FOLIA OECONOMICA 261, 2011
àukasz Jagoda
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
W BANKACH CENTRALNYCH NALEĩĄCYCH DO EUROPEJSKIEGO SYSTEMU BANKÓW CENTRALNYCH
1. WPROWADZENIE
W dzisiejszych czasach obserwuje siĊ wyraĨny wzrost liczby informacji oraz co za tym idzie, ogrom dokumentów papierowych. Dokumenty w formie papierowej są trudne w zarządzaniu, nie da siĊ ich áatwo odszukaü i wspóáuĪyt-kowaü. Dodatkowa praca jaką naleĪy wykonaü aby powieliü, rozdystrybuowaü i skáadowaü tradycyjnie dokumenty jest duĪym obciąĪeniem budĪetu organiza-cyjnego. Obecnie kaĪdy rodzaj sprawy moĪna przeáoĪyü na elektroniczną ewidencjĊ i obieg, a coraz wiĊcej firm i instytucji paĔstwowych korzysta z takiego rozwiązania. Lepsza organizacja wewnĊtrznych dziaáaĔ i procesów wpáywa na efektywną komunikacjĊ pracowników i kontrolowanie osiąganych przez nich wyników.Autor dokonaá analizy dotyczącej wykorzystania elektro-nicznego obiegu dokumentów w bankach centralnych naleĪących do Europej-skiego Systemu Banków Centralnych. Obraną przez autora techniką badaw- czą byáa ankieta. Badania zostaáy wykonane na przeáomie kwietnia i maja 2011 roku.
Elektroniczny system dokumentów stworzono w celu usprawnienia wymia-ny informacji poprzez archiwizowanie oraz wymianĊ elektronicznych wersji informacji i dokumentów, które dotychczas miaáy postaü tradycyjną. Argumen-tów przemawiających za zastosowaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest wiele, najwaĪniejsze z nich to:
x szybki dostĊp do danych, x sprawną komunikacjĊ,
x uporządkowanie procesów i ujednolicenie procedury obiegu doku-mentów.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na ograniczenie klasycznych procedur w formie papierowej i gwarantuje zachowanie nad nimi peánej kontroli. Istnieje wiele typów dokumentów i spraw, a dziĊki/korzystając z tegomurozwią-zaniau, z powodzeniem moĪna ewidencjonowaü i lepiej nadzorowaü wszelkie
prace. DziĊki odpowiedniemu zaprojektowaniu obiegu sprawy krąĪą zgodnie z przyjĊtymi procedurami jak i procesami wewnĊtrznymi, a pracownicy spraw-niej siĊ ze sobą komunikują. KaĪdy pracownik moĪe na bieĪąco dokumentowaü swoją pracĊ, dodawaü do niej zaáączniki i kontrolowaü terminowoĞü wykonania.
PodąĪając za definicjami, moĪna uznaü, Īe dokument elektroniczny to: x stanowiący odrĊbną caáoĞü znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w okreĞlonej strukturze wewnĊtrznej i zapisany na informatycznym noĞniku danych,
x kaĪdy przedmiot lub inny zapisany noĞnik informacji, z którym jest zwią-zane okreĞlone prawo albo który ze wzglĊdu na zawartą w nim treĞü stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okolicznoĞci mającej znaczenie prawne,
x dokument w postaci elektronicznej, dostĊpny za poĞrednictwem komputera1.
2. EUROPEJSKI SYSTEM BANKÓW CENTRALNYCH
Europejski System Banków Centralnych (ESBC)skáada siĊ z Europejskiego Banku Centralnego (EBC), bĊdącego centralą, którego siedziba mieĞci siĊ we Frankfurcie nad Menem, oraz krajowych banków centralnych wszystkich paĔstw czáonkowskich Unii Europejskiej2.
