Outsourcing nowoczesnym narzędziem e-gospodarki

ACTA UNIVERSITATIS LODZIENSIS FOLIA OECONOMICA 157. 2002

Hanna N iedźw iedzińska ’

OUTSOURCING NOW OCZESNYM NARZĘDZIEM

E-GOSPODARKI

G łó w n y m cele m n in ie js ze g o a rty k u łu j e s t p rz y b liż e n ie p o ję c ia o u ts o u rc in g u . We w stę p n e j c zę ś c i p r z e d s ta w io n o h is to r ię te j k o n ­ cep cji, j e j za le ty i w ady. N a stę p n ie o p is a n o m ie js c e i r o lę z a s to s o ­ w a n ia o u ts o u r c in g u w in fo rm a tyce. N a tym tle p rz e d s ta w io n o m o żliw o śc i, ja k ie d a je o u ts o u rc in g w d z ie d zin ie g o s p o d a r k i e le k ­ tr o n ic z n e j w P o lsce.

The m a in g o a l o f th is a rtic le is to sh o w the c o n c e p tio n o f o u tso u rc in g . In the b e g in n in g th ere a re d e s c r ib e d h is to ry o f th is idea, its a d v a n ta g e s a n d d isa d v a n ta g e s. T h en it is p r e s e n te d p la c e u n d p a r t o f o u ts o u rc in g in in fo rm a tio n te c h n o lo g y. In th is b a c k ­ g r o u n d it is sh o w n th e c h a n c e o f o u ts o u rc in g in e -c o m m e r c e in P o la n d .

Co to jest outsourcing?

O utsourcing je st term inem , który niedaw no pojawił się w Polsce. Pochodzi z języka angielskiego od nazwy „outside-resource-using’ oznaczającego korzy­ stanie z zew nętrznych zasobów. O utsourcing możem y zdefiniow ać ja k o długo­ term inow e w ykorzystanie zew nętrznych firm w yspecjalizow anych w danej dziedzinie do realizacji jednego lub kilku działań. W przeciw ieństw ie do um ow y zlecenia, outsourcing tworzy nowy rodzaj pow iązania pom iędzy firm am i. Nie jest to relacja dostaw ca-odbiorca, ale układ partnerski, w którym celem obu stron jest odniesienie sukcesu. W rzeczyw istości outsourcing polega na budow a­ niu strategicznego partnerstw a na okres przynajm niej 3-5 lat. Zlecenie części prac nie stanow iących podstawowej działalności przedsiębiorstw a na zew nątrz traktow ane jest dziś w w iększości firm jako rzecz norm alna i ekonom icznie uza­ sadniona. Dzisiejsi m enadżerow ie coraz lepiej rozum ieją istotę i przydatność usług outsourcingow ych dla ich własnych przedsiębiorstw.

Początki outsourcingu

"Nastały ciężkie czasy. Ekonom ia je s t na takim poziom ie, na ja kim pow inna być, a konkurencja otacza nas ze w szystkich stron świata. Zatem je ś li je s t coś, czego nie potrafim y zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśm y to robili i pow inniśm y zatrudnić do w ykonania tej pra cy kogoś, kto zrobi to lepiej niż m y." Słow a te pow iedział Henry Ford w roku 1923. Cytat ten w ydaje się być w łaściw ą odpow iedzią na pytanie, kiedy i dlaczego w firmie pow inien pojaw ić się outsourcing [2].

Początki outsourcingu sięgają lat 70, gdy pojaw ił się w Stanach Z jednoczo­ nych jak większość innowacji w zakresie zarządzania. Początkow o obejm ow ał głów nie sfery zw iązane z zaaw ansow anym i technologiam i inform atycznym i jako m ożliw ość uniknięcia bardzo w ysokich kosztów zw iązanych z nadążaniem za nowościam i technicznym i. C oraz szybszy rozwój technologii spow odow ał, że coraz więcej przedsiębiorstw dochodziło do wniosku, iż nie są w stanie stać się ekspertam i w więcej niż jednej, dw óch dziedzinach podstaw ow ych. D oprow a­ dziło to do w yzbyw ania się przez przedsiębiorstw a różnych dziedzin swojej działalności (głów nie działalności pom ocniczej) i pow ierzaniu ich specjalistom . Z m ieniła się wyraźnie struktura wielkich korporacji, które coraz częściej stano­ w ią układ „piasta i szprychy” czyli taki, w którym istnieje jed n a duża firm a z w ielom a małymi firmami partnerskim i um iejscow ionym i nieraz w znacznym oddaleniu od siebie (nawet na różnych kontynentach). W prow adzenie takiej struktury pozw oliło wielkim koncernom na skoncentrow ane się na głów nych funkcjach strategicznych sw ojego biznesu.

