Badanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży w przedsiębiorstwie : (doświadczenia praktyczne)

Pełen tekst

(1)w. Krzysztof Woźniak Katednr Procesu. Zclnądsalłla. Badanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży. w przedsiębiorstwie (doświadczenia. Dający s ię. obecni e. praktyczne). za u ważyć wzrOS I. zapotrzebowania kierowników przed·. się bi ors t w na informacje związan e z podejmowaniem strat egicznyc h decyzji wywiera znaczący wpływ na s lru kturę i funkcjonowanie syste mów in fo rma-. cyj nych przed się biors t w. J e dnocześ ni e coraz większe naciski ze strony otoczenia prow ad zą do wysokich wy m agań do t yczących jakośc i , d o kładn ości, przyda tn ośc i Iych informacji oraz szybk ości ich otrzy mywania . Jedyn ie zintegrowane syste my in form atyczne m ogą zaspo k oić wymagania informacyj ne w s pół czes n yc h kierowników, a w przyszł ośc i SIam} s ię one pod stawowy m narzędz i em pracy wszystkic h pracowników nowoczes nego przeds i ę bi orstw a .. Warunki em poprawnego d z i ała n ia zin tegrowanego systemu informatycznego w przed s iębio rs twie jest poprawnie przeprowadzona anal iza ak tua lnego syste mu informacyj nego pod kąte m jego efe kt yw no ści, przydatn ośc i i możli wości rozwoju , ze szczegól nym uw zg l ędnien i em obecnyc h i przyszłyc h potrzeb infonnacyjnych kierowni ctwa . Efektem takiej analizy jest szczegó ł owy projekt syste mu informatycznego firmy. którego wdroże ni e umoż l iw i zaspokojenie pOlrZeb informacyj nych zarząd u . SIed ząc rozwój za s t osowań informatycznych systemów zarządzania, możn a zaobse rwow ać tend encj ę do informatyzacji przede wszystkim d z ia ł ów finan sowych. k sięgowyc h a tak że dział ó w zaj mującyc h s i ę roz liczeniami z u rzędami i innymi podmiotami otoczenia przed s i ębi o rs t wa . Za l e t ą informatycznego systemu gromadzenia i przetwarzania danych jest m oż li wość do st ę pu do raportów.

(2) Krzysztof Woźniak. i wy ników anal iz, np . kondycji finansowej. przeds i ębiorstwa w różnych przekrojach. W niniejszy m artyku le przedstawiona zostanie problematyka anal izy systemu inform acyj nego niew ielkiej firm y handl owej. Scharakteryzowane zos taną e tapy postępowania badawczego stosowanego podczas ana li zy systemu informacyj nego dystrybucji i sprzeda ży. W da lszej częśc i artyku lu krótko za prezent owa ne będą wykorzystane metod y szczegó ł owe oraz wyniki anali zy dl a prezentowanego przed się biors twa .. 2 . Uniwersalne. ulęela. analizy systemu Informacylnego. Każda organizacja funkcjon uj ąca we współczesnej gospodarce wy maga sprawnie funkcjonującego systemu informacyjnego, który warunkuje efektywne funkcjonowanie tej organi zacj i, Struktura organizacji wpływa na kszta ltowani e systemu informacyjnego, wyznacza relacje i powi ązania pomiędzy jednostkami organi zacyjnymi , pe l niącymi ro l ę nadawców i odbiorców informacji, Związki pom i ędzy nadawcami i odbiorcami wy ni kają z zakresu pełn i o n yc h przez nich funkcji w d z ia łalności firmy. Nadawca tworzy informacje wejściowe do systemu, odb iorca za ś otrzymuje informacje wyc h od zące z systemu , Eleme nt em w iq ż:}cym nadawców i odbiorców informacji są kana ł y inform acyj ne. Powstające w systemie inform acyj nym zbiory informacji są substancj:1 nic+ mat e ria lną , która znajduje s i ę w ciąg ł ym ruchu , przep ł ywając kana lami informacyjnymi pom i ęd zy nadawcami i odbiorcami informacji , Informacje otrzymywane przez odbiorców. um oż li w i aj '} im podejmowanie decyzji i rozwi:lzywani e problemów , Podstawowy mi e le me ntami systcmu informacyjnego są [Nowicki 1998 ,. s.37]:. - wejśc i a systemu , - procesy przetwarzan ia , - wyjścia systemu , - informacyjne s przęże ni e zwrotne. Powiązania pom i ędzy e lementami systemu informacyjnego obrazuje rys. I . Na wejśc i e systemu trafiają informacje o zasilcniach otrLy mywa nych z otocze ni a systemu. Zasi leniami tymi są surowce, material )", towary handlowe, energia, zasoby ludzkie i fi nansowe potrzebne do realizacji celów pr zedsię biorstwa. Źród ł a mi informacji wejściowych są jed nostki organizacyjne prLeds i ę bi orstwa (n p. d z iał s pr zedaż y, dział k s i ęgowości , d zi ał marketingu) oraz przedsiębiorstwa i instytucje z otoczenia (np , banki, u rzędy centralne, in ne firmy. konkurenci, klie nci). Proccsy przetwarza nia prze k sz t a ł cają dane wejściowe na informacje wyj+ śc iowe. Na zbiorach i strumieniach danych wykonywane s ą takie operacje,jak: grupowanie według ustalonych kryteriów . porównywanie danych, kategoryzacja, magazynowani e dan ych , obliczenia. wysyłanie informacji,.