Tabela 1. Spis krajów naleĪących do Europejskiego Systemu Banków Centralnych
Lp. Kraj Nazwa
1 2 3
1 Anglia Bank Anglii
2 Austria Narodowy Bank Austrii 3 Belgia Narodowy Bank Belgii 4 Buágaria Narodowy Bank Buágarii 5 Cypr Bank Centralny Cypru 6 Czechy Czeski Bank Narodowy 7 Dania Narodowy Bank Danii 8 EBC Europejski Bank Centralny 9 Estonia Bank Estonii
10 Finlandia Bank Finlandii 11 Francja Bank Francji 12 Grecja Bank Grecji 13 Hiszpania Bank Hiszpanii 14 Holandia Bank Holandii
1
W. Bral, Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakoĞcią Ğrodowiskiem i
bezpie-czeĔstwem informacji, Difin, Warszawa 2008. 2
A. Górska, Co to jest euro. NBP Portal. [Online] NBP, 17. 09. 2008. http://www.nbportal. pl/pl/np/euro/infopodst/co_to_jest_euro/esbc.
Tabela 1 (cd.)
1 2 3
15 Irlandia Centralny Bank Irlandii 16 Litwa Bank Litwy
17 Luxemburg Centralny Bank Luxemburga 18 àotwa Bank àotwy
19 Malta Bank Centralny Malty 20 Niemcy Niemiecki Bank Federalny 21 Polska Narodowy Bank Polski 22 Portugalia Bank Portugalii
23 Rumunia Narodowy Bank Rumunii 24 Sáowacja Narodowy Bank Sáowacji 25 Sáowenia Bank Sáowenii
26 Szwecja Bank Szwecji
27 WĊgry Narodowy Bank WĊgier 28 Wáochy Bank Wáoch
ħródáo: opracowanie wáasne.
Rysunek 1. Kraje naleĪące do Europejskiego Systemu Banków Centralnych, z wyszczególnieniem krajów naleĪących do strefy euro
ħródáo: http://da.wikipedia.org/wiki/Det_Europ%C3%A6iske_System_af_Centralbanker Europejski System Banków Centralnych (ESBC) powstaá na mocy Traktatu ustanawiającego WspólnotĊ Europejską, jako organ sprawujący zadania
banko-woĞci centralnej3. Postanowienia Traktatu zostaáy jednak tak sformuáowa-ne,jakby wszystkie paĔstwaczáonkowskie UE zamierzaáy szybko przystąpiü do strefyeuro. Tymczasem do strefy tej przystąpiáo do chwili obecnej tylko 13 paĔstw. Dlatego w celu zapewnienia wiĊkszejprzejrzystoĞci struktur bankowoĞci centralnejRada Prezesów, najwyĪszy organ zarządzający EBC, postanowiáaprzy-jąüdla okreĞleniaczĊĞci ESBC nową nazwĊ: Eurosystem. Eurosystem tworzą obecnie EBC oraz KBC 13 paĔstw, które przystąpiáy do systemu wspólnego pieniądzaeuro. Wynika stąd, Īe dopiero wówczas, gdy pozostaáe 14 krajów czáonkowskichprzystąpi do systemu wspólnego pieniądza euro, okreĞlenie Eurosystemu stanie siĊ synonimem ESBC4
Gáównym celem dziaáalnoĞci ESBC jest, zgodnie z art. 105.1 traktatuusta-nawiającego WspólnotĊ Europejską, utrzymanie stabilnoĞci cen. Traktat zobowiązaá ESBC do realizacji, oprócz celu gáównego, czterech podstawowych zadaĔ, które przyczyniają siĊ do osiągniecia celu gáównego. Do zadaĔ tych naleĪą:
x okreĞlenie i realizowanie polityki pieniĊĪnej Wspólnoty, x przeprowadzanie operacji walutowych,
x przechowywanie oficjalnych rezerw walutowych paĔstw czáonkowskichi zarzadzanie nimi,
x wspieranie sprawnego funkcjonowania systemów páatnoĞci.
NiezaleĪnie od wymienionych wyĪej podstawowych zadaĔ, ESBC peáni jeszcze inne zadania wynikające z traktatu. Do zadaĔ tych naleĪą:
x emisja banknotów i monet euro,
x przyczynianie siĊ do sprawnego prowadzenia przez kompetentne wáadze polityki nadzorczej instytucji kredytowych i stabilnoĞci systemu finansowego,
x gromadzenie i opracowywanie informacji statystycznych.
