działalności jednostki, w którym zostanie zrealizowanie zadanie,
wstępną ocenę systemów kontroli oraz poznanie mechanizmów kontroli,
uzgodnienie z audytowanym kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem; w przypadku braku uzgodnienia kryteriów z audytowanym audytor wewnętrzny uzgadnia je z kierownikiem jednostki,
przygotowanie harmonogramu audytu.
6.2. Program zadania audytowego
Na podstawie zebranych informacji w fazie wstępnej zadania audytowego oraz na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka audytor planuje szczegółowo zadanie audytowe oraz metody i techniki wykorzystywane w trakcie realizacji zadania audytowego.
Program zadania audytowego stanowi szczegółowy plan pracy audytora.
Program audytu powinien zawierać następujące elementy:
a) temat zadania, b) cel zadania,
c) zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania,
15 d) datę rozpoczęcia i zakończenia zadania,
e) istotne ryzyka w obszarze działalności jednostki objętych zadaniem,
f) sposób realizowania zadania, w szczególności opis doboru próby do badania oraz technik badania,
g) wynik przeglądu wstępnego,
h) uwagi kierownika jednostki i audytowanego,
i) zasoby niezbędne do przeprowadzenia zadania, w tym ewentualną potrzebę uzyskania pomocy eksperta,
j) kryteria oceny ustaleń stanu faktycznego.
W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może w trakcie realizacji zadania zapewniającego dokonać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane. Zmiana może wynikać np. z pozyskania dodatkowych istotnych informacji już po rozpoczęciu zadania lub konieczności rozszerzenia zakresu zadania, np. w związku ze zidentyfikowaniem nowych ryzyk.
Program zadania zapewniającego oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny.
Przed rozpoczęciem zadania audytowego, audytor wewnętrzny zawiadamia jednostkę audytowaną o terminie rozpoczęcia audytu.
6.3. Przebieg zadania audytowego
Przed rozpoczęciem wykonywania zadania, osoby audytujące zobowiązane są do okazania kierownictwu jednostki audytowanej upoważnienia do przeprowadzenia audytu, które musi zawierać: imię i nazwisko audytora, nazwę jednostki, termin ważności oraz podpis kierownika jednostki. W trakcie wykonywania prac audytor jest uprawniony w szczególności do:
wstępu do wszystkich pomieszczeń jednostki audytowanej,
bezpośredniego sprawdzenia stanu rzeczowego i pieniężnego składników majątkowych jednostki audytowanej,
wglądu do dokumentów takich jak: umowy, faktury, dokumenty księgowe, zezwolenia i inne,
sporządzenia niezbędnych, kopii, odpisów i wyciągów badanych dokumentów,
zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów,
odbierania stosownych wyjaśnień od pracowników jednostki audytowanej,
uzyskania pełnej informacji na temat polityki operacyjnej i finansowej.
16 Kierownictwo i pracownicy jednostki audytowanej są zobowiązani do udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu audytu. Odmowa udzielenia wyjaśnień wymaga pisemnego podania przyczyn odmowy. Zebrany materiał dowodowy powinien dawać pewność, że informacje w nim zawarte oddają stan faktyczny. W fazie realizacji czynności audytorskich wprowadzany jest w życie przygotowany wcześniej program audytu. Celem działań osoby audytującej w tej fazie jest zebranie, analiza, interpretacja i utrwalenie informacji uzasadniających wyniki przeprowadzonego audytu. W trakcie tej fazy audytor ma prawo uzyskać wszelkie informacje, które wiążą się z celami zadania.
W trakcie realizacji czynności audytowych audytor przeprowadza zaplanowane badanie. Polega ono na określeniu i doborze reprezentatywnej próby, zbadaniu jej, porównaniu wyników z oczekiwaniami oraz dokonaniu ekstrapolacji wyników na badaną populację. Stosowanie prób statystycznych i losowych opartych na teorii prawdopodobieństwa pozwala audytorowi na stawianie tez dotyczących większych zbiorów z określonym stopniem pewności, na podstawie badania pewnej części procentowej wszystkich elementów. Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie z audytowanym wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń. W celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę zamykającą. W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach.
6.4. Sporządzanie sprawozdania z audytu
Sprawozdanie jest dokumentem kończącym zadanie audytowe, w którym przedstawione są w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. Sprawozdanie zawiera:
temat i cel zadania,
zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania,
datę rozpoczęcia zadania,
ustalenia i ocenę według kryteriów przyjętych w programie,
zalecenia,
odniesienie się audytora wewnętrznego do zastrzeżeń,
17
ogólną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem,
datę sporządzenia sprawozdania,
imię i nazwisko audytora wewnętrznego realizującego zadanie oraz jego podpis.
Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie Staroście Średzkiemu a także kierownikowi komórki audytowanej. Jeżeli kierownik komórki audytowanej stwierdzi zasadność zaleceń i wniosków zawartych w sprawozdaniu, wyznacza w ciągu 14 dni osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji powiadamiając o tym audytora wewnętrznego oraz Starostę.
Jeśli audytowany po otrzymaniu sprawozdania uzna, że nie zgadza się z jego treścią i tym samym odmówi realizacji zaleceń, zobowiązany jest przedstawić swoje stanowisko Staroście oraz audytorowi wewnętrznemu. Stanowisko, o którym mowa powyżej powinno zachować formę pisemną i zostać przedstawione w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania. W powyżej sytuacji kierownik jednostki podejmuje decyzję dotyczącą realizacji zaleceń, informując przy tym audytowanego i audytora. Po zakończeniu zadania, audytor wewnętrzny zobowiązany jest do monitorowania realizacji zaleceń celem ustalenia stanu ich realizacji, natomiast po upływie terminu na ich wdrożenie przystępuję do czynności sprawdzających.
Wyniki czynności sprawdzających audytor wewnętrzny przedstawia w notatce informacyjnej Staroście Średzkiemu.
18 VII. Dokumentacja audytu wewnętrznego
7.1. Akta audytu
Aby zapewnić wysoką jakość audytu i uprościć opracowywanie dokumentów roboczych gromadzonych w trakcie audytu, jak również umożliwić dostęp stron do informacji na temat przebiegu audytu, wszelkie dokumenty robocze są zamieszczane w aktach audytu. Audytor wewnętrzny zobowiązany jest do prowadzenia:
a) dokumentacji dotyczącej zadania audytowego, czyli:
program zadania zapewniającego,
sprawozdanie z zadania zapewniającego,
wynik czynności doradczych,
notatkę informacyjną z czynności sprawdzających,
dokumenty robocze (związane z przygotowaniem i realizacją zadania zapewniającego, związane z wykonywaniem czynności doradczych, dotyczące monitorowania realizacji zaleceń i przeprowadzania czynności sprawdzających).
b) pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego.
Dokumentacja dotycząca zadania audytowego i pozostała dokumentacja audytu stanowi własność Powiatu Średzkiego.
7.2. Roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego
Sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni sporządza się do dnia 31 stycznia roku poprzedniego. Zawiera ono w szczególności:
informację na temat wszystkich zrealizowanych zadań zapewniających, czynności doradczych i czynności sprawdzających z odniesieniem do planu audytu,
wskazanie przyczyn zaistnienia, znaczących odstępstw w realizacji planu audytu,
19
wyszczegółowienie zidentyfikowanych istotnych ryzyk oraz słabości kontroli zarządczej.
7.3. Ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego
Zgodnie z Standardem 13121 oceny zewnętrzne powinny być przeprowadzane przynajmniej raz na 5 lat przez wykwalifikowaną, niezależną osobę lub zespół spoza organizacji. Zarządzający audytem wewnętrznym ustala ze Starostą Średzkim rodzaj kwalifikacji i stopień niezależności osób lub zespołu dokonującego oceny zewnętrznej. Ocena zewnętrzna może być przeprowadzona w dwojaki sposób, poprzez:
a) ocenę zewnętrzną – przeprowadzoną przez wykwalifikowaną i niezależną osobę lub zespół spoza jednostki,
b) samoocenę z niezależną walidacją.
Decyzje o formie oceny zewnętrznej podejmuje każdorazowo kierownik jednostki. Standardy dopuszczają przegląd partnerski osoby/zespołu audytorów (wolontariat) pomiędzy jednostkami (komórkami audytu wewnętrznego) z tej samej grupy, sektora. Warunku niezależności zespołu/osoby dokonującej oceny zewnętrznej nie spełniają wzajemne przeglądy partnerskie pomiędzy dwiema jednostkami. W przypadku trzech lub więcej jednostek obawy co do naruszenia niezależności zostają zminimalizowane. Wyniki oceny zewnętrznej należy przedstawić Staroście Średzkiemu.
1 Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, opracowane przez The Institute of Internal Auditors wydane Komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów w dniu 12 grudnia 2016 roku w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych.
