Streszczenie
Oprogramowanie oparte na mechanizmach Wiki coraz czĊĞciej znajduje zasto-sowanie w róĪnego rodzaju firmach, których działalnoĞü polega na realizacji projek-tów. Pełne wykorzystanie potencjału oprogramowania Wiki i sprawienie, aby było ono na co dzieĔ wykorzystywane przez wszystkich pracowników wymaga jednak od-powiedniej organizacji procesu komunikacji i współpracy pracowników z wykorzy-staniem Wiki oraz właĞciwego wdroĪenia. Celem niniejszego artykułu jest wyszcze-gólnienie i opis najwaĪniejszych aspektów związanych z organizacją procesu komu-nikacji w zespole projektowym i wdraĪaniem oprogramowania Wiki w organizacji.
Słowa kluczowe: oprogramowanie Wiki, komunikacja w zespole projektowym, system komunikacji
1. Wprowadzenie
Coraz wicej firm realizujcych projekty dostrzega potrzeb wykorzystania do celów komu-nikacji i dzielenia si dokumentacj projektow czego lepszego ni poczta elektroniczna. Wyko-rzystanie zarzdzanych centralnie intranetów te okazuje si niewystarczajce. Std coraz czciej pojawia si propozycja wykorzystania oprogramowania Wiki, które łczy w sobie zalety zarówno poczty elektronicznej jak i wykorzystania przegldarki internetowej do przegldania rónego ro-dzaju zasobów, a dodatkowo daje moliwoci szybkiego i łatwego współtworzenia nowych treci i dokumentów przez wszystkich pracowników korzystajcych z tego oprogramowania.
Firma Market Intelligence przedstawiła wyniki bada dotyczcych Enterprise 2.0. Pytano me-naderów z USA jakie cele chc osign dziki wdroeniu narzdzi nowej generacji. Najczciej wymieniano polepszenie współpracy (63%), podniesienie wiadomoci wiedzy jaka jest w organi-zacji (56%) oraz zwikszenie szybkoci komunikacji i działania (równie 56%).1
Nadrzdnym celem niniejszego artykułu jest wyszczególnienie i opis najwaniejszych aspek-tów zwizanych z organizacj procesu komunikacji i dokumentacji w zespole projektowym w wykorzystaniem oprogramowania Wiki oraz zasad jego wdraania w zespole projektowym. W tym celu opisano znaczenie i sposoby realizacji komunikacji w projekcie oraz wyszczególniono cechy, zalety i wady oprogramowania typu Wiki. Zaproponowano równie sposób organizacji komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem Wiki oraz moliwe sekcje składajce si na wstpn struktur portalu.
1
Por. Karwatka T. „Jak wdroĪyü Wiki w firmie? Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki”,
2. Znaczenie, cele i sposoby realizacji komunikacji w projekcie
Odniesienie sukcesu w realizacji projektu w szczególnoci wymaga zadbania o takie obszary procesu zarzdzania projektem jak: komunikacja, ledzenie postpu prac i rozwizywanie proble-mów. Rola komunikacji jest przy tym szczególnie istotna, gdy stanowi podstaw wszystkich pozostałych procesów, od których zaley sukces projektu2. Komunikacja jest zatem jednym z najwaniejszych czynników warunkujcych powodzenie projektu. Wielu praktyków okrela j mianem „układu krwiononego” projektu, gdy umoliwia funkcjonowanie wszystkich czci składajcych si na projekt. Zarzdzanie komunikacj jest jednym z podstawowych procesów, które mog w sposób radykalny wpłyn na efekt kocowy przedsiwzicia.
Jak wynika z bada przeprowadzonych w 2007 roku przez firm Prosci wród ponad 400 kie-rowników projektów z rónych organizacji z 59 krajów najwaniejsze, co dotyczy komunikacji w projekcie to: czsta komunikacja dla zapewnienia zrozumienia komunikatu, obowizkowe spo-rzdzenie planu komunikacji z przydzielonymi do jego stworzenia a nastpnie zarzdzania nim i wykonania pracownikami, wykorzystywanie wielu rónych kanałów komunikacji i dostpnych metod komunikacji w celu jak najefektywniejszego dotarcia do członków zespołu3.
