WYBRANE RAPORTY SYSTEMU ALEPH
W artykule opisano opracowane w Bibliotece Głównej i OINT Politechniki Wrocławskiej rozszerzenie funkcjonalności modułu Gromadzenie w systemie ALEPH1 polegające na częściowym zintegrowaniu danych zawartych w bazie
Zamówienia modułu Gromadzenie z bazą Centralny Rejestr Wydatków PWr.
Na przykładzie wybranych raportów, jak np. Załącznik do faktury, wskazano na niezbędność posługiwania się narzędziami elektronicznymi w pracy działów gromadzenia. Podjęto próbę odpowiedzi na pytanie: dlaczego o gromadzeniu
pisze się w Polsce mało i niechętnie.
Wszystkie moduły systemu ALEPH, funkcjonującego w Biblio-tece Głównej Politechniki Wrocławskiej (BG) od 2002 roku, wzbo-gacane są nieustająco o nowe oprogramowanie podyktowane poja-wianiem się coraz bardziej wyrafinowanych potrzeb płynących,
1 Rejestr zbiorów bibliotecznych był prowadzony od początku 2007 roku poza BG, w Centralnym Rejestrze Wydatków PWr. W trakcie pierwszych miesięcy jego funkcjonowania pojawił się pomysł, aby obowiązek rejestrowania zbiorów biblio-tecznych przekazać właśnie Bibliotece. Ze względu na liczbę i specyfikę zamówień BG uznano, że kwalifikują się one do wyodrębnienia z CRW PWr. W maju 2007 roku utworzono odrębny rejestr zbiorów bibliotecznych CRW, prowadzenie które-go powierzono sekcji księktóre-gowo-planistycznej BG z równoczesnym utworzeniem w tym celu nowego stanowiska pracy.
ostatnio coraz częściej, z poszczególnych jednostek Uczelni. Cza-sem są to programy i projekty długotrwale rozbudowywane i szero-ko opisywane, jak np. platforma integracji bazy DONA-ALEPH z SCI, Listą Filadelfijską i innymi źródłami danych naukometrycz-nych [5], a czasem proste, ale skutecznie wspomagające żmudne, codzienne procedury, niezbędne np. przy realizacji centralnego za-mawiania, rejestrowania i wprowadzania książek do 20 bibliotek funkcjonujących w systemie sieci bibliotecznej Uczelni.
W artykule opisano dostosowywanie sposobu wprowadzania da-nych w module Gromadzenie w systemie ALEPH (MG) do wymo-gów ewidencji wydatków zamówień o wartości do 14000 euro. Przedstawiono, krok po kroku, schemat działań ilustrujący kolejne procedury związane z rejestracją zamówień na książki w Centralnym Rejestrze Wydatków PWr (CRW) i zapewnieniem korelacji danych w dwóch niezintegrowanych bazach danych: (MG i CRW). Szczegó-łowo opisano raport Załącznik do faktury, służący do opisu faktur, który to opis mocno skomplikował się po wprowadzeniu CRW. Wspomniano także o niektórych raportach zaprojektowanych w od-powiedzi na wymagane przez Uczelnię zestawienia statystyczne.
O gromadzeniu pisze się w Polsce rzadko; traktowane jest „po ma-coszemu” w zakresie collection development, jak chce Henryk Holen-der [6] lub nazwane „bibliotecznym kopciuszkiem” przez Annę Fili-powicz, jeśli chodzi o prawie nieobecne jeszcze 10 lat temu narzędzia elektroniczne w pracy działu gromadzenia [8]. Również niespełna 5 lat temu – przypomnijmy wyniki ankiety z 2005 roku, wyraźnej poprawy sytuacji nie zanotowano: „Jeżeli na 30 analizowanych bibliotek tylko w 8 (27%) nie odkładano na później wdrożenia modułu gromadzenia, a w 15, czyli w połowie bibliotek, w ogóle, nawet po latach, nie zdoła-no zachęcić zespołów zajmujących się gromadzeniem zbiorów do po-sługiwania się narzędziem elektronicznym w codziennej pracy, to nale-ży uznać, że oferowane narzędzia nie są jeszcze w pełni dostosowane do potrzeb bibliotek w Polsce i wymagają modyfikacji, co dobitnie potwierdzają dane zawarte w odpowiedziach bibliotek…” [7].
