Wykorzystanie metafor do identyfikacji potrzeb informacyjnych

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 770. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. 2009. Agnieszka Zając Katedra Informatyki. Wykorzystanie metafor do identyfikacji potrzeb informacyjnych Streszczenie. W artykule omówiono pojęcia metafor organizacyjnych oraz potrzeb informacyjnych. Zaprezentowano metodę metaforycznej identyfikacji i interpretacji potrzeb informacyjnych, uwzględniając etapy postępowania przy stosowaniu metody. Słowa kluczowe: informacja, potrzeby informacyjne, metafory organizacyjne, systemy informacyjne.. 1. Wstęp Potrzeba dostosowywania się do zachodzących zmian wpływa na konieczność gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji. Skala działalności, jej rodzaj, cel oraz specyfika otoczenia wpływają na różnicowanie potrzeb informacyjnych. Przyjmując założenie, że informacja musi być rozpatrywana w odniesieniu do jej odbiorcy, potrzeby informacyjne uzależnione są przede wszystkim od osoby wykorzystującej informacje. Muszą one jednak uwzględniać szeroko rozumiany kontekst organizacyjny i służyć poprawnemu definiowaniu celów i strategii działalności, a następnie osiąganiu tych celów w sposób jak najbardziej efektywny. Metafory są wywodzącym się z kultury sposobem syntetycznego opisu czegoś niewyrażalnego, niemierzalnego a postrzeganego, doświadczanego i odczuwanego. Przekazują one całościowe obrazy a nie szczegółowe charakterystyki. Pozwalają np. rozumieć typy organizacji [Lanzara 1983], [Morgan 1997], [Walsham 1993], wskazać potrzeby informacyjne użytkowników, a także podejścia do analizy i projektowania systemów informacyjnych odpowiednie do możliwości organizacji [Fenley 1998], [Kaarst-Brown, Robey 1999], [Kendall, Kendall 1993a,.

(2) 24. Agnieszka Zając. 1993b], [Lanzara 1983]. Zastosowanie metafor do potrzeb organizacji daje dodatkowe możliwości interpretacyjne i ułatwia komunikowanie spostrzeżeń, odczuć, wyobrażeń i sposobu widzenia organizacji, a także sądów i opinii na temat przyszłych możliwości rozwoju. W artykule zaprezentowano możliwości zastosowania metafor organizacyjnych do określania potrzeb informacyjnych organizacji. Omówiono rolę jaką pełnią metafory w dziedzinie zarządzania oraz wskazano na pewne istotne ich funkcje, które determinują przydatność metafor do diagnozowania kondycji organizacji. Następnie scharakteryzowano znaczenie informacji w funkcjonowaniu organizacji oraz źródeł i procesu powstawania potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa. Przedstawiono również metodę metaforycznej identyfikacji i interpretacji potrzeb informacyjnych (MIIPI), pozwalającą na kreatywne wykorzystanie metafor organizacyjnych do badania potrzeb informacyjnych. Artykuł zamykają wnioski o możliwościach, jakie daje metoda MIIPI, oraz o zastosowaniach metafor organizacyjnych w ustaleniu rzeczywistych potrzeb informacyjnych organizacji, a co się z tym wiąże dostosowaniu rozwiązań do istniejących warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa. 2. Znaczenie metafor organizacyjnych w zarządzaniu Metafory są tak głęboko osadzone w codziennym języku, że nie zauważamy, jak kształtują one nasze myśli i wpływają na nasze zachowania. Daje to ogromne możliwości ich wykorzystywania w diagnozowaniu organizacji i jej potrzeb informacyjnych. W literaturze dotyczącej organizacji i zarządzania metafory pojawiały się już na początku XX w. (porównanie organizacji do maszyny – Taylor, Smith, podejście organizmowe – Maslow), jednakże nie badano ich użycia. Dopiero pod koniec lat 70. zaczęto zajmować się metaforami jako środkiem pomocnym z rozumieniu organizacji. Prace z zakresu zastosowania metafor w zarządzaniu dotyczą zarówno wykorzystania metafor w pewnych szczegółowych obszarach działalności [Heylighen, Bollen 1996], [Kendall, Kendall 1993a, 1993b], [Lanzara 1983], [Marcus 1994], [Palmquist 1996], [Walsham 1993], jak i metaforycznego traktowania organizacji jako całości [Lennon, Wollin 2001], [Morgan 1997], [Oztel, Hinz 2001]. W literaturze anglojęzycznej, skąd pochodzi pojęcie metafor organizacyjnych (organizational metaphor), nie definiuje się go w sposób bezpośredni. Metafora organizacyjna powstaje poprzez odniesienie jakiegoś terminu z języka codziennego do organizacji [Boland 1989], [Morgan 199], [Walsham 1991]. Dotyczy.

