Integracja technologii procesowych w międzyorganizacyjnym systemie informatycznym

Pełen tekst

(1)INTEGRACJA TECHNOLOGII PROCESOWYCH W MIDZYORGANIZACYJNYM SYSTEMIE INFORMATYCZNYM. KRZYSZTOF MICHALAK Politechnika Szczeciska. Streszczenie PrzedsiĊbiorstwa coraz czĊĞciej zaczynają stosowaü technologie procesowe. Jest to odpowiedĨ na zwiĊkszającą siĊ konkurencjĊ i wymagania klientów. Wiele firm w metodach opartych na technologiach procesowych widzi szansĊ pozostania na globalizującym siĊ rynku. Pytanie, które naleĪy postawiü to czy systemy informatyczne stosowane w przedsiĊbiorstwach potrafią w pełni wykorzystaü potencjał, jaki znajduje siĊ w podejĞciu procesowym, czy są przygotowane do zastosowania X-engineering’u procesów, a jeĞli nie to czy moĪna zaprojektowaü taki system, który w istotny sposób wspomagałby by optymalizacjĊ procesów. Słowa kluczowe: technologie procesowe, rachunek kosztów działa, X-engineering, integracja systemów informatycznych, midzyorganizacyjne systemy informatyczne, transakcyjne systemy informatyczne 1. Wstp Funkcjonowanie na rynku przedsibiorstw staje si coraz trudniejszym zadaniem. Globalizacja rynku, zaostrzajca si konkurencja oraz coraz wiksze wymagania klientów zmuszaj zarzdy firm do wprowadzania programów majcych na celu podnoszenie jakoci produktów, terminowoci realizacji zlece oraz obniania kosztów, co w efekcie ma prowadzi do zwikszenia satysfakcji klientów. Do osignicia tych celów w istotny sposób moe si przyczyni. wykorzystanie technologii procesowych zaimplementowanych w systemach informatycznych. Przedsibiorstwa, które stosuj technologie procesowe staraj si, wic usprawnia swoje procesy oraz eliminowa procesy zbdne. W latach 80 du popularno zyskała metoda Reengineering’u opracowana przez M. Hammer’a i J. Champy’ego [1]. Wiele nieudanych projektów reengineringu procesów skłoniło jej autorów do opracowania nowej metody Business Process Reengineering. BPR polega na zaprojektowaniu procesów od pocztku w celu obnienia ich kosztów, podwyszenia jakoci, skrócenia czasu realizacji itd. Metoda ta skupiała si na procesach wewntrznych przedsibiorstwa. To, w jaki sposób organizacja gospodarcza funkcjonuje na rynku nie zaley jednak tylko od niej. Przedsibiorstwa połczone s midzy sob i z klientami w swoist sie . Z jednej strony s połczone ze swoimi dostawcami, którzy zapewniaj surowce, półprodukty czy te rodki produkcji niezbdne do wytwarzania własnych wyrobów. Z drugiej strony wystpuj relacje z klientami lub innymi przedsibiorstwami, którym dostarczaj własne produkty. Zwizki te przypominaj symbioz, któr mona obserwowa w przyrodzie mianowicie mona powiedzie , e przedsibiorstwo bdzie dobrze funkcjonowało, jeli zarówno jego dostawcy jak i odbiorcy bd dobrze funkcjonowali. Inaczej mówic nasze procesy oraz procesy naszych dostawców i odbiorców powinny funkcjonowa bez zarzutu. Jeeli w ten sposób spojrzymy na reorganizacj.

