Potrzeby informacyjne logistyki w przedsiębiorstwach agrobiznesu

Pełen tekst

(1)POTRZEBY INFORMACYJNE LOGISTYKI W PRZEDSIBIORSTWACH AGROBIZNESU MAREK SIKORA Katedra Informatyki w Zarzdzaniu UTP Bydgoszcz. Streszczenie Posiadanie odpowiedniej informacji we właĞciwym czasie moĪe warunkowaü sukces działalnoĞci przedsiĊbiorstwa, szczególnie w istniejącej rzeczywistoĞci gospodarczej. W publikacji przedstawiono istniejące rozwiązania informatyczne w szeĞciu badanych przedsiĊbiorstwach agrobiznesu w województwie kujawskopomorskim oraz krótko scharakteryzowano wykorzystanie komputerów w przedsiĊbiorstwach. Słowa kluczowe: logistyka, informatyka, informacja, zarzdzanie wiedz 1. Wstp W 1986 roku ameryka skie stowarzyszenie logistyków Council of Logistics Management (CLM) przyjło definicj, według której logistyka jest procesem planowania, realizacji i kontrolowania sprawnoci i ekonomicznej efektywnoci przepływu surowców, produkcji nie zako czonej i wyrobów gotowych oraz zwizanych z tym informacji od miejsca pochodzenia do miejsc konsumpcji w celu zaspokojenia wymaga klientów. Zgodnie z t definicj wzrosło podniosło znaczenie kompleksowego rozpatrywania przepływów materiałowych jako procesu. Takie podejcie wymagało zmiany punktu odniesienia i uwzgldnienia powiza z innymi jednostkami – dostawcami i odbiorcami. Termin „ła cuch logistyczny” akcentuje zarówno niezale no ka dej jednostki biorcej udział w przepływach materiałowych jak i jej ograniczenia zwizane ze zobowizaniami wobec ka dego z ogniw: poprzedzajcego - dostawcy i nastpujcego - odbiorcy. Taki ła cuch wymaga znacznych iloci informacji oraz precyzyjnego systemu informacyjnego, umo liwiajcego ich koordynacj, w szczególnoci na poziomie operacyjnym, dotyczcym działa i procesów. Stanisław Krawczyk podkrela koordynacyjne aspekty logistyki [5], wskazujc, e logistyka dotyczy w szczególnoci koordynacji i sterowania przestrzennego i czasowego rozmieszczenia (gdzie?), stanu (ile czego?) i przepływu (skd dokd?) dóbr bdcych składowymi tych procesów, a wic ludzi, dóbr materialnych, informacji i rodków finansowych. Przepływy informacji towarzysz wszelkim przepływom materiałowym a wymiana informacji midzy nadawc a odbiorca jest warunkiem przepływu dóbr i zaczyna si jeszcze przed rozpoczciem przepływu materialnego[4]. Dzi ju nikt nie wyobra a sobie przetwarzania i przesyłania ogromu informacji towarzyszcego przepływom materialnym bez wykorzystania nowoczesnych technologii komputerowych i telekomunikacyjnych. Ich zastosowanie doprowadziło do zainteresowania logistyki systemami informatycznymi, które stały si nie tyko warunkiem realizacji zało e funkcjonowania systemów logistycznych ale te umo liwiła wdro enie nowych koncepcji zarzdzania. Jak jednak stwierdza.

