Wprowadzana dokumentacja nie musi być kolejnym plikiem dodanym z zewnątrz, może to być istniejący plik w systemie (inna dokumentacja). Istotne jest, że dokumentacja dodana z repozytorium nie jest kopią pliku z innej dokumentacji tylko dotyczy tego samego pliku – jest referencją. Oznacza to, że modyfikacja jednego pliku w jednej dokumentacji wpływa na zmianę w drugiej dokumentacji.
Rys. 85. - Dokumentacja - pobranie z repozytorium dokumentacji
11 Prawa w module administratora do modułu DMS
W module administratora poza standardowymi uprawnieniami w DMS takimi jak pokaż, dodaj, popraw oraz usuń na poszczególnych oknach wyszczególniono kilka dodatkowych uprawnień.
Dodatkowe prawa w oknie “DMS - Obieg”
“Prawo do dokumentów innych operatorów”
Prawo to daje dostęp do opcji “Zmiana operatora”. Przełączając się na innego operatora uzyskujemy widok jego na dokumenty obiegu, ale również prawo do ich podglądu i edycji.
Dodatkowe prawa w oknie “DMS - Akceptacja obiegu”
“Prawo do dokumentów innych operatorów”
Analogicznie jak w widoku “DMS - Obieg” jednak tutaj zmieniając operatora uzyskujemy również prawo do akceptacji / wycofania akceptacji jego dokumentów oraz wykonania odpowiednich akcji w zależności od definicji dokumentu obiegu np. wystawienia dokumentu HM / FK.
“Prawo do widoku dokumentów grupy operatorów”
Prawo to daje dostęp do opcji “Widok grupy operatorów”, czyli widok na dokumenty wybranej grupy operatorów.
“Prawo do widoku wszystkich dokumentów niezakończonych”
Prawo to daje dostęp do opcji “Wszystkie niezakończone”, która pozwala by osoba uprawnio na mogła zobaczyć wszystkie aktualnie toczące się obiegi niezależnie od tego czy jest do nich przypięta czy nie.
12 Procedury definiowane
“DMS - Obieg dokumentów - Przed akcją”
Procedura ta dotyczy obiegu dokumentów przyjętych z zewnątrz i jest wykonywana przed akcją, czyli przed wystawieniem dokumentu FK / HM lub przelewu na podstawie dokumentu obiegu DMS. Procedura może służyć do weryfikacji dokumentu przed wykonaniem akcji i ewentualne zablokowanie wykonania akcji oraz opcjonalne wyświetlenia komunikatu.
Parametry wejściowe:
Dokument obiegu (ID_SEKDOK) - Identyfikuje dokument obiegu DMS Akcja (AKCJA) - Identyfikuje wykonywaną akcję. Odpowiednio oznacza:
0 – Wystawianie dokumenty księgowego
1 – Wystawianie dokumentu handlowo-magazynowego
2 – Wystawianie przelewu Parametry wyjściowe:
Komunikat (KOMUNIKAT) - opcjonalny parametr wyjściowy, którym można zdefiniować komunikat, który ma zostać wyświetlony po wykonaniu procedury
Sukces (SUKCES) - parametr ten określa czy jest zezwolenie na wykonanie akcji na dokumencie obiegu DMS
Procedurę tą wiążemy z rodzajem obiegu dokumentów zewnętrznych.
Rys. 86. - Procedura definiowana przed wykonaniem akcji
“DMS - Obieg dokumentów - Po akcji”
Procedura ta dotyczy obiegu dokumentów przyjętych z zewnątrz i jest wykonywana po akcji, czyli po wystawieniu dokumentu FK / HM lub przelewu na podstawie dokumentu obiegu DMS.
Procedura może służyć do weryfikacji wystawionego dokumentu HM / FK czy przelewu i opcjonalne wyświetlenia komunikatu.