(2) 114. Krzysztof Michalak Integracja technologii procesowych w miĊdzyorganizacyjnym systemie informatycznym. procesów okazuje si, e metoda BPR jest niewystarczajca, poniewa skupia si ona na procesach wewntrz organizacji a nie obejmuje procesów midzyorganizacyjnych realizowanych na styku przedsibiorstw. Według Champy’ego to włanie na styku organizacji czsto mamy do czynienia z niewydajnymi procesami. Champy zaproponował rozwinicie reengineering’u, czyli Xengineering [2]. Metoda ta absolutnie nie neguje reorganizacji procesów – BPR jest jednym z etapów X-engineering’u – lecz rozszerza zakres wprowadzanych zmian. W tym miejscu pojawia si istotny problem, skoro reorganizacji podlegaj procesy przebiegajce na styku organizacji to oznacza, to, e dane o tych procesach znajduj si w odrbnych systemach informatycznych. Xengineering przyjmuje, e przedsibiorstwa powinny udostpnia dane o swoich procesach – za wyjtkiem procesów majcych znaczenie strategiczne – po to, aby łatwiej mona je było podda. reorganizacji. Rozwizaniem tego problemu mógłby by midzyorganizacyjny system informatyczny, w którym zaimplementowane by były metody procesowe. 2. Klasyczne podejcie do stosowania technologii procesowych Druga połowa XX wieku to okres, w którym do przedsibiorstw zaczto wprowadza metody oparte na technologiach procesowych. Przyczyniły si do tego takie czynniki jak z jednej zaostrzajca si konkurencja i wzrost wymaga klientów z drugiej za szybki rozwój technologii informatycznych. Moliwo zaimplementowania metod procesowych w systemach informatycznych wykorzystywanych w przedsibiorstwach doprowadziła do czstszego wykorzystywania tyche technologii. Wród metod, u których podstaw ley orientacja na procesy wyróni mona midzy innymi: 1. Total Quality Management – systemy zarzdzania jakoci gwarantujce wysok jako. produktów. 2. Just In Time – systemy dostaw na styk zapewniajce cigło produkcji bez przestojów spowodowanych brakiem materiałów. 3. Business Process Reneginering – czyli metody przeprojektowywania procesów. 4. Benchmarking – czyli porównywanie własnych procesów z procesami partnerów lub konkurencji w celu uczenia si i poprawy własnych metod działania. 5. Kaizen Costing – system cigłego usprawniania procesów produkcyjnych (stosowany ju w latach 50 w zakładach Toyoty). 6. Target Costing – system planowania kosztów docelowych, w którym koszty s ju ograniczane na etapie projektowania nowych produktów. 7. Activity Based Costing – system rachunku kosztów działa, w którym przyjmuje si, e to nie obiekty kosztowe generuj koszty lecz działania, które naley wykona , aby te obiekty wytworzy . Metody procesowe pocztkowo wprowadzano do przedsibiorstw jako dedykowane systemy. Z czasem zaczto je integrowa jako moduły w systemach MRP i ERP (np. w SAP znajduje si moduł Activity Based Costing). Trend ten powinien doprowadzi do tego, e pojawi si systemy, w których bdzie zintegrowanych wiele metod procesowych a do kadry zarzdzajcej przedsibiorstwa bdzie naleał wybór, z których modułów korzysta ..

(3) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 17, 2008. 115. Klasycznie podejcie do stosowania metod procesowych przedstawione jest na rysunku nr 1. W podejciu tym przyjmuje si, e tak samo jak mona wyznaczy granice pomidzy przedsibiorstwami takie same granice funkcjonuj pomidzy procesami realizowanymi w tych przedsibiorstwach. Firmy staraj si trzyma w ukryciu informacje o swoich procesach i nie ujawniaj ich organizacjom, z którymi współpracuj. Kada z firm posiada system informatyczny, w którym zintegrowane s te metody procesowe, które według kierownictwa s niezbdne.. Rys. 1. Klasyczne podejĞcie do zastosowania technologii procesowych w przedsiĊbiorstwach ródło: opracowanie własne To podejcie nie odzwierciedla jednak prawdziwych relacji pomidzy przedsibiorstwami. Kada z organizacji jest uzaleniona od swoich dostawców i klientów. Nie wszystkie procesy kocz si wraz z kocem organizacji. Cz z nich wystpuj na styku przedsibiorstw i optymalizacja takich procesów przy klasycznym podejciu do stosowania technologii procesowych moe by. niemoliwa. Skoro współpracujce organizacje ukrywaj swoje procesy moe si okaza , e pewien zbiór działa jest dublowany. Optymalizacja procesów na styku organizacji jest domen Xengineering’u, któremu powicony jest nastpny punkt. 3. X-engineering przedsibiorstwa Jak ju wczeniej wspomniano X-engineering jest rozwiniciem metody reengineering’u procesów. Przed przystpieniem do wprowadzania X-engineering’u naley w przedsibiorstwie przeprowadzi reorganizacj procesów wewntrznych. Idea X-engineering’u polega na wyjciu z procesami poza obrb własnej organizacji gospodarczej. Integracja własnych procesów z procesami innych firm daje moliwo utworzenia wielo – firmowego przedsibiorstwa posiadajcego poten-.

