Przygoda Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w Szczecinie ze współ-katalogowaniem rozpoczęła się w 2005 roku. Zainicjowało ją podpisanie 27 września 2005 roku porozumienia o współpracy w zakresie katalogowania w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym NUKAT pomiędzy Biblioteką Uniwersytecką w Warszawie, w strukturze której działa Centrum NUKAT, a naszą Biblioteką. Poro-zumienie podpisane zostało przez dyrektorkę Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie
— Ewę Kobierską-Maciuszko oraz z ramienia Książnicy Pomorskiej w Szczecinie, jej dyrektora — Lucjana Bąbolewskiego.
Biblioteka podpisując porozumienie uzyskała prawo do bezpłatnego, nielimitowa-nego pobierania danych z bazy NUKAT oraz zobowiązała się do uczestniczenia we współkatalogowaniu, czyli wprowadzaniu do katalogu NUKAT opracowanych przez swoich bibliotekarzy rekordów bibliograficznych oraz rekordów haseł wzorcowych.
Centrum przydzieliło jednocześnie nieodpłatnie 3 licencje oprogramowania klienta systemu Virtua, będące stanowiskami obsługującymi komunikację z katalogiem NUKAT.
Kolejnym krokiem na drodze współpracy były przeprowadzone w Centrum NU-KAT szkolenia, w pierwszej kolejności informatyka obsługującego katalog lokalny, a następnie trzech bibliotekarek z działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. Pro-gram pięciodniowego szkolenia bibliotekarskiego, które odbyło się w dniach 24–28 października 2005 roku, objął takie zagadnienia jak: organizacja pracy w Katalogu Centralnym, wprowadzanie danych w systemie Virtua, tworzenie formularzy dla poszczególnych typów rekordów, zasady tworzenia rekordów kartoteki haseł wzor-cowych (khw) formalnych oraz zaktualizowane zasady tworzenia rekordów biblio-graficznych, tryb pracy Ośrodka Formatów i Kartoteki Wzorcowej haseł Formalnych, jak również tryb pracy Ośrodka Kontroli Rekordów Bibliograficznych.
Macierzysta biblioteka z grona osób uczestniczących w szkoleniu wyznaczyła osobę odpowiedzialną za współpracę z NUKAT. do zadań takiej osoby należy szko-lenie innych bibliotekarzy w Książnicy Pomorskiej w zakresie tworzenia rekordów i przydzielanie przeszkolonym osobom uprawnień do wprowadzania rekordów do bazy NUKAT, zgłaszanie do Centrum NUKAT nowych osób mogących wprowadzać dane do nukatowej bazy oraz prowadzenie korespondencji z bibliotekarzami odpo-wiedzialnymi w innych bibliotekach za współpracę z Katalogiem Centralnym, w kwestii spornych spraw związanych z opracowywanymi rekordami.
dalszym krokiem było zainstalowanie na stanowiskach komputerowych w Od-dziale Opracowania Zbiorów otrzymanego oprogramowania Virtui i w konsekwencji doskonalenie umiejętności pracy z nowym systemem, jak i pomiędzy obydwoma zintegrowanymi bibliotecznymi systemami, lokalnym klientem Alepha oraz nukato-wym klientem Virtui. Po czasie oswajania się z nową formą pracy, w lutym 2007 roku Książnica Pomorska wystąpiła do Centrum NUKAT z prośbą o kolejne licencje oprogramowania klienta systemu Virtua, w efekcie czego przybyło pięć stanowisk obsługujących komunikację z katalogiem NUKAT. Osoba odpowiedzialna za współ-pracę z Katalogiem Centralnym przeprowadziła szkolenia bibliotekarek zajmujących się opracowaniem formalnym druków zwartych, w trakcie których przybliżone zostały m.in. informacje dotyczące: organizacji pracy w Katalogu Centralnym, wprowadzania danych w systemie Virtua, pobierania z NUKAT-u (stworzonych przez bibliotekarzy z innych, biorących udział we współkatalogowaniu bibliotek, jak również własnego autorstwa) rekordów bibliograficznych oraz rekordów kartoteki haseł wzorcowych.
