbw i osoby wyznaczone przez bezposrednich przeloionych uczestniczq w sesjach Rady Miejskiej w czqsci dotyczqcej sprawozdania z prac Burmistrza Miasta oraz zapytan i wolnych WI-~ioskow. Ponadto jezeli tematyka obrad bezposrednio dotyczy lub jest zwiqzana z zakresem dzialania danego wydzialu, udzial naczelnika jest obowiqzkowy.
2) Burmistrz Miasta po otrzymaniu zawiadomienia o terrnirlie i temacie posiedzenia Komisji zobowiqzuje, zgodnie z resortowym podzialem zadai, naczelrrikow wydzialow i wyznaczone osoby do uczestnictwa w posiedzeniach komisji dla zreferowania opiniowanego projektu uchwaly lub materialu.
VII. Postanowienia koricowe
1. Wykazy obowiqzkow i odpowiedzialnosci poszczegolnych pracownikbw Urzqdu Miejskiego zawierajq zakresy czy nnosci tych pracowni kow.
2. Na okres nieobecnosci pracowni kow w pracy, ich zastepcbw wyznaczajq bezposredni przelozeni.
3. Przy zmianach personalnych pracownikow Urzqdu Miejskiego obowiqzuje protokolarne przekazywanie zakresu pracy i obowiqzkow.
4, Organizacje i porzqdek pracy oraz zwiqzane z tym prawa i obowiqzki pracownikow okresla regulamin pracy ustanowiony przez Burrnistrza Miasta w drodze zarzqdzenia.
5. Pracownicy Urzedu ponoszqodpowiedzialnosc za powierzone im mienie na zasadach o przepisami prawa.
6. Wszelkie zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Urzedu dokonywa~ie s q w trybie nadania.