(2) 124. Marek Sikora Potrzeby informacyjne logistyki w przedsiĊbiorstwach agrobiznesu. Gołembska „warunkiem koniecznym do wykorzystania mo liwoci, jakie niesie za sob technika teleinformatyczna jest właciwe przygotowanie przedsibiorstwa do jej przyjcia” [4]. 2. Rola informacji i wiedzy w przedsibiorstwie Według Osterloh, M. i Frost. J, informacje i wiedza nale obok wytworzonych produktów i relacji z jednostkami trzecimi do fundamentalnych i podstawowych elementów niezbdnych w tworzeniu wartoci dodanej przedmiotów transakcji z odbiorcami. Maj wpływ na uzyskanie stanu zró nicowania od konkurencji i podniesienie wartoci rynkowej przedsibiorstwa [8]. Dla właciwej realizacji procesów fundamentalnych i podstawowych niezbdne s tak e procesy wspomagajce, które obejmuj tak e działania zwizane z przygotowaniem infrastruktury procesów biznesowych, tworzeniem systemów informacyjnych, transportu, magazynowania, zarzdzania zasobami ludzkimi, rachunkowoci i finansów, sprawozdawczoci i controllingu. Na poziomie operacyjnym działalnoci przedsibiorstwa logistyka jest rozumiana przede wszystkim jako narzdzie sterowania realizacj procesów zaopatrzenia wejcia i dystrybucji wyników wyjcia przy wykorzystaniu technicznych systemów logistycznych. Na poziomie mened erskim logistyka spełnia rol koordynacyjn takich procesów, jak np.: pozyskiwania zamówie , planowania produkcji, zaopatrzenia, czy dystrybucji. Szczegółowe zadania logistyki na tym poziomie s zwizane z procesami informacyjnymi w obszarach planowania (np. zbytu i dostaw, zapotrzebowania materiałowego, poziomu zapasów), opracowania dyspozycji (dotyczcych wielkoci zamówie , produkcji i wysyłek, minimalnych zapasów i okresów rotacji, korekt w przypadkach braków i zakłóce ), sterowania (potwierdzaniem i wprowadzaniem do planu zlece produkcyjnych, zamówieniami materiałów i wyrobów, ledzeniem terminów) i obsługi zamówie klientów [12]. Mo na si zgodzi z Szopi skim, ze jednym z podstawowych czynników wpływajcych na pozycj konkurencyjn przedsibiorstwa jest szybko przekazu informacji. Decyzje dotyczce zakupów lub zbytu musz by podejmowane szybko i celnie – na podstawie rzetelnych, sprawdzonych informacji [11]. O szybkoci dostpu do informacji wspomina równie Majewski, stwierdzajc, e "system informatyczny nie generuje procesów biznesowych, jedynie przyspiesza ich działanie w przedsibiorstwie” [6]. Natomiast "z dobrym systemem informacyjnym mamy do czynienia wtedy, gdy zaspokaja on wszystkie potrzeby informacyjne na kolejnych szczeblach zarzdzania w sposób, który pozwala kierownictwu przedsibiorstwa podejmowa właciwe decyzje” [6]. Dlatego istnieje potrzeba wdra ania przez przedsibiorstwa Zintegrowanych Systemów Informatycznych, co nie jest jeszcze oczywiste dla wszystkich zarzdzajcych przedsibiorstwami. Taki ZSI powinien, oprócz rozwizywania zada czysto informatycznych, pełni równie rol informacyjn. Nale y wic uzna za zasadn tez Majewskiego, e "współczesne ZSI w pełni pozwalaj na efektywne wspomaganie procesów planistycznych sprzeda y, jej prognozowanie, harmonogramowanie produkcji, planowanie potrzeb materiałowych, bilansowanie dostpnych zasobów (ludzkich, wytwórczych, transportowych, magazynowych, finansowych)” [6]. Na rynku funkcjonuje wiele rozwiza informatycznych obsługujcych jedynie pewne dziedziny działalnoci przedsibiorstwa. Dlatego trudno wskaza jedno rozwizanie systemowe, które zapewni kompleksow obsług informacyjn i informatyczn ka dego przedsibiorstwa, zapewniajc w ten sposób sprawn realizacj logistyki. Najbardziej zbli one do doskonałoci, stawiajce sobie za cel kompleksowe objcie działalnoci organizacji i integrujce w sobie tego typu rozwizania, s systemy informatyczne klasy ERP (Enterprise Resources Planning). Z szeciu przedsta-.