Pół wieku po Henrym Fordzie - Ross Perrot wpadł na pom ysł, aby kupo­ wać od innych firm nie w ykorzystyw ane moce ich maszyn liczących i sprzeda­ wać je firmom , które nie posiadały własnych kom puterów . Jednak praw dziw y początek ery outsourcingu m iał miejsce w latach osiem dziesiątych, kiedy to korporacja Eastm an Kodak podpisała długookresow e kontrakty dotyczące tech­ nologii inform atycznej i utrzym ania systemów inform acyjnych z IBM, B usi­ nessland i DEC [1].

Z upływ em lat outsourcing stał się standardem w różnych sferach działal­ ności przedsiębiorstw np. w płacach, księgowości, kadrach (rekrutacja i szkole­ nia), obsłudze klienta (telem arketing, recepcje), usługach socjalnych (stołówki, bufety, wczasy), czy usługach transportow ych. W obecnej sytuacji przedsiębior­ stw a są bow iem zm uszone do skoncentrow ania się na dziedzinach, które stano­ wią głów ną dom enę ich działania.

Jak podaje raport „W izja roku 2010:Projektow anie firmy ju tra ”, przygoto­ wany przez Econom ist Inteligence Unit oraz A ndersen C onsulting, outsourcing

będzie zyskiw ał coraz więcej zw olenników . N ajszybciej będzie rozw ijał się w telekom unikacji, w której za 10 lat z outsourcingu będzie korzystać około 62% firm (47% w 1997 r.) oraz inform atyce - 58% (dla porów nania 34% w 1997 r.).

Wielkość rynku outsortingu oraz przewidywany wzrost w latach 2000-2003

11000 10000 9000 8000 7000 0

____

■A m eryka Północna В Europa □ reszta świata

Rys. I Wielkość rynku outsourcingu oraz przewidywany wzrost w latach 2000-2003 1www.csf.coml

K orzyści i zagrożenia

W wyniku podpisania um owy outsourcingowej zleceniodaw ca m oże od­ nieść w iele korzyści.

W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obow iązy­ wał outsourcing m ogą to być następujące korzyści:

obniżka kosztów — nie ma konieczności ponoszenia kosztów zw iązanych z stw orzeniem i utrzym aniem stanow iska pracy, kosztów ubezpieczeń zdro­ wotnych, em erytalnych, szkolenia pracownika,

> wyższe kw alifikacje fachow ców z firmy outsourcingow ej niż w łasnych pra­ cow ników , m ożliwość korzystania z usług ekspertów o dużym dośw iadcze­ niu i fachow ości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne, > większa stabilność - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dziec­

kiem pracownika,

> m ożliw ość obejścia blokady etatów - przy w ykonyw aniu pracy specjalista korzysta ze stanow iska pracy, oprzyrządow ania i oprogram ow ania firmy outsourcingow ej,

> efektyw niejsze w ykorzystanie czasu pracy - w przeciw ieństw ie do pracow ­ nika zatrudnionego na etacie firm a w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia (nie liczy godzin nadliczbow ych, m oże pracow ać rów nież w soboty i niedziele),

> brak uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do inform acji poufnych i m oże w przypadku ew entualnych konfliktów czynić duże szkody w firm ie, > łatwy dostęp do najnow szych technologii inform atycznych,

> uw olnienie od czasochłonnych czynności adm inistracyjnych i um ożliw ienie koncentracji uwagi na podstaw ow ej działalności firmy,

> utrzym anie pożądanego poziom u etatów,

> zw iększenie wydajności w szystkich kom órek organizacyjnych firmy, dzięki zlecaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz,

> zapew nienie wysokiej jakości usług ,

> ryzyko starzenia się technologii spada na barki firm y outsourcingow ej, > m ożliw ość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania

i organizacji.

Niestety, w przypadku usług outsourcingow ych m usim y liczyć się rów nież z pew nymi zagrożeniam i:

> złe zdefiniow ane potrzeb i wymagań w stosunku do usługodaw cy.

> Jeśli nie określim y dokładnie, czego chcem y i oczekujem y, usługa firmy outsourcingow ej może nas nigdy nie zadowolić. W iązać się to m oże z do­ datkowym i kosztam i jeśli będziemy chcieli osiągnąć cel, który w um ow ie nie został dokładnie sprecyzowany.

