Negocjacje

1. Etap negocjacji rozpoczyna się niezwłocznie po zatwierdzeniu Informacji dotyczącej wyników oceny formalno-merytorycznej, o której mowa w Podrozdziale 6.1.2 pkt 18 niniejszego Regulaminu.

Etap negocjacji dotyczy:

1. Poprawy/uzupełnienia projektu w zakresie spełniania kryteriów, o czym mowa w Podrozdziale 6.1.2 pkt 16 i 17 – w tym przypadku wnioskodawca musi poprawić wniosek zgodnie z zakresem wskazanym w karcie oceny formalno-merytorycznej pod rygorem uznania kryteriów za niespełnione (jeżeli dotyczy), lub

2. Uzgodnienia ostatecznego kształtu projektu w zakresie kryteriów ogólnych punktowych w zakresie wskazanym przez oceniających w Karcie oceny formalno – merytorycznej – w tym przypadku wnioskodawca ma prawo przedstawienia wyjaśnień potwierdzających jego pierwotne stanowisko bądź uwzględnienia uwag oceniających (jest to negocjowanie projektu).

2. Negocjacjom podlega każdy projekt widniejący na Liście projektów, skierowanych do etapu negocjacji.

3. W przypadku skierowania do negocjacji nie więcej niż 100 projektów, negocjacje są przeprowadzane w terminie 85 dni od dnia zatwierdzenia Informacji dotyczącej wyników oceny formalno-merytorycznej. Przy każdym kolejnym wzroście liczby projektów o 100 termin przeprowadzenia negocjacji może zostać wydłużony o maksymalnie 20 dni (np. jeżeli w ramach posiedzenia KOP negocjowanych jest od 101 do 200 projektów termin przeprowadzenia negocjacji wynosi maksymalnie 105 dni od dnia zatwierdzenia Informacji dotyczącej wyników oceny formalno-merytorycznej).

4. Za dzień zakończenia negocjacji uznaje się dzień podpisania przez członków KOP Informacji o wyniku negocjacji wszystkich projektów skierowanych do negocjacji w ramach posiedzenia KOP.

5. Negocjacje prowadzone są wyłącznie pisemnie.

6. Negocjacje przeprowadzane są przed sporządzeniem przez KOP listy projektów, o której mowa w art. 45 ust. 6 ustawy wdrożeniowej.

7. Negocjacje danego projektu mogą być przeprowadzane przez pracowników IOK powołanych do składu KOP:

a) którzy dokonywali oceny tego projektu,

b) innych niż pracownicy, którzy dokonywali oceny tego projektu.

8. Negocjacje prowadzone są poczynając od projektu, który uzyskał najwyższą liczbę punktów.

9. Negocjacje obejmują wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w Kartach oceny formalno-merytorycznej związane z oceną kryteriów wyboru projektów. W ramach etapu negocjacji oceniane jest zerojedynkowe kryterium wyboru projektów:

Projekt po negocjacjach:

Negocjacje zakończyły się wynikiem pozytywnym, tj.

a) projekt po negocjacjach został prawidłowo poprawiony/uzupełniony w zakresie spełniania kryteriów obligatoryjnych w terminie określonym przez IOK (o ile dotyczy) oraz b) zostały udzielone informacje i wyjaśnienia wymagane podczas negocjacji lub spełnione zostały warunki określone przez oceniających podczas negocjacji w terminie określonym przez IOK (o ile dotyczy) oraz

c) do projektu nie wprowadzono innych nieuzgodnionych w ramach negocjacji zmian.

10. IOK przekazuje wnioskodawcy w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia Informacji dotyczącej wyników oceny formalno-merytorycznej pisemną informację nt. warunków negocjacyjnych oraz zakresu modyfikacji/uzupełnień koniecznych do wprowadzenia przez wnioskodawcę w zakresie spełniania kryteriów (jeżeli dotyczy). Informacja sporządzana jest na podstawie zapisów w zakresie warunków negocjacji uwzględnionych w obydwu kartach oceny projektu celem przeprowadzenia negocjacji. Do doręczenia pisemnej informacji stosuje się odpowiednio Rozdział 2.1 pkt 4 Regulaminu.

11. Wnioskodawca, w wyniku skierowania do negocjacji jego projektu, przesyła do IOK:

a) skorygowany wniosek lub

b) wyjaśnienia dotyczące kwestii skierowanych do negocjacji

w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisemnej informacji, o której mowa w pkt 10.