W Książnicy nastąpiły ponadto zmiany w obszarze tworzenia formalnych haseł wzorcowych. Jak dotąd tylko jedna osoba z zespołu opracowania formalnego zaj-mowała się ich tworzeniem, w momencie przystąpienia do NUKAT-u podjęto decyzję, aby cały zespół opanował zasady tworzenia rekordów formalnych khw. Co za tym idzie przeprowadzone zostało szkolenie z zasad tworzenia haseł wzorcowych dla:
nazw osobowych, nazw ciał zbiorowych, nazw imprez, tytułów ujednoliconych, tytu-łów formalnych, tytutytu-łów serii. Kolejnym krokiem było rozpoczęcie prac związanych z dostosowaniem blisko 33 tys. haseł formalnych khw istniejących w bazie lokalnej, do haseł znajdujących się w katalogu NUKAT. Melioracja bazy polegała na:
1. Modyfikacji rekordów w Katalogu Centralnym, w przypadku gdy rekordy ist-niejące w naszej bazie były bogatsze w dane.
2. Kopiowaniu i nagrywaniu na rekordy istniejące w lokalnym katalogu rekordów nukatowych, jeśli owe posiadały identyczne dane lub gdy były pełniejsze niż rekordy stworzone w Bibliotece.
3. Wysyłaniu do Katalogu Centralnego nowych rekordów, bazujących na zaso-ysyłaniu do Katalogu Centralnego nowych rekordów, bazujących na zaso-bach lokalnej bazy.
Udział we współkatalogowaniu wymógł także zmianę organizacji pracy w dziale Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, związaną z drogą książki. dotychczas po za-rejestrowaniu dokumentu, czyli nadaniu znaków własnościowych, akcesji, utworzeniu w systemie rekordu sygnalnego, książka trafiała na tzw. przydział, na którym decy-dowano o miejscu jej przechowywania lub udostępniania, po czym przekazywana była do opracowania przedmiotowego, następnie formalnego oraz inwentaryzowana.
Obecnie rejestracja dokumentu dokonywana jest na początku drogi książki, ale odbywa się ona bez tworzenia w Alephie rekordu sygnalnego. Po rejestracji wpły-wu dokument przekazywany jest do opracowania formalnego, następnie trafia na przydział, po nim zostaje opracowany przedmiotowo i zainwentaryzowany.
A
ARTYKUŁYW dniu 2 marca 2006 roku cały zespół opracowania formalnego rozpoczął swą pracę z dokumentami zwartymi w ramach współkatalogowania. Bibliotekarki przy-stąpiły do:
Zarówno rekordy bibliograficzne tworzone do Katalogu Centralnego, jak i kopio-wane z niego do katalogu lokalnego nie zawierają charakterystyki przedmiotowej.
W pierwszych miesiącach funkcjonowania w nowych realiach dwusystemowych, praca zespołu opracowującego formalnie wydawnictwa zwarte kontrolowana była przez trzy osoby, które uczestniczyły w szkoleniu w Centrum NUKAT i które pełniły funkcję korektorów. Z czasem, w miarę coraz większej swobody w opracowaniu i poruszaniu się pomiędzy Virtuą a Alephem, kolejne osoby zyskiwały status korek-tora, dostając możliwość wysyłania stworzonych przez siebie nowych rekordów bez dodatkowej kontroli. W Książnicy nie zdecydowano się na wydzielenie z zespołu osób, które zająć by się miały wyłącznie kopiowaniem z Katalogu Centralnego, tzw.
kopistów. Cały zespół zajmuje się zarówno tworzeniem, jak i kopiowaniem rekordów bibliograficznych oraz rekordów khw.
W celu sprawdzenia spójności bazy nukatowej z bazami lokalnymi, w listopadzie 2006 roku Centrum NUKAT przeprowadziło akcję porównania numerów kontrolnych rozpoczynających się prefiksem „zz” rekordów bibliograficznych w bazach lokalnych i rekordów bibliograficznych Katalogu Centralnego zawierających symbole bibliotek (w przypadku Książnicy Pomorskiej — SZCZ M). Centrum NUKAT sprawdziło czy:
1. rekordy bibliograficzne, które znajdują się w katalogu NUKAT i w których znajduje się siglum naszej Biblioteki, zostały skopiowane do katalogu lokal-nego;
2. rekordy bibliograficzne, które zostały skopiowane do katalogu lokalnego, mają w katalogu NUKAT dodane symbol SZCZ M.
