Elektroniczne narzędzia w systemie sprawozdawczości zamówień publicznych

WACŁAWA STARZYŃSKA, MAGDALENA SOBOCIŃSKA

Streszczenie

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych o wartoci poniej tzw. progów unij-nych s rejestrowane na platformie elektronicznej Urzdu Zamówie Pu- blicznych w postaci Biuletynu Zamówie Publicznych (BZP).

Dla potrzeb analizy rynku zamówie publicznych na podstawie danych reje-strowanych przez BZP, pojawia si konieczno stworzenia przejrzystego systemu sprawozdawczoci tych zamówie.

Jak dotychczas utrudnione jest opracowanie i analiza danych pochodzcych z Biuletynu Zamówie Publicznych, bowiem rejestrowane dane, które s powszech-nie dostpne, maj posta tekstow lub posta plików xml, które powszech-nie tworz jednej, uporzdkowanej bazy danych. Zdarza si take, e wprowadzane przez zamawiaj-cych dane w ogłoszeniach maj błdny format lub wystpuje w nich brak informacji. Niedokładno danych zawartych w Biuletynie Zamówie Publicznych wywołuje błdn ocen analizowanego rynku.

Zatem naley utworzy taki system sprawozdawczoci zamówie publicznych, aby błdy popełniane przez zamawiajcych podczas wprowadzania danych ograni-czy do minimum. Wie si to z koniecznoci ujednolicenia systemu wprowadzania danych, który tworzyłby uporzdkowan struktur bazy.

Propozycja autorów polega na tym, aby zamawiajcy budowali bazy danych, wprowadzajc informacje za pomoc specjalnie zbudowanego formularza, umoli-wiajc zapisywanie informacji zarówno w postaci obecnej (tekstowej), jak I w postaci pliku xml, które tworzyłyby jednolit baz danych.

Bazy danych mogłyby by wówczas dowolnie sortowane wg rónych kryteriów, np.: nazwa i adres zamawiajcego, nazwa i adres wykonawcy, kod CPV, rodzaj przetargu, województwo.

Uytkownik mógłby budowa róne zestawienia danych według własnego uzna-nia. Ujednolicony system sprawozdawczoci pomógłby lepiej rozpozna rynek za-mówie publicznych, ułatwi jego kontrol i analiz zarówno przez Urzd Zaza-mówie Publicznych, jak i inne uprawnione do tego instytucje.

Słowa kluczowe: zamówienia publiczne, elektroniczne narzdzia, Biuletyn Zamówie Publicznych, sprawozdawczo

1. Wprowadzenie

Urzd Zamówie Publicznych (UZP) w lutym 2012 roku przedstawił „Propozycje zmian w ustawie Pzp”. Jednym z celów proponowanych zmian w Prawie Zamówie Publicznych jest elektronizacja zamówie publicznych i umoliwienie zamawiajcym przeprowadzania postpowa-nia o udzielenie zamówiepostpowa-nia publicznego, od jego wszczcia a do wyboru oferty najkorzystniej-szej, wyłcznie z zastosowaniem formy elektronicznej, poprzez usuwanie barier utrudniajcych bd uniemoliwiajcych takie działania.

Elektronizacja procesu zamówie publicznych moe przynosi korzyci zarówno zamawiaj-cym, jak i wykonawcom. Wród korzyci mona wymieni przyspieszenie i uproszczenie post-powa o udzielenie zamówienia publicznego, dziki szybszemu udzielaniu odpowiedzi na pytania wykonawców. Kolejnym atutem jest zwikszenie dostpnoci dla wykonawców funkcjonujcych w znacznych odległociach od siedziby zamawiajcego. Ponadto elektronizacja zamówie pu-blicznych umoliwia zwikszenie przejrzystoci i konkurencyjnoci poprzez ograniczenie bezpo-redniego kontaktu wykonawców z zamawiajcym. [12, 19–20]. Jako zalety wskazuje si równie obnienie kosztów udziału wykonawców i zamawiajcych w postpowaniu oraz łatwy i szybki dostp do informacji. [2,21–22;5,49]

