PU B LIK A CJE

są cechy jakościowe zapisów operacji gospodarczych w księ- tecznego wpływu dokumentu księgowego do komórki

rachun-gach rachunkowych, a mianowicie: kowości.

■ Udowodnienie zapisów operacji gospodarczych;

■ Ciągłość (stałość) zasad rachunkowości;

■ Chronologia zapisów operacji gospodarczych;

■ Kompletność zapisów w księgach rachunkowych;

■ Systematyka zapisów w księdze głównej;

■ Sprawdzalność danych księgowych.

■ Trwałość zapisów.

Udowodnienie

Kolejne podtytuły nakazują udowodnienie zapisów w księgach rachunkowych.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

W komputerowo prowadzonych księgach rachunkowych mu­

szą istnieć oznaczenia wiążące zapisy księgowe z dokumenta- cjąźródłową, która musi mieć „trwale czytelną postać”.

Ciągłość (stałość) zasad

Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły. dokonując w kolejnych latach obrotowych jednako­

wego grupowania operacji gospodarczych na kontach, wy­

c e n y a ktyw ó w , w tym ta k że d o k o n y w a n ia o d p isó w amortyzacyjnych (umorzeniowych), pasywów, ustalania wy­

niku finansow ego i sporządzania sprawozdań finansowych;

wykazane w bilansie zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej sam ej wysokości w bilansie otwarcia na­

stępnego roku obrotowego. Z jednej strony oprogramowa­

nie powinno być zabezpieczone przed nieuprawnioną zmianą, z drugiej strony powinno ono być na tyle elastyczne, spara- metiyzowane, żeby umożliwić ewentualną zmianę zasad na przykład naliczania amortyzacji.

Chronologia

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującychjednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głów­

nej są sporządzane nie później niż do 15 dnia następnego mie­

siąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, 3) zapisy w księgach rachunko­

wych dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii dokonywane są w tym samvm dniu, w którym zostały dokonane.

Właściwie wymienione przepisy ustawy określają wyma­

gania chronologii, ale często trudno je w praktyce urzeczywist­

nić. Nie ma bowiem wyraźnej daty, według której ma być egzekwowana chronologia. Czy ma to być data wystawienia dokum entu, tak istotna na przykład przy fakturze VAT dla po­

wstania obowiązku podatkowego, czy data otrzymania doku­

mentu istotna w rozliczeniach finansowych z kontrahentami?

Różne daty są istotne dla różnych celów. Nieodzownym jest, aby system FK kontrolował kolejność numeracji zapisów i na­

stępstwo czasowe księgowań, na przykład podług daty

osta-Kompletność

W księgach rachunkowych i wyniku finansow ym jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na je j rzecz przychody i obciążająceją koszty związane z tymi przychoda­

mi dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od termi­

nu ich zapłaty. Do ksiąg rachunkowych m iesiąca należy wprowadzić, w postaci zapisu, każda operacie gospodarcza.

która nastąpiła w tym miesiącu. W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy mogą być prze­

noszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach da­

nych, p o d warunkiem, że możliwe je s t stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.

Księgi rachunkowe uznaje się za prow adzone bezbłędnie, j e ż e li w p row adzono do nich ko m p le tn ie i p o p ra w n ie w szystkie za kw a lifiko w a n e do za księg o w a n ia d ow ody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w miesiącu.

Potrzebne są różne układy sprawdzania kompletności. Słu­

żą temu tak sumy kontrolne jak bilansowanie, kontrola zerowa itp. Nigdy dość układów automatycznej kontroli kompletności zapisów w księgach rachunkowych.

Systematyka

D o ko n u ją c w yboru rozw iązań d o p u szczo n ych ustaw ą i dostosowując j e do potrzeb jednostki, należy zapewnić wy­

odrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodar­

czych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansow ego oraz rentowności jed n o stki p rzy za ­ chowaniu zasady ostrożnej wyceny. Konta księgi głów nej służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym, na kontach przew idzianych w zakładow ym p la n ie kont. Na konta księgi głów nej wprowadza się p o d datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkow e aktyw ów i p a sy ­ wów, a następnie dokonuje za kolejne m iesiące zapisów, zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienni­

ku. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prow adzi się w porządku system atycznym . Zapisy uporządkow ane są chronologicznie i system atycznie według kryteriów klasy­

fikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jed n o stkę spraw ozdań fin a n so w ych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansow ych.

Systematyka jest osiągana głównie przez odpowiednią kon­

strukcję planu kont. Chodzi też o to, czy system FK akceptuje różne rozwiązania w planie kont, tak, jeżeli chodzi o wielość przekrojów ewidencyjnych, jak i łatwość modyfikacji.

Sprawdzalność

4. Księgi rachunkowe uznaje sie za sprawdzalne, jeżeli umoż­

liwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapi­

sów. stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

Inlorm atyka 1/98 33

P U B LIK A C JE

1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikacją do­

wodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunko­

wych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycz­

nie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań f i ­ nansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz doko­

nanie rozliczeń finansowych;

3) zapewniona jest, vt' razie prowadzenia ksiąg rachunko­

wych przy użyciu komputera za pom ocą odpowiednich wydruków, kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry przetwarzania danych;

4) zapewniony je s t dostęp do zbiorów danych pozwalają­

cych, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Kluczowym problemem zapewnienia sprawdzalności zapi­

sów jest budowanie odpowiednich śladów i ścieżek kontrol­

nych. Podstawowy ślad kontrolny znajdujemy w dzienniku.

