Przekazywanie i dostęp do informacji

Frekwencja udziału organizacji pozarządowych w konsultacjach w znacznej mierze zależy od sposobu, w jaki miasto informuje trze-ci sektor o planowanych konsultacjach. Z przeprowadzonych badań wynika, że jedną z przyczyn nieuczestniczenia organizacji pozarządo-wych w konsultacjach okazuje się braku czasu na systematyczne po-szukiwanie informacji o ogłaszanych konsultacjach dotyczących ich obszaru działalności.

W tym kontekście ważne są wyniki badań odnoszące się do wy-syłania przez miasto spersonalizowanych wiadomości dotyczących planowanych konsultacji. Mniej niż połowa organizacji (41%) zade-klarowała, że otrzymała bezpośrednio informację o organizowanych konsultacjach (zob. rysunek 1.2).

Rysunek 1.2. Zasięg bezpośredniej informacji o konsultacjach organizowanych przez Gminę Miejską Kraków w 2015 roku

41%

49%

10%

Czy informacje o konsultacjach docierały bezpośrednio do Państwa organizacji? (N=51)

TAK NIE NIE WIEM Źródło: opracowanie własne.

Organizacje, które zostały bezpośrednio poinformowane o organi-zowanych konsultacjach, najczęściej wskazywały, że komunikaty do-cierały do nich za pośrednictwem newslettera (14) lub bezpośredniego e-maila (13). Żadna z organizacji nie została powiadomiona o konsul-tacjach za pośrednictwem faksu i poczty tradycyjnej, a tylko jedna do-wiedziała się o konsultacjach z rozmowy telefonicznej. Dwie zostały poinformowane osobiście (przez osobę znajomą i przedstawiciela UMK z KDO).

Rysunek 1.3. Formy bezpośredniego informowania o konsultacjach organizowanych przez Gminę Miejską Kraków w 2015 roku

0 5 10 15

Poczta

tradycyjna E-mail adresowany do organizacji

Telefon Faks Newsletter Inne

Liczba odpowiedzi

W jakiej formie docierały do Państwa organizacji informacje o konsultacjach?

Źródło: opracowanie własne.

Odpowiedzi te wskazują jednoznacznie na odejście od tradycyj-nych form komunikowania na rzecz wykorzystania nowych mediów do informowania o konsultacjach (zob. rysunek 1.3). Szerokie wyko-rzystywanie elektronicznych narzędzi komunikacyjnych może przy-spieszyć proces rozwoju dialogu pomiędzy miastem a organizacjami trzeciego sektora, co jest pożądane z punktu widzenia efektywności konsultacji. Jednocześnie kierowanie ogólnych informacji na temat każdej z organizowanych konsultacji do wszystkich podmiotów trze-ciego sektora może prowadzić do chaosu informacyjnego. Organizacje pozarządowe zmuszone są bowiem do śledzenia wszystkich komuni-katów wysyłanych przez miasto, bez względu na to, czy konsultacje dotyczą ich obszaru aktywności, czy też nie. Tylko dwie organizacje biorące udział w badaniu znalazły informację o konsultacjach, samo-dzielnie przeszukując strony internetowe przeznaczone dla organizacji pozarządowych. Chociaż internet wskazywany jest przez organizacje pozarządowe jako najważniejsze źródło informacji na temat konsulta-cji, to wyniki badań nie potwierdzają skuteczności stron internetowych administrowanych przez miasto w zakresie wzajemnej wymiany infor-macji między samorządem a podmiotami pozarządowymi.

Celem przeprowadzonego badania było także poznanie opinii or-ganizacji na temat efektywności poszczególnych form komunikowa-nia oraz preferowanych narzędzi kontaktu z miastem. Sposób infor-mowania przez UMK o prowadzonych konsultacjach w 2015 roku był najczęściej oceniany przez respondentów jako przeciętny/neutralny.