Realizując te cele, Eurosystem dziaáa zgodnie z zasadą otwartej gospodarki rynkowej z wolnąkonkurencją, sprzyjającą efektywnej alokacji zasobów.
3. ANALIZA SYSTEMÓW ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W ESBC Dokonując analizy zgormadzonego materiaáu, autor staraá siĊ odpowiedzieü na nastĊpujące pytania czy w banku jest wykorzystywany elektroniczny obieg dokumentów oraz w jakim stopniu jest on zaawansowany. Czy uĪywanie systemu do obiegu dokumentów przynosi wymierne korzyĞci oraz jakie? Jakie technologie zostaáy uĪyte do stworzenia systemów? Zamierzeniem autora byáo, aby nie formuáowaü pytaĔ które w jakikolwiek sposób mogáy by naraziü bank na
3
R. KokoszczyĔski, B. Pietrzak (red.), BankowoĞü centralna od A do Z, Narodowy Bank Polski, Departament Komunikacji Spoáecznej, Warszawa 2008.
4 Ibidem.
naruszenie polityki bezpieczeĔstwa, a tym samy staü siĊ celem ataku na systemy informatyczne.
Ankieta zostaáa wysáana do 28 banków centralnych naleĪących do Europej-skiego Systemu Banków Centralnych (ESBC) z czego 19 banków przesáaáo odpowiedzi, co daje 67% zwrotnych ankiet. Tabela 2 prezentujekraje,które przesáaáy ankiety, a rysunek 2przedstawia mapĊ krajów naleĪących do systemu EBCS, z podziaáem na kraje, które braáy udziaá w badaniu oraz paĔstwa, które nie uczestniczyáy w badaniu.
Tabela 2. Lista krajów które wziĊáy udziaá w badaniu Lp. Nazwa banku PaĔstwo
1 Oesterreichischen Nationalbank Austria 2 National Bank of Belgium Belgia 3 Czech National Bank Czechy 4 European Central Bank (ECB)
5 EestiPank Estonia
6 Bank of Finland Finlandia 7 Bank of Greece Eurosystem Grecja 8 Banco de España Hiszpania 9 Bank of Lithuania Litwa 10 Banque Centrale Luxembourg Luksemburg
11 Latvijas Banka àotwa
12 Narodowy Bank Polski Polska 13 Banco de Portugal Portugalia 14 SverigesRiksbank Szwecja 15 Central Bank of Cyprus Cypr 16 Central Bank of Ireland Irlandia 17 Central Bank of Malta Malta 18 National Bank of Slovakia Sáowacja 19 Banka Slovenije Sáowenia ħródáo: opracowanie wáasne.
Pierwsze pytanie które zostaáo zadane w ankiecie dotyczyáo najwaĪniejszej kwestii, a mianowicie „Czy w banku jest wykorzystywany elektroniczny system obiegu dokumentów (ESOD)?”, aĪ 74% badanych odpowiedziaáa twierdząco, Īe posiada system obiegu dokumentów. Negatywna odpowiedĨ w pytaniu nr 1, wymuszaáa odpowiedĨ na ostatnie pytanie „Czy jest planowane w najbliĪszym czasie wprowadzenie Elektronicznego System Obiegu Dokumentów w banku ?”, wszyscy respondenci odpowiedzieli zgodnie, tak. Dwa banki zaplanowaáy wdroĪenie na rok 2012, jeden na rok 2013, a pozostaáe są w trakcie ustaleĔ. Kolejne pytanie pokazuje jaki odsetek pracowników w poszczególnych bankach centralnych korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów w stosunku do liczby zatrudnionych pracowników.
