Zarządzanie powierzchnią jako obszar zarządzania komercyjną nieruchomością biurową

Pełen tekst

(1)Zesz yty Naukowe nr. 703. 2006. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Ma∏gorzata Uhruska Katedra Ekonomiki NieruchomoÊci i Procesu Inwestycyjnego. Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà 1. Wst´p Komercyjne nieruchomoÊci biurowe gwarantujà w∏aÊcicielowi sta∏e êród∏o dochodu oraz stanowià d∏ugoterminowà lokat´ kapita∏u. Z kolei u˝ytkownicy, czyli najemcy nieruchomoÊci, traktujà je jako miejsce prowadzenia swojej dzia∏alnoÊci. Wynikajàce z tego odmienne potrzeby w∏aÊciciela i u˝ytkowników muszà zostaç w równym stopniu zaspokojone, co staje si´ podstawowym zadaniem zarzàdzajàcego nieruchomoÊcià. Realizacja wyznaczonych przez w∏aÊciciela celów strategicznych, polegajàcych na wzroÊcie lub utrzymaniu wartoÊci rynkowej nieruchomoÊci i maksymalizacji dochodów w∏aÊciciela, sprowadza si´ do utrzymania jak najwi´kszego poziomu wynajćia powierzchni biurowej, co umo˝liwia jeden z obszarów zarzàdzania1 – zarzàdzanie powierzchnià. W niniejszej pracy przedstawiono istot´, rodzaje i cechy obiektów biurowych o charakterze komercyjnym oraz przedstawiono specyfik´ zarzàdzania takimi nieruchomoÊciami z uwzgl´dnieniem podstawowych zakresów dzia∏ania zarzàdzajàcego. Celem pracy jest analiza najszerszego z obszarów, jakim jest zarzàdzanie powierzchnià, który obejmuje swym zakresem wiele ró˝norodnych dzia∏aƒ, ∏àczàc równoczeÊnie pozosta∏e obszary zarzàdzania, czyli zarzàdzanie technikà i zarzàdzanie finansami.. 1 Za podstawowe obszary zarzàdzania nieruchomoÊcià uznaje si´: zarzàdzanie technikà, zarzàdzanie powierzchnià i najmem oraz zarzàdzanie finansami..

(2) 168. Ma∏gorzata Uhruska. 2. Charakterystyka komercyjnej nieruchomoÊci biurowej NieruchomoÊci biurowe sà to obiekty przeznaczone do prowadzenia dzia∏alnoÊci o charakterze biurowym. NieruchomoÊci te mogà byç wykorzystywane przez w∏aÊciciela na w∏asny u˝ytek jako miejsce prowadzenia w∏asnej dzia∏alnoÊci lub mogà byç udost´pniane innym u˝ytkownikom na zasadach najmu, przynoszàc w ten sposób dochód w∏aÊcicielowi. W wypadku, gdy ca∏y obiekt lub jego poszczególne lokale biurowe udost´pniane sà najemcom, a w∏aÊciciele uzyskujà regularny dochód w formie czynszów, mamy do czynienia z komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà. Podzia∏ nieruchomoÊci biurowych na obiekty komercyjne i na obiekty wykorzystywane przez w∏aÊciciela na u˝ytek w∏asny nie jest jedynà klasyfikacjà. Innym kryterium podzia∏u jest rodzaj budynku i jego stan techniczny. W Polsce w ramach tego kryterium mo˝na wyró˝niç2: nowoczesne budynki biurowe (ukoƒczone po 1989 r.), budynki wyremontowane, kamienice biurowe i starsze zasoby biurowe. Kolejnym istotnym kryterium rozró˝niajàcym nieruchomoÊci biurowe jest tzw. klasa obiektów, która w zale˝noÊci od lokalizacji i technicznego wyposa˝enia obiektów oznaczana jest symbolami: A, B lub C. Najwy˝szà klas´ posiadajà budynki klasy A, do których zaliczamy reprezentacyjne budynki nowoczesne bàdê zabytkowe, ale gruntownie zmodernizowane. Muszà to byç budynki odpowiednio wyeksponowane, po∏o˝one w dobrej, presti˝owej cz´Êci miasta, najcz´Êciej w Êcis∏ych centrach miast. Niezb´dne jest wyposa˝enie budynku w instalacje przeciwpo˝arowe, ochron´, centralnà klimatyzacj´, wentylacj´, centralne ogrzewanie, szybkie i bezawaryjne windy, nowoczesne oÊwietlenie, jak równie˝ dost´p Êwiat∏a naturalnego, podwieszane sufity, podnoszone pod∏ogi, pod którymi biegnie nowoczesne okablowanie teleinformatyczne. Budynki takie dzi´ki, wykorzystaniu konstrukcji s∏upowej, budowane sà w systemie tzw. open space, umo˝liwiajàcym dopasowanie wynajmowanej powierzchni do indywidualnych potrzeb najemców. Ponadto do dyspozycji najemców jest odpowiednia liczba miejsc parkingowych oraz mo˝liwoÊç skorzystania z oferowanych udogodnieƒ, takich jak: sale konferencyjne, kuchnie, jadalnie, toalety z prysznicem itp. Budynki biurowe klasy B to nowoczesne obiekty po∏o˝one poza Êcis∏ym centrum miasta lub budynki starsze (do 10 lat) po remoncie. Stosowana jest równie˝ klasa B+, która s∏u˝y do okreÊlenia starszych nieruchomoÊci o bardzo wysokim, wrćz nowoczesnym standardzie. Do klasy C zaliczamy budynki starsze ni˝ 10–15 lat po∏o˝one zarówno w centrum, jak i poza Êcis∏ym centrum miasta, posiadajàce przestarza∏e wyposa˝enie techniczne3.. 2. Rynek nieruchomoÊci w Polsce, Knight Frank, Warszawa 2004. M. Tertelis, Zarzàdzanie i wynajem nieruchomoÊci biurowej, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2004, nr 6. 3.

