KONTRAHENCI

Ważne

Jeżeli klient w banku ma ustawiony sposób autoryzacji dyspozycji Hasło logowania (tylko import przelewów) to modyfikacja, importowanie i dodawanie kontrahentów jest zablokowane.

Baza kontrahentów jest bardzo ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania firmy. Dlatego też Serwis umożliwia następujące operacje związane z bazą kontrahentów:

 Tworzenie i edycję grup kontrahentów;

 Dodawanie do grupy pojedynczych kontrahentów jak również import listy kontrahentów z innych systemów finansowych;

 Możliwość modyfikacji danych kontrahenta;

 Mechanizm wyszukiwania kontrahenta/ów;

 Automatyczne wypełnianie formularzy przelewów danymi kontrahenta.

Jeżeli w banku nie ma zaznaczonych parametrów dotyczących podziału kontrahentów to wszyscy kontrahenci ze wszystkich grup są dostępni dla każdego rachunku z listy rachunków (są wspólni dla wszystkich rachunków dowolnej jednostki organizacyjnej należącej do firmy).

Przy zaznaczonym parametrze w banku: Kontrahenci i nazwy grup przelewów w rozbiciu na jednostki (dostępne modula) klient ma dostęp do kontrahentów wybranej/zaznaczonej jednostki.

Przełączając się między jednostkami widzi kontrahentów przypisanych do danej jednostki. Dodawani kontrahenci są dostępni dla każdego z rachunków jednostki, do której zostali dopisani.

Jeżeli natomiast w banku zaznaczony jest parametr Dostęp tylko do kontrahentów z jednostki macierzystej, to tylko tacy kontrahenci będą widoczni. Przełączając się między jednostkami klient widzi tylko tych przypisanych do jednostki.

UWAGA! Operator/pracownik firmy z uprawnieniem do wykonywania przelewów - Dopisywanie, edycja własnych przelewów (uprawnienie przydzielane w Banku) ma możliwość oglądania i edycji listy i grup kontrahentów. Operator nieposiadający takiego uprawnienia ma zablokowany dostęp do zakładki Kontrahenci. Próba wejścia w listę kontrahentów przez operatora nieuprawnionego zakończy się wyświetleniem okna z informacją „Lista jest pusta”.

11.1. Grupy kontrahentów

Okno „Kontrahenci” (Rys. 36) zawiera listę istniejących grup kontrahentów:

 Krajowych, na których rzecz należy wykonywać przelewy w PLN,

 Zagranicznych, na których rzecz należy wykonywać przelewy w dewizach.

W wyświetlonym oknie można wyszukać kontrahenta po dowolnym fragmencie nazwy lub po numerze rachunku (bez spacji) dane wprowadzając w pole przy przycisku Szukaj.

Rys. 36 Okno "Kontrahenci".

11.2. Lista kontrahentów

Kliknięcie w wybraną grupę otwiera okno z listą kontrahentów. Obok nazwy kontrahenta pojawia się kolumna ze znacznikiem czy dany kontrahent jest zaufany czy nie. W tym oknie dostępne są następujące operacje:

 Modyfikuj, w celu sprawdzenia lub edycji jego danych – nastąpi przejście do okna „Edycja kontrahenta” (Rys. 37);

 wykonanie przelewu poprzez wybranie polecenia Wykonaj przelew;

 dodanie nowego kontrahenta (przycisk w prawej dolnej części Dodaj kontrahenta);

 wyszukanie kontrahenta po dowolnym fragmencie nazwy lub po numerze rachunku (bez spacji) Szukaj.;

11.3. Dodanie nowego kontrahenta, edycja danych kontrahenta Dodanie nowego kontrahenta do bazy kontrahentów umożliwia polecenie Dodaj kontrahenta.

W celu zarejestrowania nowego kontrahenta w bazie, należy:

 W wyświetlonym oknie Nowy kontrahent – krok 1/2 wybrać grupę z rozwijanej listy lub dodać nową - przycisk Dodaj grupę;

 Wprowadzić opis kontrahenta;

 Wprowadzić dane kontrahenta: imię/nazwę (pole wymagane); nazwisko/nazwę cd., oraz adres kontrahenta;

 Wprowadzić rachunek kontrahenta (pole wymagane);

 Wprowadzić NIP, PESEL oraz REGON kontrahenta (wpisać bez spacji i myślników, pola nieobowiązkowe);

 Zaakceptować wprowadzone dane poprzez kliknięcie na przycisk Dalej. W kolejnym kroku, należy zweryfikować wprowadzone dane. Jeżeli są one prawidłowe to przyciskiem Zatwierdź można przejść do dalszej części formularza, gdzie certyfikatem, PIN-em z Tokena lub hasłem jednorazowym należy zatwierdzić nowego kontrahenta  Podpisz. W przypadku haseł jednorazowych (SMS lub z listy haseł) po wyjściu z okna edycji kontrahenta (użyciu przycisku Anuluj) i przy braku zmiany danych kontrahenta w momencie powrotu (ponownym użyciu przycisku Zatwierdź ) nie jest generowane zapytanie o nowe hasło, pamiętany jest numer ostatnio pobieranego hasła, co widocznie zmniejsza wykorzystanie haseł jednorazowych lub opłat za SMS. Hasło obowiązuje przez 45 sekund od prośby o podanie pod warunkiem, że nie było żadnych modyfikacji.

