Na księgi rachunkowe składają się: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych, księgi inwentarzowe
środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.
Wykaz i opis działania programów komputerowych stosowanych w Urzędzie Gminy Skąpe
Na podstawie przepisów artykułu 10 ust.1 pkt 3 lit. „c” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) ustala się wykaz programów komputerowych uŜytkowanych w referacie /wydziale/ finansowym:
1. System „ Kadry – Płace” opracowany przez firmę „SIGID” z Poznania – data rozpoczęcia eksploatacji ..1 stycznia 2001.
2. System „Program Płatnik” opracowany przez firmę „PROKOM.” S.A”
(przekazany przez ZUS) – data rozpoczęcia eksploatacji 1 marzec 2001.
3. System do ewidencja i drukowanie faktur „ Ewa 2000” Wer 1.5. , 1.7.
opracowany przez firmę „Stream soft” z Zieonej Góry – data rozpoczęcia eksploatacji 1 stycznia 2000r. .
4. System „Ewidencja Środków Trwałych i wyposaŜenia ” opracowany przez Firmę Radix z Gdańska – data rozpoczęcia eksploatacji 1 stycznia 2004 .
5. System „ Księgowość BudŜetowa Jednostki” opracowany przez firmę „Radix” z Gdańska – data rozpoczęcia eksploatacji 1 stycznia 1999 r. .
6. System „Księgowość BudŜetowa Zarządu” opracowany przez firmę „Radix” z Gdańska – data rozpoczęcia eksploatacji 1 stycznia 2000 r .
7. System księgowości podatkowej „WIP” opracowany przez firmę „Radix” z Gdańska – data rozpoczęcia eksploatacji 01 stycznia 1998 r .
8. System do ewidencji podatku rolnego , leśnego , nieruchomości dla osób prawnych i fizycznych „POGRUN” opracowany przez firmę „Radix” z Gdańska – data rozpoczęcia eksploatacji 1 stycznia1998 r .
9. System do tworzenia uchwał , analiz wykonania „ BudŜet Pro” opracowany przez firmę Sputnik software z Poznania , data rozpoczęcia eksploatacji 30 październik 2003 r.
Opis oraz sposób działania programów
Ad 1/ Komputerowy system „Kadry – Płace” umoŜliwia:
– skomputeryzowanie większości prac ewidencyjno-sprawozdawczych, realizowanych w komórce kadrowej oraz prac, związanych z wyliczeniem i wypłatą wynagrodzeń,
– gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji o zatrudnionych i zwolnionych pracownikach takich, jak: podstawowe informacje osobowe o pracowniku, współmałŜonku, dzieciach, itd.,
– informacje związane z zatrudnieniem, takie jak: staŜe pracy,
– ewidencję wynagrodzeń i potrąceń dla poszczególnych pracowników,
– tworzenie i automatyczne naliczanie list płac, drukowanie list płac w układzie analitycznym i syntetycznym, w sposób zbliŜony do układu informacji na tradycyjnym dokumencie płacowym, automatyczne rozliczenie z urzędem skarbowym i ZUSem, na poziomie poszczególnych list płac i zbiorowo dla całej jednostki, roczne rozliczenie podatku dochodowego dla poszczególnych pracowników („Moduł „Płace”).
W ramach modułu moŜna wykonać w postaci wydruków (lub w postaci informacji do przeglądania na ekranie) szereg zestawień płacowych, o układzie danych, szczegółowości i zakresie czasowym. Pozwala to na wykonanie zestawień, począwszy od pełnej analityki np. na poziomie pracownika i poszczególnych składników jego wynagrodzenia, a skończywszy na skomasowanej informacji syntetycznej na poziomie całej jednostki organizacyjnej.
Ad 2/ System „Program Płatnik” wer. 2,01 umoŜliwia prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy i podległych jednostkach (umowa o pracę, umowa zlecenie), podlegających ubezpieczeniu społecznemu, naliczanie składek ZUS od ww. pracowników; sporządzanie deklaracji imiennych i zbiorczych.
Ad 3/ Program „Ewidencja i Wystawianie Faktur” umoŜliwia skomputeryzowanie większości prac związanych z przygotowaniem faktur VAT (jeŜeli urząd jest płatnikiem VATu).