(3) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 8, 2007. 125. wionych w artykule przedsibiorstw jedynie jedno zdecydowało si w ubiegłym roku na wdro enie takiego systemu. System informacyjny, bazujcy na elementach rodowiska teleinformatycznego, którego składowym jest system komunikacji, a przede wszystkim jego jako, determinuje mo liwo tworzenia powiza pomidzy przedsibiorstwami, wpływa na mo liwo konfigurowania sieci logistycznych oraz umo liwia realizacj okrelonych strategii zarzdzania przepływem materiałów. Taki system zapewnia wymian informacji i danych wspomagajcych proces przepływu materiałów, w procesach logistycznych realizowanych wewntrz przedsibiorstw, a tak e – co przesdza o jego znaczeniu dla logistyki – ła cuchach dostaw i sieciach logistycznych [3]. Rol logistyki w zapewnieniu konkurencyjnoci przedsibiorstw agrobiznesu oraz znaczenie wizualizacji zło onoci logistyki w nich wystpujcej w odniesieniu do przedsibiorstw przemysłu mleczarskiego i misnego zawarto w pracach Drelichowskiego i Sikory [1] i [2]. Dla sprawnego systemu komunikacji zasadnicze znaczenie maj standardy, których stosowanie jest warunkiem bezkonfliktowej wymiany informacji, redukcji czasu powicanego na komunikacj, redukcji błdów. W realizacji procesów logistycznych takimi narzdziami s automatyczna identyfikacja oraz elektroniczna wymiana danych. W sprawnym działaniu znaczca role odgrywa „dobra i skuteczna informacja, stanowica zasób strategiczny w organizacji gospodarczej” [9]. Informacj tak rozumie si jako „uporzdkowana i przeanalizowan wiadomo, sygnał, który otrzymuje odbiorca, przekazan mu w odpowiedniej (zrozumiałej) postaci, a na któr zgłasza on zapotrzebowanie w zwizku z realizacj okrelonych celów” [10].. 3. Istniej ce rozwi zania informatyczne w badanych przedsibiorstwach a potrzeby informacyjne Poni ej przedstawiono istniejce rozwizania w szeciu badanych przedsibiorstwach agrobiznesu w województwie kujawsko-pomorskim. Przedsibiorstwo P1 to Spółdzielnia Mleczarska zlokalizowana w centralnej czci województwa kujawsko-pomorskiego. Jest to przedsibiorstwo działajce na skal ogólnopolsk. Przeprowadzona w latach 90. informatyzacja przedsibiorstwa i póniejsza sukcesywna ich modernizacja spowodowała, e Spółdzielnia P1 jest wyposa ona w nowej generacji sprzt komputerowy, połczony sieci lokaln z dostpem do Internetu i wyposa ony w nowoczesne oprogramowanie. Niektóre moduły programów, takie jak Kadry i Płace oraz Finanse i Ksigowo s ze sob połczone, jednak w P1 nie funkcjonuje jeden zintegrowany system informatyczny, łczcy wszystkie działy. W szerokim zakresie wykorzystuje si równie oprogramowanie biurowe typu „Office”. Przedsibiorstwo P2 to spółka równie zajmujca si przetwórstwem mleka, zlokalizowana na terenie siedemnastotysicznego miasta, we wschodniej czci województwa kujawskopomorskiego. Tak e to przedsibiorstwo jest według zarzdzajcych wystarczajco skomputeryzowane. Wikszo działów wyposa onych jest w komputery połczone sieci wewntrzn z dostpem do Internetu. W firmie wykorzystuje si oprogramowanie typu „Office” oraz szeroko sprawdzone programy systemów finansowo - ksigowych i kadrowo-płacowych. Poniewa znajomo oprogramowania tego typu systemów i umiejtnoci posługiwania si nimi przez pracowników s, w ocenie zarzdzajcych wystarczajce dla potrzeb funkcjonowania.

