Przyjmowanie i zwrot zabezpieczeń prawidłowości realizacji umowy

55 UCZESTNICY PROCESU

Proces/Instytucja IC IZ IP

Przyjmowanie i zwrot zabezpieczeń prawidłowości realizacji umowy

Aby Beneficjent mógł uzyskać dofinansowanie, musi dokonać zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Umowa określa formę i kwotę zabezpieczenia, przy czym wartość zabezpieczenia nie może być niższa od kwoty przyznanego dofinansowania. Wyboru zabezpieczenia dokonuje Beneficjent w formie pisemnej przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Ostateczna decyzja w kwestii formy zabezpieczenia podejmowana jest przez IP .

Ustanowienie oraz wniesienie dokumentów potwierdzających ustanowienie zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia jest warunkiem wypłaty Beneficjentowi środków dofinansowania. Nie ma możliwości zwolnienia Beneficjenta z obowiązku ustanowienia zabezpieczenia. Katalog możliwych zabezpieczeń określa wzór UDA.

IP wyznacza termin na wniesienie przez Beneficjenta zabezpieczenia. Termin ten nie może być dłuższy niż data złożenia przez Beneficjenta pierwszego wniosku o płatność.

Zabezpieczenie ustanawia się na okres trwałości projektu, zgodnie z postanowieniami art. 71 rozporządzenia ogólnego oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu w tym zakresie.

IP prowadzi rejestr zabezpieczeń, w którym upoważniony pracownik podpisem potwierdza przyjęcie zabezpieczenia, a Beneficjent podpisem potwierdza ustanowienie zabezpieczenia/

dokumentów potwierdzających ustanowienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zabezpieczenia przechowywane są w sejfie w siedzibie IP łącznie z rejestrem.

W przypadku składania zabezpieczenia wekslowego przez Beneficjenta, weksel wraz z deklaracją podpisywany jest w obecności upoważnionego przez Zarząd IP Pracownika Sekcji Płatniczej lub upoważnionego pracownika innej sekcji IP, lub u notariusza. Przed podpisaniem weksla przez przedstawicieli Beneficjenta upoważniony Pracownik IP sprawdza tożsamość osób podpisujących na podstawie dokumentu tożsamości, dokonuje również sprawdzenia uprawnień do reprezentowania Beneficjenta (zgodność reprezentacji z umową lub przedstawionymi upoważnieniami.) W przypadku przyjmowania weksla podpisanego w obecności notariusza, upoważniony pracownik IP w Olsztynie dokonuje sprawdzenia prawidłowości złożenia podpisu – zgodnie z listą zgodności przedstawioną poniżej.

a) osoba fizyczna:

 weksel – podpisany przez właściciela oraz jego współmałżonka (jeżeli nie ma rozdzielności majątkowej współmałżonka),

 deklaracja wekslowa – podpisana przez właściciela oraz jego współmałżonka (jeżeli nie ma rozdzielności majątkowej współmałżonka),

 aktualny wypis z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (nie starszy niż 3 m-ce) bądź jego kserokopia potwierdzona przez Beneficjenta za zgodność z oryginałem,

 w zależności od stanu faktycznego niżej wymienione dokumenty potwierdzone przez notariusza:

 kserokopia aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej, jeśli taka istnieje (potwierdzona „za zgodność z oryginałem” przez Beneficjenta ,

56

 oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania przez współmałżonka, jeśli nie istnieje jego podpis na wekslu potwierdzone przez notariusza),

 ewentualnie poręczenie weksla.

lub

 oświadczenie Beneficjenta o nie pozostawaniu w związku małżeńskim.

b) spółka cywilna:

 weksel – podpisany przez wszystkich wspólników i ich współmałżonków,

 deklaracja wekslowa – podpisana przez wszystkich wspólników i ich współmałżonków,

 aktualny wypis z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej każdego ze wspólników (nie starszy niż 3 miesiące),

 kserokopia umowy spółki potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta,

 dla każdego ze wspólników w zależności od stanu faktycznego niżej wymienione dokumenty:

 kserokopia aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej, jeśli taka istnieje (potwierdzona „za zgodność z oryginałem” przez Beneficjenta),

 oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania przez współmałżonka, jeśli nie istnieje jego podpis na wekslu (potwierdzone przez notariusza),

 ewentualnie poręczenie weksla lub

 oświadczenie Beneficjenta o nie pozostawaniu w związku małżeńskim.

c) spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna:

 weksel – podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS, opatrzony pieczątką firmy,

 deklaracja wekslowa – podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS, opatrzona pieczątką firmy,

 aktualny wypis z KRS (nie starszy niż 3-miesiące) potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym.

d) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna:

 weksel – podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS lub rejestrem handlowym, opatrzony pieczątką firmy,

 deklaracja wekslowa – podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS lub rejestrem handlowym, opatrzona pieczątką firmy,

 aktualny wypis z KRS lub wypis z rejestru handlowego (nie starsze niż 3 m-ce), potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym.

e) przedsiębiorstwo państwowe lub jednostki badawczo-rozwojowe:

 weksel – podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania zgodnie z KRS, opatrzony pieczątką firmy,

57

 deklaracja wekslowa – podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania zgodnie z KRS, opatrzona pieczątką firmy,

 aktualny wypis z KRS (nie starszy niż 3 m-ce) potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym.

f) fundacja, stowarzyszenie:

 weksel – podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS lub rejestrem fundacji/stowarzyszeń, opatrzony pieczątką fundacji/stowarzyszenia,

 deklaracja wekslowa - podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z KRS lub rejestrem fundacji/stowarzyszeń, opatrzona pieczątką fundacji/stowarzyszenia,

 aktualny wypis z KRS (rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej) - nie starszy niż 3 miesiące potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym.

g) spółdzielnia:

 weksel – podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z KRS (może się zdarzyć, że spółdzielnia jeszcze nie złożyła wniosku o wpis do KRS, wówczas wymagany będzie wypis z rejestru spółdzielni), opatrzony pieczątką spółdzielni,

 deklaracja wekslowa – podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z KRS lub rejestrem spółdzielni, opatrzona pieczątką spółdzielni,

 wypis z KRS lub z rejestru spółdzielni potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym.

W przypadku zabezpieczenia innego niż weksel wraz z deklaracja wekslową IP będzie stosowała się do Wytycznych ws. zabezpieczeń

W przypadku składania przez Beneficjenta innych form zabezpieczeń niż weksel „in blanco” jego poprawność konsultowana jest z radcą prawnym WMARR S.A. w Olsztynie.

W przypadku stwierdzenia braku poprawności złożonego zabezpieczenia, informuje się niezwłocznie Beneficjenta o konieczności dostarczenia poprawnego zabezpieczenia w terminie 5 dni roboczych.

Brak złożenia zabezpieczenia przez Beneficjenta i uchylanie się od tego obowiązku w przypadku pisemnego przynaglenia ze strony WMARR S.A. w Olsztynie skutkuje wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie.

Zwrot zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy

W przypadku prawidłowego wypełnienia przez Beneficjenta wszelkich zobowiązań określonych w umowie o dofinansowanie projektu, IP na pisemny wniosek Beneficjenta, zwróci Beneficjentowi ustanowione zabezpieczenie po upływie okresu trwałości określonego w umowie o dofinansowanie projektu. Zgodnie z postanowieniami art. 71 rozporządzenia ogólnego, trwałość projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności musi być zachowana przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP - w odniesieniu do projektów, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc

58 pracy) od daty płatności końcowej na rzecz beneficjenta, z zastrzeżeniem pkt 7, a w przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają bardziej restrykcyjne wymogi w tym zakresie, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Pracownik Sekcji Kontraktowania przed upływem okresu trwałości projektu, jednak nie później niż 14 dni roboczych przed zakończeniem okresu trwałości projektu, przygotowuje Kartę Obiegową Projektu (załącznik Z.3.8.1 Karta obiegowa projektu), a następnie zobowiązany jest przed dokonaniem zwrotu zabezpieczenia otrzymać potwierdzenie spełnienia przez Beneficjenta warunków wynikających z zapisów umowy od kierowników właściwych Sekcji /Zespołów merytorycznych Wydziału Wdrażania Programów Unijnych wskazanych w Karcie Obiegowej Projektu. W przypadku nieobecności kierownika właściwej Sekcji/Zespołu potwierdzenia spełnienia przez beneficjenta warunków wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie dokonuje Dyrektor/Z-ca Dyrektora WPU/upoważniony pracownik. W przypadku projektów, w które zaangażowana została Instytucja Zarządzająca poprzez jakikolwiek etap decyzji administracyjnej, postępowań sądowych, postępowań egzekucyjnych, IP II uzupełnia Kartę obiegową projektu dopiero po rozstrzygnięciu sprawy i uzyskaniu na ten temat informacji z właściwego biura IZ.

Beneficjent zobowiązany jest do odebrania dokumentu stanowiącego dowód ustanowienia i wniesienia zabezpieczenia w terminie 21 dni od daty określonej w umowie o dofinansowanie, w przeciwnym wypadku ww. dokument jest niszczony zgodnie z obowiązującym prawem przez IP.

Załączniki:

1. Karta obiegowa projektu Z.3.8.1

3.9 Sprawozdawczość z udzielonej pomocy publicznej