Przed rozpoczęciem prac Komisji, w  przypad- przypad-ku dostępności środków finansowych, wskazanym

byłoby zorganizowanie przez IOK szkolenia dla KOP przeprowadzonego przez wyspecjalizowanego tre-nera w  zakresie oceny merytorycznej projektów in-nowacyjnych i współpracy ponadnarodowej (IOK pla-nując konkurs na projekty innowacyjne w Planie Działania powinna założyć w  Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej PO KL środki na organizację takiego szko-lenia). Najlepiej jeżeli trener współpracuje z  Krajową Instytucją Wspomagającą i  przeprowadza szkolenia tak-że dla innych IP/IP2, wówczas jest możliwość, aby w oce-nie wniosków obowiązywał podobny standard. W przy-padku, gdy w  ramach danego konkursu ocenianych merytorycznie jest niewiele wniosków IOK powinna

Ocena merytoryczna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej

rozważyć organizację szkolenia po rozpoczęciu prac KOP (np. w ciągu 10 dni). W takim przypadku członko-wie KOP oceniający wnioski winni zapoznać się wcze-śniej z ocenianymi przez nich wnioskami, aby trener przeprowadzający szkolenie mógł, w  razie koniecz-ności doradzić w rozstrzygnięciu konkretnych proble-mów i ewentualnie skonsultować indywidualne przy-padki.

W przypadku zorganizowania szkolenia dla członków KOP przed rozpoczęciem prac komisji, ewentualne wąt-pliwości i problemy dotyczące oceny konkretnych projek-tów rozwiązywane są podczas posiedzeń pośrednich KOP.

4. W trakcie seminariów, przeprowadzonych w ramach grantu pierwotnie ustalono, że najbardziej odpowiednią formą oceny merytorycznej PI/PWP jest organizacja KOP w trybie stacjonarnym. Natomiast po kolejnych doświad-czeniach dot. organizacji oceny merytorycznej w/w pro-jektów uznano, że należy jednak rekomendować organi-zację KOP w trybie „półstacjonarnym”. Rekomendacja ta wynika z faktu, iż projekty te są bardziej skomplikowa-ne (a także dłużej trwające, droższe) niż projekty standar-dowe, osoba oceniająca z  jednej strony musi mieć czas, aby spokojnie zapoznać się z ocenianym projektem oraz z problemem, jaki w wyniku realizacji projektu wniosko-dawca zamierza rozwiązać. Członek KOP oceniający wnio-sek musi także mieć odpowiednio dużo czasu, by zweryfi-kować z innych źródeł dane, założenia projektu, a przede wszystkim innowacyjność proponowanego rozwiązania.

Z  drugiej strony członek KOP powinien mieć możliwość przedyskutowania kwestii problematycznych i niejasnych w  ocenie z  innymi członkami KOP i  Przewodniczącym podczas posiedzeń stacjonarnych. Dlatego tryb półsta-cjonarny wydaje się być optymalnym rozwiązaniem.

W przypadku braku możliwości zorganizowania posie-dzenia KOP w  trybie półstacjonarnym (ewentualnie sta-cjonarnym) w miarę potrzeb zgłaszanych przez członków KOP, Przewodniczący powinien korespondencyjnie poin-formować członków KOP nt. wymogów i oczekiwań IOK w odniesieniu do projektów składanych w danym sie, w tym przekazać objaśnienia odnośnie istoty konkur-su i rozumienia innowacji.

Niezależnie od przyjętego trybu posiedzeń KOP Przewodniczący KOP powinien być zawsze dostępny dla członków KOP w  przypadku pojawienia się powtarzają-cych się problemów przy ocenie projektów innowacyj-nych/współpracy ponadnarodowej, a także w celu omó-wienia rozbieżności w  ocenie poszczególnych członków KOP.