(4) 126. Marek Sikora Potrzeby informacyjne logistyki w przedsiĊbiorstwach agrobiznesu. przedsibiorstwa, to w najbli szym czasie nie przewidywano zmiany oprogramowania ani te zakupu adnego zintegrowanego systemu komputerowego. Przedsibiorstwo P3 to kolejna Spółdzielnia mleczarska zlokalizowana w dwudziestotysicznym miecie, przy wschodniej granicy województwa kujawsko-pomorskiego. Oprócz oprogramowania typu „Office” oraz stosowania popularnych programów finansowo-ksigowych i kadrowopłacowych, Zakład został wyposa ony w komputerowy system obrazowania i rejestracji parametrów procesów technologicznych umo liwiajcy kadrze kierowniczej nadzorowanie w czasie rzeczywistym przebiegu procesów we wszystkich działach zakładu. W najbli szych latach planowana jest modernizacja posiadanego wyposa enia komputerowego. W przedsibiorstwie P4 działajcym w stutysicznym miecie, na południu województwa kujawsko-pomorskiego od 1987 roku funkcjonuje system informatyczny wdro ony w Dziale Finansowym, nastpnie w 1992 roku w Dziale Płac, a w 2000 roku w Dziale Kadr. W celu poprawienia standardów obsługi odbiorców do komputeryzacji przygotowuje si Dział Transportu i Gospodarki Magazynowej. Programy z poszczególnych działów nie s ze sob zintegrowane, czego konsekwencj jest zmniejszony i wolniejszy przepływ informacji, a tym samym wy sze koszty i ograniczone mo liwo szybkiego reagowania na zmiany w przedsibiorstwie i otoczeniu konkurencyjnym. Zarzdzajcy widz potrzeb poprawy stanu informatyzacji przedsibiorstwa, lecz nie przewiduj w najbli szym czasie zakupu zintegrowanego systemu komputerowego. Przedsibiorstwo P5 to ogólnopolska sie dystrybucji wdlin, mis i konserw, producent własnych wdlin, mis i konserw, nowoczesny zakład ubojowy oraz ogólnopolski dostawca detalicznych wyrobów najwikszych producentów w Polsce. Firma P5, której główna siedziba znajduje si w stutysicznym miecie, w północnej czci województwa kujawsko-pomorskiego zostało skomputeryzowane w 2001 roku i posiada oprogramowanie wspomagajce zarzdzanie i niezbdne programy ksigowe czy nowoczesne systemy fakturowania, jednak posiadane, odrbne elementy systemu informatycznego nie s ze sob zintegrowane. Zakłady produkcyjne posiadaj zintegrowane systemy informatyczne, w skład których wchodz m. in. wagi elektroniczne, terminale komputerowe i ultradwikowy system badania misnoci Ultrasom 300. W przedsibiorstwie pracuje dwóch informatyków, odpowiedzialnych za infrastruktur sieciow i oprogramowanie i wspierajcych prace zmierzajce w kierunku wdro enia zintegrowanego systemu komputerowego. W ubiegłym roku Zarzd firmy stanł przed wyborem zintegrowanego systemu zarzdzania przedsibiorstwem. Z trzech ofert wybrano wielomodułowy system klasy ERP - CDN-XL firmy Comarch, dedykowany dla rednich i du ych firm handlowych, produkcyjnych i usługowych. System ten zapewnia wsparcie i automatyzacj procesów biznesowych w przedsibiorstwie i umo liwia prac on-line/off-line firmom wielooddziałowym, wspierajc prac akwizytorów, vansellerów oraz punktów sprzeda y detalicznej i oddziałów przedsibiorstwa. Poprzez wykorzystanie zintegrowanego systemu przedsibiorstwo MS1 chciałoby zredukowa koszty sprzeda i zaopatrzenia, zwikszy przychody i cile powiza zaopatrzenie z popytem aby szybko odpowiada na zmiany sytuacji rynkowej. W ostatnim badanym obiekcie P6, które jest przedsibiorstwem przetwórstwa misnego o zasigu krajowym nie funkcjonuje jeden spójny system informatyczny. Wiele działów posiada zamortyzowane stanowiska robocze, o niskiej prdkoci przetwarzania danych, wyposa one w przestarzałe oprogramowanie, czsto oparte na systemie MS DOS, który od połowy lat 90. był sukcesywnie wypierany przez nowsze oprogramowanie, oparte na graficznym interfejsie i systemie operacyjnym Windows. Funkcjonowanie firmy w starych, czsto historycznych budynkach z ko -.

