Organizacja zasobów archiwalnych

Podstawowym warunkiem gromadzenia dokumentów (uznania ich za dokumentację archiwalną) jest ich historyczna wartość. Ma-teriały o wartości historycznej zostają przekazane do archiwów pań-stwowych i podlegają wieczystemu przechowywaniu, zgodnie z od-powiednimi zasadami archiwalnymi.

Główną zasadą organizacji zbiorów archiwalnych w Polsce jest zasada pertynencji (przynależności terytorialnej), czyli poszanowania związku dokumentów z terytorium, na którym powstały. Zasada ta jednocześnie służy jako pomoc w poszukiwaniach archiwalnych. Jest to kryterium formalne, związane z miejscem powstania dokumentu.

Z realizacją tej zasady ściśle łączy się rozmieszczenie narodowego za-sobu archiwalnego. Zasada pertynencji wyznacza podział zaza-sobu na

zasób poszczególnych archiwów²⁰, co wynika z potrzeby organizacji gromadzenia i przechowywania oraz udostępniania dokumentacji na terytorium, na którym ta dokumentacja została wytworzona.

Druga zasada leżąca u podstaw organizacji zbiorów archiwalnych to tzw. zasada proweniencji, czyli poszanowania związku dokumen-tów z ich wytwórcą. Jest to również kryterium formalne, wprowadza-jące ogólny podział zasobu w każdym archiwum, tj. wyodrębnienie zespołów archiwalnych (dokumentacja poszczególnych instytucji).

Każdy zespół archiwalny ma swoją nazwę, która odpowiada nazwie twórcy zespołu. Tworzy się również zespoły stanowiące pewne ko-lekcje czy zbiory akt wydzielone ze względu na formę dokumentów, a nie twórcę, np. zbiór kartograficzny, plakaty, druki ulotne itp.

Narodowy zasób archiwalny oraz zespoły archiwalne są układami samoorganizującymi się — ich elementy tworzą spójną, wewnętrzną strukturę, zdeterminowaną organizacją życia społecznego w okreś‑

lonym czasie²¹. Organizacja zasobu wynika z pewnych naturalnych uwarunkowań oraz uwzględnienia układów opartych na kryteriach historyczno ‑ustrojowych. Podstawowym kryterium organizacji zbio-rów archiwalnych jest zatem kryterium zakresu, które przybiera po-stać instytucjonalną oraz historyczno ‑ustrojową.

W wyniku zastosowania tego kryterium otrzymuje się organi-zację wielostopniową o cechach organizacji hierarchicznej. Innymi słowy, uporządkowanie zasobu wynika z podziału dokumentacji ze względu na ich twórcę, jak również z odzwierciedlenia struktury or-ganizacyjnej instytucji, w której powstały akta.

Organizacja zbiorów odbywa się na trzech poziomach uporząd-kowania: poziomie zasobów archiwalnych, zespołów archiwalnych, oraz jednostek archiwalnych.

Najbardziej ogólnym podziałem jest podział na poszczególne ar-chiwa i zasób tych archiwów. W obrębie jednego archiwum funk-cjonuje pogrupowanie na zespoły archiwalne. Zgodnie z definicją przyjętą w Polskim Słowniku Archiwalnym, zespół archiwalny to:

20 Zasób archiwum to całość materiałów archiwalnych danego archiwum. Zob.

Polski Słownik Archiwalny…, s. 90.

21 M. GołemBioWski: System informacji….

5*

„[…] organicznie powiązane ze sobą zarchiwizowane materiały ar-chiwalne, wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzę-du (instytucji) lub osoby fizycznej”²². Opracowanie zespołu (zbioru) dzieli się na trzy fazy: 1) porządkowanie, 2) sporządzanie inwentarza ze wstępem, 3) sporządzanie „innych pomocy archiwalnych”. W wy-niku opracowania zespołu archiwalnego otrzymujemy zbiór jedno-stek archiwalnych, stanowiących pewną całość, która odzwierciedla rzeczywistość w znacznie pełniejszy sposób niż jego części. Zespół archiwalny charakteryzuje się zgodnością wewnętrznej organizacji treści z organizacją życia społecznego.