Urzd Zamówie Publicznych za porednictwem Internetu udostpnia Portal centralny, czyli serwis informacyjny dotyczcy rynku zamówie publicznych. Na Portalu mona znale cje o funkcjonowaniu UZP, akty wykonawcze, opinie prawne, rekomendacje, wytyczne, informa-cje z prowadzonych przez Prezesa Urzdu kontroli, informainforma-cje dotyczce współpracy midzyna-rodowej (w tym w ramach UE), informacje o szkoleniach i materiałach edukacyjnych, publika-cjach, wyszukiwark orzecze Krajowej Izby Odwoławczej (KIO), wokandy, informacje o zamieszczonych ogłoszeniach w Biuletynie Zamówie Publicznych, forum internetowe dla uytkowników systemu zamówie publicznych, platform aukcji i licytacji elektronicznych, Elek-troniczn Skrzynk Podawcz Urzdu i KIO uruchomion za porednictwem platformy ePuap. Ponadto Portal posiada narzdzie do nawigacji po katalogu kodów CPV (Common Procurement Vocabulary – Wspólny Słownik Zamówie) i CPC (Central Product Classification – Centralna Klasyfikacja Produktów) [13,55]. Wspólny Słownik Zamówie stanowi jednolity system klasyfi-kacji udzielanych zamówie publicznych, którego celem jest standaryzacja terminologii wykorzy-stywanej przy dokonywaniu opisu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiajce. Obowi-zek posługiwania si słownikiem w procesie opisu przedmiotu zamówienia publicznego wynika z ustawy Prawo zamówie publicznych (Pzp). Wyszukiwarka uwzgldnia równie Centraln Kla-syfikacj Produktów oraz zbienoci pomidzy tymi dwoma klasyfikacjami.

UZP planuje stworzenie centralnego systemu informatycznego zamówie publicznych, który zapewniłby kompleksowa obsług całego procesu udzielania zamówienia publicznego we wszyst-kich jego etapach, od przygotowania dokumentacji postpowania i publikacji ogłoszenia o zamó-wieniu do udzielenia zamówienia i publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.[11, 53]

Elektronizacja zamówie publicznych powinna wiza si ze stworzeniem elektronicznego systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych. Obecnie sprawozdania z funkcjonowania systemu zamówie publicznych opracowywane s na podstawie informacji zawartych w oficjalnych dokumentach i publikacjach urzdowych, a take w raportach i analizach z zakresu zamówie publicznych, które s w posiadaniu Urzdu Zamówie Publicznych. Chodzi tu w szcze-gólnoci o:

1) roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, do których przekazywa-nia zobowizuje zamawiajcych Prawo zamówie publicznych;

2) ogłoszenia publikowane w Biuletynie Zamówie publicznych, dotyczce zamówie poni-ej progów unijnych;

3) ogłoszenia publikowane w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, dotyczce zamó-wie powyej progów unijnych;

4) dokumentacj dotyczc wydanych decyzji administracyjnych;

5) zawiadomienia skierowane do Prezesa Urzdu o wszczciu postpowania w trybie z wolnej rki i negocjacjach bez ogłoszenia;

6) dokumentacj przeprowadzonych kontroli postpowa; 7) dokumentacj spraw odwoławczych i sdowych [13, 5]

Dostpnym dla wszystkich uytkowników ródłem informacji s ogłoszenia w Biuletynie Zamówie Publicznych (BZP) i Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, w zalenoci od warto-ci zamówienia publicznego. Pierwszy dotyczy zamówie poniej tzw. progów unijnych, drugi natomiast zamówie o wartoci równej lub wikszej od progów unijnych. [7]

Opracowywanie i analizowanie danych na podstawie Biuletynu Zamówie Publicznych jest utrudnione ze wzgldu na błdy wynikajce z wprowadzania przez zamawiajcych danych w ogłoszeniach, które czsto maj niewłaciwy format lub nie posiadaj w ogóle informacji. Po-nadto wprowadzane dane do ogłosze, które s powszechnie dostpne, maj ostateczn posta tekstow.

Brak jest w Polsce ujednoliconego i przejrzystego systemu sprawozdawczoci zamówie pu-blicznych, który ograniczyłby moliwo popełnianych błdów przez zamawiajcych przy wpro-wadzaniu danych do BZP i ułatwiłby analiz tego rynku.

Celem niniejszej pracy jest próba oceny istniejcego systemu informacji o zamówieniach pu-blicznych rejestrowanych w BZP oraz propozycja stworzenia ujednoliconego systemu sprawoz-dawczoci zamówie publicznych o wartoci poniej progów unijnych.