(3) Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania.... 169. Klasyfikacja nieruchomoÊci biurowych jest klasyfikacjà p∏ynnà, a przypisywanie nieruchomoÊci do poszczególnych klas ma charakter umowny. Zosta∏a ona stworzona g∏ównie w celach marketingowych i wykorzystywana jest przez poÊredników i zarzàdców do promowania nieruchomoÊci, jak równie˝ stanowi punkt odniesienia przy okreÊlaniu poziomu czynszów. Bez wzgl´du na rodzaj budynku oraz swojà klas´, komercyjne nieruchomoÊci biurowe posiadajà pewne charakterystyczne cechy, które odró˝niajà je od innych nieruchomoÊci równie˝ o charakterze komercyjnym. Po pierwsze, najemcami nieruchomoÊci biurowych sà zazwyczaj profesjonalne firmy, co mo˝e utrudniaç i wyd∏u˝aç etap negocjacji warunków najmu. Najemcy tego typu wymagajà od osób zarzàdzajàcych pe∏nego profesjonalizmu, polegajàcego na po∏àczeniu szerokiej wiedzy i doÊwiadczenia. Drugà cechà charakteryzujàcà nieruchomoÊci biurowe jest ich ograniczona dost´pnoÊç w ciàgu doby. Budynki biurowe wykorzystywane sà przez wszystkich u˝ytkowników najcz´Êciej w robocze dni tygodnia, w ujednoliconych godzinach pracy w ciàgu dnia, natomiast w godzinach wieczornych lub w dni wolne od pracy, poszczególne lokale dost´pne sà tylko dla najemców. Zgodnie z tak funkcjonujàcym obiektem, muszà zostaç zsynchronizowane prace naprawcze, konserwatorskie i porzàdkowe oraz ochrona budynku. Ponadto budynki biurowe, zw∏aszcza obiekty nowoczesne, wyposa˝one sà w skomplikowane systemy mechaniczne, które wymagajà specjalistycznej obs∏ugi i utrzymania. Tzw. „budynki inteligentne” wyposa˝one sà w ró˝ne urzàdzenia elektroniczne wraz z oprogramowaniem po∏àczone w jeden system s∏u˝àcy zarzàdzaniu ca∏à infrastrukturà teleinformatycznà budynku. Budynki tego typu zaopatrzone sà w centralny system zarzàdzania budynkiem – BMS (Building Management Systems), który sprawuje nadzór nad kilkoma podsystemami odpowiedzialnymi m.in. za monitoring temperatury i jakoÊci powietrza, kontrol´ zu˝ycia energii i mocy, automatyczne detektory po˝aru, gazów i oparów toksycznych oraz system antyw∏amaniowy. W celu zapewnienia dobrej komunikacji i wymiany informacji wewnàtrz budynku oraz ze Êwiatem zewn´trznym wa˝ne jest tak˝e wyposa˝enie go w instalacj´ telewizji kablowej, system bezprzewodowego poszukiwania osób, system audiowizualny czy stacj´ bazowà telefonii GSM4. Kolejnà cechà jest to, ˝e klientów komercyjnych nieruchomoÊci biurowych, mo˝na podzieliç na dwie grupy – najemców i ich klientów. Aby obiekt biurowy w pe∏ni osiàgnà∏ w∏aÊciwà pozycj´ rynkowà, niezb´dna jest dba∏oÊç o wszystkich u˝ytkowników budynku. Wyst´puje tu bowiem wspólnota interesów, która ∏àczy u˝ytkowników i w∏aÊciciela nieruchomoÊci. Zadowoleni interesanci ch´tnie korzystajà z us∏ug firm zlokalizowanych w obiekcie biurowym, co przek∏ada si´ na zyski tych firm, zachćajàc je do pozostania w budynku. To z kolei gwarantuje w∏aÊcicielowi sta∏y dochód z tytu∏u wynajmu. 4 D. Che∏stowski, Budynki XXI wieku, http://www.teleinfo.com.pl/ti/1998/32/f07.html, 21 stycznia 2005 r..

