§ 55.
Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
1) opracowywanie propozycji do budżetu województwa oraz podziału środków finansowych na zadania objęte zakresem działania,
2) realizacja uchwalonego budżetu w zakresie realizowanych zadań,
3) sporządzanie prognoz, planów, studiów w przedmiocie rozwoju i strategii województwa w zakresie swoich właściwości,
4) stosowanie procedur wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych,
5) przygotowywanie projektów uchwał oraz projektów tekstów jednolitych aktów normatywnych w terminach wynikających z obowiązujących przepisów prawa, materiałów, sprawozdań i analiz na sesje Sejmiku, posiedzenia Zarządu, komisji Sejmiku, Marszałka a także naczelnych i centralnych organów administracji państwowej,
6) realizowanie zadań wynikających z uchwał Sejmiku i Zarządu,
7) rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych oraz komisji Sejmiku, 8) prowadzenie kontroli wewnętrznej,
9) rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji,
10) opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania,
11) udzielanie informacji i przygotowywanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej, 12) udostępnianie informacji na zasadach określonych w ustawach,
13) przekazywanie informacji do publikacji oraz powiadamianie Kancelarii Marszałka o podejmowanych przez departament działaniach związanych z:
a) realizacją kampanii promocyjnych, akcji informacyjnych, wystaw, targów, b) organizacją debat, forów, konferencji, spotkań informacyjnych,
c) realizacją wojewódzkich inwestycji oraz projektów pochodzących ze źródeł zewnętrznych,
14) przygotowywanie i przedkładanie informacji organom Województwa,
15) nadzór nad działalnością merytoryczną podległych jednostek organizacyjnych, a także:
a) wnioskowanie we współpracy z Oddziałem Kadr w sprawach pracowniczych dotyczących wynagradzania, nagród, premii, kar porządkowych,
b) przygotowywanie w porozumieniu z Oddziałem Kadr i Oddziałem Zarządzania i Organizacji upoważnień i pełnomocnictw niezbędnych do kierowania jednostką oraz zapewniających ciągłość działania jednostki,
c) organizowanie we współpracy z Oddziałem Kadr konkursów na stanowisko dyrektora jednostki w przypadkach przewidzianych prawem,
16) nadzór merytoryczny nad pracownikami filii, wykonującymi zadania z zakresu departamentów,
17) przygotowywanie projektów umów,
18) kontrola i bieżący nadzór nad wykonywaniem zadań powierzonych przez Województwo samorządowym jednostkom organizacyjnym i innym podmiotom, 19) przeprowadzanie kontroli problemowych nadzorowanych jednostek organizacyjnych, 20) przekazywanie odpowiedzi/wyjaśnień/dokumentacji w związku z prowadzonymi
kontrolami zewnętrznymi w Urzędzie,
21) przygotowywanie terminowe i merytoryczne projektów odpowiedzi na protokoły i wystąpienia pokontrolne po przeprowadzonych kontrolach zewnętrznych w Urzędzie, 22) postępowanie z dokumentami o klauzuli tajne, poufne i zastrzeżone, zgodnie z ustawą
o ochronie informacji niejawnych,
23) przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych,
24) podejmowanie działań na rzecz ochrony przeciwpożarowej i bhp,
25) realizacja zadań obronnych i zarządzania kryzysowego w zakresie kompetencji swojej komórki organizacyjnej i współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi,
26) nadzór merytoryczny w zakresie zadań obronnych nad wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi,
27) prowadzenie postępowań w celu rozliczenia i ustalenia wysokości należnych do zwrotu środków finansowych i dotacji przyznanych w ramach właściwości rzeczowej komórki, wydawanie w tym zakresie decyzji i przekazywanie ich do windykacji Departamentowi Finansów, z tym zastrzeżeniem, że w przypadku, gdy obowiązek zwrotu dotacji wynika z ustaleń kontroli przeprowadzonej przez komórkę inną, niż właściwą do przyznawania dotacji, projekt wystąpienia pokontrolnego wymaga uzgodnienia z dyrektorem komórki, która przyznała dotację,
28) prowadzenie postępowań i sporządzanie decyzji w sprawie umarzania i udzielania ulg w spłacie należności, o których mowa w art. 60 ustawy o finansach publicznych wynikających z zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną,
29) opracowywanie propozycji zadań do rocznych planów działalności Urzędu,
30) przedkładanie informacji dotyczącej ocen oddziaływania na środowisko bezpośrednio do baz danych ooś,
31) wydawanie zaświadczeń dotyczących zadań realizowanych przez Departament, 32) realizacja zadań Urzędu związanych z działalnością lobbingową,
33) przygotowywanie informacji dotyczących działalności Samorządu Województwa Lubelskiego, jego organów, Urzędu i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w odpowiedzi na zapytania organów uprawnionych do prowadzenia kontroli, w szczególności Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody Lubelskiego, Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Inspekcji Pracy, ministerstw oraz niezwłoczne przekazywanie kopii udzielonej odpowiedzi do wiadomości Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
34) podejmowanie czynności organizacyjnych przez dyrektorów danej komórki organizacyjnej w celu wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynowanie systemu kontroli zarządczej w tym przygotowanie informacji i opracowanie dokumentacji oraz bieżącej jej aktualizacji z zakresu działania komórki organizacyjnej, które stanowią podstawę oceny stanu kontroli zarządczej w Urzędzie.
