Opis procedur, który należy przedłożyć na piśmie pracownikom Instytucji Certyfikującej

IC wykonuje swoje zadania w oparciu o procedury zawarte w IW IZ RPO. Pracownicy IC są zobowiązani do zapoznania się z procedurami opisanymi w IW IZ RPO oraz do ich stosowania.

3.2.2.1. Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność

Opis rozwiązań stosowanych przez instytucję certyfikującą w kontekście dostępu do informacji dotyczących operacji, niezbędnych w celu sporządzenia i przedłożenia wniosków o płatność, w tym do wyników kontroli zarządczych (zgodnie z art. 125 rozporządzenia ogólnego i wszystkich właściwych audytów.

Opis procedury, zgodnie z którą wnioski o płatność są sporządzane i przedkładane Komisji, w tym procedury zapewniającej przesłanie ostatecznego wniosku o płatność okresową do dnia 31 lipca po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego.

Zgodnie z modelem kaskadowym wskazanym w podrozdziale 2.2.3.9. niniejszego dokumentu, IC otrzymuje od IZ deklaracje wydatków w podziale na EFRR i EFS wraz z załącznikami. Następnie IC dokonuje weryfikacji deklaracji i zatwierdzenia poprawnie sporządzonych deklaracji, a następnie zmienia status deklaracji w SL2014, zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów określonymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Deklaracja i załączniki podlegają weryfikacji formalno-merytorycznej, w oparciu o następujące narzędzia:

listę sprawdzającą;

raporty (generowane z wykorzystaniem narzędzia raportującego SRHD w oparciu o dane zgromadzone w SL2014).

IC jest zobowiązana do uwzględnienia, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA lub na jej odpowiedzialność, wyników

122

kontroli własnych IZ oraz innych wyników kontroli przeprowadzanych przez uprawnione instytucje.

IC ma również możliwość wyłączania kwot z deklaracji IZ, które wydają się wątpliwe, a po upewnieniu się co do ich prawidłowości, może ująć te wydatki we wnioskach o płatność składanych w kolejnych latach obrachunkowych.

Wyniki wyżej wymienionych działań kontrolnych stanowią podstawę do potwierdzenia spełnienia warunków certyfikacji dotyczących systemu zarządzania i kontroli przez IC. W przypadku, gdy wyniki ww. kontroli wskazują na nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu, IC ma prawo wstrzymać certyfikację wydatków do czasu wdrożenia stosownych działań naprawczych.

Na podstawie zweryfikowanej deklaracji IC sporządza wniosek o płatność okresową/ ostateczny wniosek o płatność okresową do Komisji Europejskiej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr VI do rozporządzenia nr 1011/2014 i przekazuje go do Komisji Europejskiej za pośrednictwem SFC2014. Zgodnie z art. 135 ust. 2, IC przedkłada KE ostateczny wniosek o płatność okresową za poprzedni rok obrachunkowy w terminie do dnia 31 lipca. Ostateczny wniosek o płatność okresową do KE za poprzedni rok obrachunkowy IC składa do KE każdorazowo przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność okresową za bieżący rok obrachunkowy.

Podstawę do sporządzenia ostatecznego wniosku o płatność okresową do KE są informacje, przekazane przez IZ do IC, wraz z deklaracjami wydatków IZ za poprzedni rok obrachunkowy tj.:

deklaracje wydatków otrzymane przez IZ z instytucji niższego szczebla wdrażania;

informacje o kwotach odzyskanych i wycofanych w ubiegłym roku obrachunkowym,

informacja dotycząca wkładów z programu wpłaconych do instrumentów finansowych w ubiegłym roku obrachunkowym,

informacja dotycząca zaliczek wypłaconych beneficjentom w ramach pomocy państwa w ubiegłym roku obrachunkowym (tylko w przypadku ujmowania zaliczek przez IZ we wnioskach o płatność do KE).

Niezwłocznie po przesłaniu wniosku o płatność okresową do KE, IC przekazuje drogą elektroniczną kopię potwierdzenia przesłania dokumentów, wygenerowaną z systemu SFC2014 do Ministerstwa Finansów.

3.2.2.2. Opis systemu księgowego będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją (art. 126 lit. d) rozporządzenia ogólnego)

Zgodnie z art. 126 lit g) rozporządzenia ogólnego IC odpowiada za utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych KE oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów. Zadanie to realizowane jest poprzez gromadzenie odpowiednich danych w SL2014.

3.2.2.3. Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków

o którym mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia finansowego (art. 126 lit. b) rozporządzenia ogólnego).

Zgodnie z art. 137 rozporządzenia ogólnego roczne zestawienie wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego, przedkłada się KE dla każdego programu operacyjnego.

Zestawienie obejmuje rok obrachunkowy i zawiera dane finansowe na poziomie każdego priorytetu, według funduszy i kategorii regionów.

Roczne zestawienie wydatków jest sporządzane zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr VII do rozporządzenia nr 1011/2014.

IC sporządza wstępną wersję Rocznego zestawienia wydatków po przekazaniu do KE ostatecznego wniosku o płatność okresową za dany rok obrachunkowy. Wstępna wersja rocznego zestawienia

123

wydatków przygotowywana jest w oparciu o dane zawarte w SL2014, przy wykorzystaniu modułu Roczne zestawienie wydatków.