W jednym ze swych opracowa J. Kisielnicki przedstawił wyniki bada systemu komunikacji w projektach zwizanych z IT. Analiza tych bada weryfikuje hipotez, e dla zarzdzania projek-tami zwizanymi z IT najbardziej efektywn metod przekazywania informacji i wiedzy midzy poszczególnymi członkami zespołu projektujcego jest sieciowy system komunikacji. Sieciowy system komunikacji to taki system, w którym powizania midzy uczestnikami zespołu projektu-jcego s bezporednie i rónorodne. W takim systemie rola lidera polega na budowie sytemu przekazywania informacji i wiedzy jak i budowie systemu wzajemnego zaufania midzy poszcze-gólnymi członkami zespołu. W ramach opracowania wymieniono równie czynniki zakłócajce realizacj projektu oraz czynniki deformujce przekazywane midzy elementami systemu infor-macje. Dokonano równie analizy porównawczej prostego i złoonego sieciowego systemu komu-nikacji. Na podstawie przeprowadzonych bada wywnioskowano, e sieciowy system ma przewa-g nad systemem hierarchicznym, szczególnie w nastpujcych elementach: monitoring realizacji, współpraca i przekazywanie wiedzy w realizacji zada, rozwizywanie sytuacji problemowych4.
Mona zatem stwierdzi, e aby komunikacja wewntrz zespołu projektowego była efektyw-na, skuteczna i zapewniała odpowiedni zakres wymaganych informacji, kierownik projektu powi-nien dopilnowa aby system komunikacji w zespole projektowym:
• był sieciowym systemem komunikacji zapewniajcym swobodny przepływ informacji mi-dzy uczestnikami projektu;
• uwzgldniał na bieco aktualizowany plan komunikacji z przypisanymi rolami i odpowie-dzialnoci;
• zapewniał wielokanałowy dostp członkom zespołu projektowego do odpowiednich dla nich informacji projektowych;
2
Por. Szyjewski Z. „Metodyki zarządzania projektami informatycznymi”, Placet, Warszawa, 2004, s. 176.
3 Por. Prosci, “2007 Best Practices in Change Management”, http://www.change-management.com/tutorial-bp-2007– communication.htm, [dostĊp maj 2011 r.].
4 Por. Kisielnicki J., “Communication In the Project Team and the Role of a Project Leader – Hierarchical and Network Approach”, [w:] praca zbiorowa pod red. Khosrowpour M., Innovations Through Information Technology: Proceedings of the 15th Information Resources Management Association International Conference, Idea Group Inc., 2004, s. 837– 843.
• umoliwiał tworzenie raportów z dowiadcze;
• dostarczał wspólne repozytorium szablonów dokumentów projektowych, procedur projek-towych;
• ułatwiał i promował czste kontakty wykonawców z uytkownikami kocowymi oraz in-nymi uczestnikami projektu.
Systemem, który spełnia powysze wymagania i oferuje równie inne korzyci i funkcjonal-noci jest system Wiki.
3. Charakterystyka, zalety i wady systemów Wiki
Wiki to nic innego jak portal internetowy, w którym uytkownicy mog tworzy oraz wspól-nie edytowa strony i w prosty sposób łczy je ze sob. Istot działania Wiki jest to, e kady kto przeglda stron moe równie łatwo j edytowa i zapisa swoje zmiany.
Firmowe Wiki oparte s na mechanizmach Wiki, ale posiadaj dodatkowe funkcjonalnoci odpowiednie do wymaga organizacji, jak na przykład moliwo łatwego tworzenia i zarzdzania osobnymi stronami Wiki dedykowanymi zespołom, projektom, czy wydziałom. Firmowe Wiki charakteryzuj si równie odpowiednimi zabezpieczeniami, które uniemoliwiaj dostp do po-ufnych informacji niepowołanym osobom.
