D O K U M E N T A C J A
SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH PRZY UŻYCIU KOMPUTERÓW
W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH
1. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w rachunkowości : a) Program naliczania wynagrodzeń „PŁACE +” - Radix
System PŁACE+, we współpracy z systemem KADRY+, służy do automatycznego sporządzania list płac zatrudnionych pracowników i drukowania zestawień płacowych.
System PŁACE przeznaczony jest do:
automatycznego sporządzania oraz drukowania list płac zatrudnionych pracowników
obsługi składek ubezpieczeniowych wg zasad zgodnych z reformą ubezpieczeń społecznych
automatycznego prowadzenia kartotek kasy zapomogowo-pożyczkowej i funduszu mieszkaniowego
drukowania zestawień płacowych, odcinków wypłat, odcinków ZUS oraz dowolnych zaświadczeń i wykazów, także wg klasyfikacji budżetowej
automatycznego naliczania zasiłków
prowadzenia kart zasiłkowych i deklaracji rozliczeniowych ZUS
emitowania odpowiednich dokumentów do programu Płatnik ZUS
prowadzenia wieloletniego archiwum.
System współpracuje z innymi systemami pakietu RADIX.
b) Program naliczania podatków gminnych „POGRUN+” -Radix
System Naliczania Podatków od Gruntów i Nieruchomości POGRUN służy do naliczania
podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, wprowadzania zmian i naliczania związanych z nimi przypisów i odpisów, wydruku postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego,
nakazów płatniczych, decyzji po zmianie i decyzji wymiarowych, prowadzenia wieloletniego archiwum wymiaru, rejestracji deklaracji podatkowych od osób prawnych oraz rejestracji zmian deklaracji.
System POGRUN+ przeznaczony jest do:
prowadzenia pełnej ewidencji gospodarstw rolnych, lasów oraz nieruchomości, zarówno będących własnością osób fizycznych, jak prawnych i innych (deklaracje podatkowe),
ustalenia wymiaru podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości,
wprowadzania zmian i ustalenia związanych z nimi przypisów i odpisów,
wydruku postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego, nakazów płatniczych, decyzji po zmianie i decyzji wymiarowych,
prowadzenia pełnej obsługi i wydawania zaświadczeń na bony paliwowe,
drukowania rejestrów, zaświadczeń, wykazów oraz sprawozdań okresowych i rocznych,
prowadzenia wieloletniego archiwum wymiaru.
System współpracuje z innymi systemami pakietu RADIX.
c) Program windykacji podatków „WIP +” - Radix
System Windykacji Opłat i Podatków WIP służy do zakładania i bieżącej aktualizacji kont rozrachunkowych dla wszystkich płatników z terenu gminy, księgowania operacji na poszczególnych kontach (przypisy, wpłaty, odpisy itp.) niezależnie od rodzaju podatku lub opłaty, tworzenia wykazów podatków i opłat, prowadzenia wieloletniego archiwum, analizy rozrachunkowej kont, obsługi tytułów wykonawczych oraz drukowania upomnień i decyzji.
System automatycznie przejmuje dane dotyczące należnych opłat i podatków z systemów wymiarowych pakietu RADIX.
System WIP+ przeznaczony jest do:
zakładania i bieżącej aktualizacji kont dla wszystkich podatników z terenu miasta/gminy,
analizy rozrachunkowej kont,
obsługi tytułów wykonawczych,
drukowania upomnień, decyzji itp.
tworzenia i drukowania wykazów podatników oraz podatków,
prowadzenia wieloletniego archiwum wraz z możliwością jego przeglądania.
System współpracuje z innymi systemami pakietu RADIX, przejmując dane osobowe oraz naliczone w systemach wymiarowych przypisy i należności.
d) Program ewidencji środków trwałych „.ST+” – Radix
System Środki Trwałe STW jest przeznaczony do obsługi zadań związanych z prowadzeniem ewidencji środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych. System STW umożliwia prowadzenie kartoteki środków trwałych i wyposażenia jednego lub wielu płatników z podziałem na działy i użytkowników, automatyczną kontrolę danych zapisywanych w karcie środka trwałego pod względem formalnym, automatyczne naliczanie wysokości
przeszacowania i umorzenia oraz rejestrację zmiany wartości, drukowanie tabeli amortyzacyjnej, wykonywanie zestawień ilościowych i wartościowych z podziałem na grupy i rodzaje oraz ewidencję efektów rzeczowych środków trwałych i ich sumowanie dla poszczególnych rodzajów KŚT.