Liczba rekordów znajdujących się w bazie NUKAT z siglum Książnicy, których nie skopiowano do katalogu lokalnego wyniosła 40, na 15 781 wszystkich rekordów w Katalogu Centralnym, przy których widniało oznaczenie SZCZ M. Natomiast licz-ba rekordów skopiowanych z NUKAT-u do lokalnej licz-bazy, przy których w Katalogu Centralnym brak było siglum Książnicy, wyniosła 107. W pierwszym roku przygody ze współkatalogowaniem, Książnica Pomorska uzyskała więc bardzo dobre wyniki i ze spokojem patrzyła na ciąg dalszy współpracy.
Statystyka w rocznicę (2 marca 2007 roku) rozpoczęcia przez zespół opracowania formalnego wydawnictw zwartych, pracy w ramach współkatalogowania, przedsta-wiała się następująco:
1. rekordy bibliograficzne wydawnictw zwartych skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu Książnicy:
a) autorstwa KP — 2422,autorstwa KP — 2 422,
b) autorstwa innych bibliotek — 23489,autorstwa innych bibliotek — 23 489, c) razem — 25911.razem — 25 911.
2. Rekordy bibliograficzne wydawnictw zwartych zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarki naszej Biblioteki — 530.
3. Rekordy khw formalne skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu Książnicy:
a) autorstwa KP — 1085,autorstwa KP — 1 085,
b) autorstwa innych bibliotek — 38971,autorstwa innych bibliotek — 38 971, c) razem — 40056.razem — 40 056.
4. Rekordy khw formalne zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarki naszej Biblioteki — 3 661.
Kolejnym krokiem na współkatalogowej płaszczyźnie było przystąpienie do Katalogu Centralnego z opracowaniem wydawnictw ciągłych. W pierwszych dniach lutego 2007 roku przeprowadzono szkolenie zespołu opracowującego formalnie wy-dawnictwa ciągłe dotyczące m.in. organizacji pracy NUKAT-u, wprowadzaniu danych w systemie Virtua oraz pracy pomiędzy dwoma systemami bibliotecznymi. Zespół uczestniczył także w szkoleniu z zasad tworzenia haseł wzorcowych, aby całościo-wo opracowywać nowe rekordy do Katalogu Centralnego. dnia 5 marca 2006 roku rozpoczęto pracę z dokumentami ciągłymi w ramach współkatalogowania.
W 2007 roku zwiększona została liczba osób, które współpracować miały z Ka-talogiem Centralnym. Rzecz jasna, iż zadbać trzeba było o nowe warsztaty pracy, stąd Książnica wystąpiła do Centrum NUKAT z prośba o nieodpłatne przydzielenie kolejnych klientów systemu Virtua. dzięki temu ich liczba wzrosła do 11. W połowie października 2007 roku do NUKAT-u zaczęły trafiać rekordy bibliograficzne niemu-zycznych dokumentów dźwiękowych autorstwa Książnicy Pomorskiej.
Kolejna akcja porównania numerów kontrolnych przeprowadzona w paździer-niku 2007 roku wykazała, iż liczba rekordów znajdujących się w katalogu NUKAT z siglum Książnicy, a które nie zostały skopiowane do katalogu lokalnego wynosi 47, co stanowiło 0, 10% rozbieżności w bazie nukatowej. Natomiast liczba rekordów skopiowanych z Katalogu Centralnego do katalogu lokalnego, przy których w bazie nukatowej brakowało oznaczenia SZCZ M wyniosła 151 rekordów, co stanowiło 0, 34% rozbieżności w bazie Książnicy Pomorskiej. Tak dobre wyniki wskazują na dużą dokładność bibliotekarek w procesie pobierania rekordów, mogą więc cieszyć i być powodem do dumy.