(3) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 25. to zarówno metafor opisanych w literaturze1, jak i metafor wykorzystywanych w codziennym życiu np. przez pracowników firmy2. G. Morgan [1997, s. 10–11] w często cytowanej książce Obrazy organizacji pisze „metaforę uważa się często po prostu za sposób upiększania dyskursu, ale jej znaczenie jest o wiele większe. Użycie metafory jest bowiem konsekwencją sposobu myślenia i sposobu widzenia, które przenikają nasze rozumienie świata w ogóle […]. Łatwo dostrzec, jakie znaczenie ma tego rodzaju myślenie dla pojmowania organizacji i zarządzania. Organizacje są bowiem złożonymi i pełnymi paradoksów zjawiskami, które można rozumieć na wiele różnych sposobów. Wiele naszych, przyjmowanych za oczywiste, koncepcji dotyczących organizacji ma charakter metaforyczny, nawet gdybyśmy ich za takie nie uznawali”. Metafora odwołuje się do intuicji, doświadczenia i wiedzy odbiorcy, czyli jego zdolności kojarzenia obrazów. Poznawcza funkcja metafor ma również duże znaczenie w rozwijaniu wiedzy i dzieleniu się nią. „Metafory są ważnym środkiem komunikacji, a co się z tym wiąże wyrażania wiedzy. Są także ważnym środkiem generowania nowych znaczeń w życiu społecznym, czyli generowania wiedzy” [Oztel, Hinz 2001, s. 155]. Wynika to z pewnych cech związanych z użyciem metafor, które pozwalają na osiągnięcie różnych korzyści (Oztel, Hinz 2001, s. 158–159): wielość kreatywnych interpretacji, otwartość na nowości, narracja, odpowiedniość, uproszczenie sytuacji, tworzenie wzorców dla rozumienia. Zastosowanie metafor w dziedzinie zarządzania ściśle związane jest ze zmianami zachodzącymi w teorii i praktyce. Rozwój organizacji od koncepcji uporządkowanej i ustrukturyzowanej (początek XX w.) do organizacji uczącej się i zarządzającej wiedzą (koniec XX w.) wytworzył wielość form, jakie przyjmują przedsiębiorstwa. Zróżnicowanie to doprowadziło także do rozwoju metod organizacyjnych zarówno strategicznych, jak i szczegółowych. Menadżerowie często stają przed wyborem odpowiedniej strategii oraz metod analizy stanu organizacji czy wykonywanej działalności. Metafory organizacyjne, zwracając uwagę na charakterystyczne cechy organizacji, dają możliwość szerszej interpretacji jej obecnej sytuacji oraz zastanowienia się nad przyszłymi posunięciami prowadzącymi do poprawy sytuacji. Metafory pozwalają także zrozumieć pewne paradoksy organizacyjne i problemy występujące w trakcie działalności. Z punktu widzenia funkcji metafor (por. [Weaver 1967]) wykorzystanie ich przez organizację daje możliwość: – weryfikacji poprawności rozumienia zjawisk zachodzących w organizacji przez wszystkich jej członków (zapewnienie poprawności lub aktualizacja abstrakcyjnego pojęcia), 1 W literaturze z zakresu organizacji i zarządzania można spotkać metafory organizacyjne, takie jak: maszyna, organizm, mózg, kultura, system polityczny [Morgan 1996], czy gra, maszyna, podróż, dżungla, rodzina, z o.o. [Kendall, Kendall 1993a, 1993b].. Autorka zetknęła się z takimi porównaniami, jak: kocioł, fabryka, maszyna, zegarek, rodzina.. 2.

