Sprawy związane ze zwrotami wydatków w państwowych jednostkach budŜetowych reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budŜetowych i samorządowych zakładów budŜetowych:
§ 19. 1. Uzyskane przez państwowe jednostki budŜetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budŜetowym zmniejszają wykonanie planowanych wydatków w tym roku budŜetowym.
2. Uzyskane przez państwowe jednostki budŜetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budŜetowych stanowią dochody budŜetu państwa.
Ustawa o dochodach JST nie wymienia zwrotu wydatku jako źródła dochodów JST, zawiera natomiast zapis :
Art. 4.
1. Źródłami dochodów własnych gminy są:
…..
12) inne dochody naleŜne gminie na podstawie odrębnych przepisów.
…
.na podstawie którego organ stanowiący gminy wydając odpowiednią uchwałę moŜe uregulować sprawę przyjmowania zwrotów z lat ubiegłych na dochody budŜetu gminy.
Dla zwrotów poniesionych wydatków z tytułu wypłaconych świadczeń z dotacji celowej powszechnie stosowana jest nast. zasada: zwroty w tym samym roku budŜetowym w którym poniesiono wydatek pomniejszają kwotę wykonanych wydatków, zaś zwroty wydatków poniesionych w latach ubiegłych z tytułu wypłaconych świadczeń z dotacji celowej ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki po stronie dochodów. Odsetki za opóźnienie/zwłokę w zapłacie naleŜności z tytułu NP księguje się po stronie dochodów jednostki. Pobrane kwoty zwrotów zaliczone na dochody jednostki przekazywane są na rachunek budŜetu JST i wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. W budŜecie JST zwrócone środki z tytułu nienaleŜnie pobranych świadczeń traktowane są jak zwrot dotacji i w formie wydatku przekazywane są do budŜetu państwa.
W przypadkach gdy ściąganie nienaleŜnie pobranych świadczeń przypada na okres w którym osoba uprawniona otrzymuje świadczenia, to kwoty NP potrącane są z bieŜąco wypłacanych świadczeń. Operacji potrącenia nie towarzyszy wpływ i wypływ środków pienięŜnych (operacje kasowe). Biorąc to pod uwagę w przypadku gdy kwota potrącona z jednej strony jest wydatkiem a z drugiej dochodem, naleŜy dokonać dodatkowych zapisów na subkoncie dochodów i subkoncie wydatków konta 130 w celu odzwierciedlenia tej operacji w kasowym systemie sprawozdawczości budŜetowej.
Przypadek 1 - Potrącenie zwrotu NP roku bieŜącego.
Kwota zwrotu nienaleŜnie pobranego świadczenia w br w wysokości 405 zł została potrącona wraz z odsetkami w wysokości 2 zł z bieŜącej wypłaty świadczenia.
Przyjęto rozwiązanie w którym wypłaty świadczeń w danym miesiącu dokonywane są na podstawie listy wypłat a potrącenia na podstawie listy potrąceń. Lista potrąceń ujmowana jest jako zobowiązanie z tyt. wypłat bieŜących świadczeń na koncie 240-LP.
Kwota zwrotu 405 zł nie pomniejsza wcześniej dokonanego wydatku, natomiast odsetki w wysokości 2 zł zwiększają wydatki i dochody jednostki
Konto Winien Konto Ma Kwota Opis 240-Zwroty NP 410-85212-3110 405 zł
Decyzja o NP. Korekta zmniejszająca poniesione koszty z tyt. świadczeń.
221-85212-092 750 2 zł Przypis naleŜności z tytułu odsetek od NP
410-85212-3110 240-LP 407 zł Przypis listy potrąceń (naleŜność główna zwrotu + odsetki)
240-LP 221-85212-092 2 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu odsetek od NP
130D-85212-092 130W-85212-3110 2 zł
Zapis kasowego odzwierciedlenia operacji potrącenia. ObciąŜenie konta wydatków kwotą potrącenia z tyt. odsetek. Uznanie konta dochodów kwotą odsetek.
240-LP 240-Zwroty NP 405 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu zwrotu NP.
Uwaga: W przypadku gdy jednostka prowadzi oddzielne rachunki dla dochodów i wydatków naleŜy dokonać przelewu kwoty potrącenia z rachunku wydatków na rachunek dochodów .
Przypadek 2 – Potrącenie zwrotu NP z lat ubiegłych.
Zwrot nienaleŜnie pobranych świadczeń w latach ubiegłych. Kwota zwrotu 405 zł i kwota odsetek 72 zł naliczona na dzień dokonania potrącenia z bieŜącej wypłaty świadczenia są księgowane po
Decyzja o NP. Korekta zmniejszająca poniesione koszty z tyt. świadczeń
221-85212-097 240-Zwroty NP 405 zł
Przeksięgowanie naleŜności z tyt.zwrotów NP.
na konto „naleŜności z tyt. dochodów budŜetowych”.
221-85212-092 750 72 zł Przypis naleŜności z tyt. odsetek od NP.