Parametry wejściowe:
Dokument obiegu (ID_SEKDOK) - Identyfikuje dokument obiegu DMS Akcja (AKCJA) - Identyfikuje wykonywaną akcję. Odpowiednio oznacza:
0 – Wystawianie dokumenty księgowego
1 – Wystawianie dokumentu handlowo-magazynowego 2 – Wystawianie przelewu
Parametry wyjściowe:
Komunikat (KOMUNIKAT) - opcjonalny parametr wyjściowy, którym można zdefiniować komunikat, który ma zostać wyświetlony po wykonaniu procedury
Id (ID) - Identyfikuje wystawiony dokument HM / FK lub przelew.
Procedurę tą wiążemy z rodzajem obiegu dokumentów zewnętrznych.
Rys. 87. - Procedura definiowana po wykonaniu akcji
“DMS - Podpowiadanie ścieżki akceptacji obiegu zew.”
Procedura ta służy do podpowiadania ścieżki akceptacji dla obiegu dokumentów przyjętych z zewnątrz. Uruchamiana jest podczas dodawania dokumentu obiegu DMS. Bez względu jaki typ ścieżki i jaka ścieżka wybrana jest w słowniku “Rodzaje obiegu dokumentów zewnętrznych”
pierwszeństwo ma ścieżka wybrana przez procedurę definiowaną. W przypadku ścieżki Ad -Hoc procedura definiowana może podpowiedzieć ścieżkę akceptacji, ale zostanie zachowany mechanizm Ad-Hoc i możliwe będzie wybrane dalszych etapów akceptacji.
Parametry wejściowe:
Użytkownik (ID_UZYTKOWNIK) - Identyfikuje użytkownika wprowadzającego dokument obiegu DMS
Parametry wyjściowe:
Ścieżka akceptacji (ID_SCIEZKAAKCEPT) - opcjonalny parametr do podpowiadania ścieżki akceptacji.
Procedurę tą wiążemy z rodzajem obiegu dokumentów zewnętrznych.
Rys. 88. - Procedura definiowana doboru ścieżki akceptacji
“DMS - Podpowiadanie ścieżki akceptacji obiektu sys.”
Procedura ta służy do podpowiadania ścieżki akceptacji dla obiegu obiektów systemowych.
Uruchamiana jest podczas dodawania obiektu systemowego (dokument obiegu DMS zakładany jest automatycznie). Pierwszeństwo ma ścieżka wybrana przez procedurę definiowaną. Oznacz to, że jeśli ta procedura definiowana zwróci ścieżkę akceptacji nie będzie już sprawdzany zestaw ścieżek warunkowych.
Parametry wejściowe:
Użytkownik (ID_UZYTKOWNIK) - Identyfikuje użytkownika wprowadzającego obiekt systemowy Rodzaj obiektu (RODZAJ) - Oznacza rodzaj obiektu systemowego. Wyróżniono następujące rodzaje obiektów systemowych:
Ścieżka akceptacji (ID_SCIEZKAAKCEPT) - opcjonalny parametr do podpowiadania ścieżki akceptacji.
Procedurę tą wiążemy z zestawem ścieżek warunkowych.
Rys. 89. - Procedura definiowana - ścieżka akceptacji z procedury definiowanej
“DMS - Ścieżka warunkowa akceptacji obiektu sys.”
Procedura ta może służyć do sprawdzania dodatkowych warunków obiektu systemowego, których nie zdefiniowano lub nie uwzględniono w standardowej liście warunków na ścieżce warunkowej. Uruchamiana jest po sprawdzeniu ścieżki warunkowej (standardowej listy warunków). Wynik standardowej weryfikacji ścieżki jest przekazywany do procedury a w niej można sprawdzić dodatkowe warunki i wpłynąć na ostateczny wynik czy ścieżka warunkowa jest spełniona czy nie.