2. Sprawozdawczo
Urz du Zamówie Publicznych

UZP, poza pełnieniem istotnej funkcji jak jest kontrola systemu zamówie publicznych, zaj-muje si take zbieraniem i przetwarzaniem informacji dotyczcych funkcjonowania systemu zamówie publicznych w Polsce. Zadanie to jest realizowane przez Departament Informacji, Edu-kacji i Analiz Systemowych.

UZP udostpnia swoje analizy na temat rynku zamówie publicznych w Polsce w formie sprawozdania rocznego z funkcjonowania systemu zamówie publicznych oraz miesicznego biuletynu informacyjnego.

Podstawowym ródłem informacji na temat realizowanych zamówie publicznych, a zwłaszcza na temat iloci, wartoci udzielonych zamówie publicznych, trybów udzielania za-mówie oraz przedmiotu zaza-mówie jest Biuletyn Zaza-mówie Publicznych.

BZP udostpniony jest na portalu internetowym UZP. Po nowelizacji ustawy Pzp z 2007 r. zamawiajcy samodzielnie zamieszcza ogłoszenia w BZP, uprzednio uzyskuje login – BZP i hasło – BZP, niezbdne do zalogowania na tym portalu. Obowizek publikacji dotyczy zamówie, któ-rych warto wynosi co najmniej 14 tys. euro i nie przekracza tzw. progów unijnych, które wyno-sz obecnie: dla dostaw lub usług od 130 tys euro poprzez 200 tys. euro do 400 tys euro

w zalenoci od rodzaju zamawiajcego, a dla robót budowlanych 5 mln euro bez wzgldu na rodzaj zamawiajcego. [7] Obecnie redni kurs złotego w stosunku do euro stanowicy podstaw przeliczenia wartoci zamówie publicznych wynosi 4,0196. [8]

Elektroniczna forma publikacji ogłosze poprzez wypełnienie odpowiednich formularzy, do-stpnych na stronie portalu, jest jedyn moliw form publikacji ogłosze (wyjtek stanowi zamówienia o wartoci równej lub przekraczajcej tzw. progi unijne, gdzie istnieje obowizek publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej).

Z formularzy, które musi wypełni zamawiajcy mona uzyska nastpujce informacje: − rodzaj ogłoszenia;

− tryb udzielenia zamówienia; − rodzaj i przedmiot zamówienia; − kryteria oceny ofert;

− warto udzielonych zamówie;

− miejsce (województwo) udzielenia zamówienia; − kategorie zamawiajcych.

TED (Tender Electronic Dairy) jest internetow form „Suplementu do Dziennika Urzdowe-go Unii Europejskiej” dotyczceUrzdowe-go europejskich zamówie publicznych. W TED zamieszczane s ogłoszenia o zamówieniach publicznych z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodar-czego, ale take spoza tych organizacji. Informacje o dokumentach umieszczanych w TED publi-kowane s w jzykach pastw członkowskich Unii Europejskiej. [14] Jak wynika z ustawy Pzp w Polsce obowizek zamawiajcego dotyczy przekazywania ogłoszenia Urzdowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, jeeli warto zamówienia jest równa lub przekracza równo-warto kwoty okrelonej w odpowiednich rozporzdzeniach Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie musi by przekazywane pisemnie, faksem lub drog elektroniczn. [15] TED pełni take funkcj bazy danych, poniewa stwarza moliwo bezpłatnego dostpu do biecych i archiwalnych przetargów.

Zielona Ksiga w sprawie szerszego stosowania e-zamówie opisuje stworzenie TED jako je-den z sukcesów planu działania opublikowanego przez Komisj Europejsk w grudniu 2004 r. System TED jest rozwizaniem wielokrotnego uytku, poniewa wykorzystuje informacje przed-stawiane we wspólnym formacie. Aby ułatwi połczenie i interoperacyjno otoczeniu e-zamówie, komisja zachca równie do normalizacji podej i formatów najczciej wystpuj-cych procesów e- zamówie, co zapewniłoby wielokrotne korzystanie z danych. [3, 16–17]

Kolejnym ródłem informacji UZP jest dokumentacja z kontroli zamówie publicznych prze-prowadzanej przez Prezesa UZP. Chodzi tutaj o kontrol uprzedni, nastpcz i doran. Celem kontroli jest sprawdzenie zgodnoci postpowania o udzielenie zamówienia z przepisami Pzp. [4, 65] Szczegółowe wyniki kontroli w postaci tabelarycznej i graficznej znajduj si w rocznym sprawozdaniu z funkcjonowania Systemu Zamówie Publicznych i dotycz liczby kontroli w odniesieniu do zamówie:

− w stosunku do których nie stosuje si ustawy Pzp; − nie stwierdzajcych narusze ustawy Pzp; − stwierdzajcych naruszenia ustawy Pzp.

