11. Kontrahenci
Ważne
Jeżeli klient w banku ma ustawiony sposób autoryzacji dyspozycji Hasło logowania (tylko import przelewów) to modyfikacja, importowanie i dodawanie kontrahentów jest zablokowane.
Baza kontrahentów jest bardzo ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania firmy. Dlatego też Serwis umożliwia następujące operacje związane z bazą kontrahentów:
Tworzenie i edycję grup kontrahentów;
Dodawanie do grupy pojedynczych kontrahentów jak również import listy kontrahentów z innych systemów finansowych;
Możliwość modyfikacji danych kontrahenta;
Mechanizm wyszukiwania kontrahenta/ów;
Automatyczne wypełnianie formularzy przelewów danymi kontrahenta.
Jeżeli w banku nie ma zaznaczonych parametrów dotyczących podziału kontrahentów to wszyscy kontrahenci ze wszystkich grup są dostępni dla każdego rachunku z listy rachunków (są wspólni dla wszystkich rachunków dowolnej jednostki organizacyjnej należącej do firmy).
Przy zaznaczonym parametrze w banku: Kontrahenci i nazwy grup przelewów w rozbiciu na jednostki (dostępne modula) klient ma dostęp do kontrahentów wybranej/zaznaczonej jednostki.
Przełączając się między jednostkami widzi kontrahentów przypisanych do danej jednostki. Dodawani kontrahenci są dostępni dla każdego z rachunków jednostki, do której zostali dopisani.
Jeżeli natomiast w banku zaznaczony jest parametr Dostęp tylko do kontrahentów z jednostki macierzystej, to tylko tacy kontrahenci będą widoczni. Przełączając się między jednostkami klient widzi tylko tych przypisanych do jednostki.
UWAGA! Operator/pracownik firmy z uprawnieniem do wykonywania przelewów - Dopisywanie, edycja własnych przelewów (uprawnienie przydzielane w Banku) ma możliwość oglądania i edycji listy i grup kontrahentów. Operator nieposiadający takiego uprawnienia ma zablokowany dostęp do zakładki Kontrahenci. Próba wejścia w listę kontrahentów przez operatora nieuprawnionego zakończy się wyświetleniem okna z informacją „Lista jest pusta”.
4.38. Grupy kontrahentów
Okno „Kontrahenci” (Rys. 36) zawiera listę istniejących grup kontrahentów:
Krajowych, na których rzecz należy wykonywać przelewy w PLN,
Zagranicznych, na których rzecz należy wykonywać przelewy w dewizach.
W wyświetlonym oknie można wyszukać kontrahenta po dowolnym fragmencie nazwy lub po numerze rachunku (bez spacji) dane wprowadzając w pole przy przycisku .
Szukaj
4.39. Lista kontrahentów
Kliknięcie w wybraną grupę otwiera okno z listą kontrahentów.
Obok nazwy kontrahenta pojawia się kolumna ze znacznikiem czy dany kontrahent jest zaufany czy nie. W tym oknie dostępne są następujące operacje:
Modyfikuj, w celu sprawdzenia lub edycji jego danych – nastąpi przejście do okna „Edycja kontrahenta” (Rys. 37);
wykonanie przelewu poprzez wybranie polecenia Wykonaj przelew;
dodanie nowego kontrahenta (przycisk w prawej dolnej części Dodaj kontrahenta);
wyszukanie kontrahenta po dowolnym fragmencie nazwy lub po numerze rachunku (bez spacji) .;
Sprawdź na białej liście – opcja umożliwia pobieranie białej listy rachunków VAT i sprawdzenie czy widnieje na niej kontrahent. Biała lista podatników VAT, to wykaz informacji o podatnikach VAT, który pozwala szybko weryfikować kontrahentów. W przypadku kontrahenta, któremu nie został przypisany NIP ( w momencie dodania go do bazy kontrahentów) program wyświetli komunikat NIP podatnika, Wprowadź NIP i Zatwierdź.
4.40. Dodanie nowego kontrahenta, edycja danych kontrahenta
Dodanie nowego kontrahenta do bazy kontrahentów umożliwia polecenie . W celu zarejestrowania nowego kontrahenta w bazie, należy:
Szukaj
Dodaj kontrahenta Rys. 36Okno "Kontrahenci".