Parametry wejściowe:
Rodzaj obiektu (RODZAJ) - Oznacza rodzaj obiektu systemowego. Wyróżniono następujące rodzaje obiektów systemowych:
1 – Dokumenty handlowo-magazynowe
Ścieżka warunkowa (ID_SCIEZKAWAR) - Identyfikuje ścieżkę warunkową
Warunki spełnione (WARUNKI_OK_WE) - Zawiera informację czy spełnione zostały warunki ze standardowej listy
Parametry wyjściowe:
Warunki spełnione (WARUNKI_OK_WY) - Wynik ostatecznego sprawdzenia warunków przez procedurę. Jeśli nie zostanie zmieniony przez procedurę pozostanie taki sam jak wynik warunków wejściowych.
Komunikat (KOMUNIKAT) - opcjonalny parametr wyjściowy, którym można zdefiniować komunikat, który ma zostać wyświetlony po wykonaniu procedury
Procedurę tą wiążemy ze ścieżką warunkową w słowniku “Zestawy ścieżek warunkowych”
Rys. 90.- Procedura do sprawdzania warunków akceptacji
13 Wykaz załączonych ilustracji Spis ilustracji
Rys. 1. – Ścieżka akceptacji 7
Rys. 2 - Definicja etapu akceptacji - Podstawowe 8
Rys. 3. - Okno alertu o konieczności akceptacji etapu 11 Rys. 4. - Definicja etapu akceptacji - Obieg zewnętrzny 12 Rys. 5 - Definicja etapu akceptacji - Obieg wewnętrzny 13 Rys. 6. - Definicja obiegu zewnętrznego - Podstawowe 15 Rys. 7. - Definicja obiegu zewnętrznego - dostępne Akcje 16 Rys. 8. - DMS - Akceptacja - dostępne akcje 17
Rys. 9. - DMS – Akceptacja - dostępne akcje (powiększenie) 17 Rys. 10. - DMS -Akceptacja - Powiązania z dokumentem 18 Rys. 11. -Definicja obiegu zewnętrznego - Atrybuty 19
Rys. 12. - Definicja obiegu zewnętrznego – Dodawanie atrybutu 20
Rys. 13. - Definicja obiegu zewnętrznego – Zmiana kolejności atrybutów 21 Rys. 14. - Definicja obiegu zewnętrznego - Słowniki definiowane 22
Rys. 15. - Definicja Priorytetów dla dokumentów DMS 23
Rys. 16. - Priorytety - przykład zastosowania na dokumentach DMS 23 Rys. 17. - Typy obiektów systemowych 25
Rys. 18. - Dobór ścieżki akceptacji z procedury definiowanej 25 Rys. 19. - Dobór ścieżki akceptacji wg kryteriów 26
Rys. 20. – Ikony nawigacyjne w oknie edycyjnym etapów 27 Rys. 21. - Atrybuty doboru ścieżki warunkowej - HM 27 Rys. 22. - Atrybuty doboru ścieżki warunkowej - KBI 28
Rys. 23. - Atrybuty doboru ścieżki warunkowej - ZP 28
Rys. 24. - Atrybuty doboru ścieżki warunkowej - wg procedury 29 Rys. 25. - Przypisanie ścieżki warunkowej do obiektu systemowego 30 Rys. 26. - Słownik - Rodzaje dokumentacji - zastosowanie 31
Rys. 27. - Domyślny program podglądu dokumentacji 32 Rys. 28. - Repozytorium dokumentacji 32
Rys. 29. - Repozytorium dokumentacji - nawigacja w oknie 33 Rys. 30. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie 34
Rys. 31. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra 35
Rys. 32. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra wspólne 36
Rys. 33. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł HM 36 Rys. 34. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł FK 36
Rys. 35. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł KDPL 37 Rys. 36. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł CRM 37 Rys. 37. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł ZP 38
