Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sali konferencyjnej (w 2 terminach) podczas planowanego spotkanie dla pracowników PCPR oraz na 4 szkolenia dla pracowników kadry pomocy i integracji społecznej z terenu województwa wielkopolskiego organizowanych przez Województwo Wielkopolskie - Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu.
Zamówienie obejmuje świadczenie powyższych usług w zakresie i terminach zgodnych z harmonogramem:
*Podane ilości dotyczą wszystkich dni spotkania/szkolenia
42 Zakwaterowanie – Wykonawca jest zobowiązany zapewnić zakwaterowanie w pokojach 1 i 2 osobowych dla uczestników Zamawiającego zgodnie z powyższym harmonogramem w hotelu minimum trzygwiazdkowym zlokalizowanym w Poznaniu do 1,5 km od siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu (ul. Nowowiejskiego 11) w ruchu pieszym mierzone zgodnie z https://www.google.pl/maps. Na spotkanie/szkolenia planujemy wykorzystać pokoje zgodnie z powyższym harmonogramem.
Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia, a dostarczane posiłki powinny zapewniać 100% całodziennego zapotrzebowania na energię i składniki odżywcze.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom podczas :
spotkania w dniach 02-03.10.2019 r. oraz szkolenia w dniach 12-13.12.2019 r.
c) pierwszego dnia
obiad dwudaniowy z deserem i napojem oraz uroczystą kolację integracyjną,
serwis kawowy ciągły w czasie trwania szkolenia w godz. 10.00 -18.00 d) drugiego dnia
śniadanie, obiad dwudaniowy z deserem i napojem
serwis kawowy ciągły w czasie trwania szkolenia w godz. 8.00 -14.00
szkoleń w terminach 13-14.11.2019 r., 26-27.11.2019 r. oraz 3-4.12.2019 r.
c) pierwszego dnia
uroczystą kolację integracyjną, d) drugiego dnia
śniadanie
Ww. posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala konferencyjna, ale w tym samym budynku na terenie hotelu. Szczegółowe menu zostanie ustalone po wyborze najkorzystniejszej oferty z wyznaczonym przedstawicielem Zamawiającego.
Posiłki powinny być podawane na zastawie ceramicznej, z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków.
Zamawiający wymaga:
Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu, składające się co najmniej z:
43
pieczywo – dwa rodzaje,
danie na ciepło: np. jajecznica, kiełbaski,
wędliny – dwa rodzaje,
sery – dwa rodzaje,
dżem, mleko, jogurt, płatki śniadaniowe,
świeże warzywa: np. ogórek, pomidor,
świeże owoce: np. banan, jabłko, owoce sezonowe
Napoje:
- do wyboru przez uczestników: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz różne rodzaje herbaty (w tym zielona),
- soki – podane w szklanym dzbanku, przynajmniej dwa rodzaje,
- woda mineralna gazowana i niegazowana – podana w szklanym dzbanku lub w butelce.
Dodatki: cukier, mleko, cytryna, masło – dostępne dla każdego uczestnika.
Obiad w którego skład wchodzą:
zupa (min. 350 ml),
danie główne składające się z:
- ziemniaki zamiennie z ryżem, makaronem lub kaszą (min. 200g),
- sztuka mięsa np. karkówka, schab (min. 150g – bez sosu, z sosem 170g), zamiennie z kotletem schabowym (min 150g), rybą (min. 150g), drobiem (min. 150g),
- warzywa gotowane oraz zestaw surówek z warzyw sezonowych (co najmniej 150g).
Napoje:
- soki - przynajmniej dwa rodzaje w szklanym dzbanku (min. 250 ml dla każdego uczestnika), - woda mineralna gazowana i niegazowana, podana w szklanym dzbanku lub w butelce (min. 250 ml dla każdego uczestnika).
Obiad może być podany jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podania obiadu, pod warunkiem zachowania odpowiedniej temperatury dań.
Podane gramatury dotyczą produktów po obróbce termicznej.
Przerwa kawowa ciągła (uzupełniana podczas dnia w godzinach wskazanych przez Zamawiającego) powinna się składać przynajmniej z:
wypieki cukiernicze typu rogaliki z nadzieniem lub mini drożdżówki 3 sztuki na 1 osobę lub ciasto pieczone (np. sernik, jabłecznik) 2 sztuki na 1 osobę. – serwowane dwa razy dziennie (podczas rozpoczęcia dnia szkoleniowego oraz w trakcie trwania przerwy kawowej)
świeże owoce wymienne na koktajle owocowe
Napoje:
44 - do wyboru przez uczestników: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz różne rodzaje herbaty (w tym zielona),
- soki – podane w szklanym dzbanku, przynajmniej dwa rodzaje,
- woda mineralna gazowana i niegazowana – podana w szklanym dzbanku lub w butelce.
Dodatki: cukier, mleko, cytryna, – dostępne dla każdego uczestnika.