Kolejnym istotnym ródłem informacji dla potrzeb sporzdzania sprawozda UZP z funkcjonowania systemu zamówie publicznych s sprawozdania podmiotów zamawiajcych.

Po raz pierwszy obowizek sprawozdania typu ZP-S objto podmioty zamawiajce w 2005 r. Nowelizacje ustawy z 2007 r. spowodowała istotne zmiany w sprawozdawczoci podmiotów za-mawiajcych, poprzez obowizek wypełniania rozszerzonych w stosunku do lat poprzednich for-mularzy ZP-SR1 i ZP-SR2. Sprawozdanie ZP-SR1 dotyczy zamówie publicznych, natomiast sprawozdanie ZP-SR2 dotyczy zamówie sektorowych.

Niestety dane z lat 2004–2011 nie s w pełni porównywalne ze wzgldu na pojawianie si do-datkowych informacji wczeniej niewystpujcych, jak te zmiany w klasyfikacji i wartoci obo-wizujcych progów (np. wczeniej 6 tys. euro, obecnie 14 tys. euro).

Przekazywanie sprawozda rocznych o udzielonych zamówieniach publicznych jest obowiz-kowe w przypadku zamówie o wartoci równej lub przewyszajcej 14 tys. euro. Zamawiajcy przekazuje sprawozdanie wyłcznie drog elektroniczn za pomoc formularza zamieszczonego na stronie portalu internetowego Uzp, dziki czemu zapewnia si ujednolicenie danych i elimina-cj błdów, które czsto pojawiaj si przy tradycyjnych formach wypełniania sprawozda. [16, 210]

Zakres informacji zawartych w rocznych sprawozdaniach o udzielanych zamówieniach jest regulowany rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów. Zawiera ono m. in.: liczb postpowa zakoczonych udzieleniem zamówienia bd zawarciem umowy ramowej i jej wartoci. W przypadku postpowa zakoczonych udzieleniem zamówienia publicznego naley poda nu-mer ogłoszenia, rodzaj ogłoszenia, rodzaj zamówienia, przedmiot zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, uzasadnienie w przypadku wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej rki, kraj pochodzenia wybranego wykonawcy oraz warto zawartych umów bez podat-ku od towarów i usług. Tak szczegółowe przekazanie informacji w rocznym sprawozdaniu obo-wizuje dopiero od 2006 r. [6]

3. Ujednolicony system sprawozdawczo
ci zamówie publicznych o warto
ci poniej progów unijnych

System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien umoliwia tworzenie baz da-nych, czyli zbioru danych zorganizowanych w pewien logiczny i zapewniajcy porównywalno sposób. Zbiór narzdzi pozwalajcy na dostp do baz danych i zarzdzanie nimi to System Zarz-dzania Baz Danych. Pozwala on na takie operacje, jak: przechowywanie danych, tworzenie i utrzymywanie struktur danych, umoliwienie równoczesnego dostpu wielu uytkownikom, wprowadzanie mechanizmu bezpieczestwa i prywatnoci, odzyskiwanie danych i operowanie na przechowywanych danych, wprowadzanie i ładowanie danych, udostpnienie wydajnych mecha-nizmów indeksowania pozwalajcych na szybkie znalezienie wybranych danych, zapewnienie spójnoci rónych rekordów, ochrona przechowywanych danych przed utrat za pomoc kopii bezpieczestwa i procedur odtwarzania. [1, 14–15]

Aby zdefiniowa baz danych przechowujc informacje zwizane z przeprowadzeniem po-stpowania o zamówienie publiczne naley wskaza na zjawiska zachodzce w tym obszarze. S to midzy innymi:

1) rejestracja zamawiajcego i jego danych teleadresowych;

2) rejestracja ogłoszenia wraz z danymi niezbdnymi do rozpoczcia i przeprowadzenia po-stpowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4) rejestracja ofert wykonawcy wraz z cenami;

5) wybór, wyszukiwanie odpowiednich ogłosze według rónych kryteriów;

6) generowanie rónego rodzaju raportów, wspomagajcych podejmowanie odpowiednich decyzji dotyczcych postpowania.

