Strategia Rozwoju Miasta Łańcuta na lata 2021 – 2027 jest podstawowym dokumentem długookresowym, branym pod uwagę przy planowaniu działań rozwojowych w sferze społecznej i gospodarczej. Cele w niej zawarte podlegają monitorowaniu na podstawie zachodzących zjawisk i zmian, co pozwala na
określenie skuteczności i postępów realizacji tych celów. Dzięki temu możliwe jest również zauważenie nieuwzględnionych wcześniej czynników, a także
nieprzewidzianych zjawisk i tym samym dokonanie korekty. Jednymi z dokumentów, które pozwolą na określenie poziomu zaawansowania wdrażanych zmian w skali krótko i średniookresowej są doroczne przeglądy budżetów i Wieloletnich Prognoz Finansowych. Dokumenty te powinny zawierać wszystkie zadania zaplanowane do realizacji i wymagające wieloletnich inwestycji. Aktualne dokumenty są dostępne na stronie BIP Miasta Łańcuta. Efekty Strategii będą ukazywane w raporcie
sporządzanym, co trzy lata, w celu monitorowania i wdrażania dokumentu w życie.
Monitoring strategii służy do kontroli postępu realizacji programów, projektów i zadań strategicznych, weryfikacji osiągniętych rezultatów i porównywaniu ich
zgodności z celami strategicznymi oraz bieżące działania naprawcze. Ma on na celu również uchwycenie zmian sytuacji społeczno-gospodarczej miasta oraz
uwarunkowań i trendów występujących w otoczeniu miasta, które mogą zdecydować o korekcie sposobu, terminu i zakresu realizacji konkretnych działań.
Wielopodmiotowość procesu wdrażania strategii (wspólnotowy wymiar) wymaga stworzenia takiego systemu monitoringu, który pozyskiwałby
usystematyzowane dane z niezależnych źródeł. Należą do nich:
system statystyki publicznej (Główny Urząd Statystyczny, Wojewódzki Urząd Statystyczny w Rzeszowie);
systemy mapowe (udostępniane zasoby w gestii Starostwa Powiatowego, Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii );
informacje gromadzone przez podmioty wykonujące zadania publiczne na obszarze Łańcuta, np. w sferze sektora wspierania biznesu, czy sferze wspierania organizacji pozarządowych;
informacje pochodzące z badań własnych (np. uzyskane na podstawie ankiet wśród grup docelowych społeczności lokalnej) w ramach przedsięwzięć prowadzonych przez władze miasta.
Proponuje się w celu badania aktualności wykonywanie corocznego raportu z wdrażania Strategii, co stworzy warunki do ewentualnego wprowadzenia
modyfikacji pod kątem możliwości finansowania założeń ze względu na brak aktualnych dokumentów programowych UE. Warto na bieżąco kontrolować
119
aktualność strategii w tym celu proponuje się wykorzystanie monitoringu na zasadzie cyklu Deminga24.
Rysunek 6 Schemat cyklu Deminga
Źródło: opracowanie własne
Zaplanuj - ustal cele i procesy wymagane do osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Działania w tym zakresie będzie wykonywał wydział odpowiedzialny za planowanie rozwoju oraz we współpracy z komórką odpowiedzialną za realizację inwestycji i działem finansów. Do zadań związanych z tym etapem należeć będą:
aktualizacja dokumentów strategicznych,
aktualizacja harmonogramów projektów.
Wykonaj - zrealizuj zaplanowane cele. Zadania z tego cyklu będą wykonywać komórki odpowiedzialne za: inwestycje, finanse oraz jednostki organizacyjne miasta.
Sprawdź - podczas tej fazy dane i wyniki zebrane w fazie wykonania podlegają ocenie i porównaniu z oczekiwanymi wynikami. Sprawdza się również, czy w fazie planowania zaszły jakieś zmiany w stosunku do pierwotnego testu utworzonego. Na tym etapie będą wykonywane następujące działania:
• monitoring projektów podejmowanych na rzecz wdrożenia strategii,
24Plan-Do-Check-Act lub cykl P-D-S-A z ang. Plan-Do-Study-Act lub koło Deminga – schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego ulepszania (ciągłego doskonalenia, kaizen, stworzoną przez Williama Edwardsa Deminga, amerykańskiego specjalistę statystyka pracującego w Japonii.
Zaplanuj
Wykonaj
Sprawdź
Popraw
120
• monitoring wskaźników przyjętych do oceny efektywności podejmowanych działań – obserwacja wielkości i ich zgodności z założonymi wartościami docelowymi lub tendencjami tj. długookresowymi skłonnościami do jednokierunkowych zmian (wzrostu/spadku) wartości badanej zmiennej,
• proces wdrażania strategii będzie podlegał ciągłej obserwacji. Monitorowana będzie realizacja przewidzianych projektów, a także ogólna sytuacja społeczno-gospodarcza miasta,
• co trzy lata będą zbierane i analizowane dane, służące wyliczeniu wartości wskaźników realizacji celów zapisanych w strategii.
Za realizację cyklu „Sprawdź” odpowiedzialny będzie Burmistrz Miasta, do którego obowiązków będzie należało sporządzanie corocznych raportów z wynikami monitoringu i osiągniętych wskaźników określonych w Strategii oraz opracowanie raportu końcowego z realizacji Strategii, w którym zostanie zaprezentowana analiza wskaźników oraz zakres osiągniętych celów. Za wkład merytoryczny odpowiadał będzie wydział realizujący zadania związane z planowaniem rozwoju. Bieżące wartości wskaźników poddane zostaną weryfikacji pod kątem postępów
w dochodzeniu do wartości docelowej lub utrzymania założonej tendencji rozwojowej. Pozwoli to na ocenę skuteczności zaproponowanych interwencji.
Popraw- faza zwana również „dostosowywaniem”, to etap ulepszania procesu.
Zapisy z faz „wykonaj” i „sprawdź” pomagają zidentyfikować problemy procesu.
Kwestie te mogą obejmować problemy, niezgodności, możliwości ulepszeń, nieefektywności i inne kwestie, które powodują, że wyniki są ewidentnie mniej niż optymalne. Podstawowe przyczyny takich problemów są badane, znajdowane i eliminowane poprzez modyfikację procesu. Pod koniec działań w tej fazie proces ma lepsze instrukcje, standardy lub cele. Praca w kolejnej fazie nie powinna
powodować ponownego wystąpienia zidentyfikowanych problemów. Na tym etapie będą wykonywane następujące działania:
inicjowanie zmian na poziomie projektów,
inicjowanie zmian na poziomie przyjętej strategii,
wdrożenie działań naprawczych w przypadku braku realizacji wskaźników,
badanie powiązań między projektami i ich wzajemnego wpływu na siebie.
Realizacją tego cyklu będzie zajmował się wydział odpowiedzialny za planowanie rozwoju przy współpracy z wydziałem inwestycji, jednostkami
organizacyjnymi oraz wydziałem finansowym, który ustali, w jakim zakresie będą wprowadzone zmiany w istniejących projektach lub strategii.
Monitoring skutków wdrażanych interwencji, stopnia osiągnięcia
wyznaczonych celów oraz sytuacji społeczno-gospodarczej pozwoli na formułowanie wniosków i rekomendacji będących podstawą do podjęcia decyzji o aktualizacji
121
dokumentu lub przygotowaniu nowej strategii. Poniższa tabela prezentuje wskaźniki osiągnięcia celów strategicznych.
Tabela 23 Wskaźniki ujęte w celach strategicznych Cel
strategiczny
Cel
operacyjny Wskaźnik Wartość bazowa z obsługi klienta
0 2
122
Cel
strategiczny
Cel
operacyjny Wskaźnik Wartość bazowa
rowerowych 5,5km 10km
II. Rozwój
123
Cel
strategiczny
Cel
operacyjny Wskaźnik Wartość bazowa
Źródło: opracowanie własne
124