Odpowiedzią na pytanie: dlaczego o gromadzeniu pisze się mało? jest, po części i w pewnym tylko sensie, niniejszy artykuł, który
przy-pominać może radosną twórczość smutnego biurokraty, a w istocie jest szczegółowym opisem niezbędnych, nie wszystkich oczywiście, kroków poprzedzających realizację każdego zamówienia na książki, czyli bardzo żmudnych procedur, opisu których próżno szukać w literaturze przedmiotu lub obszernych, i zdawałoby się wyczer-pujących instrukcjach modułów gromadzenia w zintegrowanych systemach bibliotecznych. No, ale czy to jest absorbujący temat dla piszących lub czytających bibliotekarzy?
Skoro jednak czynności są żmudne, literatury i szkoleń niewiele a normy jakości obsługi użytkownika wyśrubowane – jak rzeczowo, dyplomatycznie i natychmiast! odpowiedzieć na pytanie czytelnika, który np. posługując się specjalnie dla niego zaprojektowanym for-mularzem elektronicznym, zgłasza tytuły do zakupu i chce wie-dzieć, kiedy zaproponowane książki będzie mógł wypożyczyć?
Zacznijmy od przykładowego wyliczenia czynności do wykona-nia, nim tytuł trafi w postaci zamówienia do dostawcy. Dodajmy od razu, że o większości z nich użytkownik nie chce, ale i nie powinien słyszeć:
1. Otrzymanie zgłoszonych tytułów do zakupu za pośrednictwem formularza elektronicznego.
2. Formalna i merytoryczna ocena przydatności i niezbędności zgłoszonych tytułów, także w innych bibliotekach sieci (by ograni-czyć powtarzające się zamówienia) oraz potwierdzenie mailem przyjęcia i skierowania zamówień do realizacji.
3. Rozpoznanie cenowe na rynku (wykonane z należytą staran-nością) i wybór dostawców zapewniający uzyskanie najlepszych efektów z nakładów na rozbudowę księgozbioru.
4. Rezerwacja u dostawców zamówionych książek z gwarancją utrzymania wynegocjowanej ceny z chwilą ich zakupu.
5. Wprowadzenie wstępnych opisów bibliograficznych do bazy
Katalogowanie.
6. Wprowadzenie nowego rekordu do bazy Budżety w MG, jeśli zamówienie dotyczy deklarowanych środków własnych.
7. Wprowadzenie oddzielnego rekordu zamówienia dla każdego tytułu i utworzenie rekordów egzemplarzy dla każdego tytułu.
8. Wygenerowanie zamówienia w postaci list przeznaczonych do poszczególnych, wybranych dostawców.
9. Przekazanie zamówień do zastępcy dyrektora BG – weryfi-kacja merytoryczna celowości realizowanego zamówienia.
10. Przekazanie zamówień do dyrektora BG – ostateczna akcep-tacja w Bibliotece.
11. Przekazanie zamówień do sekcji księgowo-planistycznej BG – zaewidencjonowanie i nadanie numeru pozycji w rejestrze ewi-dencji wydatków wyodrębnionym dla zamówień bibliotecznych z CRW PWr.
12. Przekazanie zamówienia do kontrasygnaty – akceptacja za-stępcy kwestora PWr.
13. Wysłanie zamówienia do dostawcy i powrót kopii zamówie-nia do Oddziału Gromadzezamówie-nia BG (OG), gdzie następuje uzupeł-nienie każdego rekordu w bazie Zamówienia MG o numer pozy-cji nadany w rejestrze ewidenpozy-cji wydatków (zob. pkt. 11).
W wymienionych trzynastu czynnościach, mniej lub bardziej czasochłonnych, uwzględniono jedynie wstępną korespondencję zwrotną, a jak wiemy z praktyki czytelnik biorący udział w kom-pletowaniu księgozbioru lub konsultant zgłaszający tytuły do zaku-pu nie poprzestaje zazwyczaj na otrzymaniu podziękowania, po-twierdzeniu przyjęcia zamówień do realizacji oraz sugestii, by regularnie przeszukiwał Katalog OPAC. Wielu zadaje pytanie:
kie-dy? Łatwo pytać...
Zamówione książki przychodzą szybko, często w ciągu kilku dni, ale też po upływie 3 i 4 tygodni w przypadku importu, lub cza-sem jeszcze później.
Pomijając banalną kolejną sekwencję czynności związaną z ewi-dencją wpływów i kontynuując wątek CRW pora teraz wspomnieć o kolejnych, po rejestracji zamówienia, bardziej już skomplikowa-nych konsekwencjach proceduralskomplikowa-nych wprowadzenia CRW.