(3) Bl/dl/nie. Wejście. Procesy przetwaitania. klicnci dostawcy banki instYlUcjc. I----. realizacja zamówieri obliczanie analiza, pil.etwartanie przeszukiwanie magazynowanie wy syłanie informacji. Wyjścic. klienci odbiorcy instYlUcjc księgowość. Informacyjne spil.ężcnie zwrotne Oferty, listy, pisma, dokumemy, prlekaz główny. Rys. I. Wybrane elementy systemu informacyjnego dystrybucj i i. sprzedaży. Zródlo: opracowanie własne . Wyj śc ie syste mu jest rezult atem przeb iegu zac h odzących procesów przctwar.tani a reali zowanych na danych wejściowyc h . Najczę śc iej stosuje się nas t ę p ujące formy informacji wyjściowych: raporty, listy, rejestry. rysunki, wykazy. tab ulogramy opisowe, wyk resy. rysunki. wzory. wie l ko śc i absolut ne lub wzg l ędne. modele. Ostatni elemen t systemu info rmacyjnego. tzn. informacyjne sprzężenie zw rotne. zapewn ia os i ąg n ięc i e pożądanego stanu systemu. Ten stan jest naszym wyobraże n iem o funkcjo nowaniu przedsiębio r s twa , wy ra żony m poprzez u porząd kowany zbiór parametrów . który zapewnia nie tylko jego prawid ł owe funkcjonowanie, ale i rozwój. Mechanizm sp r zęże n ia zwrotnego reaguje na wsze lkie pojawiające się odchylenia od pożądanego poziomu rejestrowanych zdarzeń poprzez odpow iednie d z iałania korygujące eliminuj,rce za u ważone niep raw i d ł owości.. Anal iza systemu informacyjnego ma na celu ide n tyfikację i d i ag n ozę tego systemu w zakresie reali zowanych pot rzeb informacyjnych p r zedsięb i orstwa i potencjalnych niesprawności występujących w funkcjonowaniu tego systemu. Do zobrazowania etapów anal izy systemu informacyj nego poslużono s i ę opisem metody diagnozy procesów informacyjnych [Cze kaj 2000, s. 150- 15 1]. W toku pos t ępowania badawczego wy różnić można trzy główne fazy: - diag nozy wstępnej, - diag nozy szczegó łowej, - syntezy usta l eń diagnostycznyc h. Umiejscow ienie tych faz w procesie projektowania usprawn iell systemów info rmacyj nych prledstawia rys. 2. W fazie diagnozy wstępnej pos tępowanie można podz i elić na nas t ępujące etapy:.

(4) Woźnia k. - etap bad ań orien tacyjnych - s prowadzający s i ę do identyfikacji potrzeby diagnozy procesów informacyjnych , ustalenia prze s ł a n ek i kryteriów wyboru przed miotu ba dań oraz wskazania procesów do badarl szc ze gó ł ow yc h , - w s t ę pna ide ntyfikacja procesu informacyjnego - ustalen ie ż ród e ł i tec h ~ nik zbierania informacji oraz ogó lne rozpoznanie wybranego procesu, - fo rm u ł ow ani e zał oże ń oceny procesu informacyj nego - dobór cech um oż~ li w iając y c h oce nę , defi niowanie i porządkowa n i e kryteriów oraz u s t a ł e n i e mierników oceny.. I. Określenie celu i zasad badania. I. "'"' ''' '' t ""' '' ' '' "" " " " " " " " """ """,. I. I. Diagnoza ws tępna. I. ł Diagnoza. szczegółowa. I. Analiza systemu. i,. I. ł Synteza us tal e ń d iagnostycznych. I I. Projektowanie. I nowego systemu Rys. 2. Fazy anali zy i diagnozy systemu informacyj nego. I. prze dsiębiors t wa. t.r6dło : opracowanie włas ne.. w fazie diagnozy szczegół owej zawarte s ą na s t ę pujące etapy : - dobór szczegó ł owyc h metod di agnozy u w zg l ę dniający wyniki ogólnego rozpoznania oraz p rzyj ęt y system oceny, - rejestracja procesu informacyjnego z mi e rz ając a do ustalenia czyn n ośc i tworzą cy c h proces informacyjny , czasu i miejsc ich realizacji , ka n a łu inform a~ cyjnego . żród e l i struktury kosztów, - ocena stopn ia zorgan izowania systemu in formacyj nego oparta na pomia ~ rze w art ości procesu, " warto śc i dodanej" oraz "luki organ izacyjnej ", - ok re ś l en i e czynni ków nie s praw n o śc i w procesie inform acyjnym - u s la l e~ nie przyczy n wy stę pując yc h n i e p raw i dł owo ści oraz zakres ich odd z ia ł ywa n ia . W fazie syntezy u s ta l e ń diagnostycznych przew iduje s i ę dwa etapy: - zestawienie ustalen diagnostycznych - porządk ow an i e i interpretacja sform uł o wan yc h wniosków diagnostycznych, s prowad zaj ące s ię do odpowiedzi na.