Wiki moe stanowi kluczowe narzdzie dla organizacji, gdy nie definiuje na wstpie wa-runków interakcji i współpracy, ale pozwala aby struktura była tworzona, modyfikowana i usuwa-na zgodnie z potrzeb. Wiki, w trakcie uytkowania, dostosowuje si do metod pracy uytkowni-ków. Główne zalety zwizane z wykorzystaniem Wiki w zespole projektowym to:
• moliwo stworzenia jednego centralnego portalu internetowego, który wykorzystywany jest jako ródło dostpu do wikszoci zasobów cyfrowych organizacji,
• łatwo i szybko odnajdywania podanych informacji,
• usunicie „wskich gardeł” w przekazywaniu i dzieleniu si informacjami w organizacji (decentralizacja napływu informacji do systemu i umoliwienie kademu dodanie swoich informacji),
• istnienie jednej autorytatywnej lokalizacji, w której przechowywane s wszystkie infor-macje, z moliwoci ich wywietlania w rónych ujciach.
Podstawow rónic midzy Wiki a innymi, bardziej tradycyjnymi systemami zarzdzania zawartoci lub wiedz, jest struktura. Wikszo z tych tradycyjnych narzdzi posiada zdefinio-wan struktur w postaci procesów, przepływów pracy, architektur, natomiast Wiki posiada na wyjciu minimaln struktur, która rozbudowuje si zgodnie ze sposobem wykorzystania systemu przez uytkowników. Wiki nie wymusza równie adnej hierarchicznej organizacji informacji.
Brak wyra nej struktury powoduje, e system Wiki moe by wykorzystywany na wiele ró-nych sposobów, a jego uytkowanie jest intuicyjne i mniej technicznie skomplikowane. System Wiki jest równie mniej podatny na uszkodzenia, a jeeli ju wystpi to łatwiej jest je usun i jest on zdecydowanie taszy ni np. systemy zarzdzania zawartoci czy wiedz.
Budowa systemu Wiki oparta jest na obszarach wydzielonych dla poszczególnych grup, ze-społów, projektów. Firmowy system Wiki umoliwia proste zarzdzanie tymi obszarami. Obszary te s po prostu osobnymi systemami Wiki, w ramach jednego ogólnego firmowego Wiki. Zalet jest moliwo nieograniczonego i łatwego dodawania kolejnych obszarów w ramach firmowego Wiki. W celu monitorowania zmian pojawiajcych si na Wiki wystarczy doda dan stron do
ulubionych i jest si informowanym o wszelkich zmianach przy pomocy e-maila lub kanału RSS. Pozwala to zaoszczdzi czas jak równie duo szybciej reagowa na to co si dzieje, co powodu-je, e wspólna realizacja zada przebiega sprawnie i efektywnie i wszyscy uczestnicy posiadaj najwiesze informacje.
Jednym z najbardziej efektywnych sposobów organizacji informacji stosowanym w Wiki jest opisywanie stron przy pomocy słów kluczowych, które przedstawiaj ich zawarto. Ułatwia to odnalezienie podanych treci przez uytkowników systemu bez wzgldu na ich fizyczne połoe-nie. Oprócz tego mona wyznaczy dla powizanych ze sob tematycznie informacji i zagadnie osobny wydzielony obszar.
Cech charakterystyczn systemów Wiki jest wbudowany mechanizm kontroli wersji stron i utrzymywanie historii wszelkich dokonanych zmian. W historii tej zawarte s dane dot. czasu, daty, autora i rodzaju wprowadzonych zmian w kadej wersji. To umoliwia ledzenie zmian dot. dodawania, modyfikacji lub usuwania zawartoci stron. Istnieje moliwo przywrócenia danej strony do poprzedniej wersji. Po tym przywróceniu otrzymujemy jednak kolejn wersj danej strony (aby informacja o dokonanym przywróceniu równie została odnotowana).
Wiki umoliwia realizacj naturalnych wzorców interakcji, które wczeniej mogły tylko mie miejsce podczas fizycznego spotkania: szybko toczca si dyskusja, przeplatajce si pomysły, szybkie poprawianie błdów, prezentacja rónych stanowisk i wspólna praca nad osigniciem porozumienia. To wszystko nie wymaga teraz obecnoci wszystkich uczestników w jednym miej-scu i czasie i lepiej ni tradycyjne spotkanie dokumentuje wyniki tej interakcji.
W porównaniu z intranetem połczonym z systemem zarzdzania zawartoci podstawow zalet systemu Wiki jest moliwo modyfikacji zawartoci stron przez samych uytkowników w dowolnym czasie. W przypadku intranetów za wprowadzanie zmian zwykle odpowiedzialna jest okrelona osoba (lub osoby), przez co jego zawarto szybko si dezaktualizuje.