5. Przewodniczący KOP powinien inicjować spotkania, w których będą brali udział wszyscy członkowie:

• Pierwsze spotkanie powinno mieć na celu wy-jaśnienie Tematu (w  przypadku projektów in-nowacyjnych testujących) oraz pozostałych istotnych wymogów konkursowych, a  także ujednolicenie rozumienia zapisów karty oce-ny merytorycznej projektu. Wszyscy członko-wie KOP powinni mieć wspólną członko-wiedzę nt. wymo-gów i oczekiwań IOK w odniesieniu do projektów składanych w  danym konkursie. Warto zapytać członków KOP, jak definiują projekty innowacyj-ne w danym Temacie, czy znają jakieś ciekawe zre-alizowane bądź rezre-alizowane projekty. Członkowie KOP powinni zrobić rozeznanie rynku pod kątem ewentualnego istnienia i  funkcjonowania roz-wiązań proponowanych w  ocenianych projek-tach. Jest to niezbędne dla oceny innowacyjno-ści proponowanego w konkretnym projekcie roz-wiązania. Pierwsze spotkanie powinno pozwolić na ustalenie wspólnego podejścia do innowacji wśród oceniających;

• Powinny odbywać się systematyczne spotka-nia, w celu omówienia zidentyfikowanych po-wtarzających się problemów przy ocenie pro-jektów innowacyjnych/współpracy ponadna-rodowej, a  także w  celu omówienia rozbież-ności w ocenie poszczególnych członków KOP.

W celu uzyskania jak najlepszej jakości oceny pro-jektów innowacyjnych i  współpracy ponadnaro-dowej należy ustalić odpowiednie standardy oce-ny i  minimalizowanie znaczących rozbieżności w ocenie czy sytuacji nieprawidłowej oceny wnio-sku, jednak z zastrzeżeniem, że ocena wniosków odbywa się z zachowaniem zasady bezstronności.

W  sytuacji wystąpienia trudności w  ocenie zalecany jest kontakt z  KIW oraz ewentualnie z  Partnerami w  ra-mach sieci współpracy, którzy mogą mieć podobne do-świadczenia w konkretnych przypadkach.

6. Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KLw skład KOP mogą zostać powołani także w charakterze obserwatorów bez prawa do oceny, przed-stawiciele innych instytucji - eksperci w danej dziedzinie.

IOK powinna korzystać z  tych możliwości, aby ekspert mógł udzielić osobom oceniającym wyjaśnień lub konsul-tacji, np. czy rozwiązania zaproponowane przez projek-todawcę są rzeczywiście innowacyjne na danym terenie.

27 Ocena merytoryczna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej

Spotkanie z ekspertem (KOP pośredni) winno być zorgani-zowane w terminie około 10 dni od rozpoczęcia prac KOP, po wstępnym zapoznaniu się osób oceniających z zakre-sem merytorycznym zawartym we wniosku. W przypadku wystąpienia dalszych wątpliwości spotkania takie należy powtarzać cyklicznie.

7. W  przypadku niewielkiej liczby ocenianych mery-torycznie wniosków, a także w wyniku zidentyfikowania przez osoby oceniające projektów skomplikowanych, któ-rych ocena jest szczególnie trudna, IOK powinna skorzy-stać z możliwości, którą przewidują Zasady dokonywania wyboru projektów w  ramach PO KL tj. z  opinii eksperta, który nie został powołany do składu KOP, w ramach któ-rej oceniany jest dany projekt. W takim przypadku należy skorzystać z usług eksperta, który charakteryzuje się nie tylko wiedzą z  zakresu oceny projektów innowacyjnych i  współpracy ponadnarodowej, ale jest także specjalistą z zakresu tematyki merytorycznej konkursu. W przypad-ku wystąpienia trudności, związanych ze znalezieniem

eksperta w danym obszarze tematycznym, istnieje moż-liwość pozyskania w/w informacji z KIW.

8. Istotnym etapem jest także proces negocjacji, wyni-kający z kwestionowania przez oceniających zakresu me-rytorycznego, jak i  poszczególnych pozycji w  budżecie projektu. Z doświadczeń Partnerów wynika, że po wyło-nieniu konkretnych projektów do realizacji, najbardziej efektywnym sposobem weryfikacji i wyjaśnienia kwestii problemowych (w tym dotyczących budżetu), jest prowa-dzenie negocjacji ustnych z projektodawcą. Podczas dwustronnych spotkań i  dyskusji istnieje możliwość wspólnego wypracowania najlepszego kształtu osta-tecznego projektu. Negocjacje ustne pozwalają ponad-to na skrócenie czasu, w jakim podpisana zostanie umo-wa o  dofinansoumo-wanie realizacji projektu. Należy zwrócić szczególną uwagę, iż z przeprowadzenia negocjacji (każ-dego spotkania!) sporządzany jest protokół, podpisywany przez obie strony, aby wykluczyć jakiekolwiek rozbieżno-ści interpretacyjne.