Wśród opinii nacechowanych przeważały oceny pozytywne. Osiem-nastu respondentów zaznaczyło odpowiedzi zdecydowanie dobrze i do-brze, a czternastu odpowiedzi zdecydowanie źle i źle. Jednak więcej respondentów (5) jednoznacznie negatywnie niż jednoznacznie pozy-tywnie (tylko 2) oceniło sposób informowania miasta o konsultacjach.

Szczegółowy rozkład ocen przedstawia rysunek 1.4.

Rysunek 1.4. Ocena sposobu informowania o konsultacjach organizowanych przez Gminę Miejską Kraków w 2015 roku

Zdecydowanie

dobrze Dobrze Przeciętnie Źle Zdecydowanie

źle

Serie1 2 16 19 9 5

0 5 10 15 20 25 30

Liczba ocen

Jak oceniają Państwo sposób informowania o konsultacjach? (N=51)

Źródło: opracowanie własne.

Wyniki badań pokazują więc, że prawie ¾ organizacji pozytywnie lub neutralnie ocenia sposób informowania przez UMK o konsulta-cjach. Jednocześnie organizacji pozarządowych oceniających to komu-nikowanie jednoznacznie negatywnie występuje więcej niż tych, które są z niego zadowolone.

Ważnym elementem badań było sprawdzenie preferowanych przez organizacje pozarządowe sposobów przekazywania im przez mia-sto komunikatów na temat konsultacji. Respondenci wskazali e-mail

adresowany do organizacji jako najbardziej preferowaną formę otrzy-mywania informacji (aż 43 wskazania). Następnie w kolejności wy-mieniane były: publikacje na portalu dla organizacji pozarządowych i w BIP-ie (21 wskazań) oraz newsletter (20 wskazań). Co ważne, new-sletter był w 2015 roku najczęściej wykorzystywaną przez miasto for-mą informowania podmiotów pozarządowych o organizowanych konsultacjach (por. wykres 1.3). Świadczy to o tym, że newsletter po-zostaje stosunkowo skutecznym narzędziem kontaktu miasta z trzecim sektorem.

Jak wynika z przeprowadzonych badań, dla organizacji pozarządo-wych bardzo ważną rolę we współpracy z miastem odgrywa komuni-kacja bezpośrednia. Respondenci wskazali spotkania i konferencje (28 odpowiedzi) oraz bezpośredni kontakt z urzędnikiem (22 odpowiedzi) jako pożądane formy wymiany informacji na temat konsultowanych spraw i samego procesu konsultacji. Nieliczne organizacje zdeklaro-wały, że najchętniej otrzymywałyby informacje za pośrednictwem poczty tradycyjnej (12) i telefonu (14). Za najmniej efektywne uzna-no informowanie o konsultacjach przy pomocy faksu (2 wskazania) oraz poprzez zamieszczanie ogłoszeń na tablicach UMK oraz dzielnic (3 wskazania).

Krakowskie organizacje pozarządowe preferują więc elektroniczne formy powiadamiania ich o realizowanych przez GMK konsultacjach.

Internet był w 2015 roku najczęściej wykorzystywanym kanałem infor-mowania trzeciego sektora o prowadzonych konsultacjach w Krakowie.

Badania wskazują na różnice w oczekiwaniach obu stron współpracy.

Organizacje pozarządowe chciałyby otrzymywać spersonalizowany przekaz na temat konsultacji (np. e-maile zawierające szczegółowe in-formacje na temat konsultacji, które dotyczą obszaru ich działalności), podkreślają również wagę kontaktów osobistych już na poziomie in-formowania o planowanych konsultacjach. Umiarkowanie pozytywna ocena komunikowania na temat konsultacji wystawiona GMK przez organizacje pozarządowe wynika m.in. z ich opinii, że miasto kieru-je przekaz do wszystkich organizacji, bez względu na charakter i ob-szar ich działalności. W konsekwencji informowanie o konsultacjach najczęściej sprowadza się do przesłania zaproszenia do wypełnienia

formularza dotyczącego tematu, którym najczęściej poszczególne or-ganizacje nie są zainteresowane.