W trakcie przygotowywania wstępnej wersji Rocznego zestawienia wydatków, sporządzanego odrębnie dla EFS i EFRR, IC sprawdza wyniki audytów i kontroli przeprowadzonych w stosunku do wydatków zadeklarowanych do KE w danym roku obrachunkowym i weryfikuje, czy w przypadku, gdy stwierdzono nieprawidłowości instytucje funkcjonujące w ramach Programu podjęły właściwe działania naprawcze. IC sprawdza również, czy IZ pomniejszyła wydatki z tytułu korekt finansowych.

Po uzgodnieniu z IZ wstępnej wersji Rocznego zestawienia wydatków, IC przekazuje zaakceptowaną wstępną wersję Rocznego zestawienia wydatków do IZ, która przekazuje w terminie do dnia 31 października roku następującego, po danym roku obrachunkowym do IA wstępne wersje: Deklaracji zarządczej, Rocznego zestawienia wydatków, Rocznego podsumowania sprawozdań z audytu i kontroli.

IC przystępuje do przygotowania ostatecznej wersji rocznego zestawienia wydatków po otrzymaniu:

od IA - wstępnej wersji Rocznego sprawozdania z kontroli, przedstawiającego główne wyniki audytów przeprowadzonych zgodnie z art. 127 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, od IZ - Biura Monitoringu i Sprawozdawczości RPO - ostatecznej wersji rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli.

IC uwzględnia wyniki wszystkich audytów i kontroli w procesie przygotowywania zestawienia wydatków i na podstawie przekazanych dokumentów aktualizuje dane we wstępnej wersji Rocznego zestawienia wydatków. Zaktualizowana wersja Rocznego zestawienia wydatków podlega następnie weryfikacji pod kątem kompletności danych i ich zgodności z danymi dotyczącymi wydatków certyfikowanych do KE w danym roku obrachunkowym, znajdującymi się w SL2014. Weryfikacja dokonywana jest przy użyciu raportów z dostępnego narzędzia.

Po pozytywnym zweryfikowaniu danych zawartych w zestawieniu z danymi z systemu informatycznego, IC przygotowuje ostateczną wersję dokumentu, w celu przekazania go do IZ, która przekazuje, w terminie do dnia 31 stycznia roku obrachunkowego, następującego po roku, którego dotyczy dokumentacja do IA ostateczne wersje: Deklaracji zarządczej, Rocznego zestawienia wydatków, Rocznego podsumowania sprawozdań z audytów i przeprowadzonych kontroli wraz z pismem z ewentualnymi wyjaśnieniami do uwag przedłożonych przez IA we wstępnej wersji Rocznego sprawozdania z kontroli. Następnie IC wprowadza Roczne zestawienie wydatków do SFC2014 (status

„w przygotowaniu”).

Po uzyskaniu z IA ostatecznej wersji Rocznego sprawozdania z kontroli i pozytywnej opinii audytowej oraz po wprowadzeniu przez IZ do SFC ostatecznych wersji: Deklaracji zarządczej, Rocznego zestawienia wydatków, Rocznego podsumowania sprawozdań z audytów i przeprowadzonych kontroli, po otrzymaniu od IZ skanu ww. dokumentów, jak również po pozytywnym zweryfikowaniu zgodności danych w Rocznym zestawieniu wydatków wprowadzonym do SFC2014 i jego walidacji, IC sporządza projekt poświadczenia gwarantującego, że:

zestawienie wydatków jest kompletne, rzetelne i prawdziwe oraz że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z projektami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa;

przestrzegane są przepisy określone w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy, w art. 59 ust. 5 rozporządzenia finansowego oraz w art. 126 lit. d) i f) rozporządzenia ogólnego;

przestrzegane są przepisy określone w art. 140 rozporządzenia ogólnego w odniesieniu do dostępności dokumentów.

Następnie po zatwierdzeniu Rocznego zestawienia wydatków wraz z poświadczeniem, IC sporządza skan poświadczenia.

Po czym, IC przekazuje do KE za pośrednictwem SFC2014: Deklarację zarządczą, Roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytów i przeprowadzonych kontroli (uprzednio

124

wprowadzone do SFC 2014 przez IZ), Roczne zestawienie wydatków wprowadzone do SFC2014 w oparciu o załącznik nr VII rozporządzenia wykonawczego nr 1011/2014 (zmiana w SL2014 statusu Rocznego zestawienia wydatków na „przekazany”), w terminie do 15 lutego roku obrachunkowego, następującego po roku, którego dotyczy dokumentacja wraz ze skanem poświadczenia.

Niezwłocznie po przesłaniu Rocznego zestawienia wydatków do KE, IC przekazuje drogą elektroniczną kopię potwierdzenia przesłania dokumentów do KE, wygenerowaną z systemu SFC2014 do Ministerstwa Finansów.

W oparciu o otrzymane dokumenty, Komisja do dnia 31 maja roku następującego po roku obrachunkowym, weryfikuje otrzymane dokumenty, po czym dokonuje rozliczenia wydatków roku obrachunkowego, wypłacając saldo roczne lub odpowiednio pomniejszając kolejną płatność okresową.

3.2.2.4. Opis procedur obowiązujących Instytucji Certyfikującej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI

na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia ogólnego (w stosownych przypadkach).

Procedura dotycząca badania skarg dotyczących EFSI leży w kompetencji IZ. Jednakże, w przypadku wpłynięcia skargi dotyczącej EFSI do IC, zostanie ona niezwłocznie przekazana do IZ z zastosowaniem stosownych procedur, w tym wskazanych w podrozdziale 2.2.3.16.