Wykorzystywanie wspólnego dysku dla celów współpracy ma równie swoje wady zwizane z dostpem i kontrol wersji. Czsto pliki ze wspólnych dysków s zgrywane na dyski lokalne i tam aktualizowane bez ponownej aktualizacji pliku na dysku wspólnym. Zarzdzanie wersjami te jest trudne, gdy musi by robione manualnie poprzez nadanie aktualizowanemu plikowi na-zwy z nowym numerem wersji. W przypadku Wiki dostp do okrelonej strony jest znacznie prostszy, a automatyczna kontrola wersji zapewnia, e wszyscy pracuj na najnowszej wersji do-kumentu. Nadpisywanie jednych zmian innymi jest eliminowane dziki systemowi powiadamiania o tym, e kto włanie edytuje dan stron5.
Wdroenie systemu Wiki w organizacji moe rozwiza wiele problemów, w którymi boryka-j si zespoły projektowe w obszarze zarzdzania wiedz, współpracy grupowej, przygotowywa-nia dokumentacji czy zarzdzaprzygotowywa-nia jakoci. Zapewprzygotowywa-nia bowiem rodowisko współpracy grupowej, ułatwia zarzdzanie du iloci informacji, aktywuje pracowników do dzielenia si wiedz, daje moliwo tworzenia elastycznych baz wiedzy, nieograniczonych sztywn struktur.
Platforma Wiki jak najbardziej nadaje si do zarzdzania projektami w obszarze biecego in-formowania o stanie projektu, współpracy nad dokumentacj projektow, tworzenia planów
roz-5
Por. Mader S., “Wikipatterns: A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization”, Wiley Publishing, Inc., 2008, s. 1–60.
woju, jak i w innych codziennych pracach zespołu projektowego, wymagajcych współpracy gru-powej6.
Zagroenia zwizane z wykorzystywaniem platformy Wiki, wynikaj głównie ze sposobu w jaki postpuj jej uytkownicy. Mona zatem mie do czynienia z nadgorliwymi uytkownika-mi, którzy zamiast zachca innych do korzystania z Wiki robi wszystko za nich i próbuj kon-trolowa wszystkie ich działania, co zmniejsza aktywno pozostałych i prowadzi do spadku zain-teresowania i wykorzystania systemu. S równie osoby, które zmieniaj wci treci wprowadzo-ne przez innych, zmieniaj lokalizacje informacji, co w ich mniemaniu ma sprzyja lepszej organi-zacji i przejrzystoci treci na Wiki, a w rzeczywistoci prowadzi do zniechcenia pozostałych uytkowników, którzy nie mog odnale wprowadzonych przez siebie treci. S równie uyt-kownicy, którzy celowo lub nieumylnie krytykuj treci umieszczone na Wiki w sposób niekon-struktywny, który nie sprzyja ich polepszaniu lub rozwizywaniu problemów a jedynie nakłania do bezproduktywnych komentarzy. Problemem moe okaza si równie obawa przed korzystaniem z systemu Wiki powstrzymujca niektórych potencjalnych uytkowników przed jego aktywnym wykorzystywaniem, co wpływa niekorzystnie na reszt zespołu. Niewskazane jest równie two-rzenie pustych stron na Wiki, gdy wówczas nikt zwykle nie wie co i jak naley tam umieci. Dlatego kady twórca nowej strony na platformie Wiki powinien od pocztku zapewni jej pod-stawow struktur lub przynajmniej opisa w kilku zadaniach jakie treci powinny si na niej znale . Równie wan kwesti jest ograniczenie narzucanej z góry struktury dla informacji, które bd przechowywane na Wiki. Lepiej aby ci, którzy bd korzysta z tego systemu sami decydo-wali o tym, jakie obszary tematyczne bd im potrzebne w pocztkowej fazie realizacji projektu i mieli równie moliwo poszerzania lub modyfikacji tej struktury w dalszych fazach jego reali-zacji. Struktura powinna bowiem wzrasta wraz z rozwojem treci na platformie Wiki, a nie by sztywno zdefiniowana na pocztku7.