(4) 26. Agnieszka Zając. – wprowadzania nowych członków organizacji w arkana jej działalności, czy zrozumienia zmian zachodzących w otoczeniu (metafory wyjaśniają nieznane), – wykorzystania indywidualnych pomysłów i spostrzeżeń pracowników dotyczących działalności organizacji i jej potencjalnych możliwości (metafory wyrażają subiektywne odczucia), – rozwijania kreatywności i motywowania członków organizacji poprzez umożliwienie wyrażania opinii oraz ocen podejmowanych działań i pomysłów (metafory towarzyszą myśleniu, kojarzeniu, refleksji, ocenie). Metafory w zarządzaniu pełnią cztery podstawowe funkcje: komunikacyjną, identyfikacyjną, interpretacyjną i poznawczą. Są one też narzędziem analizy i diagnozy, umożliwiają zapoznanie się ze specyfiką organizacji zewnętrznych partnerów czy doradców, a także wspomagają zrozumienie i komunikację wewnątrz organizacji. Jedną z cech metafory jest jednak jej jednostronny charakter. Używając jej, uwypuklamy pewne istotne cechy zjawiska, pomijając inne. W trakcie analizy organizacji użycie metafor powinno być wspomagane przez inne metody szczegółowe, które ułatwią znalezienie pozostałych cech organizacji i dadzą bardziej wszechstronny obraz. Zaletą metafory jest umożliwienie stosunkowo szybkiego i trafnego wskazania zasadniczych cech organizacji. Dzięki temu zawęża się zakres poszukiwań i szybciej wskazuje się odpowiednie rozwiązanie, jak też i stosowne metody postępowania. Możliwości zastosowania metafory nie ograniczają się jedynie do filozofii działania organizacji, mogą być stosowane we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy, pomagając w lepszym komunikowaniu się i rozumieniu procesów, postaw i zachowań pracowników oraz kultury organizacyjnej. Zastosowanie metafor organizacyjnych może zatem pomagać w zrozumieniu organizacji oraz w badaniu potrzeb informacyjnych przez wszystkie osoby zaangażowane w proces zmian. 3. Istota i źródła potrzeb informacyjnych W literaturze zarówno polskiej, jak i obcej istnieje bardzo wiele definicji informacji (tabela 1). Ich analiza wskazuje, że pewne z nich bliższe są pojęciu danych [Avison, Fitzgerald 1995], [Hicks 1993], [Laudon, Laudon 1991], inne wiedzy [Galland 1982], [Maddison 1989]. W bardzo wielu z przedstawionych definicji zwraca się uwagę na ścisłe powiązanie informacji z podejmowaniem decyzji. ”Informacja jest życiodajną krwią w organizmie zarządzania – jest podstawą trafnych decyzji kierowniczych. Jeżeli nie można uzyskać właściwych informacji, to decyzje muszą opierać się na przypuszczaniu, odczuciach lub zgadywaniu” [Milward 1967, s. 347] za: [Mikołajczyk 1977, s. 225]. Informacje to podstawowy materiał do podejmowania decyzji we wszystkich obszarach życia, nie tylko w zarządzaniu..

(5) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 27. Podstawą powstawania informacji są dane, które jednak przede wszystkim muszą być zrozumiałe, a następnie powinny dla odbiorcy być czymś nowym. Informacja stanowi jeden z najważniejszych elementów podejmowania decyzji. Brak odpowiedniej informacji wiąże się z sytuacją niepewności. „Zmiany w otoczeniu, wielki rozmiar i nierutynowe lub współzależne technologie mogą stwarzać niepewność i zwiększać niejednoznaczność dla menadżerów w organizacjach. Niepewność jest to nieobecność informacji: gdy niepewność jest duża większa liczba informacji musi być pozyskana i przetworzona. Liczba informacji jest to wielość danych na temat działalności organizacji, które są zgromadzone i zinterpretowane przez członków organizacji. W sytuacji wysokiej niepewności dane mogą zostać zgromadzone, by odpowiedzieć na pytanie i zredukować niepewność. […] Niejednoznaczność informacji oznacza, że sytuacja nie może być obiektywnie zanalizowana i zrozumiana, dodatkowe informacje nie mogą zostać zgromadzone by rozwiązać problem” [Daft 1992, s. 285, 286]. Potrzeby informacyjne wynikają z luki informacyjnej [Kemball-Cook 1973] i zależą od wielu czynników [Crawford 1978] za: [Devadason, Prapat Lingam 1997]: profesji (działalności, zawodu), dziedziny (branży, dyscypliny), dostępności źródeł pomocy, pozycji danej osoby w hierarchii organizacji, czynników motywujących pozyskiwanie informacji, potrzeby podjęcia decyzji, potrzeby szukania nowych pomysłów, potrzeby weryfikacji pewnych tez, potrzeby przygotowania profesjonalnych opracowań, potrzeby określenia priorytetów odkrycia itd. Tabela 1. Niektóre literaturowe definicje danych i informacji Autorzy. Avison, Fitzgerald [1995] Galland [1982]. Definicje danych. Definicje informacji. Fakty, koncepcje lub wyniki w postaci, która może być komunikowana i interpretowana (s. 57). Informacje to jest to, co powstaje w wyniku pewnych działań myślowych człowieka (obserwacji, analiz) z sukcesem zastosowanych do danych, by odkryć ich istotę lub znaczenie (s. 127).. Dane reprezentują nieustrukturyzowane Informacja ma znaczenie […] pochodzi fakty (s. 12) z wyselekcjonowania danych, ich podsumowania i prezentacji w taki sposób, by były użyteczne dla odbiorcy (s. 12).. Hicks Reprezentacja faktów, koncepcji lub [1993, 3rd ed.] instrukcji w sposób sformalizowany, umożliwiający komunikowanie, interpretację lub przetwarzanie przez ludzi lub urządzenia automatyczne (s. 668).. Dane przetworzone tak, by miały znaczenie dla decydenta w konkretnej sytuacji decyzyjnej (s. 675)..