Wprowadzić dane kontrahenta: imię/nazwę (pole wymagane); nazwisko/nazwę cd., oraz adres kontrahenta;
Wprowadzić rachunek kontrahenta (pole wymagane);
Wprowadzić NIP, PESEL oraz REGON kontrahenta (wpisać bez spacji i myślników, pola nieobowiązkowe);
Zaakceptować wprowadzone dane poprzez kliknięcie na przycisk . W kolejnym kroku, należy zweryfikować wprowadzone dane. Jeżeli są one prawidłowe to
przyciskiem można przejść do dalszej części formularza, gdzie certyfikatem, PIN-em
kontrahenta → . W z Tokena lub hasłem jednorazowym należy zatwierdzić nowego
przypadku haseł jednorazowych (SMS lub z listy haseł) po wyjściu z okna edycji kontrahenta (użyciu przycisku
) i przy braku zmiany danych kontrahenta w momencie powrotu (ponownym użyciu przycisku ) nie jest generowane zapytanie o nowe hasło, pamiętany jest numer ostatnio pobieranego hasła, co widocznie zmniejsza wykorzystanie haseł jednorazowych lub opłat za SMS. Hasło obowiązuje przez 45 sekund od prośby o podanie pod warunkiem, że nie było żadnych modyfikacji.
Prawidłowe zakończenie dodawania do bazy nowego kontrahenta powinno zakończyć się wyświetleniem komunikatu: „Dyspozycja została przyjęta”. Od tej chwili, nowy kontrahent pojawi się na liście kontrahentów oraz będzie możliwe wskazanie go z listy zarejestrowanych kontrahentów, która jest dostępna poprzez kliknięcie na ikonkę , widoczną obok pola „Numer rachunku” na formularzu
„Przelew dowolny” (Rys. 28).
4.41. Import kontrahentów
Serwis umożliwia importowanie kontrahentów z innych systemów finansowych, Kontrahenci → Import.
Procedura importu jest prosta i sprowadza się do wykonania w oknie "Import kontrahentów” (Rys. 38) następujących czynności:
Wybrania z listy istniejącej grupy kontrahentów, do której zostaną dopisana importowana lista kontrahentów;
Wybrania z listy odpowiedniego kodowania znaków, w którym zapisany został plik zawierający listę kontrahentów podczas jej eksportowania z innego Serwisu finansowego;
Dalej
Wskazania pliku tekstowego z listą kontrahentów za pomocą przycisku ;
Importu kontrahentów jest automatycznie uruchomiony po wskazaniu pliku i zatwierdzeniu hasłem jednorazowym, certyfikatem lub PIN-em z Tokena (jeżeli klient ma ustawiony w banku Sposób autoryzacji dyspozycji: Hasło logowania (tylko import przelewów), to nie będzie mógł importować, dodawać, modyfikować kontrahentów).
Prawidłowe zakończenie operacji importu kontrahentów powinno zakończyć się wyświetleniem komunikatu: „Dyspozycja została przyjęta. Zaimportowano kontrahentów xxx”. Od tej chwili, zaimportowani kontrahenci dostępni będą na liście kontrahentów z danej grupy (będzie możliwe wskazanie ich z listy zarejestrowanych kontrahentów, która jest dostępna poprzez kliknięcie na ikonkę
, widoczną obok pola „Numer rachunku” na formularzu „Przelew dowolny” (Rys. 28).
Po zmodyfikowaniu kontrahenta w tabeli zostanie umieszczona informacja z datą i osobą modyfikującą:
Poleceniem dodaj grupę można zaimportować kontrahentów do zupełnie nowej grupy;
Wybierz plik…
Rys. 38"Importkontrahentów".
”opis_kontrahenta”,”nazwa(imie)_1”,”nazwa(nazwisko)_2”,”nazwa(ulica,nr)_3”,”nazwa(kod, poczta)_4”,”numer_rachunku”,”NIP”,”PESEL”,”REGON”(ENTER)
Długość pól:
Opis_kontrahenta, nazwa_1/2/3/4 – do 35 znaków każde pole numer_rachunku – 26 cyfr
separator – przecinek
Przykładowe pliki z kontrahentami przygotowanymi do importu:
”ROMEX”,”Rudka Sława”,”Sadowne 5”,”18-200 Dorobiny ”,”m”,”72872900000000673830000020”,””,””,””
”ROMEX”,”Rudka Sława”,”Sadowne ”,”18-200 Dorobiny
”,””,”72872900000000673830000020”,”7180026819”,””,”460008791”
4.42. Wyszukiwanie kontrahenta
Wyszukiwarka kontrahentów, znajdujących się w bazie kontrahentów, jest dostępna z zakładki
„Kontrahenci”.
Aby odszukać kontrahenta w bazie należy w polu „Wprowadź dowolny tekst: nazwę, numer rachunku itp.” wpisać dowolny ciąg znaków, który będzie szukany wśród opisów i nazw wszystkich kontrahentów (może to być nazwa, nazwisko) lub pełen numer rachunku wprowadzony bez spacji oraz kliknąć przycisk .
W wyniku przeszukiwania bazy kontrahentów, wyświetlone zostanie okno z listą kontrahentów, spełniających zadane kryterium. Jeśli nie zostanie znaleziony żaden kontrahent, wyświetlona zostanie informacja: „Lista jest pusta”.