4. Wykorzystanie systemów Wiki w firmach realizujących projekty
Jak wynika z raportu „Collaboration and Enterprise 2.0”, dostarczonego przez stowarzyszenie AIIM8, firmy coraz czciej korzystaj z narzdzi Enterprise 2.0, w tym z systemów Wiki do pro-wadzenia swojej działalnoci, podkrelajc ich trzy główne zalety: lepsze wykorzystanie wiedzy, lepiej rozwinita i działajca współpraca oraz szybsza reakcja na pojawiajce si informacje i sprawniejsza komunikacja. Na dalszym miejscu wymieniane s oszczdnoci w kosztach podró-y, czy kosztach IT. Wyniki badania wskazuj równie, e mimo dostpnoci wielu rónych na-rzdzi do współpracy nad dokumentami wci najwiksz popularnoci cieszy si przesyłanie zmian i sugestii dotyczcych opracowywanych dokumentów poczt elektroniczn oraz wykorzy-stywanie funkcji „ledzenia zmian” w edytorze tekstu MSWord.
Natomiast wyniki badania9 przeprowadzonego wród 168 korporacyjnych uytkowników Wi-ki wskazuj na to, e im dłuej oprogramowanie WiWi-ki funkcjonuje w organizacji tym jest czciej i chtniej wykorzystywane, co oznacza, e pracownicy z czasem przekonuj si do jego
wykorzy-6 Por. Karwatka T., „Jak wdroĪyü Wiki w firmie? …., poz. cyt., s. 5, [dostĊp maj 2011 r.]. 7Por. Mader S., Wikipatterns: “A Practical Guide …, wyd. cyt. s. 107–116.
8Por. AIIM “Collaboration and Enterprise 2.0”, http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/aiim-emc-collaboration-e20.pdf, [dostĊp maj 2011 r.].
9
Por. Majchrzak A., Wagner Ch., Yates D. “Corporate Wiki Users: Results of a Survey”, Proceedings of the 2006 Interna-tional Symposium on Wikis, tom 104, wyd. wrzesieĔ 2006, ACM, 2006, s. 99–104.
stywania a nie rezygnuj z niego. Jeli chodzi natomiast o główne korzyci stosowania Wiki, jakie podkrelaj uytkownicy to jest to ułatwienie pracy własnej, ale równie wspomaganie całej orga-nizacji w zwikszeniu efektywnoci współpracy, zwikszaniu korzystania ze wspólnej bazy wie-dzy oraz w udoskonalaniu procesów pracy. Czynnoci, które s najczciej wykonywane przez aktywnych uytkowników systemów Wiki to dodawanie treci do ju istniejcych stron oraz do-dawanie nowych stron. Równie dodo-dawanie komentarzy i drobne korekty istniejcych treci zda-rzaj si stosunkowo czsto. Co moe wydawa si dziwne na podobnym poziomie czstotliwoci co komentowanie i modyfikowanie znalazło si integrowanie i redagowanie pomysłów dodanych przez innych uytkowników. Najrzadziej wykonywan czynnoci jest natomiast usuwanie treci dodanych przez innych.
W ramach realizacji rozprawy doktorskiej pt. „Kształtowanie komunikacji w zespole projek-towym”10 przeprowadzono badania, wród kierowników projektów w polskich firmach informa-tycznych, które wykazały m.in., e systemy Wiki wykorzystywane s jeszcze do rzadko, nato-miast przewaajc metod wspomagania procesów komunikacji s zebrania, rozmowy telefo-niczne oraz poczta elektroniczna (wyk. 1).
Wykres 1. NajczĊĞciej wykorzystywane metody/narzĊdzia wspomagające proces komunikacji w zespołach projektowych
ródło: Opracowanie własne.
Odpowiedzi na pytanie dotyczce najczciej wystpujcego typu komunikacji w zespołach projektowych potwierdziło wczeniejsze wyniki wskazujc, e najpowszechniejsza jest komunika-cja synchroniczna bezporednia („twarz w twarz”, z jak mamy do czynienia m.in. w trakcie zebra), oraz porednia przy uyciu telefonu lub telefonii internetowej (VoIP) lub przy uyciu komunikatora internetowego. W mniejszym zakresie wykorzystywane s w tym celu asynchro-niczne formy komunikacji (poczta elektroniczna, Wiki, biuletyny) (wyk. 2).