(4) 170. Ma∏gorzata Uhruska. W komercyjnych nieruchomoÊciach biurowych powinna byç tworzona odpowiednia struktura najemców zapewniajàca w∏aÊciwy dobór najemcy do oferowanych powierzchni oraz ograniczenie ryzyka zwiàzanego z realizacjà umowy najmu. Selekcja najemców dokonywana jest pod kàtem: rodzaju prowadzonej dzia∏alnoÊci, reputacji, bie˝àcej kondycji finansowej i d∏ugookresowej rentownoÊci oraz wymagaƒ w zakresie powierzchni i specyficznych us∏ug5. AtrakcyjnoÊç poszczególnych lokali biurowych znajdujàcych si´ w obiekcie biurowym zale˝y nie tylko od po∏o˝enia lokalu w budynku, ale przede wszystkim od wyposa˝enia technicznego, wielkoÊci i rodzaju wynajmowanej powierzchni, rozmieszczenia pomieszczeƒ, dost´pu do pomieszczeƒ sanitarnych i socjalnych oraz mo˝liwoÊci korzystania z sal konferencyjnych. Najistotniejsza jest szeroko poj´ta funkcjonalnoÊç lokalu. Istotnà cechà wyró˝niajàcà nieruchomoÊci biurowe jest ich po∏o˝enie na terenach miejskich. W Polsce dominujàcym miastem z punktu widzenia iloÊci powierzchni biurowej jest Warszawa, gdy˝ jako stolica jest najatrakcyjniejszym miejscem dla wi´kszoÊci firm nie tylko polskich, ale i zagranicznych. Jednak w miar´ rozszerzania dzia∏alnoÊci mi´dzynarodowych firm na terenie kraju roÊnie równie˝ zapotrzebowanie na biura regionalne, mieszczàce si´ zazwyczaj na terenie tzw. miast metropolitalnych. Na ogó∏ nieruchomoÊci biurowe w Polsce znajdujà si´ na terenach miejskich, zw∏aszcza w du˝ych miastach wojewódzkich z istotnà dominacjà stolicy. Ocena i klasyfikacja obiektów biurowych zale˝y w du˝ym stopniu od ich lokalizacji, a w szczególnoÊci po∏o˝enia wzgl´dem centrum miasta, dworca, lotniska, czy te˝ g∏ównych arterii komunikacyjnych miasta. Istotna jest dost´pnoÊç komunikacyjna obiektu, jak równie˝ zaplecze parkingowe, gwarantujàce miejsca parkingowe najemcom i interesantom. Kolejnà cechà, b´dàcà równoczeÊnie podsumowaniem, jest fakt, ˝e ze wzgl´du na swojà specyfik´ komercyjne nieruchomoÊci biurowe wymagajà specyficznego sposobu zarzàdzania.. 3. Istota zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà Zgodnie z art. 185 Ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami (t.j. Dz.U. z 2004 r., nr 261, poz. 2603) zarzàdzanie nieruchomoÊciami polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynnoÊci majàcych na celu zapewnienie w∏aÊciwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomoÊci oraz zapewnienie bezpieczeƒstwa u˝ytkowania i w∏aÊciwej eksploatacji nieruchomoÊci, w tym bie˝àcego administrowania nieruchomoÊcià, jak równie˝ czynnoÊci zmierzajàce do utrzymania nieruchomoÊci w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w t´ nieruchomoÊç. Defini5 I. Mucha, Zarzàdca jako kreator wartoÊci rynkowej nieruchomoÊci [w:] Bariery rozwoju rynku nieruchomoÊci, red. E. Kucharska-Stasiak, Uniwersytet ¸ódzki, ¸ódê 2001, s. 183..