Wnioskodawca przesyła do IOK pisemne wyjaśnienia, termin liczony jest zgodnie z art. 57 § 1, 4, 5 KPA. Skutkiem niezłożenia przez wnioskodawcę pisemnych wyjaśnień we wskazanym terminie, przy jednoczesnym braku złożenie skorygowanego wniosku w terminie, oznacza, że wynik negocjacji jest negatywny, a tym samym negatywna ocena projektu.

Możliwość złożenia przez wnioskodawcę wyjaśnień, o których mowa w lit. b) jest jednokrotna.

W przypadku, o którym mowa w lit. b) IOK odnosi się do przedstawionych przez wnioskodawcę wyjaśnień dotyczących kwestii skierowanych do negocjacji w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia wpływu do IOK wyjaśnień, wskazując zakres korekt niezbędnych do wprowadzenia w projekcie i wyznaczając termin na złożenie skorygowanego wniosku o dofinansowanie, tj. 7 dni od dnia doręczenia⁴⁴ wnioskodawcy wezwania w tej sprawie.

Skorygowany wniosek w wyniku negocjacji:

12. Skorygowany wniosek o dofinansowanie projektu musi zostać złożony w sposób określony w Rozdziale 2.5 Regulaminu w terminie określonym przez IOK i spełniać wszystkie warunki formalne, obowiązujące dla konkursu. Ponadto nie należy zmieniać zapisów w innych częściach wniosku aniżeli zmiany wskazane w Informacji nt. warunków negocjacyjnych (w przypadku braku przesłania przez wnioskodawcę wyjaśnień, o których mowa w pkt 11 lit. b)/piśmie zawierającym ostateczny zakres korekt niezbędnych do wprowadzenia w projekcie.

W przypadku, gdy zmiany w projekcie/wyjaśnienia wynikające z procesu negocjacji nie są możliwe do wprowadzenia w ramach dostępnego limitu znaków, możliwe jest wykorzystanie dodatkowego miejsca pod Szczegółowym budżetem projektu w polu Uzasadnienie kosztów.

13. KOP, na podstawie przesłanego w wyniku negocjacji wniosku o dofinansowanie, niezwłocznie weryfikuje, czy projekt spełnia wszystkie warunki formalne i ocenia kryterium zerojedynkowe wskazane w pkt 9, w oparciu o Informację o wyniku negocjacji (zwanej dalej Informacją - załącznik nr 10 do Regulaminu). Informacja wypełniana jest niezależnie przez dwóch członków KOP.

14. W sytuacji, gdy członek KOP podczas weryfikacji i oceny skorygowanego wniosku o dofinansowanie zidentyfikuje, iż:

a) wniosek nie spełnia wszystkich warunków formalnych określonych w ramach konkursu – trafia ponownie do weryfikacji warunków formalnych;

b) wniosek który wpłynął w wyznaczonym przez IOK terminie nie został prawidłowo skorygowany, IOK ponownie wzywa wnioskodawcę do złożenia poprawnie skorygowanego wniosku wyznaczając ostateczny termin. Termin na złożenie skorygowanego wniosku wynosi 7 dni od dnia doręczenia⁴⁵ pisma w tej sprawie.

Skutkiem niezłożenia przez Wnioskodawcę wniosku we właściwym terminie i we właściwy sposób jest negatywny wynik negocjacji, a tym samym negatywna ocena projektu.

15. W przypadku, gdy członek KOP podczas weryfikacji wniosku o dofinansowanie zidentyfikuje, iż wprowadzone po negocjacjach zmiany powodują niespełnienie któregokolwiek z kryteriów

44 Do doręczenia pisemnej informacji stosuje się Rozdział 2.1 pkt 4 Regulaminu.

45 Do doręczenia pisemnej informacji stosuje się Rozdział 2.1 pkt 4 Regulaminu.

wyboru projektów, oceniający odnotowuje ten fakt w Informacji. Powyższe skutkuje negatywną oceną projektu.

16. KOP, niezwłocznie po zakończeniu negocjacji, sporządza Informację dotyczącą wyników negocjacji wraz z listami:

a) Listą projektów, które spełniają kryterium ogólne zerojedynkowe oceniane na etapie negocjacji;

b) Listą projektów, które nie spełniają kryterium ogólnego zerojedynkowego ocenianego na etapie negocjacji;

c) Listą wniosków, które zostały zwrócone do ponownej weryfikacji warunków formalnych;

d) Listą wniosków wycofanych przez wnioskodawców na etapie negocjacji.

17. Przebieg negocjacji opisywany jest w Protokole z pracy KOP.