10
Por. MuszyĔska K., „Kształtowanie modelu komunikacji w zespole projektowym”, rozprawa doktorska, do wglądu w Bibliotece Ekonomicznej Uniwersytetu SzczeciĔskiego, 2010, s. 80–89.
Wykres 2. NajczĊĞciej stosowane typy komunikacji w zespołach projektowych ródło: Opracowanie własne.
Respondentom zadano równie pytanie dotyczce ich opinii na temat najczstszych powodów problemów z komunikacj przy realizacji projektów. Jak zaprezentowano na wykresie 3 w wik-szoci wskazali oni na brak zrozumienia midzy klientem a zespołem projektowym oraz brak wzajemnego zrozumienia midzy członkami zespołu projektowego.
Wykres 3. NajczĊstsze powody problemów z komunikacją przy realizacji projektów ródło: Opracowanie własne.
Przedstawione wyniki wskazuj na due znaczenie i udział metod i narzdzi wspomagajcych komunikacj ustn oraz synchroniczn w zespołach projektowych. Jak wiadomo jednak komuni-kacja ustna charakteryzuje si ulotnoci i, cho s takie techniczne moliwoci, rzadko kiedy tre zebra, spotka czy rozmów telefonicznych jest rejestrowana, a to moe by jednym z po-wodów nieporozumie midzy uczestnikami projektu. Poza tym komunikacja synchroniczna wy-maga, eby wszyscy jej uczestnicy znale li si w jednym miejscu i czasie lub przynajmniej tym samym czasie. Moe si to okaza trudne do realizacji, a w przypadku zebra, generuje dodatkowe koszty. Nasuwa si zatem wniosek, e komunikacja ustna powinna by stosowana głównie jako dodatkowy kanał przekazu informacji w celu weryfikacji zrozumienia komunikatu pisemnego lub w celu upewnienia si, e komunikat pisemny dotarł do odbiorcy albo w celu rozwiania wtpliwo-ci, natomiast komunikacja pisemna powinna stanowi podstaw systemu komunikacji w projek-cie. Z komunikacji ustnej naley korzysta w obszarze monitorowania postpu prac, gdy wów-czas oprócz funkcji informacyjnej i kontrolnej moe ona pełni równie funkcj motywacyjn.
Porównanie wyników przytoczonych w niniejszym punkcie bada przeprowadzonych wród firm posiadajcych dowiadczenie w wykorzystaniu oprogramowania Wiki oraz firm polskich, w których przewaa jeszcze wykorzystanie innych narzdzi wspomagajcych procesy komunikacji i dokumentacji skłania do wniosków, i odpowiednio zorganizowana komunikacja wykorzystujca jako podstawowe narzdzie oprogramowanie Wiki moe okaza si najlepszym rozwizaniem dla zespołów projektowych, pozwalajc im na uniknicie zagroe jakie niesie ze sob nadmierne opieranie si na komunikacji ustnej, a jednoczenie zapewni szybk reakcj na pojawiajce si informacje, sprawniejsz komunikacj oraz dostp wszystkich uczestników projektu do wspólnej bazy wiedzy projektowej.