410-85212-3110 240-LP 477 zł Przypis listy potrąceń (naleŜność główna zwrotu + odsetki)
240-LP 221-85212-092 72 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu odsetek od NP
240-LP 221-85212-097 405 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia
2. NaleŜność z tytułu zwrotu NP. (doch.budŜ.)
Uwaga: W przypadku gdy jednostka prowadzi oddzielne rachunki dla dochodów i wydatków naleŜy dokonać przelewu kwoty potrącenia z rachunku wydatków na rachunek dochodów .
Przypadek 3 – Potrącenie zwrotu NP częściowo z roku bieŜącego i częściowo z roku poprzedniego.
Zwrot nienaleŜnie pobranych świadczeń częściowo w roku ubiegłym a częściowo w roku bieŜącym – Kwota zwrotu NP wraz z naleŜnymi odsetkami została potrącona z bieŜącej wypłaty świadczeń.
Kwota zwrotu 405 zł + 72 zł odsetki naliczone na dzień potrącenia. W tym 305 zł NP- lata ubiegłe które powinny zostać zaksięgowane po stronie dochodów jednostki, 100 zł NP- rok bieŜący pomniejsza poniesiony wydatek roku bieŜącego, odsetki 72 zł są księgowane po stronie dochodów jednostki.
Konto Winien Konto Ma Kwota Opis
240-Zwroty NP 410-85212-3110 405 zł
Decyzja o NP. Korekta zmniejszająca poniesione koszty z tyt. świadczeń
221-85212-097 240-Zwroty NP 305 zł
Przeksięgowanie naleŜności z tyt.zwrotów NP.
na konto „naleŜności z tyt. dochodów budŜetowych
221-85212-092 750 72 zł Przypis naleŜności z tyt. odsetek od NP
410-85212-3110 240-LP 477 zł
Przypis listy potrąceń z naleŜności osoby uprawnionej (naleŜność główna zwrotu + odsetki)
240-LP 221-85212-092 72 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu odsetek od NP
130D-85212-092 130W-85212-3110 72 zł
Zapis kasowego odzwierciedlenia operacji potrącenia.
ObciąŜenie konta wydatków kwotą potrącenia, Uznanie konta dochodów z tyt. odsetek.
240-LP 221-85212-097 305 zł
Kompensata wzajemnych płatności (potrącenie):
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu zwrotu NP (doch.budŜ.)
1. Zobowiązanie z tyt. wypłaty świadczenia 2. NaleŜność z tytułu zwrotu NP.
Uwaga: W przypadku gdy jednostka prowadzi oddzielne rachunki dla dochodów i wydatków naleŜy
Przypadek 4 – Wpłata przez dłuŜnika zwrotu NP częściowo z roku bieŜącego i częściowo z roku poprzedniego.
Zwrot nienaleŜnie pobranych świadczeń częściowo w roku ubiegłym a częściowo w roku bieŜącym . Kwota zwrotu NP wraz z naleŜnymi odsetkami została wpłacona na rachunek bieŜący jednostki.
Kwota zwrotu 405 zł + 72 zł odsetki naliczone na dzień wpłaty. W tym 305 zł NP- lata ubiegłe które powinny zostać zaksięgowane po stronie dochodów jednostki, 100 zł NP- rok bieŜący pomniejsza poniesione wydatki roku bieŜącego, odsetki 72 zł są księgowane po stronie dochodów jednostki.
Konto Winien Konto Ma Kwota Opis
240-Zwroty NP 410-85212-3110 405 zł
Decyzja o NP. Korekta zmniejszająca poniesione koszty z tyt. świadczeń
221-85212-097 240-Zwroty NP 305 zł
Przeksięgowanie naleŜności z tyt.zwrotów NP.
na konto „naleŜności z tyt. dochodów budŜetowych”.
221-85212-092 750 72 zł Przypis naleŜności z tyt. odsetek od NP
130D-85212-092 221-85212-092 72 zł Wpłata odsetek.
130D-85212-097 221-85212-097 305 zł Wpłata kwoty zwrotu NP za lata ubiegłe
130W-85212-3110 240-Zwroty NP 100 zł Wpłata kwoty zwrotu rok bieŜący
130W-85212-3110 130W-85212-3110 -100 zł Zapis techniczny, pomniejszenie wydatków na subkoncie 130W
Uwaga: NaleŜność z tyt. zwrotu NP niezaleŜnie którego roku dotyczy powinna być ujmowana jako zmniejszenie wcześniej poniesionego kosztu. Praktykowane zapisywanie zwrotu lat ubiegłych jako przychodu na koncie 720 nie jest zgodne z treścią ekonomiczną zdarzenia jakim jest wydanie decyzji NP.
JeŜeli do końca roku nie nastąpi zapłata naleŜności z tyt. zwrotu NP, to na początku pierwszego miesiąca sprawozdawczego nowego roku obrotowego naleŜy przeksięgować zwrot NP br na zwrot NP. u.br.
221-85212-097 240-Zwroty NP 100 zł
Dekret naleŜy interpretować jako przeksięgowanie naleŜności z konta naleŜności których zapłata stanowi zwrot dokonanego wydatku na konto naleŜności których zapłata stanowi dochód budŜetu.