Rysunek 2. Mapa krajów naleĪących do systemu EBCS, z podziaáem na kraje które braáy udziaá w badaniu
ħródáo: opracowanie wáasne na podstawie mapy ze strony: http://da.wikipedia.org/wiki/ Det_Europ%C3%A6iske_System_af_Centralbanker
Tabela 3. Prezentacja danych zgromadzonych prezentująca jaki odsetek pracowników korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów
PaĔstwo korzystających Liczba osób z ESOD Procentowy udziaá (%) Liczba pracowników w banku Austrii 300 33 920 Belgii 1000 43 2300 Czeski 750 50 1500 EBC 1500 75 2000 Estonii b.d. b.d. 246 Finlandii 400 92 434 Grecji 100 4 2251 Litwy 550 71 776 Luxemburga 280 100 280 àotwy 400 73 546 Polski 220 6 3500 Portugalii 1649 100 1650 Szwecji 350 100 350 Hiszpania 1941 65 3000 Cypru 0 0 336 Irlandii 0 0 1374 Malty 0 0 308 Sáowacji 0 0 1082 Sáowenii 0 0 430
Z danych zgromadzonych w tabeli 3wynika, Īew ponad poáowie (57%) an-kietowanych banków centralnych system obiegu dokumentów wykorzystywany-jest przez wiĊcej niĪ 50% zatrudnionych pracowników. Niestety znajdują siĊ teĪ banki w których jedynie 4–6% pracowników wykorzystuje elektroniczny obieg dokumentów (Polska, Grecja).
WielkoĞü systemu okreĞlają zarówno liczba uĪytkowników, jak i iloĞü in-formacji jakie są w nim przetwarzane. Dlatego kolejne pytanie na które musieli odpowiedzieü respondenci dotyczyáo dziennej iloĞci dokumentów jakie są wprowadzane do systemu. Autor zastosowaá podziaá czterostopniowy po przeanalizowaniu liczby osób zatrudnionych w bankach centralnych. Jak widzimy na wykresie 1, zakres dwóch grup byá najczĊĞciej zaznaczany: (51– 100) oraz powyĪej 200.
Wykres 1. Odpowiedzi respondentów na pytanie: „Ile dokumentów dziennie jest wprowadzanych do Elektronicznego System Obiegu Dokumentów?”
ħródáo: opracowanie wáasne.
W celu sprawdzenia liczby dokumentów jakie są wprowadzane do systemu ESOD moĪe nam pomóc odpowiedĨ na kolejne pytanie:„Czy wszystkie dokumenty są wprowadzane do ESOD?” 86% badanych odpowiedziala Īe NIE. Analizując pytanie, na podstawie dodatkowych informacji zawartych w kwes-tionariuszu moĪemy siĊ dowiedziec jakie dokumenty nie są rejestrowane. NaleĪą do nich:
x pisma poufne, zastrzeĪone, tajne, x oferty reklamowe, zaproszenia itd., x wersje robocze dokumentów.
W niektórych przypadkach zostaáo zaznaczone, Īe nie zostaáy wprowadzone dokumenty archiwalne.
Kolejna tabela prezentuje jakie banki znalazáy siĊ w poszczególnych grupach oraz ile osób zatrudnionych w banku uĪywa systemu do obiegu dokumentów.
Tabela 4. Grupy banków w stosunku do liczby wprowadzanych dokumentów
51 do 100 powyĪej 200 IloĞü osób
Czeski – 750 Finlandii – 400 Litwy – 550 Luxemburga – 280 àotwy – 400 Portugalii – 1649 – Belgii 1000 – EBC 1500
– Estonii brak danych
– Szwecji 350
– Hiszpania 1941
ħródáo: opracowanie wáasne.
Wykres 2.Odpowiedzi respondentów na pytanie: „Aplikacja Elektronicznego System Obiegu Dokumentów dziaáa w trybie…?”
ħródáo: opracowanie wáasne.
Kolejnym zagadnieniem, które autor porusza jest dostĊp do systemu ESOD. Jest to bardzo waĪny aspekt od którego zaleĪy mobilnoĞü aplikacji. Czy moĪemy z kaĪdego miejsca siĊ do niej zalogowaü i jak szybko? Czy potrzebna jest
lokalna instalacja oprogramowania? Jak widaü na wykresie 5 wiĊkszoĞü, ponad 59% badanych, uĪywa przeglądarki do komunikowania siĊ z systemem ESOD. Jest to niewątpliwie ogromna zaleta, dziĊki której nie trzeba instalowaü na komputerze Īadnego oprogramowania. Istnieją równieĪ banki, które posiadają zarówno dostĊp przez przeglądarkĊ jak i instalacjĊ lokalną, dziĊki temu uĪyt-kownik koĔcowy ma moĪliwoĞü wyboru „koĔcówki” do zarządzania systemem. Wprowadzanie dokumentów w wiĊkszoĞci systemów odbywa siĊ z przeka-zaniem dokumentu z wáasnej stacji roboczej (wykres 3). Bardzo dobrym mechanizmem, który wystĊpuje w prawie 30% badanych systemów jest moĪli-woĞü pobierania dokumentu bezpoĞrednio ze skanera. Szczególnie wygodna opcja dla osób, które posiadają skaner podáączony lokalnie, czy sekretariatów które rejestrują duĪąliczbĊ pism. Dobrą praktyka, jaką moĪna zauwaĪyü w nie-których bankach, jest implementacja w systemie trzech lub dwóch mechani-zmów wprowadzania danych, dziĊki temu system jest bardziej elastyczny i dostosowuje siĊ do potrzeb uĪytkownika.