(5) Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania.... 171. cja ta odnosi si´ do wszystkich nieruchomoÊci b´dàcych przedmiotem zarzàdzania, w tym równie˝ do nieruchomoÊci biurowych zw∏aszcza o charakterze komercyjnym. NieruchomoÊci biurowe przeznaczone na wynajem, zgodnie z celami strategicznymi w∏aÊciciela, mogà byç traktowane jako d∏ugoterminowa lokata kapita∏u, gdy˝ po pierwsze zabezpieczajà zainwestowany kapita∏, a po drugie zabezpieczajà w∏aÊcicielowi regularny dochód uzyskiwany w formie czynszów. W zwiàzku z postrzeganiem komercyjnej nieruchomoÊci biurowej jako obiektu inwestycji, który ma zapewniç bezpieczeƒstwo kapita∏u i regularne uzyskiwanie dochodu, wynikajà dwa podstawowe obowiàzki zarzàdzajàcego – troska o wartoÊç rynkowà i czynszowà nieruchomoÊci6. WartoÊç rynkowà w wypadku komercyjnych nieruchomoÊci biurowych, b´dàcych êród∏em dochodów w∏aÊciciela, okreÊla si´ przy zastosowaniu podejÊcia dochodowego, które uzale˝nia wartoÊç nieruchomoÊci od dochodów operacyjnych netto uzyskiwanych z nieruchomoÊci w formie czynszów. Oprócz wartoÊci rynkowej, dochód netto wykorzystywany jest do okreÊlenia wartoÊci czynszowej, rozumianej jako potencja∏ dochodowy nieruchomoÊci. W jednym, jak i drugim wypadku zarzàdca powinien dà˝yç do maksymalizacji dochodów w∏aÊciciela poprzez m.in. utrzymanie rynkowego poziomu stawek czynszowych, minimalizacj´ wydatków operacyjnych, utrzymanie mo˝liwie pe∏nego stanu wynajćia powierzchni najmu. Realizacja zadaƒ, jakie stawiane sà zarzàdcy nieruchomoÊci biurowej, wymaga prowadzenia dzia∏aƒ w zakresie trzech, nachodzàcych na siebie i wzajemnie si´ uzupe∏niajàcych, obszarów tj.7: – zarzàdzania technikà, – zarzàdzania powierzchnià, – zarzàdzania finansowego. Zarzàdzanie technikà sprowadza si´ do technicznego utrzymania budynku oraz zapewnienia bezpieczeƒstwa eksploatacji obiektu. Im nowoczeÊniej wyposa˝ony budynek, tym istotniejsze staje si´ zarzàdzanie technikà, gdy˝ jego celem jest sprawne utrzymanie wszystkich instalacji, systemów i urzàdzeƒ s∏u˝àcych prawid∏owemu funkcjonowaniu nieruchomoÊci. Zarzàdzanie powierzchnià polega na zapewnieniu warunków do efektywnego wykorzystania powierzchni, m.in. takich jak: zagospodarowanie i utrzymanie powierzchni, zawieranie i realizacja umów zwiàzanych z u˝ytkowaniem powierzchni oraz zarzàdzanie najmem. Zarzàdzanie finansowe polega zagwarantowaniu finansowej stabilnoÊci nieruchomoÊci. W ramach zarzàdzania finansowego m.in. realizowane sà nast´pujàce czynnoÊci: planowanie i kontrola finansowa obiektu, regulowanie p∏atnoÊci podatkowych i ubezpieczeniowych, opracowywanie sprawozdawczoÊci finansowej oraz prowadzenie rachunkowoÊci. 6 Zarzàdzanie nieruchomoÊciami, red. E. Kucharska-Stasiak, Instytut NieruchomoÊci Valor, ¸ódê 2000, s. 224. 7 A. Âliwiƒski, Zarzàdzanie nieruchomoÊciami. Podstawy wiedzy i praktyki gospodarowania nieruchomoÊciami, Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 2000, s. 103..

(6) Ma∏gorzata Uhruska. 172. Intensywny rozwój technologii budowlanej oraz post´p teleinformatyczny umo˝liwia tworzenie wielu udogodnieƒ, z których u˝ytkownicy obiektu pragnà w pe∏ni korzystaç, w zwiàzku z czym, zarzàdzaniu obiektem, w ramach trzech wyró˝nionych obszarów, powinno towarzyszyç tzw. zarzàdzanie udogodnieniami (facility management), które uwzgl´dnia potrzeby i oczekiwania u˝ytkowników obiektu. Jego zadaniem jest sprawowanie szeroko poj´tej opieki nad budynkiem, a jednoczeÊnie obni˝anie kosztów utrzymania, podnoszenie jakoÊci oferowanych us∏ug oraz zachowanie wartoÊci rynkowej8. Odcià˝a ono u˝ytkowników i w∏aÊciciela nieruchomoÊci od problemów zwiàzanych z procesami drugoplanowymi o charakterze technicznym, przestrzennym, jak i finansowym, co umo˝liwia im skoncentrowanie si´ na procesach podstawowych zmierzajàcych do wzrostu wydajnoÊci ich pracy9. Facility management prowadzony we wszystkich obszarach – technicznym, przestrzennym i finansowym – uzupe∏nia tradycyjny sposób zarzàdzania, gdy˝ oprócz realizacji strategicznych celów w∏aÊciciela, zaspokaja potrzeby u˝ytkowników nieruchomoÊci, co jest konieczne w Êwietle rosnàcej konkurencji na rynku nieruchomoÊci biurowych. Kompleksowe zarzàdzanie obiektem biurowym wymaga dzia∏aƒ na przestrzeni wszystkich trzech obszarów równoczeÊnie. Wymienione dziedziny wzajemnie si´ uzupe∏niajà, uniemo˝liwiajàc tym samym oddzielne ich realizowanie. Poni˝ej przedstawiono jeden z trzech obszarów zarzàdzania, jakim jest zarzàdzanie powierzchnià, który oprócz typowych dla siebie elementów, zawiera tak˝e elementy o charakterze technicznym i finansowym.. 4. Zarzàdzanie powierzchnià komercyjnej nieruchomoÊci biurowej Zarzàdzanie powierzchnià obejmuje wiele dzia∏aƒ zapewniajàcych udogodnienia architektoniczno-przestrzenne, zmierzajàce do efektywnego wykorzystania powierzchni budynku, z równoczesnym zapewnieniem komfortu i bezpieczeƒstwa wszystkim u˝ytkownikom obiektu. W ramach szeroko rozumianego zarzàdzania powierzchnià mo˝na wyró˝niç nast´pujàce zakresy dzia∏alnoÊci zarzàdcy10: – zarzàdzanie powierzchnià (sensu stricto), – Êwiadczenie us∏ug podstawowych, – zarzàdzanie najmem. Zarzàdzanie powierzchnià (sensu stricto). Polega ono na: inwentaryzacji i odpowiednim zagospodarowaniu powierzchni obiektu pod wzgl´dem dopasowania jej do indywidualnych potrzeb najemców, konserwacji powierzchni oraz planowania i kontroli zakresu wykorzystania powierzchni. 8. J.M. Jesion, U. Pytkowska, Facility Management, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2003, nr 2. Ibidem, s. 101. 10 Ibidem, s. 105. 9.