(6) Agnieszka Zając. 28. cd. tabeli 1. Autorzy. Definicje danych. Definicje informacji. Laudon, Surowe fakty, które mogą być kształLaudon [1991] towane i formowane by stworzyć informacje (s. 14).. Dane, które zostały ukształtowane lub uformowane przez człowieka w istotną i użyteczną postać (s. 14).. Martin, Powell Surowce życia organizacji; składają się [1992] z rozłącznych numerów, słów, symboli i sylab odwołujących się do zjawisk i procesów biznesu (s. 10).. Informacje pochodzą z danych, które zostały przetworzone tak, by stały się użyteczne w podejmowaniu decyzji w zarządzaniu (s. 10).. Maddison (red.) [1989]. Język naturalny: podane fakty, z których inni mogą dedukować, wyciągać wnioski. Informatyka: znaki lub symbole, w szczególności w transmisji w systemach komunikacji i w przetwarzaniu w systemach komputerowych; zwykle choć nie zawsze reprezentujące informacje, ustalone fakty lub wynikającą z nich wiedzę; reprezentowane przez ustalone znaki, kody, zasady konstrukcji i strukturę (s. 168).. Zrozumiała, użyteczna, adekwatna komunikacja w odpowiednim czasie; jakikolwiek rodzaj wiedzy o rzeczach i koncepcjach w świecie dyskusji, która jest wymieniana pomiędzy użytkownikami; to treść, która ma znaczenie, a nie jej odwzorowanie (s. 174).. Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Checkland, Holwell 2002, s. 94–95].. Kształtowanie się potrzeb informacyjnych jest procesem długotrwałym, ściśle powiązanym z rozwojem i dojrzewaniem organizacji. W początkowych fazach działalności przedsiębiorstwo zwykle koncentruje się na podstawowych danych i informacjach3 niezbędnych do wejścia na rynek i przetrwania. Dopiero aktywne uczestniczenie na konkurencyjnych rynkach wymusza gromadzenie i wykorzystywanie informacji poszerzonych, które dają potencjalne możliwości osiągania przewagi konkurencyjnej. Zakres działalności firm oraz ich wielkość, czy branża również determinują potrzeby informacyjne. Małe firmy wykazują niewielkie potrzeby w obszarze informacji. W dużych organizacjach działających na globalnych rynkach złożoność i rozległość potrzeb jest niewspółmiernie większa. Dotyczy to zarówno sfery zarządzania, jak i sfer wykonawczych. Zmiany zachodzące w otoczeniu przedsiębiorstwa powodują, że potrzeby informacyjne pojawiają się i muszą być zaspokajane ciągle na nowo. Jednakże sztywność struktur organizacyjnych, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, utrudnia szybkie dostosowanie do pojawiających się warunków, zatem nadmierna formalizacja w obszarze informacyjnym organizacji może stać się przyczyną upadku firmy. Ponieważ informacja zależna jest od jej odbiorcy musi być rozpatry Z punktu widzenia funkcji i celowości użycia informacji można wyróżnić informacje uniwersalne, podstawowe, poszerzone i potencjalnie przydatne (por. [Zając 2004]). 3.