§ 56.
Do obowiązków dyrektorów komórek organizacyjnych działających w imieniu lub z upoważnienia Zarządu wobec Sejmiku, komisji i radnych należy:
1) przygotowywanie i – po zatwierdzeniu przez Zarząd – przedkładanie komisjom Sejmiku wycinkowych projektów programów społeczno-gospodarczego rozwoju Województwa oraz budżetu, planu zagospodarowania przestrzennego, a także innych planów i programów, których uchwalanie przez Sejmik określają przepisy, a także sprawozdań z ich realizacji,
2) udzielanie pomocy komisjom Sejmiku w ich działalności kontrolnej w zakresie bieżącej realizacji programu społeczno-gospodarczego rozwoju Województwa, wykonywania budżetu oraz uchwał Sejmiku,
3) inicjowanie – za zgodą Zarządu – współudziału komisji Sejmiku w kontrolach podejmowanych przez Urząd w celu zapewnienia realizacji planowanych zadań, 4) realizowanie wniosków i zaleceń komisji Sejmiku oraz informowanie o tym komisji
Sejmiku,
5) przedstawianie Sejmikowi i jego organom przyjętych przez Zarząd projektów uchwał, 6) uczestniczenie w posiedzeniach komisji Sejmiku, na zaproszenie, w celu wyjaśnienia
kierunków i sposobu działania administracji samorządowej,
7) opracowywanie problemowych materiałów i informacji dla potrzeb komisji Sejmiku, 8) rozpatrywanie wniosków zgłaszanych przez komisje Sejmiku,
9) przygotowywanie projektów odpowiedzi dla Marszałka na interpelacje i zapytania radnych Sejmiku oraz udzielanie radnym wyczerpujących odpowiedzi o sposobie ich załatwienia,
10) udzielanie radnym niezbędnej pomocy, szczególnie w formie odpowiednich materiałów i informacji związanych z wykonywaniem mandatu radnego Sejmiku,
11) zapewnienie warunków do właściwej obsługi radnych Sejmiku przez pracowników.
§ 57.
Współdziałanie dyrektorów komórek organizacyjnych z Departamentem Organizacyjno-Prawnym w zakresie obsługi Zarządu i organizacji Urzędu obejmuje w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych dla podejmowania decyzji przez Zarząd,
2) przygotowywanie projektów uchwał dla Zarządu, 3) przedkładanie informacji z wykonania uchwał Zarządu, 4) przeprowadzanie kontroli w zakresie zleconym przez Zarząd,
5) przekazywanie do Departamentu Organizacyjno-Prawnego w celu rejestracji: skarg, wniosków i petycji, upoważnień, pełnomocnictw Zarządu, zarządzeń, umów cywilno-prawnych, wniosków o udostępnienie informacji publicznej, kopii decyzji administracyjnych,
6) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i przedkładanie kopii odpowiedzi po akceptacji Marszałka do Departamentu Organizacyjno-Prawnego,
7) uczestniczenie w posiedzeniach Zarządu, zgodnie z ustaleniami Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego,
8) zabezpieczenie pełnej obsługi prawnej Zarządu przez radcę prawnego.
§ 58.
Współdziałanie dyrektorów komórek organizacyjnych z Departamentem Organizacyjno-Prawnym – Inspektorem Ochrony Danych w zakresie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych obejmuje w szczególności:
1) obsługę osób skierowanych przez punkt kontaktowy inspektora ochrony danych w zakresie realizacji obowiązku informacyjnego i praw, które im przysługują na mocy postanowień RODO,
2) przekazywanie do inspektora ochrony danych niezbędnych informacji w celu prowadzenia i aktualizowania rejestru czynności przetwarzania danych,
3) natychmiastowe powiadamianie inspektora ochrony danych o naruszeniu ochrony danych osobowych w celu wywiązania się z obowiązku dokonania zgłoszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
4) umożliwianie inspektorowi ochrony danych realizacji obowiązków w zakresie informowania pracowników, którzy wykonują zadania administratora lub przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów o ochronie danych i doradzania im w tej sprawie a także monitorowanie przestrzegania przepisów
o ochronie danych oraz wewnętrznej dokumentacji w dziedzinie ochrony danych osobowych.