Budowanie baz danych powinno rozpoczyna si od analizy rodzaju zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane), trybów przetargowych (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej rki, zapytanie o cen, licytacja elektroniczna) oraz rodzajów ogłosze zamieszczanych w Biule-tynie Zamówie Publicznych (ogłoszenie o zamówieniu, uproszczone ogłoszenie – dynamiczny system zakupów (DSZ), ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, ogłoszenie o udzieleniu zamó-wienia, ogłoszenie o konkursie, ogłoszenie o wynikach konkursu, ogłoszenie o zmianie ogłosze-nia, ogłoszenie o koncesji na usługi).

Kolejnym krokiem byłoby wypełnienie przez zamawiajcego specjalnego formularza. Formu-larz ten składałby si z odpowiednich dla danego trybu przetargowego i rodzaju ogłoszenia pól. Nieuzupełnienie cho by jednego pola formularza lub uzupełnienie w nieodpowiedni sposób (np. błdny format ceny oferty najkorzystniejszej) powinno blokowa dalsz prac z Biuletynem Za-mówie Publicznych.

Kady zamawiajcy ma swój profil w BZP, dlatego te jego identyfikacja jest ułatwiona. Ana-lizujc ogłoszenia zawarte w BZP mona zauway jednak pewn dowolno przy wprowadzaniu danych wykonawcy. Dane tego samego wykonawcy w kilku ogłoszeniach róni si kolejnoci w nazwach dwuczłonowych firm wykonawców. Zdarzaj si równie „literówki”, a take braki w nazwach firm. Takie błdy uniemoliwiaj w póniejszym etapie bada sortowanie danych. Nale-y wic zaproponowa budow bazy wykonawców wraz z wyszukiwark według rónych kryte-riów, co ograniczy moliwo popełniania takich błdów.

Dane z okrelonych pól formularza trafiałyby zarówno do podstrony dotyczcej danego ogło-szenia (w formie tekstowej), jak i do bazy danych (rysunek 1).

Odpowiednio utworzony formularz umoliwi budow ujednoliconej bazy danych (por. rys. 1). Wprowadzane dane powinny by trwale powizane, tzn. ogłoszenie o zamówieniu powinno posiada odnonik (hiperłcze) w np. ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia i odwrotnie. Powizania te powinny by widoczne dla wszystkich uytkowników BZP. Dziki takiemu rozwizaniu doku-menty pozostajce ze sob w logicznym zwizku stworz histori postpowania o udzielenie za-mówienia publicznego.

Przykładowe powizania midzy etapami postpowania o udzielenie zamówienia publicznego przedstawia rysunek 2.

System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien umoliwia sortowanie wszyst-kich zarejestrowanych danych.

Rysunek 1. Schemat definiowania bazy danych systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych

ródło: opracowanie własne na podstawie analizy funkcjonowania Biuletynu Zamówie Publicznych.

Obecnie ogłoszenia dostpne s w postaci tekstowej oraz w postaci plików xml, lecz nie two-rz one upotwo-rzdkowanej, jednolitej bazy danych. Utwo-rzd Zamówie Publicznych umoliwił ich pobranie w tej postaci, umieszczajc je na serwerze FTP. Ich zapisanie, odtworzenie i analiza s czasochłonne, bowiem istnieje jedynie moliwo pobrania danych z kadego dnia i z kadego ogłoszenia z osobna.

Istotnym problemem jest rejestrowanie szczegółowych danych, takich jak dokładna specyfi-kacja przedmiotu przetargu. [10, 66] Zamawiajcy wprowadzajc dane do formularza ogłoszenia niekonsekwentnie wybieraj kody CPV. Istniejcy system pozwala na wybranie głównej grupy kodu CPV bez koniecznoci uszczegółowienia przedmiotu zamówienia, co umoliwia w konse-kwencji jedynie analiz danego sektora w stopniu ogólnym.

Powysze problemy zmuszaj uytkownika do pracochłonnej analizy kadego ogłoszenia i samodzielnego tworzenia bazy danych.

Operowanie na informacjach przechowywanych w bazie danych mogłoby odbywa si za pomoc budowania tabel z okrelonymi przez uytkownika rejestrami. Piszc o rejestrach mamy na myli zbiory danych, utworzone na podstawie kolejno dodawanych informacji w ogłoszeniach (np. zbiór danych dotyczcych wykonawców biorcych udział w zamówieniach publicznych, zbiór danych dotyczcych rodzajów zamówie, zbiór danych dotyczcych zamówie według okrelone-go kodu CPV itp.), które trafiaj do cile okrelonych miejsc w bazie.