20
Załącznik nr 1 - Upoważnienie Wzór
_______________________
(pieczęć nagłówkowa)
Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego nr ____/_____
Na podstawie art. 287 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. _____) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04 września 2015 roku (Dz.U. _______) upoważnia się Pana/Panią:
_________________________
audytora wewnętrznego Powiatu Średzkiego do przeprowadzenia zadań audytowych oraz czynności doradczych w ramach realizacji Planu audytu wewnętrznego nr rok _________.
Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego w okresie od _______do __________
______________________________
Starosta Średzki
21
Załącznik Nr 2 – Plan audytu wewnętrznego Wzór
Środa Wielkopolska, dnia __________roku
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK _____________
1. Dane identyfikacyjne
1. Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny
2. Sposób prowadzenia audytu wewnętrznego zatrudnienie/usługodawca*
2. Podstawowe informację o audytorach wewnętrznych
Lp. Imię i nazwisko
Poziom
wyksztalcenia Nazwa firmy 1.
2.
3. Wyniki analizy ryzyka w obszar działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka
Lp. Nazwa zidentyfikowanego obszaru Poziom ryzyka w obszarze (wysoki, średni, niski)
1.
2.
22 4. Planowane zadania zapewniające
Lp.
Temat zadania audytowego
zapewniającego Nazwa obszaru
1.
2.
5. Planowane czynności doradcze
Lp. Temat zadania audytowego doradczego Nazwa obszaru
1.
2.
6. Planowane czynności sprawdzające
Lp. Temat zadania audytowego doradczego Nazwa obszaru
1.
2.
7. Inne informację istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne).
_____________ ____________________________________________
data pieczątka i podpis audytora wewnętrznego
_____________ ____________________________________________
data pieczątka i podpis Starosty Średzkiego
23
Załącznik nr 3 – Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego
Wzór Środa Wielkopolska, dnia ___________
SPRAWOZDANIE ROCZNE
Z WYKONANIA PLANU AUDYTU WEWNĘTZRNEGO ZA ROK _____________
1. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego
1. Nazwa komórki audytu wewnętrznego/Nazwa firmy: 1
2. Adres/numer telefonu/adres e-mail:
3. Liczba etatów przyznanych komórce audytu wewnętrznego/lub informacja o usługodawcy*:
4. Czy dokonano udokumentowanej samooceny pracy komórki
audytu wewnętrznego? Tak / Nie*
5.
Czy komórka audytu wewnętrznego posiada zatwierdzony przez kierownika jednostki dokument określający jej cele, zadania i uprawnienia?
(np. karta audytu wewnętrznego, regulamin organizacyjny)
Tak / Nie*
Nazwa dokumentu:
6. Czy dokonywana była zewnętrzna ocena pracy komórki audytu wewnętrznego?
Tak / Nie*
Jeśli Tak, kto dokonał oceny:
2. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych zrealizowanych w roku sprawozdawczym
24
Lp. Temat zadania audytowego
Czynności przeprowadzone na wniosek
(wymienić osobę zgłaszającą) Uwagi 1.
2.
5. Ocena efektów zrealizowanych zadań audytowych poprzez realizację czynności sprawdzających
W tabeli należy umieścić krótki opis efektów (wartości dodanej), jakie przyniosło wdrożenie zaleceń wynikających z danego zadania audytowego. Tym efektem mogą być w szczególności:
1. Przedstawienie zapewnienia, że dany obszar działa prawidłowo, 2. Poprawa efektywności/skuteczności mechanizmów kontroli zarządczej,
3. Usprawnienie danego procesu (np. planowania, udzielania zamówień publicznych, sprawozdawczości, wydawania decyzji administracyjnych itd.),
4. Wprowadzenie procedur w danym procesie,
5. Wprowadzenie systemu monitorowania realizacji zadań jednostki, 6. Poprawa efektywności systemu komunikacji wewnętrznej,
7. Zapewnienie prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów finansowych, 8. Uregulowanie zasad korzystania przez pracowników z zasobów jednostki, 9. Poprawa efektywności wykorzystania zasobów,
10. Ulepszenie systemu ochrony zasobów
Lp. Temat zadania audytowego
Podstawowe zalecenia Ocena efektów na podstawie
przeprowadzonych czynności sprawdzających 1.
2.
25 6. Niezrealizowane zadania audytowe
Lp. Temat zadania audytowego Przyczyna niezrealizowania zadania
1.
2.