(7) Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania.... 173. Inwentaryzacja powierzchni polega na okreÊleniu wielkoÊci poszczególnych rodzajów powierzchni w celu jej jak najlepszego wykorzystania. Powierzchnia netto, czyli suma wszystkich pomieszczeƒ budynku, sk∏ada si´ z powierzchni ruchu i powierzchni u˝ytkowej (powierzchni najmu), która z kolei dzieli si´ na powierzchni´ podstawowà i powierzchni´ pomocniczà11. W komercyjnych nieruchomoÊciach biurowych rozró˝nienie wielkoÊci poszczególnych powierzchni, zw∏aszcza powierzchni podstawowej i pomocniczej ma istotne znaczenie przy kalkulacji op∏at czynszowych. Sà one pobierane w pe∏ni za powierzchni´ podstawowà, która przeznaczona jest do wy∏àcznego wykorzystania najemcy, i cz´Êciowo za powierzchni´ pomocniczà, która wykorzystywana jest wspólnie przez kilku najemców. Przy ustalaniu op∏at czynszowych stosuje si´ wspó∏czynnik korytarzowy (corridor factor)12 lub wspó∏czynnik powierzchni wspólnych (add-on factor)13. Wspó∏czynniki te powi´kszajà powierzchni´ podstawowà o udzia∏ najemcy w wykorzystywanej cz´Êci wspólnej. Sposób organizacji powierzchni biurowej zale˝y przede wszystkim od rodzaju i wielkoÊci budynku. Niejednokrotnie konstrukcja obiektów starszych uniemo˝liwia dowolne kszta∏towanie powierzchni, g∏ównie ze wzgl´du na obecnoÊç du˝ej liczby Êcian noÊnych. Z kolei w budynkach nowszych, dzi´ki intensywnemu rozwojowi technologii budowlanych, minimalizowane sà elementy konstrukcyjne budynku, zwi´kszajàc tym samym powierzchni´ netto. Nowoczesne biurowce oferujà powierzchni´ typu open space (otwarta przestrzeƒ), umo˝liwiajàcà prac´ wielu osób na du˝ej powierzchni. W ramach powierzchni podstawowej, wykorzystywanej przez najemc´, tworzy si´ stanowiska pracy, które mogà byç od siebie oddzielane systemem meblowym lub niepe∏nymi Êciankami dzia∏owymi. Odmianà tej formy wykorzystania powierzchni jest tzw. ma∏y open space, który organizuje wspólnà przestrzeƒ dla niewielkich grup pracowników, a nie dla ca∏ej firmy14. Z punktu widzenia firm system open space ma wiele zalet – usprawnia komunikacj´ mi´dzy pracownikami, przyspiesza obieg dokumentów, utrzymywany jest sta∏y kontakt kierowników z podw∏adnymi, u∏atwia prac´ zespo∏owà. Biura funkcjonujàce w takim systemie postrzegane sà jako bardziej demokratyczne i efektywne. Z drugiej strony oferowanie otwartej przestrzeni do wynajćia jest wygodne dla zarzàdcy, gdy˝ to nie on, lecz zazwyczaj najemca, odpowiedzialny jest 11 Polska Norma PN-70/B-02365, Powierzchnia budynków. Podzia∏, okreÊlenia i zasady obmiaru, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa1984. 12 Wspó∏czynnik korytarzowy równy jest stosunkowi powierzchni u˝ytkowej (powierzchni najmu) do powierzchni podstawowej. Przyjmuje wartoÊç wi´kszà od 1 i mniejszà od 2. Ostateczna wielkoÊç powierzchni, za jakà powinien zap∏aciç najemca, okreÊlona zostaje jako iloczyn powierzchni podstawowej i wspó∏czynnika korytarzowego. 13 Wspó∏czynnik powierzchni wspólnych odzwierciedla proporcj´ pomi´dzy powierzchnià pomocniczà a powierzchnià podstawowà. Wyra˝ony jest procentowo. WielkoÊç powierzchni podstawowej nale˝y powi´kszyç o wysokoÊç wspó∏czynnika w celu okreÊlenia ostatecznej powierzchni wykorzystywanej przez najemc´. 14 M. Remisiewicz, Estetyka za biurkiem, „Businessman Magazine” 2004, nr 163..