ANALIZA

odpowiedni formularz

ogłoszenie baza danych

Rozwizanie to mona przedstawi za pomoc nastpujcego schematu (rysunek 3).

Rysunek 2. Schemat powiza pomidzy ogłoszeniami ródło: opracowanie własne na podstawie analizy Biuletynu Zamówie Publicznych.

TABELA

Rysunek 3. Przykładowa tabela z wybranymi przez uytkownika informacjami, pobranymi z bazy danych

ródło: opracowanie własne.

Tak zbudowana tabela w formie pliku bazowego, mogłaby by eksportowana do programu obsługujcego takie pliki. Dziki temu tabela z danymi byłaby całkowicie edytowalna, tzn. uyt-kownik miałby moliwo pracy z wybranymi przez siebie danymi. Na przykład program OpenOf-fice. Org Calc (obsługujcy wspomniane pliki) umoliwia midzy innymi sortowanie danych czy filtrowanie według okrelonych przez uytkownika kryteriów.

System sprawozdawczoci zamówie publicznych nie powinien ogranicza si jedynie do re-jestrowania i pobierania danych przez uytkowników. Powinien on stanowi równie platform, dziki której moliwy byłby kontakt midzy wykonawc a zamawiajcym. Informatyzacja zamó-wie publicznych jest bardzo wanym procesem, którego prawidłowe zastosowanie moe w istot-ny sposób usprawni i przyspieszy , a co z tym si wie, obniy koszty postpowania. [9, 203] Takie rozwizanie pozwoliłoby osign jeden z podstawowych celów opisanych w „Propozy-cjach zmian w ustawie Pzp” polegajcy na przeprowadzaniu postpowania o udzielenie zamówie-nia publicznego, od jego wszczcia a do wyboru oferty najkorzystniejszej, wyłcznie z zastosowaniem formy elektronicznej. Zamawiajcy mogliby przekazywa t drog zarówno wiadomoci, jak i dokumentacj niezbdn do udziału w postpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jak równie rozwiewa wtpliwoci dotyczce okrelonych postpowa odpowiada-jc na pytania wykonawców korzystaodpowiada-jc z narzdzi elektronicznych.

ogłoszenie o zamówieniu ogłoszenie o zmianie ogłoszenia ogłoszenie o udzieleniu zamówienia odwołanie skarga do

Kady uytkownik systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien posiada od-powiednie uprawnienia do korzystania z bazy danych, czyli posiada indywidualne konto zabez-pieczone hasłem. Konta zamawiajcych powinny róni si od kont wykonawców, czy kont insty-tucji kontrolujcych rynek zamówie publicznych. Działanie takie słuy zabezpieczeniu przed niepowołanym dostpem nieuprawnionych osób do okrelonych danych.

Konta zamawiajcych powinny by tworzone dla kadej jednostki przez Urzd Zamówie Publicznych i powinny obejmowa m.in. uprawnienia do zamieszczania rónego rodzaju ogłosze, okrelonych modyfikacji oraz uprawnienia do przesyłania plików i informacji.

Konta wykonawców, czyli uytkowników wykazujcych zainteresowanie udziałem w postpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinny umoliwia przegldanie da-nych rejestrowada-nych przez zamawiajcego, wysyłanie plików i informacji do zamawiajcych oraz pobieranie okrelonych informacji z bazy danych, wyłczajc moliwo tworzenia i modyfikacji zapisanych przez zamawiajcego danych.

Konta instytucji kontrolujcych rynek zamówie publicznych powinny mie dostp do wszystkich danych znajdujcych si na serwerze, co umoliwi kontrol kadego postpowania o zamówienie publiczne. Ponadto uprawnieni pracownicy administracji publicznej mogliby gene-rowa raporty i sprawozdania uyteczne dla Urzdu Zamówie Publicznych.

Pozostali interesariusze (np. kadra naukowo-badawcza) powinni mie moliwo przeglda-nia oraz zapisywaprzeglda-nia podstawowych informacji z bazy danych. Nie mog jednak tworzy czy usuwa informacje z bazy (moliwo taka istniałaby dopiero po wygenerowaniu pliku bazowe-go).

System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien charakteryzowa si ogóln do-stpnoci. Tak stworzony system mógłby stanowi doskonałe ródło informacji statystycznej na temat rynku zamówie publicznych.