(4) 116. Krzysztof Michalak Integracja technologii procesowych w miĊdzyorganizacyjnym systemie informatycznym. cjał znacznie przekraczajcy moliwoci kadej z tych firm w przypadku gdyby działały samotnie. Według Champy’ego [2] X-engineering pozwala udzieli odpowiedzi na trzy pytania: 1. Jak si powinna firma zmieni? Analizie poddawane s procesy wytworzenia i sprzeday produktów lub usług oraz procesy zwizane z transakcjami handlowymi z podmiotami zewntrznymi. 2. W czyim interesie? Analizowana jest propozycja firmy wobec klienta. 3. I z czyj pomoc? Przedmiotem analizy jest zakres partycypacji w tworzeniu wspólnych procesów z innymi organizacjami. Procesy, propozycja i partycypacja tworz trójkt X-engineering’u. Analiza płaszczyzny procesów prowadzi do wyodrbnienia trzech grup: 1. Procesy wykonywane wewntrz przedsibiorstwa. Najczciej s to procesy o charakterze strategicznym dla przedsibiorstwa i powinny by utrzymywane w tajemnicy przed konkurencja. Naley jednak si zastanowi czy, rzeczywicie s one unikalne i czy ujawnienie ich dostawcom i klientom nie wypłynłoby na popraw ich efektywnoci. 2. Procesy wykonywane wspólnie z innymi organizacjami. Grup t stanowi procesy, które nie maj strategicznego znaczenia dla firmy. Naley dy do integracji infrastruktury informatycznej współpracujcych firm, aby podnie efektywno realizacji procesów. 3. Procesy zlecane innym organizacjom. Zlecenie realizacji procesów innym firmom (outsourcing) wykonuje si najczciej wtedy, gdy nie stanowi one podstawy działalnoci przedsibiorstwa i mog by wykonane lepiej i taniej przez firm zewntrzn. W takim przypadku naley dy to tego, aby dostawca procesu poddał go X-engineering’owi we współpracy z odbiorc procesu jego dostawcami i klientami. Drugi kt trójkta X-engineering’u stanowi propozycja firmy wobec klienta. Propozycja powinna stanowi co, co bdzie wyróniało firm na konkurencyjnym rynku. Champy [3] wymienia siedem uniwersalnych propozycji wartoci: indywidualizacja, innowacja, cena, jako , obsługa, szybko , rónorodno . Trzeci kt trójkta X-engineering’u stanowi partycypacja. Partycypacja oznacza wyjcie ze swoimi procesami do klientów czy te dostawców. Do przeprojektowania przedsibiorstwa i jego funkcjonowania włczani s partnerzy z zewntrz, przekraczane s granice organizacji. Champy wyrónia cztery poziomy partycypacji [2]: 1. Przedsibiorstwo przeprojektowuje własne procesy. 2. Przedsibiorstwo przeprojektowuje własne procesy razem z procesami jednej ze współpracujcych organizacji np. klienta lub dostawcy. 3. Przedsibiorstwo przeprojektowuje własne procesy oraz dwóch innych organizacji np. klientów lub dostawców. 4. Przedsibiorstwo przeprojektowuje procesy własne oraz procesy trzech odmiennych organizacji np. klientów, dostawców i partnerów. X-engineering pomaga optymalizowa nieefektywne procesy na styku organizacji oraz eliminowa te procesy, które si dubluj. Na rysunku nr 2 przedstawiono proces, którego poszczególne etapy realizowane s w 3 organizacjach. Etap P001.02 jest wykonywany dwukrotnie zarówno w organizacji O1 jak i O2. Podobnie etap P001.04 jest dublowany w organizacjach O2 i O3. Poniewa dane o realizacji procesów przechowywane s w odrbnych systemach informatycznych.