System Środki Trwałe jest przeznaczony do obsługi zadań związanych z prowadzeniem ewidencji środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych.
System STW umożliwia:
prowadzenie kartoteki środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych dla jednego lub wielu płatników,
automatyczną kontrolę danych zapisywanych w karcie środka trwałego pod względem formalnym,
automatyczne naliczanie wysokości przeszacowania i umorzenia oraz rejestrację zmian wartości,
drukowanie tabeli amortyzacyjnej,
wykonywanie zestawień ilościowych i wartościowych,
ewidencję efektów rzeczowych środków trwałych i ich sumowanie,
automatyczne tworzenie arkuszy spisu z natury i zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
prowadzenie wieloletniego archiwum
.
e) Program finansowo – księgowy „FKB +” - Radix
System Księgowości Budżetowej FKB służy do prowadzenia ksiąg rachunkowych wg
klasyfikacji budżetowej, wspomagania prac nad budżetem jednostki samorządu terytorialnego, sporządzania wykazów obrotów i stanów kont w ujęciu analitycznym i (sub)syntetycznym w dowolnym okresie czasu, sporządzania wymaganych przepisami sprawozdań z wykonania budżetu oraz do obsługi archiwum poprzednich lat, wg zasad określonych przez ustawę o rachunkowości. W wersji wielozadaniowej system umożliwia obsługę wielu odrębnie
zdefiniowanych zadań budżetowych i udostępnianie zbiorczych danych ze wskazanych zadań.
System FKB+ przeznaczony jest do:
rejestracji, księgowania i drukowania dowodów księgowych, w tym operacji związanych z podatkiem VAT,
zakładania, rozszerzania i modyfikowania planu kont,
prowadzenia kartoteki obrotów wg obowiązującej klasyfikacji budżetowej,
sporządzania i drukowania wymaganych wykazów i sprawozdań na dany dzień, w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, wg dowolnego układu klasyfikacji budżetowej, w tym sprawozdań kwartalnych i rocznych;
przeglądania i drukowania dziennika obrotów, wykazów obrotów i stanów kont za dowolny okres czasu, w ujęciu analitycznym i syntetycznym,
zakładania i przeglądania archiwum lat ubiegłych wg zasad określonych ustawą o rachunkowości.
System szeroko współpracuje z innymi pakietami z systemu RADIX, także w ramach operacji księgowych.
f) Program „Kadry+” – Radix
System KADRY+ służy do rejestracji danych osobowych pracowników, prowadzenia kartotek zawierających warunki i zasady zatrudnienia, przebieg pracy zawodowej, dane do ubezpieczenia ZUS i inne, prowadzenia ewidencji czasu pracy, drukowania dokumentów związanych z
zatrudnieniem, automatycznego aktualizowania danych związanych z liczbą lat stażu pracy, należnym dodatkiem stażowym, nagrodą jubileuszową, wykonywania dowolnych analiz i wyciągów z bazy danych na podstawie określonych przez użytkownika warunków wyboru, a w powiązaniu z systemem PŁACE+, również do automatycznego sporządzania list płac, wykazów podatkowych itp.
System KADRY przeznaczony jest do:
rejestracji danych pracowników oraz prowadzenia kartotek zawierających ich dane osobowe, warunki i zasady zatrudnienia, przebieg pracy zatrudnionych pracowników, dane do ubezpieczenia ZUS i inne,
prowadzenia ewidencji czasu pracy,
drukowania dokumentów związanych z zatrudnieniem,
automatycznego aktualizowania danych związanych z liczbą lat stażu pracy, należnym dodatkiem stażowym, nagrodą jubileuszową,
archiwizowania danych pracowników, w tym pracowników zwolnionych,
wykonywania analiz i wyciągów z bazy danych na podstawie określonych przez użytkownika warunków wyboru danych,
w powiązaniu z systemem PŁACE+ - automatycznego sporządzania list płac, wykazów podatkowych itp,
prowadzenia wieloletniego archiwum.
g) Program rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne „PŁATNIK”
Program Płatnik stworzono specjalnie dla płatników składek. Zapewnia on pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń
Społecznych.