> dezintegracja wspólnoty wynikająca z faktu przeniesienia pew nej grupy pracow ników do innej firmy (usługodaw cy), czy naw et zw olnienia części pracow ników , spadek m otywacji, obawy przed zw olnieniam i,

V w przypadku outsourcingu m arketingow ego zm niejszenie bezpośredniego kontaktu z klientem , co m oże pow odow ać brak zainteresow ania, zrozum ie­ nia potrzeb i wymagań klienta.

O utsourcing inform atyczny

W przypadku outsourcingu inform atycznego lirm a pozyskuje łatw y dostęp do najnowszych technologii inform atycznych, bez inw estow ania w łasnych środ ­ ków w sprzęt i oprogram ow anie. Nowe technologie dają przew agę konkurencyj­ ną tylko pod warunkiem , że są gotowe do w ykorzystania w odpow iednio szyb­ kim czasie. Niestety, wprow adzanie now oczesnych technologii wym aga długich przygotow ań, a wdrażanie, urucham ianie, następnie ich obsługa są skom pliko­ wane. Zlecając te procesy na zewnątrz, powierzam y je firm om będącym lidera­ mi na rynku w danej dziedzinie. Dodatkow o, outsourcing zapew nia wzrost bez­ pieczeństw a i zm niejszenie do m inim um ryzyko awarii system u. Firmy oferujące outsourcing oferują szeroki wachlarz zabezpieczeń, począw szy od stałego dostępu do natychm iastow ego serwisu i specjalistów „ratujących sys­ temy - do usług system u zastępczego wraz z centrum kopii zapasow ych.

W przypadku system ów inform atycznych wyróżnić możem y kilka typów outsourcingu:

> według celu:

- outsourcing taktyczny - zamiar osiągnięcia konkretnego celu, np. obni­ żenie kosztów, pozbycie się kłopotów z zespołem inform atyków ,

- outsourcing strategiczny - strategiczne podejście przedsiębiorstw a do spraw inform atyzacji, wynikające z filozofii biznesow ej firm y,

> według zakresu:

- outsourcing selektywny - pow ierzenie firm ie zew nętrznej części systemu inform atycznego np. kontraktow anie program istów , outsourcing spizętu, skorzystanie z dostaw ców zewnętrznych przy opracow aniu nowego system u lub przy pielęgnacji i obsłudze systemu,

> wedhjg typu:

- udostępnianie mocy obliczeniow ej - klient urucham ia w łasne aplikacje na kom puterze firmy outsourcingow ej;

- utrzym anie aplikacji - udostępnienie, utrzym anie i pom oc dla aplikacji; - outsourcing procesów biznesow ych - w ydzielenie całych procesów biz­

nesow ych i pow ierzenie ich zewnętrznej firmie; > według lokalizacji:

- usługi centralne - św iadczone z centrum outsourcingow ego; - usługi lokalne - św iadczone u klienta.

O ferta firm oferujących usługi outsourcingu inform atycznego najczęściej zw iązana jest ze w spółpracą z działami IT firm i instytucji np.:

> dostarczanie aktualnych inform acji z rynku kom puterow ego,

> doradztw o w zakresie nowych rozwiązań mogących uspraw nić funkcjono­ wanie firm.

> pom oc przy realizacji różnych projektów, > organizacja szkoleń dla pracowników,

> dostarczanie sprzętu i oprogram ow ania kom puterow ego

> pośrednictw o w serwisie gw arancyjnym i pogw arancyjnym urządzeń kom ­ puterow ych (m onitory, drukarki, zasilacze aw aryjne itp.)

Ponadto może obejmować opiekę nad infrastrukturą techniczną w firmach np.: > diagnozow anie i usuw anie uszkodzeń sprzętu i sieci,

> oferow anie sprzętów zastępczych na czas naprawy, > usuw anie problem ów z oprogram ow aniem ,

> propozycje inform atycznych rozwiązań uspraw niających działanie firmy, > konserw acja sprzętu kom puterow ego (drukarki, kom putery i inne), У dostarczanie kom puterow ych m ateriałów eksploatacyjnych,

> adm inistracja systemami operacyjnym i lub serweram i, m odernizacja kom ­ puterów.