(8) 174. Ma∏gorzata Uhruska. za zagospodarowanie wynajmowanej przestrzeni. W wypadku nadpoda˝y powierzchni biurowej na rynku lokalnym sposób finansowania aran˝acji powierzchni staje si´ przedmiotem negocjacji. W ka˝dym jednak wypadku zarzàdzajàcy powinien zaakceptowaç projekt aran˝acji wn´trza, a jego realizacja powinna byç w pe∏ni przez niego nadzorowana w celu uniknićia istotnych uszkodzeƒ lub trwa∏ych zmian w elementach konstrukcyjnych budynku. Inwentaryzacji, oprócz powierzchni wewnàtrz budynku, podlega równie˝ powierzchnia parkingowa, niejednokrotnie b´dàca przedmiotem najmu. Aby w pe∏ni zaspokoiç potrzeby parkingowe na terenie obiektu, rolà zarzàdzajàcego jest okreÊlenie liczby miejsc parkingowych naziemnych i podziemnych wraz z uwzgl´dnieniem stopnia ich wykorzystania. NieruchomoÊci biurowe wymagajà zaplecza parkingowego dla swoich najemców i ich klientów. U˝ytkowanie parkingu w godzinach funkcjonowania obiektu stwarza dodatkowe mo˝liwoÊci wykorzystania go w godzinach wieczornych przez innych u˝ytkowników. Zarzàdzanie powierzchnià sensu stricto, oprócz zagospodarowania powierzchni, polega tak˝e na jej konserwacji. Konserwacja powierzchni to nie tylko utrzymanie powierzchni u˝ytkowej budynku, ale równie˝ utrzymanie Êcian, dachu, cz´Êci podziemnej oraz ca∏ego otoczenia budynku. Tu nie ma rozgraniczenia pomi´dzy powierzchni´ podstawowà czy te˝ u˝ytkowà, gdy˝ zarzàdzajàcy obiektem w pe∏ni odpowiada za techniczne utrzymanie ca∏ej nieruchomoÊci. Zarzàdzajàcy odpowiedzialny jest równie˝ za planowanie i kontrol´ zakresu wykorzystania powierzchni, co sprowadza si´ do sta∏ego monitorowania stanu zagospodarowania nieruchomoÊci oraz prowadzenia analizy wykorzystywanej powierzchni pod wzgl´dem przysz∏ego efektywnego gospodarowania. Âwiadczenie us∏ug podstawowych. Podstawowe us∏ugi, jakie zarzàdzajàcy Êwiadczy w ramach zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà sprowadzajà si´ do zapewnienia u˝ytkownikom bezpiecznego, funkcjonalnego i komfortowego korzystania z obiektu. Zapewnienie w∏aÊciwego wykorzystania obiektu wymaga przede wszystkim zawarcia umów: o dostaw´ ciep∏a, o dostaw´ wody i odbiór Êcieków oraz o Êwiadczenie us∏ug telekomunikacyjnych. Z kolei bezpieczeƒstwo i komfort u˝ytkownikom obiektu zapewnià us∏ugi Êwiadczone w zakresie utrzymania czystoÊci, obs∏ugi konserwatorskiej, prac remontowo-budowlanych, ochrony obiektu, a nawet cateringu, czy te˝ us∏ug kurierskich. Zapewnienie tak ró˝norodnych us∏ug wymaga od zarzàdcy wynegocjowania odpowiednich warunków i zawarcia umów z firmami Êwiadczàcymi us∏ugi w wymaganym zakresie. Korzystnie skonstruowane umowy z solidnymi partnerami gwarantujà niezawodne funkcjonowanie obiektu, a tak˝e jego struktur wewn´trznych. Ponadto wysoka konkurencja na rynku us∏ug umo˝liwia wynegocjowanie korzystnych warunków finansowych przy zachowaniu wysokiej jakoÊci Êwiadczonych us∏ug15.. 15 K. Kusztal, A. Nalepka, Rola i zakres negocjacji w zarzàdzaniu nieruchomoÊciami komercyjnymi, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 614, Kraków 2003, s. 83 i nast..

(9) Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania.... 175. Zarzàdzanie najmem. Zarzàdzanie najmem jest strategicznym elementem zarzàdzania powierzchnià komercyjnej nieruchomoÊci biurowej. Dzia∏ania w zakresie zarzàdzania najmem skierowane sà na zapewnienie mo˝liwie jak najwi´kszego stopnia wynajćia obiektu, przy utrzymaniu rynkowych stawek czynszowych, gwarantujàc tym samym sta∏y dochód uzyskiwany z nieruchomoÊci. Cel ten realizowany jest g∏ównie poprzez nast´pujàce czynnoÊci: – troska o pe∏ne zadowolenie klientów, – tworzenie odpowiedniej struktury najmu, – kalkulacja op∏at czynszowych, – renegocjacja umów najmu, – prowadzenie akcji marketingowych. Zadowolenie klientów nieruchomoÊci, czyli najemców, umacnia reputacj´ obiektu i gwarantuje przewag´ konkurencyjnà. Aby sprostaç wymaganiom najemców, nale˝y przede wszystkim w pe∏ni realizowaç postanowienia umowy najmu, a ponadto prowadziç zabiegi majàce na celu zwi´kszenie atrakcyjnoÊci obiektu poprzez utrzymywanie pe∏nej funkcjonalnoÊci przy stale rosnàcych wymogach technicznych i u˝ytkowych. Mo˝na tego dokonaç poprzez sta∏e poznawanie nowoÊci technicznych, jak równie˝ dzi´ki ciàg∏ej obserwacji dzia∏aƒ konkurencji i analizie tendencji rynkowych. Odpowiednia struktura najemców mo˝e dodatkowo podnosiç presti˝ nieruchomoÊci biurowej. Najemcy wybierani sà zazwyczaj z punktu widzenia rodzaju prowadzonej dzia∏alnoÊci gospodarczej. Taka selekcja s∏u˝y utrzymaniu dobrego wizerunku obiektu, poprzez ujednolicenie charakteru Êwiadczonych us∏ug, a ponadto zachća innych potencjalnych najemców, prowadzàcych podobnà dzia∏alnoÊç, do najmu powierzchni w takim obiekcie. W praktyce dobór najemców nieruchomoÊci biurowej sprowadza si´ do selekcji firm prowadzàcych dzia∏alnoÊç w zakresie obs∏ugi sfery biznesowej, takich jak: instytucje finansowe, ubezpieczeniowe i doradcze oraz firmy teleinformatyczne. Innym kluczowym zadaniem w zakresie zarzàdzania najmem jest prawid∏owe rozliczanie op∏at czynszowych. B∏´dy pope∏nione w zakresie ich naliczania mogà doprowadziç do ustawicznych konfliktów zarzàdzajàcego z najemcami, a w konsekwencji doprowadziç do odstàpienia najemców od umowy najmu. Rozliczanie op∏at z tytu∏u najmu lokali biurowych polega na ustaleniu jednostkowej stawki czynszu z uwzgl´dnieniem wielkoÊci u˝ytkowanej powierzchni podstawowej i pomocniczej zgodnie z wysokoÊcià wspó∏czynnika korytarzowego lub wspó∏czynnika powierzchni wspólnych, okreÊleniu sposobu i cz´stotliwoÊci p∏atnoÊci czynszu oraz sposób i cz´stotliwoÊci indeksacji czynszu. Ponadto nale˝y okreÊliç stawk´ op∏aty eksploatacyjnej oraz zasady jej naliczania i ustaliç udzia∏ poszczególnych najemców w kosztach eksploatacji nieruchomoÊci. Kolejnym zadaniem w zakresie zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà jest permanentne utrzymywanie korzystnych warunków najmu zarówno dla najemców, jak i dla w∏aÊciciela nieruchomoÊci. Zarzàdzajàcy zatem zmuszony jest do renegocjacji umów najmu w celu zmiany warunków w nich zawartych, by by∏y one adekwatne do panujàcej sytuacji na rynku. Przed∏u˝e-.