Program przeznaczony jest do instalowania i użytkowania przez płatników składek oraz
podmiotów upoważnionych, w tym pracowników biur rachunkowych, którzy instalują program PŁATNIK po raz pierwszy, lub używali wcześniejszych wersji programu.
h) Program Usługi Bankowości Elektronicznej CEB- klienci korporacyjni
Program jest udostępniony przez bank prowadzący w ramach usługi Bankowości
Lista operacji bieżących – złożonych przez Internet i w Oddziale - przeglądnie, pobranie pliku Historia operacji – złożonych przez Internet i w Oddziale - przeglądanie, pobranie pliku, wydruk Potwierdzenie operacji – przeglądanie, pobranie pliku, wydruk
Wnioski – składanie i monitorowanie stanu realizacji wniosków wysłanych do banku Zmiana PIN-u, zmiana haseł do konta
Odblokowanie karty chipowej Przelewy/ Paczki przelewów
Przelewy/ paczki przelewów na rachunki własne, obce, do ZUS, do US Przelew walutowy
Wstrzymanie realizacji przelewów/ paczek przelewów – pojedyncze, zbiorcze Usuwanie przelewów/ paczek przelewów
Import polecenia zapłaty Lokaty
Założenie lokat Likwidacja lokat
i) System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego –BeST@ , – rozszerzenie o sprawozdawczość jednostek organizacyjnych –SJO BeSTi@
System BeSTi@ to specjalistyczny program przeznaczony do zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego. Został stworzony na zlecenie Ministerstwa Finansów, które jest właścicielem wszystkich praw autorskich i majątkowych do programu.
System BeSTi@ stanowi kompleksowe narzędzie do zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego. Ma ono na celu wsparcie służb finansowych JST w realizacji zadań w zakresie planowania i modyfikacji budżetu. Użytkownikami systemu są jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, regionalne izby obrachunkowe wraz z zespołami zamiejscowymi oraz Ministerstwo Finansów.
System wspomaga sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych. Obsługuje także tworzenie bilansów jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego. Wspomaga pracę w zakresie sprawozdawczości i uchwał budżetowych, umożliwia tworzenie raportów w różnych przekrojach na podstawie wprowadzonych danych.
Program obsługuje elektroniczne przesyłanie sprawozdań budżetowych do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem właściwej terytorialnie regionalnej izby obrachunkowej. Wymiana danych odbywa się z możliwym wykorzystaniem podpisu elektronicznego i bez użycia zewnętrznych programów pocztowych.
2. Opis przeznaczenia programów i sposób ich działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania:
Szczegółowy opis funkcjonowania programów komputerowych znajduje się na stanowiskach pracy osób wykorzystujących dany system lub są dostępne na stronach internetowych.
3. Sposób zapewnienia właściwego stosowania programów.
Korzystanie z programów komputerowych, oraz z ich zmienionych, zaktualizowanych wersji odbywa się w oparciu o umowy z firmami o nadzorze, głównie z Firmą Radix.
Umowa na sprawowanie serwisu oprogramowania RADIX (opieki autorskiej) pozwala na pobieranie zaktualizowanych wersji i plików konfiguracyjnych samodzielnie, bezpośrednio z serwera RADIX.
Umowa zawarta z Bankiem Spółdzielczym w Starogardzie Gd. zapewnia bezpieczny dostęp do wszystkich funkcji usługi bankowości elektronicznej.
4. Zasady ochrony danych
Pracownicy obsługujący programy komputerowe są zobowiązani:
a) zabezpieczyć, właściwie przechowywać i chronić przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem bądź zniszczeniem dokumentacji programu, zbiorów jego ksiąg, sprawozdań finansowych sporządzonych przez program oraz wszelkich innych wydruków,
c) stosować w programie system zabezpieczenia dojścia poprzez hasło Informatyk zobowiązany jest:
a) zabezpieczyć, właściwie przechowywać i chronić przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem bądź zniszczeniem dokumentacji programu, zbiorów jego ksiąg, sprawozdań finansowych sporządzonych przez program na serwerze,
b) systematycznie tworzyć kopie rezerwowe zbiorów na dodatkowym twardym dysku i zabezpieczać go w kasie pancernej
Księgi rachunkowe jednostki spełniają wymagania art. 71 ust 2 ustawy o rachunkowości, są archiwowane w formie zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych zapewniających trwałość zapisów informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat.