Opis dostępnych wierszy i podstawowych wiadomości o ich wypełnianiu (szczegółowe informacje o formacie zapisu danych dla każdego pola zostały zamieszczone w przewodniku dla użytkowników bazy):
1. Trzy wiersze na hasła autorskie - „autor 1”, autor 2”, „autor 3”. W każdym wpisuje się autora w formacie: nazwisko, imię. Jeśli autorów jest więcej niż trzech, pozostawia się wszystkie trzy wiersze puste.
2. Wiersz „tytuł”. Wypełnia się obowiązkowo w formacie: pełny tytuł wielką literą z pominięciem początkowych rodzajników. Po ukośniku „/” wpisuje się oznaczenie odpowiedzialności, tzn. redaktora, opracowującego, pierwszego autora, jeśli jest ich więcej niż trzech, tłumacza itp. Wpis kończy się kropką „.”. 3. Wiersz „numer wydania”; wypełnia się w przypadku, gdy wydanie jest 2 lub
kolejne w formacie: nr wydania cyfrą arabską, określenie specyfiki wydania (np. „uzupełnione”, „poprawione” itp.).
4. Wiersz - „miejsce wydania”. Wpisuje się w formacie: miejsce wydania. Jeśli nie ma informacji o miejscu wydania wpisuje „b.m.”. Jeśli miejsc wydania jest więcej niż jedno - wpisuje się tylko jedno.
pełna nazwa wydawcy (ewentualnie - „oznaczenie miasta siedziby wydawcy”) = powszechnie używany lub łatwy do wymyślenia skrót nazwy wydawcy, o ile jest potrzebny. Z uwagi na to, że zestandaryzowana nazwa wydawcy potrzebna jest do efektywnego wyszukiwania oraz tworzenia raportów, każdorazowo nazwa danego wydawcy powinna być taka sama. Stąd w części pomocniczej ekranu umieszczona została mini-wyszukiwarka wydawców, w którą wpisuje się ciąg znaków, np. zapisany wcześniej po znaku równości („=”) skrót. Efekty wyszukiwania wyświetlają się jako aktywne odsyłacze; po kliknięciu takiego odsyłacza pełna nazwa wydawcy wpisuje się automatycznie w polu „wydawca 1”. Dlatego też ważne jest, by osoba wpisująca po raz pierwszy danego wydawcę do bazy (dotyczy to też zapisu dla dostawcy) wpisywała możliwie pełną nazwę i umieszczała oczywiste, często używane skróty, w celu uniknięcia kilku zapisów w indeksie dotyczących tego samego dostawcy. Uwaga: takie szybkie wpisywanie nie dotyczy wiersza „wydawca 2”. W te wiersze należy wyszukaną nazwę wydawcy dokładnie przepisać, lub wkleić za pomocą prostej operacji „zaznacz - kopiuj - wklej”. Jeśli nie ma informacji o jakimkolwiek wydawcy w wierszu „wydawca” wpisuje się „b.w.”.
6. Wiersz „data wydania”. Wpisuje się w formacie: rrrr, oznaczającym rok wydania. Nie oznacza się informacji dodatkowych typu „cop.” „druk.” itp. W przypadku braku informacji o roku wydania wpisuje się „b.r.”.
7. Wiersz „seria. podseria”. Pole na nazwę serii i podserii. Wpisuje się w formacie: Seria. Podseria (nie umieszcza się natomiast ISSN podserii).
8. Wiersz „numer w serii głównej”. Wpisuje się numer w serii głównej w formacie: numer serii. Wiersz uzupełniony o informację „kontynuacja” i dwa przyciski (typu radiobutton) „0” - zaznaczony domyślnie i „1”, oznaczające odpowiednio „nie” i „tak” i pełniące funkcję informacyjną odnośnie tego, czy tytuł jest częścią kontynuacji większej całości, czy też nie jest istotne posiadanie kompletu wydawnictw z danej serii.
9. Wiersz „ISBN”. Wpisuje się nr ISBN w formacie: 1234567890 lub 123456789X (bez myślników).
10. Wiersz „ISSN”. Wpisuje się nr ISSN w formacie 1234-5678 (z myślnikiem). Wiersz uzupełniony polem „częstotliwość” z listą wyboru możliwych częstotliwości wydawnictw ciągłych. Lista częstotliwości, przejęta z systemu Virtua, ułożona jest w kolejności malejącej - od dziennika po czasopismo
ukazujące się raz na trzy lata. Uwzględniono też periodyki ukazujące się nieregularnie. W przypadku wystąpienia częstotliwości „egzotycznej”, np. 17 razy w roku, przewidziano opcję „inna częstotliwość”, natomiast precyzyjna informacja może się pojawić w polu „inna”.
11. Wiersz „sygnatura; zasób”. Wpisuje się sygnaturę w formacie: sygnatura. Pole „sygnatura” dotyczy zarówno wydawnictw zwartych, jak i ciągłych. Wiersz uzupełniony o pole „zasób” w którym można wpisywać zasób wydawnictwa ciągłego.
12. Wiersz „akcesja”. Tworzy się akcesję w formacie: oznaczenie roku, symbol sekcji (domyślnie wyświetla się EO - egzemplarz obowiązkowy druków zwartych), numer paczki (rachunku)/kolejny numer ID rekordu. Przykładowo: 2004 Kk 120/12004. Numeracja, zarówno rekordów, jak i przesyłek/rachunków jest wspólna dla całego Oddziału Gromadzenia. Stąd dwie kolejne przesyłki zarejestrowane w jednej sekcji nie muszą mieć kolejnych numerów w bazie. Także numeracja rekordów w obrębie jednej paczki nie musi być ciągła. Przy czym pole składa się z trzech pól: jedno pole na wpisanie roku; pole z menu rozwijanym zawierającym pełną listę możliwych do wyboru oznaczeń sekcji; pole na wpisanie numeru paczki, o ile jest już oznaczony. Jeśli jest to pierwszy rekord dla nowej paczki (nowej faktury), należy pola nie wypełniać tylko zaznaczyć znajdujący się obok checkbox “nowa paczka”. System sam nadaje kolejny numer paczki. Sam również nadaje unikalny numer rekordu (tożsamy
de facto z ID rekordu)42. Automatyczne nadawanie akcesji pozwala na uniknięcie ewentualnych pomyłek.
13. Wiersz „typ dokumentu”. Lista wyboru możliwych typów dokumentów. Dla materiałów pojawiających się tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. globusów) przewidziano opcję „Inne”. W tej sytuacji sprecyzowanie typu możliwe jest w polu „Uwagi”. Domyślnie wyświetla się „książka”.
14. Wiersz „skierowanie”. Lista wyboru możliwych skierowań (skróty nazw). Domyślnie wyświetla się skierowanie „0” oznaczające brak decyzji w kwestii skierowania. W pierwszej kolumnie przy nazwie wiersza „skierowanie” aktywny znak zapytania „?” odsyłający do tabeli rozwijającej skróty w pełne nazwy oddziałów i bibliotek. Wiersz uzupełniony znacznikiem „bez opracowania” dla
42
Zarówno numeracja “paczek”, jak i numeracja ID tworzą ciąg w obrębie całego działu, nie zaś z dokładnością do sekcji.
tych dokumentów, które trafiają do bibliotek zakładowych lub oddziałów Biblioteki (np. część zbiorów specjalnych) z własnym opracowaniem, lub nie trafią do inwentarza bibliotek zakładowych.
15. Wiersz „przekazanie”. Składa się z dwóch przycisków typu radiobutton: „0” (zaznaczony domyślnie) i „1”, oznaczające odpowiednio „nie” i „tak” i pełniące funkcję informacyjną odnośnie tego, czy tytuł został już przekazany do opracowania lub w inne miejsce przeznaczenia, czy nie. Można wypełniać ręcznie, lub też wykonywane jest to automatycznie podczas pracy w zakładce „przekazanie”.
16. Wiersz „data przekazania”. Wypełnia się w formacie rrrr-mm-dd (gdzie „r” oznacza rok, „m” miesiąc, „d” dzień). Można wypełniać ręcznie, lub też wykonywane jest to automatycznie podczas pracy w zakładce „przekazanie”. 17. Wiersz „egz. służbowy”. Składa się z dwóch przyciskówów typu radiobutton:
„0” (zaznaczony domyślnie) i „1”, oznaczające odpowiednio „nie” i „tak” i pełniące funkcję informacyjną odnośnie tego, czy tytuł jest egzemplarzem służbowym, czy nie.
18. Wiersz „dostawca; odbiorca”. Składa się z dwóch pól; wypełnia się wpisując pełną nazwę dostawcy lub odbiorcy (w tym wypadku konieczność standaryzacji jest analogiczna jak przy wydawcy, zastosowane jest też analogiczne rozwiązanie).
19. Wiersz „uds” („udostępnia się na miejscu”). Składa się z dwóch przycisków typu radiobutton: „0” (zaznaczony domyślnie) i „1”, oznaczające odpowiednio „nie” i „tak” i pełniących funkcję informacyjną odnośnie tego, czy tytuł ma charakter dokumentu, którego nie udostępnia się poza bibliotekę, czy nie.
20. Wiersz „numer faktury”. Wpisuje się numer faktury określony przez wystawcę. W pole można wpisywać więcej niż jedną fakturę. Prezentowane są one później jako rozwijane menu.
21. Wiersz „data faktury”. Wpisuje się datę wystawienia faktury; uwidoczniona na dokumencie.
22. Wiersz „cena”. Wpisuje się cenę w formacie: zł,gr. Domyślnie widnieje wartość 0.00.
23. Wiersz „siglum”. Pole nieedytowalne. Ustawia się automatycznie siglum osoby, która jest aktualnie zalogowana. Wiersz uzupełniony o pole „uwagi”, gdzie wpisuje się dowolne uwagi dotyczące danego egzemplarza.
24. Wiersz „uwagi”. Umożliwia on wpisanie wszelkiej dodatkowej informacji o dokumencie, której umieszczenie było niemożliwe w w/w polach. W chwili obecnej najczęściej spotykanymi w nim informacją są adres dostawcy (zarówno tradycyjny jak i elektroniczny), historia reklamacji, dane na temat dokumentów towarzyszących, sygnatury już posiadanych egzemplarzy wydawnictwa, stanowiące podstawę dla decyzji, co do skierowania publikacji, itp.
W bazie stworzono rekord wzorcowy dla wydawnictwa zwartego (z akcesją zaczynającą się od 2004 Xx) oraz ciągłego (akcesja 2004 EOC X1).
Jak widać w formularzu rejestracji przewidziano możliwość wpisywania dużej ilości danych, aby w zależności od potrzeb ilość informacji o dokumencie można było mocno rozbudować, bądź też zredukować do minimum, określanego przez jedno pole obowiązkowe oraz pola wyboru.