Wyszczególnienie funkcji i zadań Instytucji Zarządzającej

IZ jest odpowiedzialna za zarządzanie i wdrażanie RPO zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Do zadań IZ należy w szczególności:

 przygotowywanie propozycji kryteriów wyboru projektów do dofinansowania;

 wybór projektów do dofinansowania;

 zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektu;

 zlecanie płatności na rzecz beneficjentów;

 zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji programu;

 pełnienie funkcji instytucji certyfikującej;

 prowadzenie kontroli realizacji programu, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów;

 nakładanie korekt finansowych;

 odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi (np. środków niewykorzystanych, odsetek, należności do zwrotu w związku z nieprawidłowościami);

 ewaluacja programu;

 monitorowanie postępów realizacji programu;

 zapewnienie informacji o programie i jego promocja.

Wyszczególnienie zadań Zarządu WK-P jako IZ pełniącej zadania IC znajdują się w podrozdziale 3.1.

16

Ponadto IZ, zgodnie z art. 125 rozporządzenia ogólnego, w ramach poszczególnych procesów odpowiada za:

1. Zarządzanie:

 powołanie i koordynację prac KM RPO oraz dostarczanie mu informacji wymaganych do wykonywania jego zadań, w szczególności danych dotyczących postępów programu operacyjnego w osiąganiu celów, danych finansowych i danych odnoszących

się do wskaźników i celów pośrednich;

 opracowanie rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania oraz po ich zatwierdzeniu przez komitet monitorujący przedkładanie ich KE;

 udostępnianie Instytucjom Pośredniczącym oraz beneficjentom informacji, które są istotne odpowiednio dla wykonywania ich zadań i wdrażania projektów;

 ustanowienie systemu elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdego projektu, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników projektów, w stosownych przypadkach;

 zapewnienia, aby dane, o których mowa powyżej, były gromadzone, wprowadzane

do systemu elektronicznej rejestracji i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych na podstawie załączników I i II

do rozporządzenia EFS;

 nadzór, koordynację i współpracę z IP (WUP/ ZIT).

2. Wybór projektów:

 sporządzenie i stosowanie odpowiednich procedur wyboru i kryteriów, które zapewniają, że projekty przyczynią się do osiągnięcia celów szczegółowych i rezultatów odpowiednich priorytetów, są niedyskryminacyjne i przejrzyste oraz zgodne z art. 7 i 8 rozporządzenia ogólnego w zakresie ogólnych zasad promowania równości mężczyzn i kobiet oraz zrównoważonego rozwoju;

 nadzór i weryfikację czy wybrany projekt wchodzi w zakres odpowiedniego funduszu oraz zalicza się do kategorii interwencji określonej w Osi lub Osiach priorytetowych RPO;

 zapewnianie, aby wnioskodawca otrzymał dokument określający warunki wsparcia dla każdego projektu, w tym szczegółowe wymagania dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach projektu, plan finansowy oraz termin realizacji;

 weryfikację przed zatwierdzeniem projektów, że wnioskodawcy dysponują administracyjną, finansową i operacyjną zdolnością do spełnienia warunków, o których mowa w powyższym punkcie;

 upewnianie się, że jeżeli projekt rozpoczął się przed dniem złożenia wniosku

o dofinansowanie do Instytucji Zarządzającej, przestrzegano obowiązujących przepisów prawa dotyczących danego projektu;

 zapewnianie, aby projekty wybrane do dofinansowania z funduszy nie obejmowały przedsięwzięć będących częścią projektów, które zostały objęte lub powinny były zostać objęte procedurą odzyskiwania (zgodnie z art. 71 rozporządzenia ogólnego) w następstwie przeniesienia działalności produkcyjnej poza obszar objęty programem;

 określenie dla poszczególnych projektów kategorii interwencji, do których przypisane są wydatki;

 nadzór, koordynację i współpracę z IP (WUP/ ZIT).

3. Zarządzanie finansowe i kontrole:

 weryfikację, czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz, czy spełniają one wymagania obowiązującego prawa, RPO oraz warunki wsparcia projektów;

17

 nadzór i weryfikację, czy beneficjenci, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem;

 wprowadzanie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka;

 ustanawianie procedury gwarantującej przechowywanie zgodnie z wymogami art. 72 lit. g) rozporządzenia ogólnego, wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;

 sporządzanie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 63 ust. 5 - 7 rozporządzenia finansowego;

 nadzór, koordynację i współpracę z IP (WUP/ ZIT).

IZ przeprowadza kontrole systemowe w IP (WUP/ ZIT).

W odniesieniu do kontroli IZ weryfikuje, czy współfinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz czy spełniają one wymagania obowiązującego prawa unijnego i krajowego, programu operacyjnego oraz warunki wsparcia projektów. Powyższe obejmuje weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o płatność i weryfikacje projektów na miejscu realizacji.

Częstotliwość i zakres weryfikacji na miejscu są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego przekazanego dla projektu oraz poziomu ryzyka stwierdzonego w toku tych weryfikacji oraz audytów przeprowadzanych przez IA w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli, jako całości. W oparciu o przyjętą przez IZ metodykę prowadzone są na wyłonionej próbie:

 projektów - kontrole w miejscu ich realizacji, w tym kontrole trwałości;

 dokumentów - weryfikacje prowadzone w ramach poszczególnych rodzajów kontroli.

Powyższe obowiązki realizowane są przez poszczególne komórki IZ oraz IP odpowiedzialne za zarządzanie i wdrażanie RPO zgodnie z podrozdziałem 2.2.1 Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek niniejszego dokumentu.

IZ, zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, pełni również funkcję Instytucji Certyfikującej, uwzględniając jednocześnie konieczność zapewnienia odrębności funkcjonalnej tej instytucji. W celu realizacji funkcji związanych z certyfikacją wydatków oraz zapewnienia rozdzielenia zadań zarządczo-kontrolnych od certyfikacji w strukturze UM WK-P utworzony został Wydział Certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego zajmujący się certyfikacją wydatków. Na czele Wydziału Certyfikacji

Regionalnego Programu Operacyjnego stoi Dyrektor, który nie odpowiada za realizację zadań związanych z wyborem projektów do dofinansowania, procesem zawierania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, weryfikacją wydatków, prowadzeniem kontroli, o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, wydawaniem decyzji o zwrocie środków, decyzji o umorzeniu w całości lub w części lub o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, a także wydawaniem decyzji o zapłacie odsetek. Dyrektor podlega merytorycznie bezpośrednio Wicemarszałkowi Województwa Kujawsko-Pomorskiego, wskazanemu w załączniku nr 2 do regulaminu organizacyjnego UM WK-P. Ponadto odpowiednie rozdzielenie funkcji na poziomie organizacji procesów właściwych dla IZ oraz IC zostało zapewnione poprzez adekwatne procedury w ramach IW IZ RPO dla poszczególnych procesów w zakresie certyfikacji i zarządzania programem.

Zadania związane z dokonywaniem i księgowaniem płatności zostały powierzone departamentowi Finansów, który jest komórką organizacyjną UM WK-P, niezależną od komórek zarządzających i wdrażających RPO oraz od IC.

18