Wykres 3. Odpowiedzi respondentów na pytanie: „Jak odbywa siĊ wprowadzanie dokumentów do Elektronicznego System Obiegu Dokumentów?”
ħródáo: opracowanie wáasne.
WiĊkszoĞü dokumentów importowanych do systemu ESOD jest w formacie PDF oraz DOC, co pozwala na áatwe zarządzanie tymi plikami (wykres 4). Zarówno typ DOC, jak i PDF są powszechnie obowiązującymi standardami dokumentów w wielu firmach, co usprawnia pracĊ wielu uĪytkowników. Do-datkowo do systemów obiegu dokumentów wprowadzane są inne formaty danych takie jak: ZIP, TXT, TIFF,PPF, JPG, HTML, XLS, PPT, DOCX, XLSX. Wykres 7 pokazuje procentowy rozkáad dokumentów w podziale na typy plików.
Wykres 4. Odpowiedzi respondentów na pytanie: „W jakim formacie są wprowadzane dane do Elektronicznego System Obiegu Dokumentów? ”
ħródáo: opracowanie wáasne.
Kolejną waĪną funkcjonalnoĞcią o którą zostali zapytani respondenci w an-kiecie jest informacja czy importowane są dokumenty z innych systemów, np. poczty elektronicznej, aĪ 71% respondentów odpowiedziaáo twierdząco. DziĊki tej funkcjonalnoĞci systemy elektronicznego obiegu dokumentów (ESOD) stają siĊ bardziej nastawione na komfort pracy uĪytkownika. Respondenci poproszeni o doszczegóáowienie pytania z jakich konkretnie systemów są importowane dane, wskazywali na: pocztĊ elektroniczną fax, rzadziej na aplikacje biurowe bądĨ programy funkcjonujące w danym banku.
Widzimy zatem, Īe systemy obiegu dokumentów zmierzają w kierunku in-tegracji z innymi systemami uĪywanymi przez uĪytkowników, dziĊki temu uĪytkownik nie musi powielaü swojej pracy i wprowadzaü te same informacje do kilku systemów. RównieĪ producenci oprogramowania starają siĊ integrowaü swoje produkty w jedną caáoĞü, przykáadem moĪe byü firma Microsoft, która daje moĪliwoĞü áączenia platformy SharePoint z programami np. Outlook, Excel, Word.
3. PODSUMOWANIE
Prezentując badania ankietowe autor chciaá pokazaü, w jaki sposób tak wpáywowe i waĪne instytucje jakimi są europejskie banki centralne dają sobie radĊ z zarządzaniem dokumentacją. W celu zbadania zagadnienia autor dokonaáa analizy elektronicznych systemów do zarządzania dokumentami w tychĪe
instytucjach. NajczĊĞciej banki posiadają elektroniczne systemu obiegu doku-mentów (74%), jednakĪe nie zawsze są one dostatecznie wykorzystywane.
Zadowalającą informacją jest fakt, Īe odsetek osób korzystających z syste-mów ESOD wynosi 62%, do grupy tych osób zaliczeni zostali równieĪ pracow-nicy, którzy nie potrzebują komputerów w swojej pracy (np. administracyjno-techniczne, sprzątające, kierowcy itp.). Przede wszystkim nie zawsze liczba osób zatrudnionych w banku idzie w parze z liczbą dokumentów wprowadzanych do systemu. Przykáadem jest Bank Szwecji, który mimo 350 osób zatrudnionych, wprowadza dziennie liczbĊ dokumentów powyĪej 200, warto równieĪ zazna-czyü, Īe jest to jeden z nielicznych banków, w którym system wykorzystywany jest przez 100% pracowników.