E -outsourcing

G w ałtow ny rozwój Internetu oraz system ów popartych na internetow ych technologiach, które m uszą działać 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu spraw ia, że tworzone są nowe dziedziny św iadczenia usług outsourcingow ych. D ostęp do wspólnej sieci kom puterowej wielu przedsiębiorstw , dzierżaw a goto­

wych system ów w spom agających zarządzanie tj. model A SP lub B 2B, dzierża­ wa czasu, pam ięci na serw erze - to podstaw ow e usługi oferow ane przez firm y outsourcingow e. Zlecane mogą być rów nież rutynow e zadania inform atyczne, takie jak zarządzanie system em i siecią, zarządzanie aplikacjam i, zarządzanie środow iskiem kom puterów osobistych, obsługa dostępu do sieci Internet, odpo­ wiedzialność za centrum przetw arzania danych.

Szeroki zakres usług outsourcingow ych zw iązany jest z sam ym tw orzeniem i utrzym aniem stron W W W . Niełatwo jest przodować w tak konkurencyjnym i tw órczym środow isku, jakim jest ogólnośw iatow a pajęczyna W W W . Nowe rozw iązania i technologie tw orzenia stron pojaw iają się bardzo szybko, a istota rzeczy polega na tym, żeby je zastosow ać szybciej i lepiej niż konkurencja.

O becnie coraz popularniejsze staje się proponow anie usług outsourcingo­ wych zw iązane z siecią Internet i handlem elektronicznym np.:

> udostępnienie m iejsca na serwerze W W W , wykup dom en, > planow anie zaistnienia firmy w Internecie,

^ projekty i w ykonanie serwisów W W W i zaaw ansow anych aplikacji inter­ netowych (np. sklepy internetow e),

> zarządzanie i aktualizacja serwisów W W W ,

> organizacja i instalacja stałego dostępu do sieci Internet,

V budow a infrastruktury zabezpieczającej przed atakiem elektronicznych w łam yw aczy i przed wirusami,

^ dostosow anie organizacji firmy oraz infrastruktury inform atycznej do w spółdziałania z siecią Internet, posiadanym serw isem W W W czy też pocztą elektroniczną,

>• badanie serwisu W W W klienta pod względem popularności w sieci Internet. W Polsce rynek usług outsourcingow ych w dziedzinie system ów inform a­ tycznych w łaściw ie dopiero się tworzy. Początków m ożna doszukiw ać się w działających od lat sześćdziesiątych ZETO (Zakładach Elektronicznej Techniki O bliczeniow ej), które na swoich kom puterach wykonywały zlecenia dużych instytucji państw ow ych, np. G łównego Urzędu Statystycznego i PKO BP. Były to więc usługi zbliżone do outsourcingu. Obecnie ośrodki te d ziałają jak o sam o­ dzielne podm ioty gospodarcze. Najw iększe firmy działające globalnie, np. EDS czy IBM, funkcjonują ju ż wprawdzie na naszym rynku, ale obsługują głów nie zagraniczne przedsiębiorstw a działające w Polsce.

D użą szansą dla szybszego i pełniejszego rozwoju gospodarki elektronicz­ nej w Polsce stanow ią młode, prężne firmy oferujące usługi e-outsorcingu, jak na przykład:

C SF Polska Sp. z o.o..

O tw arty rynek Elektroniczny M arketplanet C FC O utsourcing Centre,

Getin Service Provider S.A., C om A rch internet Ventres S.A. UNIZETO Sp. z o.o.

Polskie C entrum Teleinform atyki S.A. z W rocław ia

Liczba kontraktów outsourcingow ych na naszym rynku powoli rośnie. C o­ raz większa je st także oferta firm usługow ych oraz konkurencja. Zagraniczne koncerny inform atyczne m ają w iększe dośw iadczenie w realizacji kontraktów outsourcingow ych realizow anych na całym świecie. N atom iast krajow e firmy outsourcingow e są bardziej elastyczne przy uw zględnianiu tzw. polskiej specy­ fiki, co jest ich gównym atutem.

Źródła

I Hoffman M . ., Przyszłość należy Jo ouisourcingu Pckurier 17 W "irszawa-1998

2. Radziszewski P „Outsourcing. Komputeryzacja bez k o m p u t e r ó w Pckurier 21, Warszawa- 1998

3. Grudzień A. „Outsourcing - tak czy nie?", Netforum 10, W arszawa-2000 4. Rzewuski M. ..Dobre narzędzie na kryzys"', Pckurier 2, W arszawa-2002 5. http://www.csf.coni 6. http://www.outsoucing-supplicrs.coni 7. http://www.idt;. com 8. http://wvvw.xuni 9. http://www.marketplanet.pl 10- http://www.dcc.com II ■ http://www.casper.pl 12. http://www.c-pouil.pl 13. http://www.aeiin.pl