INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI
§ 1
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, przepisach szczególnych oraz przez organ wyższego stopnia wydanych w trybie przepisów kpa określających rodzaje spraw, które można załatwić w terminach skróconych.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą naczelnicy wydziałów oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Kontrolę i koordynację działania komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków, listów oraz interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.
5. Sekretarz zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przedkładanie ich Burmistrzowi.
§ 2
1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków obywateli.
2. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w dzienniku korespondencyjnym prowadzonym przez Biuro Obsługi Interesanta.
3. Sekretarz Gminy prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza lub jego Zastępcę i naczelników wydziałów.
§ 3
1. Pracownicy merytoryczni obsługujący interesantów zobowiązani są do:
- udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
- rozstrzygnięcia sprawy, w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,
- informowanie zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
- powiadamianie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
- informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć.
2. Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, faksem, pocztą elektroniczną.
§ 4
1. Burmistrz lub jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz innych sprawach w każdy czwartek w godzinach 13.00 - 16.00.
2. Sekretarz i naczelnicy wydziałów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
3. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.
4. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.
§ 5
1. Do obowiązków naczelników wydziałów załatwiających skargi i wnioski należy:
a) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za załatwienie otrzymanej skargi lub wniosku i czuwanie nad prawidłowym i terminowym załatwieniem,
b) spowodowanie zarejestrowania skargi lub wniosku w centralnym rejestrze skarg i wniosków, w przypadku pominięcia kancelarii ogólnej,
c) udzielenie merytorycznej odpowiedzi na skargę (wniosek) nie później niż w ciągu miesiąca od daty jej wpływu, chyba że obowiązujące w tym zakresie przepisy ustalają termin krótszy (7 lub 14 dni),
d) zwrócenie do Sekretarza oryginału skargi (wniosku) i całości dokumentacji po ostatecznym załatwieniu,
e) bieżące informowanie Sekretarza kopiami pism o toku załatwiania skargi lub wniosku,
f) na polecenie Burmistrza dokonywanie określonych analiz sposobu załatwiania skarg i wniosków.
2. Jeżeli skarga (wniosek) dotyczy spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne wydziały Urzędu, Sekretarz sporządza i przekazuje właściwym wydziałom wyciągi z części skargi dotyczących ich właściwości. Po załatwieniu wszystkich spraw przez poszczególne wydziały, Sekretarz przygotowuje odpowiedź na podstawie uzyskanych wyjaśnień (odpowiedzi) i przesyła wnoszącemu skargę.
3. Odpowiedź na skargę załatwioną negatywnie w każdym przypadku musi zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, natomiast odpowiedź pozytywna na wniosek musi zawierać uzasadnienie faktyczne i w miarę możliwości prawne.
4. Bieżący nadzór nad załatwieniem skarg i wniosków sprawują naczelnicy wydziałów w sprawach dotyczących podległego wydziału oraz Sekretarz Gminy.
5. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu podczas indywidualnych przyjęć powinny być przyjmowane protokolarnie z zachowaniem terminów udzielenia odpowiedzi.
Protokoły z indywidualnych przyjęć interesantów wraz z odpowiedzią winny być zarejestrowane w poszczególnych wydziałach, których sprawy dotyczą.
Burmistrz
/-/ Zenon Reszka
Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Błonie
TRYB WYKONYWANIA KONTROLI
W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.
I. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje:
1. Burmistrz, jego Zastępca, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, naczelnicy wydziałów i równorzędnych jednostek organizacyjnych Urzędu w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych,
2. Stanowisko ds. Audytu w zakresie przyznanych uprawnień.
II. Kontrolę zewnętrzną wykonuje Stanowisko ds. Audytu w zakresie przyznanego przez Burmistrza pełnomocnictwa.
1. Kontrola może być prowadzona na wniosek:
a) Skarbnika Gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonywaniu budżetu oraz planu finansowego dla zadań zleconych gminie oraz prowadzenia działalności finansowej przez miejskie jednostki organizacyjne podporządkowane Radzie Miejskiej,
b) Naczelników wydziałów i równorzędnych jednostek organizacyjnych Urzędu w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej.
III. Naczelnicy wydziałów są zobowiązani do współdziałania z organami kontroli samorządowej, państwowej oraz organami ścigania.
IV. Stanowisko ds. Audytu prowadzi rejestr kontroli i opracowuje raz w roku informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Burmistrz /-/ Zenon Reszka
Załącznik nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Błonie
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 1 Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia i decyzje,
2) dokumenty kierowane do organów administracji rządowej, samorządowej itp., pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych,
3) odpowiedzi na interpelacje radnych i wnioski posłów i senatorów,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące podległych naczelników i pracowników, 5) odpowiedzi na inne pisma kierowane bezpośrednio do niego.
§ 2
Zastępca Burmistrza i Sekretarz Gminy w ramach udzielonych im uprawnień przez Burmistrza dokonują:
1) wstępnego parafowania spraw wymienionych w § 1,
2) podpisywania z upoważnienia Burmistrza odpowiedzi na sprawy określone w § 1 (w wypadku jego nieobecności),
3) podpisywania korespondencji kierowanej bezpośrednio do nich.
§ 3
1. Dokumenty przedstawione do podpisu Burmistrzowi powinny być uprzednio parafowane przez naczelnika danego wydziału lub pracownika przygotowującego pismo.
2. Do dokumentów przedstawionych do podpisu powinna być dołączona kompletna dokumentacja dotycząca danej sprawy.
§ 4
Burmistrz może upoważnić naczelnika, pracowników na samodzielnych stanowiskach lub innych pracowników do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie czynności wydziału z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Burmistrza.
Burmistrz /-/ Zenon Reszka