Liczba dokumentów, która jest wprowadzania do systemu, moĪe wynikaü w faktu iĪ, 86% respondentów zadeklarowaáo, Īe nie wszystkie pisma, które znajdują siĊ w obiegu są wprowadzane do systemu (pisma poufne, zastrzeĪone, oferty reklamowe). NieufnoĞü do elektronicznych systemów oraz ich zabezpie-czeĔ przed niepowoáanym dostĊpem do informacji wynika bardziej z ograniczeĔ mentalnych uĪytkowników, niĪ z innych aspektów. W obecnych czasach jesteĞmy w stanie odczytaü z dokáadnoĞcią co do sekundy, jaka operacja byáa wykonywana na systemie bądĨ aplikacji, dlatego obawy przed powierzaniem waĪnych dokumentów systemom obiegu dokumentów są juĪ bezzasadne. Poza wspomnianymi zabezpieczeniami systemowymi, moĪemy zastosowaü wszelkie-go rodzaju certyfikaty od osobistych podpisów cyfrowych po klucze szyfrujące kaĪdy elektroniczny dokument.
Szybki i áatwy dostĊp do ESOD jest jednym z kluczowych aspektów powo-dzenia wdroĪenia, jak i przekonania uĪytkowników aby korzystali z aplikacji. WiĊkszoĞü systemów zostaáa stworzona w technologii „szczupáego klienta” czyli stron www, co stanowi ogromną zaletĊ tych systemów, ze wzglĊdu na mobilnoĞü oraz brak konfiguracji oprogramowania na stacji klienckiej. Sposób trybu pracy systemu áączy siĊ poniekąd z mechanizmem wprowadzania dokumentów, co powoduje, Īe wiĊkszoĞü dokumentów moĪemy wprowadzaü z wáasnej stacji roboczej lub bezpoĞrednio ze skanera. Szczególnie ten drugi wariant jest bardzo wygodny dla uĪytkowników, ze wzglĊdu na wyeliminowanie poĞrednich etapów.
Import danych z innych systemów sprawia, Īe system obiegu dokumentów, zyskuje kolejną waĪną funkcjonalnoĞü jako centralne repozytorium danych. UĪytkownicy posiadają mechanizmy do szybszej rejestracji korespondencji, która przychodzi na ich skrzynki pocztowe czy fax.
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zmieniają siĊ i dostosowują do potrzeb uĪytkowników, dąĪąc do integracji z innymi systemami, tworząc waĪną czĊĞü wspólnego systemu zarządzania organizacją. Wszystkie poczynania tego typu, są z korzyĞcią dla osób pracujących na tych systemach, dziĊki czemu ich praca staje siĊ áatwiejsza i bardziej efektywna
BIBLIOGRAFIA
Bral W.,Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakoĞcią Ğrodowiskiem i bezpieczeĔstwem
informacji, Difin, Warszawa 2008.
Górska A., Co to jest euro.NBP Portal. [Online] NBP, 17 09 2008. http://www.nbportal. pl/pl/np/euro/infopodst/co_to_jest_euro/esbc.
Europejski System Banków Centralnych. Warszawa : NBP, 2004.
Ryszard KokoszczyĔski, Bogusáaw Pietrzak(red.),BankowoĞü centralna od A do Z, Narodowy Bank Polski, Departament Komunikacji Spoáecznej, Warszawa 2008.
àukasz Jagoda
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AT CENTRAL BANKS BELONGS TO THE EUROPEAN SYSTEM OF CENTRAL BANKS
Many times we meet with large numebers of paper documents in an organization. Documents in paper are difficult to manage, they cannot be easy to find and share. Currently, each type of file can be show into electronic records and management. More and more companies or governements agencies benefit from this solution. The author has analyzed use of electronic document manage-ment in the central banks belong to the European System of Central Banks. The author used a survey research technique.