(5) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 17, 2008. 117. organizacje mog nie wiedzie , e cz procesów jest dublowana. W takiej sytuacji naleałoby zastanowi czy mona wyeliminowa etap P001.02 z organizacji O1 lub O2 oraz etap P001.04 z organizacji O2 lub O3. Wiedza o tym, e dublowane s działania we współpracujcych organizacjach jest bardzo wana z punktu widzenia optymalizacji całego procesu. Nie daje nam jednak odpowiedzi na pytanie, w której organizacji naley wyeliminowa powtarzajce si czynnoci.. Rys. 2. Dublowanie siĊ procesów na styku organizacji ródło: opracowanie własne Rozwizaniem tego problemu mógłby by midzyorganizacyjny system informatyczny, w którym zintegrowane by zostały metody procesowe. Kade przedsibiorstwo zyskałoby w ten sposób dostp do wielu metod, które umoliwiałyby sprawniejsz optymalizacj procesów. Ewidencjonowanie informacji o realizowanych procesach, we wspólnym systemie informatycznym i udostpnianie tyche informacji współpracujcym organizacjom dałoby moliwo eliminacji procesów, które s powielane. Załoenia do budowy takiego systemu s przedstawione w nastpnym rozdziale. 4. Midzyorganizacyjny system informatyczny W rozdziale drugim przedstawione zostało klasyczne podejcie do wykorzystania metod procesowych stosowane przez przedsibiorstwa. Przyjmuje si w nim, e informacje o procesach s zastrzeone i nie ujawnia si ich współpracujcym organizacjom. Jednake dua cz procesów wykonywanych w przedsibiorstwach nie jest unikalna, wic korzyci z ich ukrywania s niewielkie. Zgodnie z zasadami X-engineering’u współpracujce firmy powinny ujawnia informacje o wszystkich swoich procesach za wyjtkiem tych, które s procesami strategicznymi dla danej firmy i decyduj o jej trwaniu na rynku. Majc na uwadze załoenia X-engineering’u, projektujc midzyorganizacyjny system informatyczny naleałoby wprowadzi zmiany zarówno do warstwy procesów jak i warstwy metod. Zmiany te przedstawione zostały na rysunku numer 3. System informatyczny, który miałby by zaprojektowany z uwzgldnieniem zasad X-engineering’u powinien integrowa procesy wszystkich organizacji i udostpnia kadej firmie taki sam moliwie najbar-.

(6) 118. Krzysztof Michalak Integracja technologii procesowych w miĊdzyorganizacyjnym systemie informatycznym. dziej rozbudowany zbiór metod. Przy projektowaniu takiego systemu naleałoby uwzgldni równie to, e kade przedsibiorstwo bdzie posiadało zbiór procesów jawnych jak i zbiór procesów zastrzeonych, co powinno by uwzgldnione przy opisie procesu. Naleałoby si zastanowi czy taki prosty model uprawnie byłby wystarczajcy czy moe powinien on by bardziej rozbudowany i dawa moliwo ujawniania procesów tylko wybranym a nie wszystkim organizacjom. .

(7)

(8) .

(9)

(10) . !. . "#. %#%. 01 &# /. , /. ,-.*- %". $$$. )*+ ,".