Wane jest równie, aby budowa systemu była zrozumiała dla uytkownika. Wskazane jest nawet, aby podczas wprowadzania, modyfikowania i przegldania danych pojawiały si moliwo-ci tego systemu, np. w postaci wskazówek.

4. Podsumowanie

Jak ju wspomniano, System Zarzdzania Bazami Danych pozwala midzy innymi na zarz-dzanie plikami, wyszukiwanie informacji oraz zarzzarz-dzanie cał baz danych. Idealna baza danych charakteryzuje si nastpujcymi właciwociami:

− współdzielenie danych, która okrela moliwo korzystania przez wielu uytkowników w tym samym czasie z tych samych danych;

− integracja danych, czyli utrzymywanie i administrowanie baz nie zawierajc zbdnych danych;

− integralno danych, co oznacza, e istnieje odpowiednio midzy faktami przechowy-wanymi w bazie a modelem rzeczywistym i kada zmiana wystpujca, które wystpuje w modelu rzeczywistym musi by wprowadzona w bazie opisujcej ten model;

− bezpieczestwo danych, czyli ograniczenie dostpu dla zapewnienia integralnoci bazy; − abstrakcja danych, która daje moliwo przechowywania pewnych istotnych

właciwo-ci obiektów i zwizków midzy nimi.

baz danych, niesie ze sob duo korzyci dla wszystkich interesariuszy rynku zamówie publicz-nych. S to przede wszystkim: dostpno danych dla wielu uytkowników w tym samym mo-mencie, prosta i wygodna obsługa danych, wysoka jako danych oraz istnienie powiza midzy danymi.

Urzd Zamówie Publicznych zyskałby w ten sposób baz danych, na podstawie której mógł-by opracowywa raporty, zestawienia oraz sprawozdania dotyczce rynku zamówie publicznych w nawet tak szczegółowym podziale jak kryterium kodu CPV. Dziki uporzdkowanej bazie ist-niałaby moliwo tworzenia „statystyki rynku zamówie publicznych”. Ponadto UZP i KIO mo-głyby kontrolowa na bieco postpowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Importowanie danych dotyczcych własnych zamówie zamawiajcych umoliwiłoby midzy innymi planowanie zamówie w przyszłoci. Ponadto zamawiajcy mogliby mie dostp do przej-rzystej bazy potencjalnych wykonawców, co sprzyja w duej mierze poprawie konkurencyjnoci rynku zamówie publicznych. Innym atutem dla zamawiajcych jest opracowanie w formie synte-tycznej własnych, udzielonych zamówie publicznych, co ułatwiłoby wypełnianie rocznych spra-wozda składanych do UZP.

Dziki powizaniu istniejcej subskrypcji ogłosze zamieszczonych w BZP z uporzdkowa-nym systemem sprawozdawczoci zamówie publicznych, wykonawcy byliby informowani o poczynaniach konkurencji, co miałoby znaczcy wpływ na mechanizmy rynkowe zamówie publicznych.

System sprawozdawczoci zamówie publicznych miałby szczególne znaczenie dla kadry na-ukowo-badawczej. Moliwo dostpu do obszernej bazy danych pozwoliłaby na przeprowadzenie wielu analiz, przydatnych równie dla Urzdu Zamówie Publicznych (np. badanie dotyczce wpływu zmian legislacyjnych na udział wykonawców w postpowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, innowacyjno zamówie publicznych, dostp sektora MSP do rynku zamówie publicznych).

Niezbdne jest zatem stworzenie przejrzystego, jednolitego systemu sprawozdawczoci za-mówie publicznych, który bdzie si charakteryzowa uporzdkowan baz danych. Dziki temu uytkownicy bd mogli wybiera potrzebne dla nich informacje w dogodny i prosty sposób. Po-nadto baza danych bdzie si charakteryzowa si wysok jakoci przechowywanych danych, dziki odpowiednio stworzonemu formularzowi wprowadzania danych. Pojawiajce si obecnie błdy popełniane przez zamawiajcych zostałyby w znacznym stopniu wyeliminowane, co umo-liwiłoby dokonywanie poprawnych analiz rynku zamówie publicznych.

Bibliografia

[1] Chałon M., Systemy baz danych. Wprowadzenie, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2001.

[2] Commission Staff Working Document Annual Public Procurement Implementation Review 2012, (15.09.2012), [Online], Dostpne: ec.europa.eu.