Rysunek 3. Organizacja prac Komisji Oceny Projektów, dot. projektów innowacyjnych i  projektów współpracy ponadnarodowej

1. Przygotowanie Dokumentacji Konkursowej (w tym ustalenie wag punktowych w Karcie Oceny Merytorycznej)

2. Wybór składu KOP (pracownicy IOK i eksperci z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem)

3. Szkolenie dla członków KOP ze specyfiki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej

4. Posiedzenie KOP

Wsparcie Przewodniczącego KOP w przypadku wątpliwości w trakcie oceny projektów

spotkanie otwierające

spotkania pośrednie, w tym możliwość udziału ekspertów jako obserwatorów

spotkanie zamykające

5. Negocjacje (zalecane w formie ustnej)

Ocena merytoryczna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej

Tabela 5. Wyniki oceny merytorycznej projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej (IOK: ogółem Lider oraz Partnerzy)

2009 2010 1.01-30.06.2011

Liczba wniosków skierowanych do oceny

merytorycznej 21 93 17

Liczba wniosków poprawnych merytorycznie 8 23 6

Liczba zawartych umów 7 16 10

Analizując wyniki oceny merytorycznej PI/PWP w po-szczególnych latach należy pamiętać o tym, że projekty te są specyficzne, a przygotowanie PI/PWP wysokiej jakości stanowi wyjątkowe wyzwanie.

Jak wynika z w/w tabeli, od 2009 r. zwiększyła się licz-ba wniosków skierowanych do oceny merytorycznej, za-wieranych jest również coraz więcej umów na realizację PI/PWP, W dalszym ciągu występuje jednak procentowo duży udział projektów, które uzyskały negatywną ocenę merytoryczną.

Niemniej jednak na przestrzeni porównywanych okre-sów, projekty kierowane do oceny merytorycznej zawie-rają coraz mniej błędów, są lepiej przygotowane. Ponadto kluczowy wpływ na końcową liczbę punktów, podczas oceny merytorycznej, oprócz zapisów samego ocenia-nego wniosku, ma także ocena projektu w kontekście

Tabela 6. Wpływ na praktykę

Wpływ rozwiązań wypracowanych w ramach grantu, z zakresu oceny merytorycznej, na praktykę i poprawę systemu wdrażania projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej

• Wypracowane propozycje usprawnień dot. organizacji prac KOP oraz oceny merytorycznej projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej są wykorzystywane przez instytucje biorące udział w realizacji grantu;

• Dokument „Rekomendacje dotyczące usprawnienia procesu oceny merytorycznej projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL” wypracowany podczas spotkań w ramach realizacji grantu, został zamieszczony na stronie Krajowej Instytucji Wspomagającej rekomendacji jako zalecenia KIW;

• Krajowa Instytucja Wspomagająca opracowała również „Poradnik dla oceniających projekty innowacyjne i projekty współpracy ponadnarodowej”.

wsparcia oferowanego przez pozostałych projektodaw-ców. Powyższe ma na celu wybór najlepszych projektów, najlepiej odpowiadającym potrzebom grup docelowych oraz przynoszących najlepsze efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów.

W odniesieniu do informacji dot. roku 2011 - aktualnie trwa nabór wniosków. Informacje zawarte w tabeli doty-czą konkursów ogłoszonych w roku 2010, dla których oce-na merytoryczoce-na została przeprowadzooce-na w pierwszym półroczu 2011 r.

Dzięki zastosowaniu dodatkowych rozwiązań dot. oce-ny merytorycznej PI/PWP przez instytucje biorące udział w realizacji grantu, uzyskano poprawę jakości oceny pro-jektów składanych w ramach poszczególnych konkursów oraz wsparcie merytoryczne dla osób dokonujących oce-ny.

29

Proces naboru i oceny wniosków