(11)

(12) . &'" (. Rys. 3. Zastosowanie technologii procesowych z uwzglĊdnieniem zasad X-engineering’u ródło: opracowanie własne Dostp do wielu metod dla kadej ze współpracujcych organizacji to moliwo lepszej optymalizacji procesów, a w przypadku wystpowania duplikatów procesów szansa na podjcie lepszej decyzji, z którego procesu zrezygnowa . Jedn z takich metod, które mogłyby pomóc w wyborze, który z dublujcych si procesów powinien by wyeliminowany jest rachunek kosztów działa. Rachunek kosztów działa został sformalizowany w kocu lat osiemdziesitych przez amerykaskich profesorów R. Coopera, S. Kaplana i H. T. Johnsona [3] [4]. Algorytm tej metody umoliwia dokładne okrelanie kosztów wytworzenia wyrobów. Rónica ABC w stosunku do klasycznych metod kalkulacji kosztów polega na tym, e koszty nie s przypisywane bezporednio do obiektów kosztowych. W pierwszym etapie zasoby s przypisywane do działa, które naley wykona , aby wytworzy obiekty kosztowe i dopiero w drugim etapie działania przypisywane s do obiektów kosztowych [5]. Klasyczna implementacja tej metody w systemach informatycznych przedstawiona jest na rysunku nr 4. W sytuacji, gdy przedsibiorstwa nie korzystaj z midzyorganizacyjnego systemu informatycznego informacja o kosztach procesów i miernikach efektywnoci jest niedostpna dla współpracujcych organizacji. Zarówno organizacja O1 jak i O2 posiadaj własny system informatyczny, w którym przeprowadzana jest kalkulacja ABC. W takiej sytuacji, jeli za kryterium eliminacji procesów dublujcych si przyjmiemy koszty ich realizacji, problematyczne bdzie wyznaczenie procesu do usunicia ze wzgldu na brak dostpu do informacji. Podjcie.

(13) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 17, 2008. 119. decyzji byłoby o wiele łatwiejsze gdyby decydenci mieli dostp do tych danych. Tak moliwo. stwarza midzyorganizacyjny system, w którym współpracujce ze sob przedsibiorstwa stale maj dostp do informacji o procesach swoich kooperantów.. Rys. 4. Klasyczne podejĞcie do stosowania rachunku kosztów działaĔ w przedsiĊbiorstwach ródło: opracowanie własne na podstawi[5] Na rysunku nr 5 przedstawiony jest moduł rachunku kosztów działa w midzyorganizacyjnym systemie informatycznym. Odrbno zachowały w dalszym cigu organizacje, zasoby organizacji oraz obiekty kosztowe. Przypisywanie kosztów zasobów do działa i kosztów działa do obiektów kosztowych równie pozostaje w obrbie konkretnej organizacji. W systemie takim wspólne s – w sensie moliwoci dzielenia si informacj – procesy, działania oraz mierniki efektywnoci. Przy czym przez działanie naley tu rozumie. realizacj wybranego procesu przez okrelon organizacj w okrelonym czasie w celu wytworzenia obiektu kosztowego. Przy takiej architekturze systemu decydenci mog mie stale dostp – w zakresie przydzielonych uprawnie – do informacji o kosztach realizacji procesów, dziki czemu bdzie mona podejmowa lepsze decyzje optymalizujce procesy..

(14) 120. Krzysztof Michalak Integracja technologii procesowych w miĊdzyorganizacyjnym systemie informatycznym.

(15)

(16) .

(17)

(18) . % (7(%8

(19). 232

(20) . 232

(21) . (! 3!. (! 3!. 454

(22). (! #5. (! #5.

(23) 3((

(24) 6.

(25) 3((

(26) 6.