[3] Komisja Europejska, (14.08.2012), Zielona Ksiga w sprawie szerszego stosowania e-zamówie w UE, Bruksela 2010, [Online] Dostpne: uzp.gov.pl.

[4] Pokrzywniak J., Baehr J, Kwieciski T., (4.09.2012), Wprowadzenie do systemu zamówie publicznych, Urzd Zamówie Publicznych, Warszawa 2006, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.

[5] Polska Agencja Rozwoju Przedsibiorczoci, (23.08.2012), Elektroniczne zamówienia publiczne w Polsce – ekspertyza, Warszawa 2011, [Online], Dostpne: parp.gov.pl.

[6] Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 wrzenia 2007 r. zmieniajce rozporzdzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.

[7] Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot wartoci zamówie oraz konkursów, od których jest uzaleniony obowizek przekazywania ogłosze Urzdowi Publikacji Unii Europejskiej.

[8] Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie redniego kursu złotego w stosunku do euro stanowicego podstaw przeliczania wartoci zamówie publicznych.

[9] Starzyska W., Ocena narzdzi informatyzujcych zamówienia publiczne w Polsce przez podmioty zamawiajce na podstawie bada ankietowych, [w:] XV-Lecie Systemu Zamówie Publicznych W Polsce, (red.) H. Nowicki, J. Sadowy, Toru-Warszawa 2009. [10] Starzyska W., Rynek zamówie publicznych w procesie integracji z Uni Europejsk.

Analiza sektorowa dostaw, Difin, Warszawa 2003.

[11] Urzd Zamówie Publicznych (5.09.2012), Plan informatyzacji Zamówie Publicznych w Polsce, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.

[12] Urzd Zamówie Publicznych, (15.12.2011), Propozycje zmian w ustawie Pzp, Warszawa, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.

[13] Urzd Zamówie Publicznych, (10.05.2012), Sprawozdanie Prezesa Urzdu Zamówie Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówie publicznych w 2011 roku, Warszawa, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.

[14] Urzd Zamówie Publicznych, (14.08.2012), [Online], Dostpne: www.uzp.gov.pl.

[15] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie publicznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 769).

[16] Zrobek J., Roszko E., (14.08.2012), Dostpno rynku zamówie publicznych dla sektora M P – dowiadczenia polskie na tle pozostałych krajów UE, [w:] Ekonomiczne i prawne zagadnienia zamówie publicznych. Polska na tle Unii Europejskiej, (red.) Borowicz A., Królikowska-Olczak M, Sadowy J., Starzyska W., Urzd Zamówie Publicznych, Łód 2010, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.

ELECTRONIC IMPLEMENTS IN THE REPORTING SYSTEM OF PUBLIC PROCUREMENT

Summary

Notices of public procurement with a value below the EU thresholds are record-ed on the electronic platform of the Public Procurement Office by means of the Public Procurement Bulletin.

For the analysis of public procurement based on data recorded by Public Pro-curement Bulletin, there is a need for a creation of transparent system for reporting of these contracts.

It is difficult to develop and analyze the data from the Public Procurement Bul-letin, because the recorded data have the form of a text or xml form which create un-structured database. It also happens that the data entered by the contractors in the notices are invalid format or there is sometimes lack of information.

The inaccuracy of the data contained in the Public Procurement Bulletin causes an incorrect assessment of the analyzed market.

Therefore, we should create a reporting system of public procurement to elimi-nate the mistakes made by authorities during the data entry. This is connected with the necessity of a standardized system of data entry, which would create an orderly structure of the database.

For this purpose, the contractors building a database, entering data, using a specially constructed form, allowing to save information on both form: a current (text) as well as a xml file. It would allow to create the structured database.

The database could then be freely sorted by various criteria, such as: name, ad-dress, codes of CPV, the procedure of procurement, province, etc.

In this way we could present data by different criteria. The created system of re-porting of public procurement would help to better identify public procurement mar-kets, facilitate control and analyze by both the Public Procurement Office and other stakeholders of this market.

Keywords: public procurement, electronic tools, Public Procurement Bulletin, public procurement reports

Wacława Starzyska Magdalena Sobociska

Katedra Statystyki Społecznej i Ekonomicznej Wydział Ekonomiczno-Socjologiczny Uniwersytet Łódzki

ul. P.O.W. 3/5, 90-255 Łód e-mail: wacstar@uni.lodz.pl