Trwałość

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu kompu­

tera należy zapewnić wydruk dziennika kolejno numerowa­

nych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca; za równoznaczne z ttydrukiem uznaie sie przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygod­

nego przenoszenia danych z komputera. W razie prowadze­

nia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zestawienia należy wydrukować na papierze albo przenieść na inny trwa­

ły nośnik danych. Zapisów w księgach rachunkowych doko­

nuje się w sposób trwały, ręcznie lub m aszynow o, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uży­

ciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub mody fikacja zapisu. Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera mogą mieć postać zapisów lub zbiorów utrwalonych na nośnikach ma­

gnetycznych tylko w okresie poprzedzającym przeniesienie zapisów na nośnik trwały. Zapisy księgowe utrwalone na magnetycznych nośnikach danych powinny bvć wydrukowa­

ne lub przeniesione na inny trwały nośnik danych.

Problem sprowadza się do uznawania nośników maszyno­

wych. Tymczasem dominuje nośnik papierowy. Pod określo­

nymi jednak warunkami, ustawa dopuszcza zwłaszcza nośnik optyczny.

P ra w d ziw o ść odnosi się do cech zapisu operacji gospo­

darczych w źródłowych dowodach księgowych. Należy wy­

mienić cechy i odnieść każdą do przepisu prawnego. Cechy dokumentów źródłowych mają znaczenie dla udowodnienia za­

pisów w księgach rachunkowych. Chodzi tu nie tylko o cechy zapisu operacji gospodarczej, ale warunki uznania zapisu za legalny, zgodny z przepisami oraz stanowiący dowód w spo­

rach. Atrybut „prawdziwość” odnosi się do udokumentowania zapisów w księgach rachunkowych, zapewniając przede wszyst­

kim ich rzetelność. Do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić, w postaci zapisu, każda operacie gospodarcza.

która nastąpiła w tym miesiącu. Podstawą zapisów w księ­

gach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające do­

konanie operacji gospodarczej. W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera:

D zapisy w nich moga nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych.

p o d warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dow odu księgow ego i m ożliw e j e s t stw ierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

ATażda operacja gospodarcza, powodująca zmianę aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z ich osiągnię­

ciem oraz zmianę wyniku finansowego zgodnie z zasadą udo­

kumentowania zapisów księgowych, powinna być potwierdzona dowodem „stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej”.

Obowiązuje więc tu podstawowa zasada udokumentowania każdego zapisu prawidłowym dowodem księgowym.

L e g a ln o ś ć sprowadza się do specyfikacji dokumentacji systemu rachunkowości funkcjonującej w środowisku infor­

matycznym, specyfikacji dokumentacji opisującej przyjęteprzez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i specyfi­

kacji dokumentacji systemu informatycznego działającego we wspomaganiu rachunkowości. W rezultacie chodzi tu o zawar­

tość i postać dokumentacji rachunkowości w środowisku in­

formatycznym.

Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisująca przy­

jęte przez nia zasady rachunkowości, a w szczególności: 1) zakładowy plan kont, obejmujący wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady księgowania na nich operacji gospodarczych oraz wyceny aktywów i pasywów, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewi­

dencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej, 2) wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, a w razie ich pro­

wadzenia przy użyciu komputera - wykaz zbiorów stanowią­

cych księg i rachunkow e na nośn ika ch czyteln ych dla komputera, 3) dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera i je j zmiany, obejmującą poza opisem zbiorów, o których mowa w pkt. 2, co najmniej: a) wykaz pro­

gramów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę każdego nowego lub zmienionego programu do sto­

sowania, b) opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, c) zasady ochrony danych, d) sposoby zapewnienia właściwe­

go stosowania programów, e) zasady ewidencji przebiegu prze­

twarzania danych. Każdajednostka stosująca system FK powinna posiadać, aktualizować i chronić taką dokumentację. Ważnajest w szczególności j ej część definiuj ąca procedury księgowe (regu­

ły obliczeń). Nie zawsze jednak będzie łatwo sprostać wymaga­

niom typu „spis zbiorów” czy „spis programów”, jeśli odnieść to do zastosowań w środowisku wysoko zorganizowanych baz danych.

Ig n a c y D z ie d z ic z a k jest pracownikiem Uniwersytetu Szczecińskiego.

34 inform atyka 1/98

IlÄ ppi

S88jfejgg Ë l l l l l l 'êMiWSk

N E T S C A P E

É K iím Oprogramowania sp. z o.o.

^ 0 -0 6 3 'Krak|3W|tel.(012)-32-51-66, 34-34-22

w.146 36-98; '7 Email:support@ clico.krakow.pl Dkrakow.pl / / FTP.clico.krakow .pl

■ a

i '

Obiekty funkcyjne w standardowej