(5) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 8, 2007. 127. ca XIX wieku równie nie sprzyjało budowie zintegrowanej sieci komputerowej. Tak e wczeniejsze trudnoci finansowe, a tak e zrealizowana ju perspektywa budowy nowego zakładu produkcyjnego nie uzasadniały zmiany sytuacji. Polski rynek informatyczny stanowi ponad 34% runku całej nowej dziesitki pa stw, które przystpiły do Unii Europejskiej w 2004 roku. Posiada jednak znaczne rezerwy w zakresie nasycenia [3]. Wskazuj na to równie wyniki bada w przedstawionych przedsibiorstwach. Po okresie zastoju i korzystania z przestarzałych technologii informatycznych, wyeksploatowanych komputerów i przedawnionych systemów operacyjnych inwestycje staj si niezbdne. Tak e połczenie trzech opisywanych przedsibiorstw z wikszymi od siebie koncernami wymusiło zmian w tym zakresie aby było mo liwe dostosowanie si systemów informacyjnych tych przedsibiorstw do siebie. Czwarte przedsibiorstwo weszło w skład nowo powstałego przedsibiorstwa produkcyjnego z wybudowanym od podstaw zakładem przetwórstwa misnego, co w efekcie w naturalny sposób zmieniło przestarzałe technologie informatyczne na nowoczesne, kompleksowe rozwizania. W tym okresie zmieniła si równie struktura rynku, w którym zmalał udział sprzeda y sprztu z ponad 50% w roku 2004 do 47% w 2004 roku. Do ponad 31% wzrósł udział usług, w tym równie outsourcingowych, które stały si, według raportu Logistyka w Polsce [3], jednym z głównych czynników rozwoju tego rynku i oprogramowania (21%). Wykorzystanie komputerów w przedsibiorstwach w latach 2004-2005 przedstawiono na rysunku 1.. duĪe (pow 250 pracowników). Ğrednie (50-249 pracowników) 2005 małe (10-49 pracowników) 84%. 2004. 86%. 88%. 90%. 92%. 94%. 96%. 98%. 100%. Rysunek 1. PrzedsiĊbiorstwa wykorzystujące komputery według wielkoĞci w latach 2004-2005.

(6) ródło: GUS, badania 2004, 2005. W badanych przedsibiorstwach praktycznie wszystkie du e przedsibiorstwa wykorzystywały komputery i miały dostp do Internetu. Niemal wszystkie (99%) przedsibiorstwa rednie były wyposa one w komputery a 98% z nich posiadało dostp do Internetu. W tych dwóch grupach.

(7) 128. Marek Sikora Potrzeby informacyjne logistyki w przedsiĊbiorstwach agrobiznesu. przedsibiorstw mamy jedynie do czynienia z rozbudowa sprztow i cigł modernizacj posiadanego wyposa enia, a czsto jego wymiana. Niewielki wzrost zanotowano w 2005 roku w grupie małych przedsibiorstw, gdzie ze wzgldu na malejce koszty zakupu sprztu komputerowego nastpuje stopniowy proces doposa enia stanowisk pracy. 4. Podsumowanie W aktualnej rzeczywistoci gospodarczej sukces przedsibiorstwa w głównej mierze zale y od posiadania odpowiedniej informacji we właciwym czasie. W przypadku braku takich informacji, firma nara ona jest na wiksze ryzyko wywołane podjciem niewłaciwej decyzji, co mo e przyczyni si do jej upadku [7]. W celu uzyskania przewagi konkurencyjnej przedsibiorstwo powinno stosowa odpowiednie systemy informatyczne. Pozwalaj one na rozwój jednych firm, podczas gdy inne, nie stosujce takich systemów, skazane s na ogół na wypadnicie z rynku. Tak stało si równie z trzema, sporód szeciu przedstawionych przedsibiorstw. Nie oznacza to, e brak takich systemów był jedyn