W procedurze mają zastosowanie następujące skróty:
KKO/WP - Kierownik Komórki Organizacyjnej/ Właściciel Procesu PJ - Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ
SZJ - System Zarządzania Jakością.
6 OPIS PROCESU
6.1 Postępowanie z dokumentami
6.1.1 Przygotowanie wprowadzenia do użytku dokumentów systemu zarządzania jakością Po uzyskaniu zatwierdzenia nowego dokumentu SZJ, lub nowego jego wydania, Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ wykonuje następujące czynności:
a) Wpisuje dokument do E-REJESTRU DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ FPPZ-1_01;
b) Archiwizuje oryginał dokumentu;
c) Przekazuje wersję elektroniczną do Informatyka, celem zamieszczenia na stronie internetowej http://zukowo.pl.
6.1.2 Rozpowszechnienie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością
Po umieszczeniu nowych/zaktualizowanych dokumentów na stronie internetowej http://zukowo.pl.
PJ przekazuje komunikat zawiadamiający mailem do wszystkich pracowników urzędu.
6.1.3 Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością
Wszystkie aktualnie obowiązujące dokumenty SZJ są udostępniane na stronie internetowej http://zukowo.pl. Oryginały dokumentów Systemu Zarządzania Jakością przechowuje PJ, w szafie zamykanej na klucz w oznakowanych segregatorach.
6.1.4 Ochrona treści
Wszystkie dokumenty Systemu Zarządzania Jakością są rejestrowane i nadzorowane, stanowią własność UG ŻUKOWO.
Dokumentacja SZJ jest przeznaczona do użytku wewnętrznego w UG ŻUKOWO – oprócz sytuacji opisanych w pkt. 6.1.2.g. Wszystkie dokumenty udostępniane na stronie internetowej http://zukowo.pl są zabezpieczone przed wprowadzaniem zmian. Wyjątek stanowią formularze, które udostępnione są z możliwością ich elektronicznego wypełnienia i wydruku.
6.1.5 Inicjowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością Zmiany w dokumentach rozpatruje PJ w przypadku:
- zaleceń z przeglądu systemu zarządzania jakością wykonywanego przez kierownictwo;
- raportów z auditów;
- realizacji działań korygujących/zapobiegawczych - wniosków i zaleceń kierowników KO/LP;
- wniosków pracowniczych.
Decyzję o wprowadzeniu zmiany podejmuje PJ na podstawie wniosków i propozycji wpływających, od KKO na druku FPPZ-1_02 NOTATKA ZE SPOTKANIA. Wnioski i propozycje są przedstawiane przez poszczególnych KKO, dotyczą one zmian istniejących procedur w związku z modyfikacjami strukturalno-organizacyjnymi w poszczególnych KO jak i całego Urzędu.
Wprowadzanie zmiany następuje poprzez zastąpienie dotychczasowego dokumentu nowym jego wydaniem.
6.1.6 Przygotowanie nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością
Zmiany dokumentowane są na formularzu KARTA ZMIAN – FPPZ-1_04. PJ wycofuje dokument nieaktualny zgodnie z pkt. 6.7, a nowe wydanie rozpowszechnia zgodnie z pkt. 6.2. KARTY ZMIAN podpinane są przez SJ do aktualnych wydań i przechowywane razem z nimi.
Zmiany do dokumentów SZJ są przeglądane i zatwierdzane przez te same osoby, które przeglądały i zatwierdzały dokument podlegający zmianie.
6.1.7 Wycofywanie nieaktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością
W przypadku unieważnienia dokumentu lub zastąpienia go przez nowe wydanie PJ wycofuje ze zbioru nieaktualny dokument . Na oryginale dokumentu wpisuje (lub stawia stempel) „DOKUMENT NIEAKTUALNY/ KARTA ZMIAN NR ... z dnia ...”. Nieaktualny oryginał jest przechowywany przez PJ, który uaktualnia E-REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
WP/KKO rejestruje dokumenty, które zostały wycofane w WYKAZIE NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO – FPPZ-1_01
W przypadku, gdy wycofany dokument został zastąpiony jego nowym wydaniem PJ rozpowszechnia nowe wydanie zgodnie z pkt. 6.1.2.
6.2 Postępowanie z zapisami 6.2.1 Uwagi ogólne
W celu prawidłowego załatwienia sprawy Klient zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu właściwe dokumenty. Dostarczane dokumenty są objęte nadzorem poprzez ich właściwe zarejestrowanie, oznakowanie, przechowywanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem lub zaginięciem.
Dokumenty Klienta są rejestrowane w Biurze Obsługi Klienta w rejestrach prowadzonych przez osoby przyjmujące zgodnie z - elektronicznym obiegiem dokumentów, korespondencji wpływającej do Urzędu, w systemie DocFlow.
Dostęp do dostarczanych przez Klientów, dokumentów i danych objętych Ustawą o ochronie danych osobowych, mają tylko upoważnieni pracownicy.
Opis zasad rejestracji, oznakowania, przydzielania oraz przechowywania dokumentów otrzymanych od Klientów oraz postępowanie z nimi określają stosowne przepisy prawa i obowiązujące procedury wewnętrzne.