(7) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 29. wana w kontekście personalnym, a nie tylko zadaniowym. Technika informacyjna jest pomocna, dostarczając narzędzi umożliwiających dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb użytkowników, jednak pod warunkiem, że poprawnie określi się wymagania w stosunku do tworzonych aplikacji, tak by zaspokajały również przyszłe potrzeby pracowników. 4. Metaforyczna identyfikacja i interpretacja potrzeb informacyjnych Prezentowana metoda metaforycznej identyfikacji i interpretacji potrzeb informacyjnych (MIIPI) w podstawowym założeniu ma wspomagać analizę potrzeb informacyjnych w trakcie zmiany systemu informacyjnego 4, jednak może być stosowana w innych sytuacjach, w których potrzebne jest narzędzie weryfikacji poprawności rozumienia procesów zachodzących w organizacji. Metoda MIIPI polega na ogólnym ustaleniu istniejącej i oczekiwanej sytuacji organizacji poprzez zastosowanie metafor organizacyjnych, a następnie na określeniu głównych obszarów zmian w zakresie potrzeb informacyjnych5. Pełne zastosowanie metody przebiega w sześciu etapach, możliwe jest także częściowe jej użycie do identyfikacji obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Punktem wyjścia jest wystąpienie potrzeby wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie, a następnie prace są wykonywane w etapach, takich jak (rys. 1): – analiza przedsiębiorstwa i ustalenie celu badania, – określenie listy metafor i ich charakterystyk, – identyfikacja metafory sytuacji obecnej, – identyfikacja metafory sytuacji oczekiwanej (docelowej sytuacji przedsiębiorstwa), – ustalenie głównych rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a oczekiwaną, – wyznaczenie kluczowych obszarów potrzeb informacyjnych. Pierwszy etap rozpoczyna się od zapoznania się z przedsiębiorstwem lub podsumowania posiadanych na jego temat informacji. Następnie ustala się cel główny badania, którym zgodnie z założeniami metody ma być w ostatecznym efekcie lepsze zaspokajanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa oraz ewentualne cele cząstkowe, doprecyzowujące wykorzystanie metody w konkretnej organizacji. Wybór realizatora dotyczy ustalenia, czy metoda będzie stosowana przez jedną osobę do celów lepszego zrozumienia specyfiki organizacji i sposobu jej 4 Metoda MIIPI jest pewnym uzupełnieniem istniejących metod analizy i projektowania systemów informacyjnych. 5. Szczegółowe omówienie metody MIIPI można znaleźć w: [Zając 2004]..

(8) Agnieszka Zając. 30. funkcjonowania, czy też będzie to kompleksowe rozpoznanie sposobu widzenia organizacji przez jej członków poprzez zastosowanie pracy zespołowej. Analiza przedsiębiorstwa i ustalenie celu badania Analiza przedsiębiorstwa Ustalenie celu badania Identyfikacja problem ów i wybór realizatora. 1. Określenie listy metafor i ich charakterystyk. Indywidualna identyfikacja metafor. 2. Grupowa identyfikacja metafor. Wybór metafor Określenie listy kontrolnej składników organizacji Indywidualne ustalenie charakterystyk metafor. Indywidualne propozycje metafor Dyskusja propozycji Wybór metafor Określenie listy kontrolnej składników organizacji. A Wybór metafory opiosującej przedsiębiorstwo Charakterystyka przedsiębiorstwa z perspektywy wybranej metafory. B Charakterystyka przedsiębiorstwa Identyfikacja najlepiej pasującej metafory. A Wybór metafory opiosującej przedsiębiorstwo Charakterystyka przedsiębiorstwa z perspektywy wybranej metafory. B Charakterystyka przedsiębiorstwa Identyfikacja najlepiej pasującej metafory. Identyfikacja metafory sytuacji obecnej. 3. Identyfikacja metafory sytuacji oczekiwanej. 4. 5. 6. Ustalenie głównych rozbieżności pom iędzy sytuacją obecną a oczekiwaną. Porównanie charakterystyk sytuacji obecnej i oczekiwanej Ustalenie rozbieżności pom iędzy metaforam i (obecną i oczekiwaną) Wyznaczenie kluczowych obszarów potrzeb informacyjnych. Ustalenie kluczowych potrzeb informacyjnych w głównych obszarach rozbieżności Wybór metody dalszego postępowania w badaniu potrzeb. Rys. 1. Metoda MIIPI – schemat ogólny Źródło: opracowanie własne.. Przebieg drugiego etapu metody uzależniony jest od tego, czy identyfikacja metafory będzie przeprowadzana indywidualnie czy grupowo. Prace na tym etapie polegają na: – ustaleniu metafor organizacyjnych, które staną się podstawą dalszych prac,.