Istnieją takie pomoce archiwalne, dla których jednostką informa-cyjną są większe całości, takie jak zespół lub grupa zespołów. Do tego rodzaju pomocy zalicza się kartoteki zespołów, spisy zespołów, przewodniki archiwalne. Najmniejszym elementem wyróżnionym w hierarchicznym uporządkowaniu zasobu jest jednostka archiwal-na. Polski Słownik Archiwalny przyjmuje, iż jednostka archiwalna to: „[…] odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (do-kument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia […]. Zazwyczaj jednostka archi-walna tworzy jednostkę inwentarzową”²³. Jednostka inwentarzowa z kolei zdefiniowana jest jako „materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru), stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego”²⁴. Jednostki archiwalne tworzy się na podsta-wie instrukcji kancelaryjno ‑archiwalnych w instytucji, która wytwo-rzyła akta, lub w archiwum państwowym na podstawie przepisów metodycznych. Z punktu widzenia nauki o informacji jednostki ar-chiwalne to zbiory komunikatów, które są wyodrębnione ze względu na cechy rzeczowo ‑formalne. Podstawowe jednostki to akta spraw, księgi wpisów, księgi protokołów, księgi finansowe, kartoteki, syste-my informatyczne itp.²⁵

Porządkowanie materiałów archiwalnych rozpoczyna się od po-jedynczych dokumentów, które następnie tworzą akta. Akta

spra-22 Polski Słownik Archiwalny…, s. 91.

23 Ibidem, s. 39—40.

24 Ibidem, s. 40.

25 M. GołemBioWski: System informacji…, s. 40.

wy²⁶ grupowane są w postaci jednostek archiwalnych. Dla nauki o informacji istotne jest, że informacja o zasobie archiwalnym prze-chowywanym w archiwach państwowych opiera się na ewidencji i innych pomocach archiwalnych opisujących jednostki archiwalne, czyli pogrupowane według kryteriów formalno ‑rzeczowych doku-menty. Pojedynczy dokument nie jest przedmiotem opisu w archi-wistyce. U aktotwórcy natomiast każdy dokument tworzony jest dla ściśle określonych celów i dopiero w procesie archiwizowania staje się on elementem większej całości, której szkielet stanowią:

akta spraw, jednostka archiwalna, zespół archiwalny, zasób dane-go archiwum i wreszcie narodowy zasób archiwalny. Za jednostkę opisu uznaje się, wydzieloną na podstawie kryteriów rzeczowych, grupę akt, która jest gromadzona w osobnych teczkach.

Wyszukiwanie dokumentów w systemie informacji archiwalnej o układzie hierarchicznym nie jest możliwe bez znajomości sposobu uporządkowania i struktury zbiorów archiwalnych. Prace porządko-we w archiwach należą do podstawowych zadań archiwów. Uporząd-kowanie rzeczowo ‑tematyczne zasobów należy do tzw. prac wyższe-go rzędu (np. sporządzenie indeksów do inwentarzy).

Archiwizacja dokumentów polega na odpowiednim pogrupowaniu dokumentów na teczki aktowe zgodnie ze strukturą organizacyjną in-stytucji, która wytworzyła akta oraz przy uwzględnieniu innych kry-teriów formalnych i (lub) treściowych. Celem organizacji zbiorów jest przystosowanie ich do potrzeb użytkowników. Organizacja zbiorów ściśle wiąże się bowiem z udostępnianiem i realizacją funkcji infor-macyjnych.

Wewnętrzne powiązania pomiędzy archiwaliami są zachowane dzięki nadaniu zespołom odpowiedniej struktury. Przestrzeganie odpowiedniego układu kancelaryjnego²⁷ oraz zachowanie kryteriów chronologicznych podczas porządkowania akt u ich twórcy zapewnia

26 Akta sprawy to „całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy, zebranych w kancelarii (registraturze) urzędu (instytucji) w osobny plik, zeszyt, wolumen czy szereg woluminów”. Polski Słownik Archiwalny…, s. 16.

27 Układ kancelaryjny (registraturalny) to „układ nadany materiałom archiwal-nym w kancelarii (registraturze) przez twórcę zespołu, wynikający z przyjętego systemu kancelaryjnego”. Polski Słownik Archiwalny…, s. 84.

utworzenie odpowiednich teczek aktowych — tak, aby po przekaza-niu do archiwum państwowego mogły sprawnie utworzyć jednostki archiwalne, będące elementem większej całości, tj. zespołu archiwal-nego. Wewnętrzne relacje w obrębie jednostek, zespołów bądź zaso-bów archiwalnych niosą wiele dodatkowych informacji²⁸.

Jedną z istotnych cech układu hierarchiczno ‑ustrojowego na po-szczególnych szczeblach struktury zasobu archiwalnego jest zacho-wanie pewnego stopnia obiektywizmu przy opracowywaniu mate-riałów archiwalnych. Archiwista powinien ściśle stosować przepisy metodyczne i pozostać obiektywny w stosunku do aktotwórcy oraz dokumentacji archiwalnej. Należy jednak pamiętać, że opracowa-nie materiałów archiwalnych przy uwzględopracowa-nieniu wszystkich tych metod nie będzie adekwatne w przypadku dokumentów w postaci elektronicznej. Przede wszystkim ze względu na możliwość takiego opisu pojedynczego e ‑dokumentu, który automatycznie uporządkuje zasób w sposób bardziej dogodny dla celów bieżących (u aktotwór-cy) oraz dla użytkowników archiwów prowadzących badania archi-walne.