7. Zadania dodatkowe nie ujęte w planie audytu
Lp. Temat zadania Przyczyna nie uwzględnienia
zadania w planie audytu Uwagi
1.
2.
8. Inne uwagi: (w tym w szczególności: informacja lub wnioski zmierzające do usprawnienia pracy audytora wewnętrznego).
___________________ _______________________
data podpis i pieczątka
Audytora wewnętrznego
* - niepotrzebne skreślić
26
Załącznik nr 4 - Program zadania audytowego Wzór
Środa Wielkopolska, dnia _____________
PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO (zapewniającego/doradczego) NR ________
1. Temat zadania audytowego 2. Cel zadania audytowego
3. Podmiotowy zakres zadania audytowego 4. Przedmiotowy zakres zadania audytowego
5. Podstawy prawne mające zastosowanie w zadaniu audytowym 6. Kryteria oceny stanu faktycznego (uzgodnione z audytowanym) 7. Istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem audytowym
8. Metodyka audytu (techniki przeprowadzania zadania, problemy, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę w badaniach)
9. Założenia organizacyjne:
10. Planowany harmonogram przeprowadzania zadania 11. Opis czynności
12. Uwagi
W czynnościach doradczych punkty 6 i 7 nie mają zastosowania.
________________ _____________________________
Data pieczątka i podpis audytora wewnętrznego
27
Załącznik nr 5 - Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego Wzór
2. Data rozpoczęcia zadania
3. Termin, w którym przeprowadzono zadanie 4. Nazwa komórki audytowanej
5. Imię i nazwisko audytora wewnętrznego 6. Inne istotne zagadnienia związane z zadaniem II. Założenia merytoryczne
1. Cele zadania
2. Podmiotowy zakres zadania 3. Przedmiotowy zakres zadania
4. Kryteria oceny mechanizmów kontroli ustalone z audytowanym (wyłącznie w zadaniu o charakterze zapewniającym)
III. Ustalenia stanu faktycznego
1. Zewnętrzne i wewnętrzne uregulowania prawne
2. Ocena działań jednostki w obszarze objętym działaniem
3. Zidentyfikowane ryzyko (wyłącznie w zadaniu o charakterze zapewniającym)
4. Opis występującego ryzyka (wyłącznie w zadaniu o charakterze zapewniającym)
5. Mapa ryzyka (wyłącznie w zadaniu o charakterze zapewniającym) IV. Uchybienia i zdefiniowane ryzyka
1. Wskazanie słabości kontroli zarządczej wraz z analizą ich przyczyn 2. Skutki zidentyfikowanego ryzyka wynikające ze słabości kontroli
zarządczej
3. Klasyfikowane wyników zadania audytowego dla przyjętych kryteriów
V. Zalecenia i rekomendacje
1. Zalecenia w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień (jedynie w zadaniu o charakterze zapewniającym, w czynnościach doradczych rekomendację są wyłącznie sugestia audytora wewnętrznego)
28 2. Opinia audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze objętym zadaniem zapewniającym.
________________ _________________ ___
Data podpis i pieczęć audytora wewnętrznego
Sporządzono w _______ egzemplarzach:
1.
2.
3.a/a
29
Załącznik nr 6- Informacja o stanie realizacji zaleceń Wzór
Środa Wielkopolska, dnia _____________
INFORMACJA O STANIE REALIZACJI ZALECEŃ
1. Temat i numer zadania audytowego:
2. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie zaleceń:
3. Termin realizacji zaleceń:
30
Załącznik nr 7 – Notatka z czynności sprawdzających Wzór
Notatka informacyjna
z ustaleń po czy nio ny c h w t rak cie cz yn no ści spra wdzają cy ch
W dniach od _________ roku do____________ roku w [nazwa jednostki audytowanej] Pan / Pani ________________ - audytor wewnętrzny przeprowadził / a czynności sprawdzające dotyczące dostosowania działań jednostki audytowanej do zaleceń zawartych w sprawozdaniu o numerze __________ z przeprowadzonego zadania zapewniającego na temat:
_____________________________________________________________________________________
Ustalenia poczyniono w oparciu o następujące dokumenty:
• _________________________________________________________________________________
Ocena działań jednostki audytowanej w sprawie realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z zadania zapewniającego:
Lp. Zalecenie
Sposób zrealizowania zalecenia (wymienić wdrożone procedury, instrukcje,
regulaminy wewnętrzne)
Ocena podjętych działań – wartość dodana w obszarze objętym badaniem
(krótki opis)
1.
2.
____________________________________________
podpis audytora wewnętrznego