Na jednej wspólnej fakturze przychodzą od dostawcy książki po-chodzące z różnych (i w różnym czasie wysyłanych) zamówień i o różnych – rzecz jasna – numerach ewidencji w CRW. Nie byłoby w tym nic niezwyczajnego, gdyby nie fakt, że Centralny Rejestr
Wydatków nie jest elementem Modułu Gromadzenie w systemie ALEPH, choć powiela rejestracje wszystkich zamówień na książki, nadając każdemu inny – niezależny od alephowego licz-nika – numer zamówienia oraz kontroluje zgodność wysokości kwot z zamówień i odnośnych faktur.
By specjalnie zatrudniony pracownik do obsługi CRW w sekcji księgowo-planistycznej mógł powierzony mu rejestr ewidencji wy-datków prowadzić, i na bieżąco uzupełniać, musi otrzymywać z OG fakturę opisaną w sposób jasno informujący, które kwoty z po-szczególnych pozycji na fakturze dotyczą których zamówień rejestru CRW. Łatwo wymagać!
Jak wspomniano, rejestr w sekcji księgowo-planistycznej nie jest modułem zintegrowanego systemu ALEPH. A szkoda. W sekwencji kroków do wykonania przypomnijmy numer trzynasty, który jest niby wtórną, ale jak potrzebną czynnością polegającą na uzupełnieniu każ-dego rekordu zamówienia już wygenerowanego w ALEPH-ie i wy-słanego do dostawcy, o kolejny numer pozycji nadany w rejestrze ewidencji wydatków. To wyjątkowo celowa, choć zdublowana czyn-ność ponownego wprowadzania i uzupełniania danych, a dokładniej – podwójnego numerowania każdego rekordu zamówienia, dzięki cze-mu możliwe było zaprojektowanie raportu zwanego Załącznik do
faktury, którego przykładowy wydruk zamieszczono na rys. 1.
Raporty Załącznik do faktury generowane są na podstawie da-nych zawartych w systemie ALEPH i dołączane do każdej faktury przekazywanej do księgowości, a czynność ta jest jedną z mniej uciążliwych, mimo iż z chwilą pierwszego sygnału o obowiązku wprowadzania CRW do realizacji (i tym samym nowego sposobu opisywania faktur), pracowników działów księgowości, gromadze-nia i informatyków w BG „ścięło z nóg”.
Dzięki raportowi Załącznik do faktury i bardzo wielu, wielu in-nym raportom, którymi posługują się na co dzień pracownicy Bi-blioteki Politechniki Wrocławskiej, wydajność pracy mierzona jako czas potrzebny na zakupienie i opracowanie książki jest wysoka, porównywalna ze standardami np. w bibliotekach niemieckich, o których pisze Krystyna Hudzik: „W trybie normalnym czas ten
wynosi do 6 tygodni, ale w razie potrzeby realizowane są także ter-miny bardzo krótkie (4–7 dni)2.
Rys. 1. Przykładowy raport Załącznik do faktury. Źródło: opracowanie własne na podstawie danych z modułu Gromadzenie w systemie ALEPH
2 Krystyna Hudzik w artykule Standardy gromadzenia i opracowania zbiorów
w bibliotekach uniwersyteckich w Niemczech, wygłoszonym na III Bałtyckiej
Kon-ferencji „Zarządzanie i Organizacja Bibliotek” w dniach 28–29 maja 2009, wymie-nia takie właśnie normy czasowe dotyczące zakupu i opracowawymie-nia zbiorów.
Tylko czy jest to satysfakcjonujący termin dla użytkownika, któ-rego w najmniejszym stopniu nie interesują procedury księgowe czy biblioteczne, jak zresztą większość z nas, co by po części tłuma-czyło szczupłość literatury przedmiotu na temat zakupu zbiorów do biblioteki, gromadzenia, zarządzania zbiorami, czy jakkolwiek atrakcyjnie chcielibyśmy ten naszpikowany czynnościami biuro-kratycznymi proces nazywać.
Pisząc o raportach, którymi na co dzień posługuje się OG, nie sposób nie wspomnieć o kilku wybranych tylko spośród kilkudzie-sięciu, bez których trudno wyobrazić już sobie sporządzanie ruty-nowych czy okazjonalnych, potrzebnych „na życzenie” i „na cito” statystyk jak np.:
– raporty do celów akredytacji, ilustrujące zakupy książek pol-skich i zagranicznych dla danego wydziału, w zadanym okresie czasu, np. 5 lat, w podziale na: dziedziny, kierunki, specjalizacje, przedmioty i rodzaje książek, jak skrypty, podręczniki, monogra-fie, inne, itp.;
– zestawienia wydatków na książki zakupione z danego – zleco-nego przez zespół badawczy dysponujący grantem – źródła płatno-ści, w zadanym okresie czasu, np. 3 ostatnich lat, z podaniem tytu-łów, cen, kwot i numerów faktur, itp.;
– analizy ilościowe wprowadzonych do zbiorów darów, w zada-nym okresie czasu i w podziale na darczyńców w układzie rankin-gowym;
– rankingi dostawców, czyli zestawienie liczby tytułów, egzem-plarzy i kwot przypadających w danym okresie czasu na poszcze-gólnych dostawców;
– wykazy (w układzie rankingowym) tytułów najczęściej udo-stępnianych w danym okresie czasu, także w podziale na wydaw-ców/dostawców.
Mimo pozornego wrażenia wszechstronności wymienionych przykładowych raportów, złudne byłoby twierdzenie, że zinte-growane systemy biblioteczne są wystarczająco inteligentne, by sprostać wszystkim aktualnym zapotrzebowaniom, zwłaszcza na materiały statystyczne, które OG wykonywać musi. Coraz
częst-szy i intensywniejczęst-szy udział BG w projektach finansowanych ze środków innych niż uczelniane, a dotyczących np. zakupu pod-ręczników anglojęzycznych do realizacji programów studiów w języku angielskim (finansowanego przez Urząd Marszałkow-ski), wymaga posługiwania się wielu innymi narzędziami elek-tronicznymi i bazami danych, które niekonieczne są lub mogą być zintegrowane z lokalnym, bibliotecznym systemem kompute-rowym.
Na koniec przypomnijmy jeszcze, że organizowane przez BG kiedyś co 5 lat seminaria: „Gromadzenie zbiorów – sztuka integra-cji” [1] i „Gromadzenie zbiorów – sztuka wyboru” [2], które przero-dziły się z czasem w cykliczne międzynarodowe konferencje: I w 2007 r. i II w 2009 r. „Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy Polonijnych” [3], [4], podczas których mikrofon otrzymują koledzy praktycy, ze wskazaniem na zaprezentowanie nie tylko swoich bi-bliotek, ale przede wszystkim rozwiązań o charakterze przyczynkar-skim w zakresie trudnej sztuki gromadzenia zbiorów, zwłaszcza w formie elektronicznej, są po części wspólnym szukaniem odpo-wiedzi na pytanie: jak to robić lepiej?
BIBLIOGRAFIA [1] http://ebib.oss.wroc.pl/arc/es01-03.html [2] http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/grom2/index.php [3] http://www.ebib.info/publikacje/matkonf/mat17/ [4] http://www.ebib.info/publikacje/matkonf/mat20/index.php [5] http://www.ebib.info/publikacje/matkonf/mat20/komperda.php [6] http://www.forumakad.pl/forumksiazki/2009/43/07_gromadzeniepo_macoszemu. html
[7] II Seminarium Gromadzenie zbiorów – sztuka wyboru. Omówienie ankiety (Da-nuta Dudziak), [w:] II Seminarium Gromadzenie zbiorów – sztuka wyboru: Wro-cław, 23–24 czerwca 2005, Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, Komisja Wy-dawnictw Elektronicznych, Redakcja „Elektronicznej Biblioteki”, Wrocław 2005. (EBIB. Materiały konferencyjne nr 11). Tryb dostępu: http://ebib.oss.wroc.pl/ matkonf/grom2/dudziak.php
[8] Filipowicz A., Nowe media w pracy działu gromadzenia, EBIB, 1999:02 (maj), http://www.oss.wroc.pl/biuletyn/ebib02/filip.html
ELECTRONIC TOOLS IN ACQUISITION DEPARTMENT: SOME STATISTIC REPORTS OF ALEPH SYSTEM
Some functionality expansion of ALEPH Acquisitions module, made at the Main Library of the Wrocław University of Technology, was described. This ex-pansion allow a partial integration of ALEPH’s database Orders with TU Central
Register of Expense. Based on the reports chosen, especially on Enclosure for invoice, the indispensability of electronic tools in acquisition department was
em-phasized. An attempt was made to answer the question: why do the authors in