(9) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 31. – stworzeniu listy kontrolnej składników organizacji zawierającej np. każdy ze składników modelu 7’s (tj. wspólne wartości, strategię, strukturę, systemy, zatrudnienie, umiejętności i styl) oraz lidera i otoczenie [Kuraś, Zając 1995, 1996], [Zając 1995], – przyporządkowaniu charakterystyk do poszczególnych metafor. Etap trzeci to określenie metafory organizacyjnej obrazującej obecną sytuację przedsiębiorstwa i może być przeprowadzony jednym z dwóch sposobów (A lub B). Pierwszy sposób postępowania (A) to najpierw wybranie metafory organizacyjnej, która przez pracowników wskazana jest jako najlepiej opisująca przedsiębiorstwo, a następnie scharakteryzowanie, co to oznacza z punktu widzenia określonych składników organizacji na podstawie listy kontrolnej. Uczestnicy podają metafory, które według nich najlepiej charakteryzują organizację, argumentując swoje opinie, po czym każdy z pomysłów jest dyskutowany przez grupę. Następnie wybiera się jedną lub dwie metafory, które najczęściej pojawiały się w dyskusji bądź też które zyskały największą akceptację wśród uczestników. W kolejnym kroku określa się, jakie charakterystyki związane są z wybranymi metaforami i czy odzwierciedlają one rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Należy podkreślić, że lista kontrolna składników organizacji przygotowana w poprzednim etapie ma stanowić pomoc w interpretacji metafor i nie jest konieczne sztywne trzymanie się wcześniejszych ustaleń co do charakterystyk poszczególnych metafor. Drugi sposób postępowania (B) w trzecim etapie prezentowanej metody to wybór metafory najlepiej oddającej obecną sytuację przedsiębiorstwa z wykorzystaniem charakterystyk organizacji. Opiera się on na wykorzystaniu listy kontrolnej składników organizacji, zawierającej atrybuty opisujące różne elementy organizacji. Dla każdego składnika na liście kontrolnej wybiera się opis najlepiej oddający rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa Po określeniu wszystkich charakterystyk wybiera się metaforę opisującą obecną sytuację organizacji, do czego wykorzystuje się tablicę oznaczeń charakterystyk metafor. Sposób postępowania B powinien być wykorzystywany w sytuacji, gdy w organizacji brakuje otwartości w stosunku do nowych metod oraz generalnie na wszystko brakuje czasu lub też analityk/doradca chce dokonać tego typu analizy na własne potrzeby, bez nadmiernego angażowania członków organizacji. Podejście to daje oszczędność czasu, jednak ogranicza zakres metafor organizacyjnych i nie wykorzystuje kreatywności ludzi w takim stopniu, jak pierwszy sposób postępowania (A). W podobny sposób jak w trzecim etapie określa się metaforę charakteryzującą sytuację oczekiwaną w czwartym etapie metody, na którym warto jest dodatkowo pobudzić wyobraźnię członków zespołu(ów) do analizy potencjalnych możliwości i okazji stojących przed organizacją, a także ograniczeń i zagrożeń, jakie mogą pojawić się w trakcie działalności przedsiębiorstwa. Jest to odpowiedź na pytanie „gdzie chcemy być?” w przyszłości przy uwzględnieniu warunków otoczenia.

(10) 32. Agnieszka Zając. i własnego potencjału. Podobnie jak w trzecim etapie można wyjść od sformułowania metafory ogólnej, później uszczegółowić jej rozumienie z punktu widzenia charakterystyk zawartych w liście kontrolnej (sposób A). Można też najpierw ustalić te charakterystyki, a następnie dobrać metaforę z listy kontrolnej metafor (sposób B). Wybór metafory docelowej w sytuacji indywidualnej analizy organizacji przez osoby z zewnątrz jest w znacznym stopniu ograniczony i stanowi raczej projekcję możliwej sytuacji niż podstawę do rzeczywistych zmian. Jeśli metodę stosuje osoba zarządzająca organizacją, jej możliwości są większe, jednak też ograniczone w stosunku do tych, które daje zespołowe zastosowanie metody. Dotyczy to w szczególności dużych przedsiębiorstw, gdzie wprowadzenie pozytywnych zmian musi być poparte akceptacją większości pracowników. Wybór metafory docelowej ograniczany jest też przez czynniki natury obiektywnej, na które przedsiębiorstwo nie ma wpływu lub ma wpływ bardzo niewielki, np. otoczenie, pozycja i osobowość lidera (np. właściciela), czy przepisy prawne. Etap piąty polega na ustaleniu rozbieżności w opisie metafory obecnej i oczekiwanej, gdzie należy określić podstawowe obszary istnienia tych rozbieżności na podstawie charakterystyk zawartych w liście kontrolnej składników organizacji. Następnie należy wskazać ograniczenia