5. Sposób organizacji komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem systemu Wiki Podstaw dobrego systemu komunikacji jest jedna, spójna baza wiedzy dotyczca wszystkich zagadnie i postanowie zwizanych z projektem. Jeeli bowiem członkowie zespołu projektowe-go bd stosowali techniki i narzdzia komunikacji, które nie s ze sob połczone w jeden spójny system posiadajcy jedno wspólne repozytorium, wówczas moemy by pewni wystpienia niepo-rozumie jak równie problemów w dotarciu do okrelonych informacji projektowych. W zwizku z powyszym system komunikacji w zespole projektowym musi opiera si na zintegrowanym systemie pracy grupowej, posiadajcym moduły ledzenia zada i kontroli wersji, zarzdzania wiedz i mechanizmy Wiki. Niezbdne wydaje si równie stworzenie cho wstpnej struktury tego repozytorium. Najlepiej aby informacje umieszczane na platformie Wiki przez członków zespołu projektowego były tematycznie pogrupowane, co ułatwi odszukiwanie podanych infor-macji. Biorc pod uwag zakres komunikowanych w projekcie treci mona byłoby zaproponowa nastpujce sekcje/obszary Wiki, tworzce wstpn struktur:
• dokumenty inicjujce projekt – załoenia projektu, formuła realizacji, uzasadnienie biz-nesowe, bazowy plan projektu, elementy sterowania, struktury zespołów i zakresy obo-wizków, plan komunikacji, tolerancje w projekcie,
• plany – projektu, etapów, pracy zespołów, jakoci, nadzwyczajne, przegldu poprojekto-wego,
• rejestry – ryzyka, zagadnie projektowych, jakoci, dowiadcze,
• zasady dokumentacji i szablony dokumentów – zasady nazewnictwa, raportowania, pro-cedury, formularze/formatki/szablony dokumentów,
• zarzdzanie jakoci – plan zarzdzania jakoci, narzdzia kontroli, rodki pomiaru ja-koci, standardy dot. jaja-koci, wyniki kontroli jaja-koci,
• decyzje dotyczce projektu – przyjcie planu nadzwyczajnego, przedwczesne zamknicie projektu, ustpstwa, zmiany personalne, wane informacje z otoczenia projektu,
• ustalenia dla etapów – grupy zada, harmonogramy, sposoby przekazania gotowych pro-duktów, ograniczenia, parametry, tolerancje,
• pomysły zespołu – dot. usprawnie w organizacji projektu,
• wane informacje – dot. realizowanych zada, stosowanych narzdzi, technologii, itp. Poza tym, na platformie mog by wydzielone obszary robocze dla zespołów lub grup współ-pracujcych nad danym zagadnieniem/produktem/dokumentem. Specyfika danego projektu moe równie przesdzi o przyjciu innej struktury lub o stworzeniu dodatkowych obszarów i o ile zachowany jest porzdek i uczestnicy projektu nie maj problemów z odnajdywaniem podanych informacji nie naley zbytnio ingerowa i narzuca z góry struktury platformy Wiki.
Przydatn funkcjonalnoci Wiki jest moliwo ustawienia wybranej strony jako ulubionej aby by informowanym, w formie e-maila lub poprzez kanał RSS, o wszelkich jej zmianach. Przy takim ustawieniu dodanie przez jednego z członków zespołu projektowego kolejnego zagadnienia projektowego w rejestrze zagadnie lub umieszczenie raportu okresowego w sekcji raportów spo-woduje, e wszyscy zainteresowani zostan o tym natychmiast poinformowani.
Istotn kwesti jest równie odpowiednie wdroenie Wiki do zespołu projektowego. Naley przy tym przestrzega kilku podstawowych zasad. Najczciej zaczyna si od przeprowadzenia projektu pilotaowego, który pozwala na tworzenie i rozwijanie Wiki w małych grupach, w kon-trolowanym rodowisku. Wane jest równie stworzenie na samym pocztku struktur administra-cyjnych i wsparcia technicznego dla rozrastajcej si z czasem platformy Wiki. Wskazane jest równie zorganizowanie spotkania startowego, na którym spotkaj si moliwie wszyscy, którzy maj korzysta z Wiki, aby wspólnie ustali zakres jej wykorzystania oraz wprowadzi pierwsze treci i doda nowe strony. Dobrze jest stworzy jak wstpn struktur, aby nie wprowadza nowych uytkowników w zakłopotanie od czego maj zacz. Poza tym intensywno korzystania z Wiki powinna narasta z czasem, pocztkowo naley skupi si na kilku prostych zastosowa-niach, jak np. umieszczanie na Wiki planów spotka i notatek z tych spotka, które mog by edytowane przez wszystkich uczestników spotkania lub stworzenie swojej prywatnej strony Wiki z informacjami o sobie. Warto równie skorzysta z dowiadcze ludzi, którzy ju uywaj Wiki, aby zaprezentowali innym, w jaki sposób oni wykorzystuj to narzdzie11.