W przypadku niekompletnej dokumentacji dostarczonej przez Klienta oraz w przypadku zgubienia bądź zniszczenia, sporządzany jest odpowiedni zapis oraz zawiadamia się o tym fakcie Klienta.
6.2.2 Identyfikacja i identyfikowalność zapisów
Identyfikacja zapisów ma na celu zapewnienie, że załatwiane sprawy są jednoznacznie oznakowane. Zasady identyfikowania są ustalone w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, co umożliwia identyfikowalność każdej sprawy.
Urząd podejmuje działania mające na celu identyfikację i identyfikowalność wszystkich właściwych elementów załatwianych spraw. Działania te umożliwiają prześledzenie historii sprawy oraz łatwe dotarcie do właściwego dokumentu.
Podstawą dla zachowania identyfikacji i identyfikowalności dokumentów oraz załatwianych spraw na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej Urzędu są Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
Instrukcja Kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Żukowie, a Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowi klasyfikację akt powstających w toku
działalności Urzędu oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną. Wykaz ten porządkuje zagadnienia związane z oznaczeniem, rejestracją oraz przechowywaniem akt.
Identyfikacja dokumentów w Urzędzie jest zapewniona przez dekretowanie pism zgodnie z nazewnictwem komórek organizacyjnych, zawartym w Regulaminie Organizacyjnym Gminy.
Umożliwia to właściwe rozdzielanie pism kierowanych do podległych komórek.
Informacje potrzebne do identyfikacji dokumentów zawarte są w rejestrach pism wchodzących i wychodzących i w innych rejestrach wymaganych przepisami prawa, prowadzonych w formie papierowej oraz w spisach spraw założonych w teczkach przedmiotowych zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
6.2.3 Oznaczanie formularzy systemowych
Formularze zapisów związanych z procedurami systemowo opisującymi procesy, są oznaczane w sposób następujący, jednoznacznie wskazujący na powiązania z odpowiednimi dokumentami odniesienia:
FPPZ_1-01 F –formularz
PPZ _1 - związany z Procedurą Procesu Zarządzania nr 1, pierwszy dotyczący tej procedury, Formularze mają nagłówki, zawierające nazwę UG ŻUKOWO, nazwę formularza odpowiednią do treści, oznaczenie formularza nr strony/liczbę stron
W stopce - nr i datę wydania 6.2.4 Ewidencja zapisów
W każdej komórce organizacyjnej są stosowane i utrzymywane zbiory formularzy zapisów oraz same zapisy, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Organów Gminy. Zapisy prowadzone są w formie papierowej oraz elektronicznej.
6.2.5 Przechowywanie i zabezpieczanie zapisów
Zapisy powstające jako dokumentowanie działań są przechowywane w komórkach organizacyjnych, których te działania dotyczą; w zbiorach regulowanych Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
7 ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I OCENA JEGO SKUTECZNOŚCI
PJ przygotowując przegląd systemu zarządzania. Kierownictwo analizuje wszystkie zapisy dokumentujące realizację procedury, w tym również RAPORTY Z AUDITÓW. Na tej podstawie, w razie potrzeby inicjuje wprowadzenie działań korygujących do procedury, postępując zgodnie z PPZ-4- DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE.
Podejmuje wówczas działania od czynności 6.5.
8 DOKUMENTY
8.1 Dokumenty wejścia
1. DS - DOKUMENTY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ zatwierdzone,
2. FPPZ-4_01 - KARTA REALIZACJI DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH I/LUB ZAPOBIEGAWCZYCH, 8.2 Dokumenty tworzone
FPPZ-1_01 – REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, FPPZ-1_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA
FPPZ-1_03 - WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO,
FPPZ_1_04 – KARTA ZMIAN,
8.3 Dokumenty wyjścia FPPZ-1 _04 – KARTA ZMIAN,
FPPZ-1_01 - REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, Zbiór . – ORYGINAŁY DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 8.4 Dokumenty powiązane
1. PPZ-2 - AUDIT WEWNĘTRZNY
2. PPZ-3 - POSTĘPOWANIE Z WYROBEM NIEZGODNYM 3. PPZ-4 - DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE.
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Organów Gminy.
5. Regulamin Organizacyjny Gminy.
9 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Wszystkie tworzone w niniejszej procedurze dokumenty i zapisy przechowywane są wg tabeli:
Lp. Symbol i nazwa dokumentu/zapisu Okres
przechowywania
Przechowując y
1
FPPZ-1_01 REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, 3 lata po ostatnim
zapisie
PJ
2
FPPZ-1_03 – WYKAZ NADZOROWANYCH
DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO
3 lata po ostatnim zapisie
SJ/KKO
3 FPPZ-1 _04 KARTA ZMIAN 3 lata po ostatnim
zapisie
PJ
4 ORYGINAŁ DOKUMENTU wycofany 10 lat SJ
PJ po tym okresie przegląda zapisy i je niszczy lub podejmuje decyzję o dalszym przechowywaniu.
10 ZAŁĄCZNIKI
10.1 Wzory formularzy
FPPZ-1_01 – REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
FCH4.2_2_03 – WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO
FPPZ-1_04 – KARTA ZMIAN
FPPZ-1_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA 10.2 Załączniki
Brak
11 KARTA ZMIAN
Karta zmian jest prowadzona w jednym egzemplarzu przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.