Rys. 37 Okno "Nowy kontrahent".

Prawidłowe zakończenie dodawania do bazy nowego kontrahenta powinno zakończyć się wyświetleniem komunikatu: „Dyspozycja została przyjęta”. Od tej chwili, nowy kontrahent pojawi się na liście kontrahentów oraz będzie możliwe wskazanie go z listy zarejestrowanych kontrahentów, która jest dostępna poprzez kliknięcie na ikonkę , widoczną obok pola „Numer rachunku” na formularzu „Przelew dowolny” (Rys. 28).

11.4. Import kontrahentów

Serwis umożliwia importowanie kontrahentów z innych systemów finansowych, Kontrahenci → Import. Procedura importu jest prosta i sprowadza się do wykonania w oknie "Import kontrahentów”

(Rys. 38) następujących czynności:

 Wybrania z listy istniejącej grupy kontrahentów, do której zostaną dopisana importowana lista kontrahentów;

 Wybrania z listy odpowiedniego kodowania znaków, w którym zapisany został plik zawierający listę kontrahentów podczas jej eksportowania z innego Serwisu finansowego;

 Wskazania pliku tekstowego z listą kontrahentów za pomocą przycisku Wybierz plik…;

Rys. 38 "Import kontrahentów".

 Importu kontrahentów jest automatycznie uruchomiony po wskazaniu pliku i zatwierdzeniu hasłem jednorazowym, certyfikatem lub PIN-em z Tokena (jeżeli klient ma ustawiony w banku Sposób autoryzacji dyspozycji: Hasło logowania (tylko import przelewów), to nie będzie mógł importować, dodawać, modyfikować kontrahentów).

Prawidłowe zakończenie operacji importu kontrahentów powinno zakończyć się wyświetleniem komunikatu: „Dyspozycja została przyjęta. Zaimportowano kontrahentów xxx”. Od tej chwili, zaimportowani kontrahenci dostępni będą na liście kontrahentów z danej grupy (będzie możliwe wskazanie ich z listy zarejestrowanych kontrahentów, która jest dostępna poprzez kliknięcie na ikonkę

, widoczną obok pola „Numer rachunku” na formularzu „Przelew dowolny” (Rys. 28).

Po zmodyfikowaniu kontrahenta w tabeli zostanie umieszczona informacja z datą i osobą modyfikującą:

 Poleceniem dodaj grupę można zaimportować kontrahentów do zupełnie nowej grupy;

Format pojedynczego rekordu (wiersza) pliku *.txt:

”opis_kontrahenta”,”nazwa(imie)_1”,”nazwa(nazwisko)_2”,”nazwa(ulica,nr)_3”,”nazwa(kod, poczta)_4”,”numer_rachunku”,”NIP”,”PESEL”,”REGON”(ENTER)

Długość pól:

Opis_kontrahenta, nazwa_1/2/3/4 – do 35 znaków każde pole numer_rachunku – 26 cyfr

separator – przecinek

Przykładowe pliki z kontrahentami przygotowanymi do importu:

 ”ROMEX”,”Rudka Sława”,”Sadowne 5”,”18-200 Dorobiny ”,”m”,”72872900000000673830000020”,””,””,””

 ”ROMEX”,”Rudka Sława”,”Sadowne ”,”18-200 Dorobiny

”,””,”72872900000000673830000020”,”7180026819”,””,”460008791”

11.5. Wyszukiwanie kontrahenta

Wyszukiwarka kontrahentów, znajdujących się w bazie kontrahentów, jest dostępna z zakładki

„Kontrahenci”.

Aby odszukać kontrahenta w bazie należy w polu „Wprowadź dowolny tekst: nazwę, numer rachunku itp.” wpisać dowolny ciąg znaków, który będzie szukany wśród opisów i nazw wszystkich kontrahentów (może to być nazwa, nazwisko) lub pełen numer rachunku wprowadzony bez spacji oraz kliknąć przycisk Szukaj.

Rys. 39. Okno "Kontrahenci"- wyszukanie kontrahenta.

W wyniku przeszukiwania bazy kontrahentów, wyświetlone zostanie okno z listą kontrahentów, spełniających zadane kryterium. Jeśli nie zostanie znaleziony żaden kontrahent, wyświetlona zostanie informacja: „Lista jest pusta”.