Uroczysta kolacja integracyjna powinna składać się przynajmniej z:
danie główne podawane na ciepło (min. 350g)
zimna płyta składająca się z: wędlina (dwa rodzaje), ser (dwa rodzaje), warzywa sezonowe, warzyw marynowanych, sałatek (min. 200 g na każdego uczestnika), itp.
Pieczywo – dwa rodzaje (pszenne oraz razowe).
Napoje:
- do wyboru przez uczestników: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz różne rodzaje herbaty (w tym zielona)
- soki - przynajmniej dwa rodzaje w szklanym dzbanku (min. 250 ml dla każdego uczestnika), - woda mineralna gazowana i niegazowana, podana w szklanym dzbanku lub w butelce (min. 250 ml dla każdego uczestnika).
Dodatki: cukier, mleko, cytryna, masło, musztarda, keczup, sos czosnkowy dostępne dla każdego uczestnika.
Podane gramatury dotyczą produktów po obróbce termicznej.
UWAGA:
Zamawiający zastrzega, iż podane ilości osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może zmniejszyć liczbę osób w odniesieniu do każdego rodzaju usługi. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegu, a także usług restauracyjnych zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi zgodnym z harmonogramem.
Wykonawca zapewni salę szkoleniową na spotkanie/szkolenie w terminach zgodnych z harmonogramem zamieszczonym, powyżej z dostępem do światła dziennego wyposażoną w sprzęt potrzebny do przeprowadzenia szkolenia tj. projektor multimedialny, laptop, flipchart z kartkami papieru oraz kompletem pisaków bez ograniczeń. Na sali powinny znajdować się stoły i krzesła, ich ustawienie zostanie ustalone z przedstawicielem Zamawiającego po wyborze oferty. Dodatkowo Wykonawca zapewni stół i krzesła dla wykładowców. Sala powinna znajdować się w pobliżu ogólnodostępnych sanitariatów. Temperatura w pomieszczeniach powinna być dostosowana do potrzeb uczestników szkolenia.
45 Miejsce realizacji usługi: obiekt zlokalizowany w Poznaniu do 1,5 km od siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu (ul. Nowowiejskiego 11) w ruchu pieszym mierzone zgodnie z https://www.google.pl/maps.
Zamawiający wymaga, aby obiekt, w którym Wykonawca zapewni noclegi:
spełniał standardy obiektu zaszeregowanego minimum do kategorii oznaczonej 3 gwiazdkami
„***” (do oferty należy załączyć potwierdzoną „za zgodność z oryginałem” kserokopię dokumentu świadczącego o zaszeregowaniu do określonej kategorii obiektu hotelarskiego zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 238),
każdy pokój powinien być wyposażony w pojedyncze łóżka, pełen węzeł sanitarny, z dostępem do bezprzewodowego internetu,
Realizując zamówienie w zakresie usług restauracyjnych, Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do:
odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji,
odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji, wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (tzn. obrusów, zastawy stołowej i serwisu do kawy i herbaty z porcelany albo szklanej ze sztućcami ze stali nierdzewnej; itp.),
zapewnienia obsługi na właściwym poziomie, zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi, oraz takiego rozplanowania wykonania usługi, aby każdorazowo została ona zrealizowana bez zakłóceń, zgodnie z przedstawionym programem.
Realizacja przedmiotu zamówienia powinna przebiegać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi oraz miejscom przygotowania i podawania posiłków.
Zamawiający wymaga, by na czas pomiędzy przybyciem gości do obiektu a zakwaterowaniem w pokojach, została zapewniona możliwość przechowania bagażu przez gości, w zamkniętym pomieszczeniu do którego osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających i nie ustanowi dynamicznego systemu zakupów. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowej części zamówienia. Zamawiający nie stawia wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy. Zamawiający nie zamierza zawrzeć z Wykonawcą umowy
46 ramowej. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące usługi hotelarskie w ramach realizacji przedmiotu zamówienia były zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na umowę o pracę.
Kody CPV: 55120000 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, 55130000 – Inne usługi hotelarskie,
55300000 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
47 Załącznik nr 2 do umowy PROTOKÓŁ wykonania usług hotelarskich
z dnia……….
wykonanej przez ………
dla
Województwa Wielkopolskiego – Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu ul. Nowowiejskiego 11
61-731 Poznań
zgodnie z umową nr ………. z dnia ………... 20……. r.
sporządzony w składzie:
Przedstawiciel Zamawiającego Przedstawiciel Wykonawcy poświadcza się wykonanie usługi w dniach……….
Wykonane usługi przyjmuje się bez zastrzeżeń*) / stwierdza się zastrzeżenia*)
………
………
Realizacja zamówienia obywała się przy udziale*/bez udziału osób społecznie wykluczonych*
Uwagi
………
………
Wykonawca oświadcza, że osoby wykonujące usługi hotelarskie w czasie trwania szkolenia z dnia
……….. były zatrudnione na umowę o pracę.
Na tym Protokół zakończono.
Podpisy osób wskazanych w § 4 ust. 1 i 2 umowy
Przedstawiciel Zamawiającego Przedstawiciel Wykonawcy
……… ………..
*) niepotrzebne skreślić