przyczyn takiego stanu, jednak to, e przedsibiorstwa te, po połczeniu z wikszymi firmami, przyjły ich rozwizania informatyczne mo e wiadczy o tym, e ich własne rozwizania nie były wystarczajco wydolne, wbrew opiniom zarzdzajcych. Przyzwyczajenie do starych, sprawdzonych rozwiza i pomijanie potrzeb informacyjnych rozwijajcego si rynku a tak e rozwoju konkurencji mo e prowadzi do zastoju w tej dziedzinie zarzdzania, a w konsekwencji do braku odpowiednich informacji wspomagajcych podejmowanie trafnych decyzji. Słab stron analizowanych przedsibiorstw agrobiznesu jest brak wyranych tendencji do tworzenia zasobów informacyjnych niezbdnych dla realizacji funkcji strategicznych, co mogłoby tworzy zrby systemu zarzdzania wiedz w tych przedsibiorstwach.. Bibliografia 1.. 2.. 3. 4. 5. 6. 7.. 8.. Drelichowski L., Sikora M.: Rozwizania logistyczne w przedsibiorstwach przetwórstwa mleka jako jedno ze ródeł przewagi konkurencyjnej. Agrobiznes 2006. Prace Naukowe AE Wrocław. Nr 1118. T. 1. Drelichowski L., Sikora M. – Diagnostyczna u yteczno wizualizacji zło onoci logistyki na przykładzie przedsibiorstw przemysłu misnego. Akademicka Oficyna Wydawnicza EXIT, Warszawa 2006 Fechner I, Szyszka G. (red.): Logistyka w Polsce. Pozna 2006 Gołembska E. (red.): Kompendium wiedzy o logistyce. Warszawa-Pozna 1999 Krawczyk S., Logistyka w zarzdzaniu marketingiem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 1998 Majewski J.: Informatyka dla logistyki. Biblioteka Logistyka, Pozna 2002. Lorenz K., Olczak K. Zastosowanie metod informatycznych w zarzdzaniu logistycznym na przykładzie systemu MRP. Rola logistyki w nowoczenie zarzdzanym przedsibiorstwie. AR, Szczecin 2005. Osterloh, M., Frost, J. (1998): Prozeßmanagement als Kernkompetenz: Wie Sie Business Reengineering strategisch nutzen können, Gabler, Wiesbaden 1998., Wittlage, H. (1998): Moderne Organisationskonzeptionen: Grundlagen und Gestaltungsprozeß, Vieweg Verlagsgesellschaft, Braunschweig u. a. 1998.

(8) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 8, 2007. 9.. 129. Perechuda K., Wielichowski R., Zarzdzanie informacj przez firm. Integrator w organizacji wirtualnej. AE Wrocław, 2002 10. Sopi ska A., Informacja w zarzdzaniu strategicznym.System informacji strategicznej – kluczowy czynnk sukcesu firmy. WSH Radom, 2002 11. Szopi ski W.: Wpływ informacji rynkowej na zarzdzanie gospodarstwem rolnym. W: Roczniki Naukowe Stowarzyszenia Ekonomistów Rolnictwa i Agrobiznesu 2001, Tom 3, Zeszyt 5, ss. 94-98. 12. Weissenberger-Eibl M., Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre für Ingenieure. Logistik, Technische Universität München 2001 INFORMATION NEEDS OF LOGISTICS IN AGRIBUSINESS ENTERPRISES Summary Getting appropriate information in time can determine a success of enterprise activity, especially in real economy. In the paper existed informatics solutions in six surveyed agribusiness enterprises in Kujawy & Pomorze Province were presented. There was also characterized a usage of computers in surveyed enterprises. Keywords: logistics, informatics, information, knowledge management. MAREK SIKORA Katedra Informatyki w Zarzdzaniu ul. Prof. S. Kaliskiego 7 bud. 3.1 85-796 Bydgoszcz e-mail: m.sikora@utp.edu.pl.

(9)