6. Podsumowanie
Fakt, e mimo moliwoci wykorzystania całej gamy narzdzi i oprogramowania wspomaga-jcych komunikacj i współprac wci wiele projektów koczy si niepowodzeniem m.in. z po-wodu braku właciwej i efektywnej komunikacji wskazuje na to, e problemem jest odpowiedni dobór tych narzdzi i właciwe ich wykorzystanie. Zastosowanie oprogramowania typu Wiki ofe-ruje wiele moliwoci i stwarza dobre warunki współpracy, sprzyja podniesieniu wiadomoci wiedzy, jaka jest w organizacji oraz lepszemu jej wykorzystaniu, jak równie zwiksza szybko
i sprawno komunikacji i działania. Jak wykazuj badania wykorzystanie Wiki ułatwia take prac, zwiksza jej efektywno dziki zapewnieniu wspólnej bazy wiedzy oraz sprzyja udosko-nalaniu procesów pracy. W ramach niniejszego artykułu:
• opisano wyniki bada wskazujce, e odpowiednio zorganizowany proces komunikacji, wykorzystujcy jako podstawowe narzdzie oprogramowanie Wiki jest dobrym rozwiza-niem dla zespołów projektowych, które pozwala unikn zagroe zwizanych z nadmier-nym wykorzystywaniem komunikacji ustnej, zapewniajc jednoczenie szybk reakcj na informacje oraz dostp wszystkich uczestników projektu do wspólnej bazy wiedzy projek-towej;
• zaproponowano wstpn struktur portalu Wiki, opierajc si na zakresie komunikowa-nych w projekcie treci, oraz
• zwrócono uwag na podstawowe zasady wdraania Wiki, których przestrzeganie zwiksza prawdopodobiestwo pomylnego i trwałego korzystania przez zespół projektowy z portalu Wiki przy realizacji projektów.
W ramach dalszych bada mona byłoby podj prób zdefiniowania struktury/sekcji Wiki i reguł jej wykorzystania w zalenoci od stosowanej przez zespół projektowy metodyki zarzdza-nia projektami. W kadej metodyce bowiem, oprócz pewnych wspólnych zagadnie, s równie obszary charakterystyczne dla danego podejcia, dla których mona byłoby odpowiednio skonfi-gurowa platform Wiki.
Bibliografia
[1] AIIM, Collaboration and Enterprise 2.0, http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/aiim-emc-collaboration-e20.pdf, dostp maj 2011 r.
[2] Karwatka T., Jak wdroĪyü Wiki w firmie? Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki,
http://divante.pl/static/uploads/content/images/2009/jak-wdrozyc-wiki-w-firmie-divante.pdf, dostp maj 2011 r.
[3] Kisielnicki J., Communication In the Project Team and the Role of a Project Leader – Hierarchical and Network Approach, [w:] praca zbiorowa pod red. Khosrowpour M., Innovations Through Information Technology: Proceedings of the 15th Information Resources Management Association International Conference, Idea Group Inc., 2004, s. 837–843.
[4] Mader S., Wikipatterns: A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization, Wiley Publishing, Inc., 2008, s. 1–60.
[5] Majchrzak A., Wagner Ch., Yates D., Corporate Wiki Users: Results of a Survey, Proceedings of the 2006 International Symposium on Wikis, tom 104, wyd. wrzesie 2006, ACM, 2006, s. 99–104.
[6] Muszyska K., Kształtowanie modelu komunikacji w zespole projektowym, rozprawa doktorska, do wgldu w Bibliotece Ekonomicznej Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarzdzania Uniwersytetu Szczeciskiego, 2010, s. 80–89.
[7] Prosci, 2007 Best Practices in Change Management, http://www.change-management.com/tutorial-bp-2007-communication.htm, dostp maj 2011 r.
[8] Szyjewski Z., Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa, 2004, s. 176.
ORGANIZATION OF COMMUNICATION IN A PROJECT TEAM BASED ON WIKI SOFTWARE
Summary
Wiki based software is being widely used in different companies, whose main ac-tivity is projects realization. In order to fully use the potential of Wiki software and encourage team members to use it on an everyday basis it is essential to develop an appropriate organization of communication and cooperation process with the use of Wiki software and its proper implementation. The aim of this paper is to list and de-scribe the most important aspects concerning organization of communication pro-cess in a project team and implementation of Wiki software.
Keywords: Wiki software, communication in a project team, communication system
Karolina Muszyska
Instytut Informatyki w Zarzdzaniu
Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarzdzania Uniwersytet Szczeciski
ul. Mickiewicza 64, 71-101 Szczecin e-mail: karolina.muszyska@wneiz.pl