(27). Rys. 5. Rachunek kosztów działaĔ w przedsiĊbiorstwach stosujących X-engineering ródło: opracowanie własne na podstawie [5] Przedstawiony powyej przykład umoliwia wzajemne udostpnienie informacji o kosztach procesów współpracujcym przedsibiorstwom. Wykorzystanie metody rachunku kosztów działa daje moliwo eliminacji tych procesów dublujcych si, których realizacja jest drosza. Jest to oczywicie tylko jedno kryterium i nie zawsze moe ono by wystarczajce do podjcie optymalnej decyzji. Na podjcie decyzji o eliminacji procesu mog mie wpływ inne kryteria takie jak na przykład jako lub czas trwania. Dlatego przy projektowaniu takiego systemu naley przyj , e bdzie on miał budow modułow tak, aby mona było w nim zintegrowa wiele metod procesowych. Architektura systemu mogłaby si opiera na budowie systemów transakcyjnych, których przykładem jest TRANS. Dałoby to moliwo wielowymiarowego postrzegania procesów przedsibiorstwa Problem wielowymiarowoci transakcji gospodarczych postawiony został przez Budziskiego „oparcie ewidencji na aktywnych transakcjach gospodarczych, czyli na przechowywaniu wszystkich danych – dokumentów ródłowych wraz z ich klasyfikatorami – w komputerze sprawia, e mona (na róne sposoby) rozwija serwisy informacji i modelowa stany finansów przedsibiorstwa” [6]. W systemie TRANS kademu zdarzeniu mona przypisa klasyfikator okrelajcy, w jakim kontekcie dane zdarzenie jest rozumiane w zalenoci od rodzaju klasyfikatora.

(28) POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ Seria: Studia i Materiały, nr 17, 2008. 121. na przykład fakturze przypisywane s klasyfikator ksigowy i magazynowy. Analogicznie kademu działaniu mona by przypisywa klasyfikator rachunku kosztów działa, jakociowy itd. 5. Zakoczenie Przedstawiona w artykule propozycja midzyorganizacyjnego systemu integrujcego metody procesowe stara si rozwiza problemy z optymalizacj procesów, które przebiegaj na styku organizacji. Wdroenie takiego rozwizania mogłoby by si istotnie przyczyni do poprawy efektywnoci wykonywanych działa zarówno w ramach własnego przedsibiorstwa jak i tych, które wykonywane s przy współpracy partnerów na styku organizacji. Rozwizanie to mogłoby w istotny sposób pomóc w identyfikacji procesów dublujcych si a dziki zintegrowanym metodom procesowym ułatwi podejmowanie decyzji dotyczcych eliminacji tych procesów, których efektywno jest gorsza.. Bibliografia 1. 2. 3. 4. 5. 6.. Muller R., Rupper P. (2000): Process reengineering, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław. Champy J. (2003): X-engineering przedsibiorstwa, Wydawnictwo PLACET, Warszawa. Kaplan S., Cooper R. (1998): Cost and Effect, Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance, Harvard Bussiness School Press, Boston Massachusetts. Cooper R., Kaplan R. S. (1991): The Design of Cost Management System. Text, Cases and Readings, Prentice – Hall International Editions, Englewood Cliffs. Jaruga A., Nowak W., Szychta A. (2001): Rachunkowo zarzdcza koncepcje i zastosowania, Społeczna Wysza Szkoła Przedsibiorczoci i Zarzdzania w Łodzi. Budziski R. (2001): Metodologiczne aspekty systemowego przetwarzania danych ekonomiczno – finansowych w przedsibiorstwie, Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu SzczeciĔskiego, Szczecin..

(29) 122. Krzysztof Michalak Integracja technologii procesowych w miĊdzyorganizacyjnym systemie informatycznym. INTEGRATION OF PROCESS TECHNOLOGIES IN MULTI- ORGANIZATIONAL INFORMATION SYSTEM Summary Enterprises more frequently begin to apply process technologies. It is the answer on growing competition and claims of clients. Many companies see chance to remain on market in methods based on process technologies. The question is, if information systems that are used in companies are able to take advantage of potential that is placed in process approach, if they are prepared for employment X-engineering of processes and if they’re not if it is possible to design such a system, which would help to important manner optimization process. Keywords: process technologies, Activity Based Costing, X-engineering, integration of information systems, multi – organizational information systems, transactional information systems. Krzysztof Michalak Instytut Systemów Informatycznych Politechnika Szczeciska Szczecin, ul. ołnierska 49 e-mail: kmichalak@wi.ps.pl http://www.wi.ps..

(30)