Na początku marca 2008 roku upłynął drugi rok naszej ścisłej, bo już w pełni współuczestniczącej w tworzeniu Katalogu Centralnego współpracy. Efekt dwuletniej kooperacji przedstawia się następująco:
1. Rekordy bibliograficzne wydawnictw zwartych skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu Książnicy:
a). autorstwa KP — 6351 (w tym niemuzyczne dokumenty dźwiękowe — 80),autorstwa KP — 6 351 (w tym niemuzyczne dokumenty dźwiękowe — 80), b) autorstwa innych bibliotek — 47278 (w tym niemuzyczne dokumentyautorstwa innych bibliotek — 47 278 (w tym niemuzyczne dokumenty
dźwiękowe — 66),
c). razem — 53629 (w tym niemuzyczne dokumenty dźwiękowe — 146).razem — 53 629 (w tym niemuzyczne dokumenty dźwiękowe — 146).
A
ARTYKUŁY2. Rekordy bibliograficzne wydawnictw zwartych zmodyfikowane w kataloguRekordy bibliograficzne wydawnictw zwartych zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarki naszej Biblioteki — 1 123 (w tym niemuzyczne dokumenty dźwiękowe — 25).
3. Rekordy bibliograficzne wydawnictw ciągłych skopiowane z katalogu NUKATRekordy bibliograficzne wydawnictw ciągłych skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu Książnicy:
a) autorstwa KP — 52,autorstwa KP — 52,
b) autorstwa innych bibliotek — 1713,autorstwa innych bibliotek — 1 713, c) razem — 1765.razem — 1 765.
4. Rekordy bibliograficzne wydawnictw ciągłych zmodyfikowane w kataloguRekordy bibliograficzne wydawnictw ciągłych zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarki naszej Biblioteki — 27
5. Rekordy khw formalne skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu KsiążnicyRekordy khw formalne skopiowane z katalogu NUKAT do katalogu Książnicy a) autorstwa KP — 2922autorstwa KP — 2 922
b) autorstwa innych bibliotek — 68122autorstwa innych bibliotek — 68 122 c) razem — 71044razem — 71 044
6. Rekordy khw formalne zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarkiRekordy khw formalne zmodyfikowane w katalogu NUKAT przez bibliotekarki naszej Biblioteki — 5 310.
Podjęcie współpracy w zakresie katalogowania w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym NUKAT było bardzo dobrym rozwiązaniem problemów dotyczą-cych opracowania nieustannie zwiększającej się ilości wydawnictw, które wpływały do Biblioteki. Wcześniej wydawało się, że jedynym sposobem na uniknięcie opóźnień w opracowaniu bieżących wpływów jest powiększenie zespołu, co zawsze gene-ruje kolejne koszty. decyzja o przystąpieniu do współkatalogowania zaowocowała w konsekwencji wyraźnym wzrostem ilości opracowanych dokumentów, co ilustruje poniższa tabela:
wydawnictwa zwarte wydawnictwa ciągłe
2005 13 017 1 270
2007 25 932 2 113
Prawie dwukrotny wzrost ilości opracowanych dokumentów, uzyskany w tym samym zespole jest sukcesem godnym pozazdroszczenia.
Należy również podkreślić, iż zespoły opracowania formalnego, zarówno wydaw-nictw zwartych jak i wydawwydaw-nictw ciągłych, sprostały trudnemu wyzwaniu: musiały w krótkim czasie poznać tajniki pracy w nowym systemie bibliotecznym, a także opanować zasady tworzenia rekordów khw formalnych.
Katalogowi Centralnemu NUKAT, a co za tym idzie idei współkatalogowania zawdzięczamy upowszechnienie międzynarodowych standardów i ujednoliconych reguł katalogowania. W bibliotekach nastąpiło podniesienie poziomu opracowania, czemu przysłużyła się powszechna weryfikacja bibliotekarzy z innych bibliotek,
bio-rących udział we współkatalogowaniu. Poprzez nawiązanie przez Centrum NUKAT w 2006 roku współpracy z OCLC (Online Computer Library Center), jak również z Google Scholar, nastąpiło otwarcie drogi rekordom pochodzącym z bazy NUKAT do uczestnictwa w globalnej informacji, w tym także rekordom tworzonym w Książ-nicy Pomorskiej.
Justyna Golanowska
dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Książnicy Pomorskiej Osoba odpowiedzialna za współpracę z NUKAT
A
ARTYKUŁYRemigiusz Łaskarzewski