i potencjalne szanse, jakie może przynieść zmiana. Należy przy tym patrzeć na organizację przez pryzmat uzyskanych metafor, aby zauważyć i wziąć pod uwagę „miękkie” składniki organizacji, takie jak: kultura organizacyjna, nieformalne powiązania, wspólne wartości. Na tym etapie prace mogą ciągle być przeprowadzane w tych samych zespołach, w których przeprowadzono poprzednie etapy. Można też przebudować zespoły (np. skonstruować je tematycznie) lub skorzystać z pomocy zewnętrznych doradców. Ciągle jednak należy patrzeć na organizację przez pryzmat metafor: obecnej, jak i oczekiwanej, gdyż ich użycie pomaga w rozumieniu zjawisk mało ustrukturyzowanych, a co za tym idzie umożliwia ich uwzględnienie w planowanych zmianach i wzmaga kreatywne rozwiązywanie problemów. Szósty etap metody ze względu na jej elastyczność w poprzednich etapach jest najmniej ustrukturyzowany. Polega on na zwróceniu uwagi na kluczowe potrzeby informacyjne w obszarach, w których występują najistotniejsze rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną i oczekiwaną działalności przedsiębiorstwa. W wypadku, gdy celem zastosowania metody MIIPI jest zmiana systemu informacyjnego, efektem wykorzystania metafor powinno być wyłonienie metody lub metod dalszego postępowania przy analizie i projektowaniu systemu. Do poprawnego wyboru metody niezbędna jest znajomość różnych podejść do analizy i projektowania oraz doświadczenie w prowadzeniu tego typu projektów. Badając potrzeby informacyjne organizacji, często zaniedbuje się pozamerytoryczne czynniki kształtujące sposób i zakres wykorzystania informacji. Proponowana metoda ma za zadanie pomagać w identyfikacji metafory najlepiej opisującej.

(11) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 33. działalność przedsiębiorstwa, czego spodziewanym efektem będzie szersze spojrzenie na organizację jako całość. Zastosowanie metafory uwypukla charakterystyki mające największy wpływ na kształtowanie się organizacji. Umożliwia także zrozumienie zachowań pracowników czy zewnętrznych partnerów. Identyfikacja obszarów kluczowych może stać się podstawą do zaprojektowania i wprowadzenia zmian dostosowawczych, zwiększających efektywność działania organizacji. Zmiany te w dużej części dotyczą także systemu informacyjnego, który powinien bazować na poprawnie rozpoznanych i zinterpretowanych potrzebach informacyjnych wszystkich członków organizacji. Zastosowanie metody MIIPI opiera się na wykorzystaniu metafor organizacyjnych w celu lepszego zrozumienia przedsiębiorstwa przez jej członków, dzielenia się swoimi spostrzeżeniami i ocenami z innymi, a co się z tym wiąże efektywniejszego rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa poprzez wspomaganie badania jego potrzeb informacyjnych. 5. Wnioski Wybór metod projektowania systemu informacyjnego bez analizy i diagnozy organizacji oraz jej potrzeb stawia pod znakiem zapytania trafność stosowanych podejść i uniemożliwia pełne wykorzystanie potencjalnych możliwości przedsiębiorstwa, dlatego przydatność metafor jest szczególnie związana z pierwszymi fazami tworzenia SI: rozpoznawania, badania organizacji oraz jej potrzeb informacyjnych. Prawidłowe ustalenie problemów, zrozumienie przyczyn ich powstawania oraz logiki funkcjonowania organizacji pozwala dobrać odpowiednie szczegółowe metody badania potrzeb oraz ogranicza zakres potencjalnych rozwiązań do wybranych metod analizy SI [Kuraś, Zając 1996]. Zastosowanie metody metaforycznej identyfikacji i interpretacji potrzeb informacyjnych (MIIPI) daje możliwość użycia metafor organizacyjnych jako narzędzia doskonalenia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przystępując do zmian organizacji, należy odpowiedzieć na pytanie, jak przedsiębiorstwo funkcjonuje obecnie, a jak mogłoby działać w przyszłości. Zastosowanie metafor organizacyjnych stanowi przydatne narzędzie komunikowania się i zrozumienia istotnych cech organizacji. Pozwala wskazać jej mocne i słabe strony, koncentrując się nie na szczegółach, ale na całościowym obrazie sytuacji. Metafory organizacyjne to narzędzie kompleksowej diagnozy organizacji, pozwalające na uświadomienie sobie jej obecnego stanu i zdecydowanie o strategii działania. Proponowana metoda badania potrzeb informacyjnych przy wykorzystaniu metafor organizacyjnych wpływa na lepsze zrozumienie funkcjonowania przedsiębiorstwa zarówno przez jego członków, jak i zewnętrznych doradców, a także pomaga w strategicznym patrzeniu na organizację. Zmian systemu informacyjnego.