Ad 4/ Program „Ewidencja Środków Trwałych ( takŜe wyposaŜenia)” pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji środków trwałych, zawierającej, m. in. ich wartość początkową, aktualną, naliczone umorzenia i amortyzacje roczne i narastające, miejsce uŜytkowania, itp. oraz na tworzenie dla potrzeb programu finansowo-księgowego raportów o naliczonych umorzeniach i amortyzacji. Dla kaŜdej z kartotek moŜna uzyskać szereg zestawień, pozwalających w łatwy sposób śledzić ich stan oraz dokonujące się w nich zmiany.
Ad 5 i 6 / Program „Księgowość BudŜetowa Jednostki” i Program
„Księgowość BudŜetowa Zarządu” słuŜy do księgowania operacji gospodarczych na kontach oraz uzyskanych dochodów.
Ad 7/ System VIP do Ew. księgowości podatkowej umoŜliwia prowadzenie ewidencji podatkowej oraz prowadzenie księgowości podatkowej i pozostałej księgowości dochodów ( tyt. czynszy , wody nieczystości ). Na podstawie niezbędnych informacji, wprowadzonych do programu prowadzone są konta analityczne dla poszczególnych podatników.
Ad 8/ System do ewidencji podatku rolnego , leśnego , nieruchomości dla osób prawnych i fizycznych „POGRUN” i częściowo „VIP” obsługuje szczegółową ewidencję i rozliczanie osób prawnych oraz państwowe jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, obowiązane do składania deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok kalendarzowy, zgodnie z art. 6 punkt 8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
Program umoŜliwia m. in.:
– zarejestrowanie deklaracji na podatek od nieruchomości z bieŜącą kontrolą prawidłowości podanych w deklaracji obliczeń,
– otwarcie konta podatnika i przekazywanie danych z ewidencji do księgowości podatkowej, gdzie następuje zasadnicza obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczenie odsetek, sald, zaległości, nadpłat, upomnień, itp.),
– wydawanie decyzji przypisowych, odpisowych i umorzeniowych w ciągu roku podatkowego,
– rejestrację zmian w deklaracjach podatkowych na rok bieŜący, – otrzymywanie i wyświetlanie zapisów archiwalnych z lat ubiegłych,
- obejmuje szczegółową ewidencję i rozliczanie zgodnie z przepisami ustaw o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku leśnym oraz innymi ustawami i rozporządzeniami.
Program umoŜliwia m. in.:
– zarejestrowanie karty gospodarstwa i deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości wraz z danymi osobowymi i adresami gospodarstwa i nieruchomości,
– obliczenie indywidualne lub grupowe podatku za cały rok (grupa K) lub za kolejne miesiące
– wydrukowanie nakazu podatkowego indywidualnie lub grupowo (np. dla wybranej wsi) na formularzu jedno- lub dwustronnym,
– automatyczne przekazanie danych do „Księgowości Podatkowej”, wieloletnich rejestrów wymiarowych, zbiorów sprawozdawczych,
– wprowadzenie i wieloletnie rozliczanie z półrocza na półrocze i z roku na rok, opłat wieloletnich, ulg zwolnień z obowiązku upraw, ulg nabycia, ulg inwestycyjnych, – zarejestrowanie i wydrukowanie decyzji przypisowej, odpisowej, umorzeniowej
– wprowadzenie zmian w podstawach opodatkowania
– dokonanie róŜnego rodzaju zestawień statystycznych podatników gruntów, wg wsi, klas, gospodarstw, itp.
– symulowanie wielkości dochodów gminy zaleŜnie od wielkości przeliczników i stawek uŜytych do symulacji dochodów,
– drukowanie konto-kwitariuszy w przypadku inkasa podatków przez sołtysów wsi.
Ad 9/ System do tworzenia uchwał , analiz wykonania „ BudŜet Pro” - pomaga w tworzeniu załączników do uchwał budŜetowych , zarządzeń , generuje raporty według potrzeb .
Pozwala na przesyłanie drogą elektroniczną do RIO tworzonych uchwał.
Dokumentacja wraz z opisem programów i instrukcją uŜytkowania znajduje się na stanowiskach pracy.