(10) Ma∏gorzata Uhruska. 176. nie umowy najmu jest bardzo wa˝ne dla wyniku ekonomicznego nieruchomoÊci. Utrzymanie dotychczasowego najemcy na korzystniejszych dla niego warunkach jest bardziej op∏acalne ni˝ pozyskiwanie nowych najemców. Cz´sta fluktuacja najemców niesie za sobà dodatkowe koszty dla w∏aÊciciela nieruchomoÊci, z uwagi na wy˝sze koszty reklamy, odnowieƒ powierzchni, czy niepracujàce czynsze16. Promocja nieruchomoÊci jest niezb´dnym narz´dziem wykorzystywanym w celu komunikacji z potencjalnymi najemcami, dlatego jest wa˝nà cz´Êcià tzw. zarzàdzania najmem. Dzia∏ania marketingowe w sferze wynajmowania powierzchni biurowej mo˝na pogrupowaç na trzy kategorie17: – kampanie reklamowe – odnoszàce si´ do mediów, stosowane w celu pobudzenia pragnienia i dzia∏ania ze strony potencjalnych najemców, – akcje promocyjne – stosowane w celu pozyskania klientów bez ponoszenia bezpoÊrednich kosztów reklamy (utrzymywanie dobrych stosunków z otoczeniem, public relations, wspó∏praca z biurami poÊrednictwa, wzmianki prasowe), – dzia∏alnoÊç w zakresie sprzeda˝y – bezpoÊredni kontakt z potencjalnymi najemcami. Wyboru dzia∏aƒ marketingowych oraz odpowiednich kana∏ów komunikacyjnych dokonuje zarzàdzajàcy nieruchomoÊcià w zale˝noÊci od rodzaju obiektu oraz iloÊci Êrodków finansowych przeznaczonych na ten cel. Skuteczne dzia∏ania marketingowe prowadzà do pozyskania nowych najemców, utworzenia odpowiedniego wizerunku obiektu, poprawy pozycji rynkowej nieruchomoÊci, a nawet uzyskania przewagi konkurencyjnej, co w efekcie wp∏ywa na wzrost wartoÊci rynkowej nieruchomoÊci.. 5. Zakoƒczenie Istotà zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà jest realizacja strategicznych celów w∏aÊciciela, które zazwyczaj sprowadzajà si´ do uzyskiwania regularnych dochodów z nieruchomoÊci oraz do utrzymania lub wzrostu wartoÊci rynkowej obiektu. W zwiàzku z powy˝szym, podstawowym zadaniem zarzàdzajàcego nieruchomoÊcià jest koordynacja dzia∏aƒ w zakresie trzech fundamentalnych obszarów zarzàdzania. Jedynie kompleksowe zarzàdzanie sferà technicznà, przestrzennà i finansowà zapewnia maksymalny poziom wynajćia powierzchni, a w konsekwencji wy˝sze dochody czynszowe i wy˝szà wartoÊç rynkowà nieruchomoÊci. Obszar zarzàdzania komercyjnà nieruchomoÊcià biurowà, jakim jest zarzàdzanie powierzchnià (sensu largo), umo˝liwia efektywne wykorzystanie budynku zarówno w zakresie przestrzennym, finansowym, jak i funkcjonalnym. Obszar ten zawiera w sobie pewne aspekty techniczne i finansowe, ∏àczàc tym 16 17. I. Mucha, op. cit., s. 193. Ibidem, s. 187 i nast..

(11) Zarzàdzanie powierzchnià jako obszar zarzàdzania.... 177. samym dwa pozosta∏e obszary, czyli zarzàdzanie technikà i zarzàdzanie finansowe. Potwierdza to fakt, ˝e wspomniane obszary zarzàdzania majà wzgl´dem siebie charakter komplementarny, a dzia∏ania w ich zakresie powinny byç prowadzone równoczeÊnie. Literatura Bariery rozwoju rynku nieruchomoÊci, red. E. Kucharska-Stasiak, Uniwersytet ¸ódzki, ¸ódê 2001. Che∏stowski D., Budynki XXI wieku, www.teleinfo.com.pl/ti/1998/32/f07.html Jesion J.M., Pytkowska U., Facility Management, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2003, nr 2. Kusztal K., Nalepka A., Rola i zakres negocjacji w zarzàdzaniu nieruchomoÊciami komercyjnymi, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 614, Kraków 2003. Remisiewicz M., Estetyka za biurkiem, „Businessman Magazine” 2004, nr 163. Rynek nieruchomoÊci w Polsce, Knight Frank, Warszawa 2004. Âliwiƒski A., Zrzàdzanie nieruchomoÊciami. Podstawy wiedzy i praktyki gospodarowania nieruchomoÊciami, Agencja Wydawncza „Placet”, Warszawa 2000. Tertelis M., Finansowe aspekty wynajmu lokali u˝ytkowych, cz. I, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2003, nr 5. Tertelis M., Zarzàdzanie i wynajem nieruchomoÊci biurowej, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2004, nr 6. Zarzàdzanie nieruchomoÊciami, red. E. Kucharska-Stasiak, Instytut NieruchomoÊci Valor, ¸ódê 2000. Polska Norma PN-70/B-02365, Powierzchnia budynków. Podzia∏, okreÊlenia i zasady obmiaru, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa 1984.. Area Management as a Sphere of Commercial Office Space Management The essence of managing commercial office space is meeting the owner’s strategic objectives, which usually entails generating regular income from property and maintaining or increasing the property’s market value. Therefore, the main task of the property manager is to co-ordinate operations in three fundamental property management areas, namely: technology management, area management and financial management. In this article, the author identifies the essence, types and attributes of commercial office facilities. She presents the specific attributes of managing such property with particular emphasis on the most extensive sphere – area management – which enables the effective use of a building in its spatial, financial and functional aspects. Within this sphere, three fundamental areas of managerial activities can be listed: area management, provision of main services and rental management. Moreover, this sphere contains certain technical and financial aspects, thus merging the two remaining spheres, i.e., technology management and financial management. Only comprehensive management of the technical, spatial and financial spheres ensures the maximum level of floor space rental, and consequently, higher rental income and higher market value..

(12)