(12) 34. Agnieszka Zając. często dokonują osoby z zewnątrz przedsiębiorstwa, wybierając metody analizy i projektowania bez znajomości organizacji, jedynie na podstawie dotychczasowych doświadczeń, umiejętności i wiedzy. Zastosowanie metafor w prezentowanej metodzie wpływa na wstępne rozpoznanie przedsiębiorstwa, dając możliwości lepszego dopasowania rozwiązań w sferze informacyjnej (w tym technologicznych) do faktycznych wymagań organizacji. Umożliwia także poznanie specyficznych potrzeb organizacji, jej filozofii działania, a także kluczowych obszarów zmian zarówno przez osoby z zewnątrz, jak i członków organizacji. Literatura Avison D.E., Fitzgerald G. [1995], Information Systems Development: Methodologies, Technologies, Tools, 2nd ed., McGrow-Hill, London. Boland R.J. [1989], Beyond the Objectivist and Subjectivist: Learning to Read Accounting as Text, Accounting, Organizations and Society, no. 5/6. Checkland P., Holwell S. [2002], Information, Systems and Information Systems: Making Sense of the Field, John Wiley & Sons, Chichester. Daft R.L. [1992], Organization Theory and Design, West Publishing Company, St.Paul. Devadason F.J., Prapat Lingam P. [1997], Practical Steps for Identyfying Information Needs of Clients, http://www.geocities.com/Athens/5041/infneed.htm. Based on paper presented at Tenth Congress of Southeast Asian Librerians (CONSAL X). Fenley A. [1998], Models, Styles and Metaphors: Understanding The Management of Discipline. Employee Realtions, vol. 20, no. 4. Galland F.J. [1982], Dictionary of Computing, John Wiley & Sons, Chichester. Heylighen F., Bollen J. [1996], The World-Wide Web as a Super-Brain: from Metaphor to Model, http://pespmc1.vub.ac.be/papers/WWWSuperBRAIN.html. Hicks J.O. [1993], Management Information Systems: a User Perspective, 3rd ed., West Publishing, Menneapolis MN. Information Systems Development for Managers [1989], ed. R. Maddison, Paradigm, London. Kaarst-Brown M.L., Robey D. [1999], More on Myth, Magic and Metaphor, Information Technology and People, vol. 12, no. 2. Kemball-Cook R.B. [1973], Luka organizacyjna, PWE, Warszawa. Kendall K.E., Kendall J.E. [1993a], Metaphors and Metodologies: Living Beyond the Systems Machine, „MIS Quarterly”, vol. 17, no. 2. Kendall K.E., Kendall J.E. [1993b], Metaphores an Their Meaning for Information Systems Development, „European Journal of Information Systems”. Kuraś M., Zając A. [1996], Metafory organizacyjne – narzędzie badania i diagnozowania potrzeb użytkowników, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr 474, Kraków. Lanzara, G.F. [1983], The Design Process: Frames, Metaphores and Games [w:] Systems Design For, With and By the User, red. U. Briefs, C. Ciborra, L. Schneider, North-Holland, Amsterdam. Laudon K.C., Laudon J.P. [1991], Business Information Systems: a Problem Solving Approach, Dryden Press, Chicago..

(13) Wykorzystanie metafor do identyfikacji…. 35. Lennon A., Wollin A. [2001], Learning Organisations: Empirically Investigating Metaphors, „Journal of Intellectual Capital”, vol. 2, no. 4. Marcus A. [1994], Metaphor Mayhem: Mismanaging Expectation and Surprise, Interactions. Mikołajczyk Z. [1977], Techniki organizatorskie, PWN, Warszawa. Morgan G. [1997], Obrazy organizacji, PWN, Warszawa. Oztel H., Hinz O. [2001], Changing Organisations with Metaphors, The Learning Organization, vol. 8, no. 4. Palmquist R.A. [1996], The Search for an Internet Metaphor: A Comparison of Literatures, http://www.asis.org/annual-96/ElectronicProceedings/palmquist.html. Walsham G. [1993], Interpreting Information Systems in Organizations, John Wiley & Sons, Chichester–Singapore. Weaver R.M. [1976], A Rhetoric and Handbook, Holt, Rinehart & Winston, New York. Zając A. [2004], Metafory organizacyjne w badaniu potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa, Praca doktorska, Akademia Ekonomiczna, Kraków (niepublikowana). Application of Metaphors to Information Needs Identification The article discusses the terms of organisational metaphors and information needs. A method of metaphorical identification and interpretation of information needs has been presented, taking into consideration the process stages during the method application. The paper is designated for managers, users and creators of information systems, and also for external consultants. Key words: information, information needs, organisational metaphors, information systems..

(14)