Rys. 38. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł ŚT 38 Rys. 39. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł WP 39
Rys. 40. - Repozytorium dokumentacji - wyszukiwanie - parametry filtra moduł Serwis 39
Rys. 41. - Repozytorium dokumentacji – katalogowanie 40
Rys. 42. - Repozytorium dokumentacji -katalogowanie - dostępne operacje 41 Rys. 43. - Okno nawigacyjne - DMS - obieg dokumentów 42
Rys. 44. - Obieg dokumentów - W toku / Zakończone 43 Rys. 45. - Obieg dokumentów - zmiana operatora 43
Rys. 46. - Definicja - Zastępca oparatora 44
Rys. 47. - Obieg dokumentów - Historia akceptacji 45
Rys. 48. - Okno edycyjne dokumentu obiegu zewnętrznego 46
Rys. 49. -Okno edycyjne dokumentu obiegu wewnętrznego – Dokument HM Zamówienie do dostawcy 47 Rys. 50. - Okno edycyjne dokumentu obiegu zewnętrznego – MPP 48
Rys. 51. – Kwota netto vs suma netto z „Pozycji” 49 Rys. 52. – kwota netto vs suma netto z „Pozycji” 50
Rys. 53. – Dokumentacja – prawa dostępu i rodzaj dokumentacji 51 Rys. 54. – Dokumentacja – podgląd dokumentacji 52
Rys. 55. – Definicja dokumentu - akceptacja wymagana 53 Rys. 56. –Zestawy ścieżek warunkowych 54
Rys. 57. –Konfiguracja ścieżek obiektów systemowych 54 Rys. 57. – Zestawy ścieżek warunkowych 55
Rys. 57. Powiązanie obiektu systemowego HM ze ścieżką DMS 56 Rys. 60. - Okno DMS - akceptacja obiegu 57
Rys. 61. - Okno DMS - etapy zaakceptowane/nie zaakceptowane 57 Rys. 62. - Okno DMS - pokaż wszystkie i wszystkie niezakończone 57 Rys. 63. - Okno DMS - widok wg grupy operatorów 58
Rys. 64. - Okno DMS – Zmiana operatora 58
Rys. 65. – DMS – Akceptacja dokumentów - Okno akceptacji 59
Rys. 66. – DMS – Akceptacja dokumentów – wywołanie akceptacji etapu60
Rys. 67. - Okno akceptacji etapu - Pokaż dokument źródłowy obiektu systemowego 61 Rys. 68. - Okno akceptacji etapu – klawisze funkcyjne akceptacji 62
Rys. 69. - Okno akceptacji etapu – Akceptacja dokumentu zewnętrznego 63 Rys. 70. - Okno akceptacji etapu Ad-hoc - Akceptacja - Przekaż do 64 Rys. 71. - Okno edycyjne etapu Ad-hoc 65
Rys. 72. - Okno edycyjne - Szablony dokumentów firmowych 66 Rys. 73. - Konfiguracja logowani do OCR skanuj.to 67
Rys. 74. - Dodawanie pojedynczego dokumentu do OCR 68 Rys. 75. - OCR - okno weryfikacji dokumentu 68
Rys. 76. - OCR - okno weryfikacji - nawigacja po danych 69 Rys. 77. - OCR - wystaw dokument na podstawie 70
Rys. 78. - OCR - edycja dokumentu 70
Rys. 79.- Edycja dokumentu z podglądem dokumentacji 72
Rys. 80. - Rodzaje dokumentacji - wymagaj podania rodzaju dokumentu 73 Rys. 81. - Ustawianie uprawnień do dokumentacji 74
Rys. 82. - Wersjonowanie dokumentacji 75
Rys. 83. - Wersjonowanie dokumentacji - Poprzednie wersje 76 Rys. 84.- Wersjonowanie dokumentacji - numer wersji 76
Rys. 85. - Dokumentacja - pobranie z repozytorium dokumentacji 77 Rys. 86. - Procedura definiowana przed wykonaniem akcji 79
Rys. 87. - Procedura definiowana po wykonaniu akcji 81 Rys. 88. - Procedura definiowana doboru ścieżki akceptacji 82
Rys. 89. - Procedura definiowana - ścieżka akceptacji z procedury definiowanej 84 Rys. 90.- Procedura do sprawdzania warunków akceptacji 86
Wersja 2.0 z dnia 2020-08-21