(5) Badallie. pytanie . co. należy zmien i ć. w dotychczasowym procesie, aby. wyeliminować. wys l ęp uj 'lce ni ep rawidł owości,. sposobów i ocena mo ż liw ośc i u sp rawn i eń - łą czące diaze szczegó ł owy m określeniem u s prawni e ń . Należy tu ustalić, w jaki sposób należałoby us u nąć stw ierdzone ni e prawidł owośc i oraz czy zakres potencjalnyc h zmian technicznych, organizacyjnych i kadrowych znajduje s i ę w zas i ęgu przedsiębiorstwa. Anal iza systemu informatycznego firmy powinna rozpocząć się od zdefiniowania ogólnego ce łu , wynikającego z g ł ów nyc h sytuacji problem owych występujących w firmie. W toku analizy badacz (analityk systemowy) ujawn ia liczne sytuacje proble mowe, o których zlecen iodawca (zarząd firmy) wcześniej nie wiedział. W yróż ni ć można następujące etapy analizy syste mu informatycznego w firmie handlowej: - zdefi ni owan ie celu (za rząd ), - zebranie danych ogółnych (wywiady. dyskusje z zarząde m ), - zebranie danych Żfódłowych (dokumentacja firm y). - anali za danych źród łow yc h - przygotowanie wywiadów z pracownikami firmy, - przeprowadzenie wyw iadów z pracownikami przedsiębiorstwa, - zebrani e wyników wywiadów, - s porz~ld zc ni c mapy pow i ązań pomiędzy podsystemam i przedsiębiorstwa, - s porządzenie mapy przeb iegu procesów bi znesowych, - s porządze ni e mapy przeb iegów informacyjnych w firmie, - identyfikacja sytuacji problemowych w systemie informacyjnym przed-. formułowanie. g n osty k ę. sięb i ors tw a.. - s porzą d ze ni e raportu z ana li zy zaw i er ającego kierunki usprawnień syslemu informacyjnego firmy. Ana li za syste mu informatycznego w ś redn i ej wielkości firmie powinna trwać od 2 do 6 mie s i ęcy, w za le żno śc i od zakresu i szczegó łow ości prowadzonej anali zy. Podczas analizy kluczowym czy nnikiem jest zapew ni en ie wspó łpracy pomiędzy pracownikami zespoi u analityków (konsu ltantów) i ki erownictwem firmy, które jest g ł ów nym źródłem informacj i o przedsiębio r stw i e i jego problemach informacyjnych. Rozwój nauk i i praktyki w dziedzi ni e zarlądzania informacją w przeds i ę biorstwach doprowadzi I do powstania wielu metod , które można wykorzystać w ana li zie systemu informacyjnego firmy . Do najważniejszych metod opisanych w literaturze [Czekaj 2000], [Yourdon 19961. [Kis ielnicki 1999]. [Oblój 1998] nal eżą: metoda analizy strumieni in fo rmacyjnyc h, metoda analizy wart ośc i procesów informacyj nyc h, metoda analizy dróg przepływu informacji, metoda mapy powią z ań , metoda mapy proces u, diagra my przep lywu danych, diagramy związków encj i, d iagramy sieci przejść, benchmarking, diagnozy procesów informacyjnych, metoda analizy systemu komunikacji KSS, metoda ASTEX, me toda anali zy i projektowania systemów informacyjnyc h SADT, metoda projektowania zintegrowanego systemu informacyjnego ARlS..

(6) Krzysztof Woźniak. Wybór metody wykorzystywanej do an alizy systemu informacyjnego za l eży od charakte ru a nalizowanych procesów, celu badania , oczekiwanych wyników anal izy, zakres u an alizy , czasu analizy.. 3 . Charakterystyka systemu Informacylnego dystrybucll I sprzedaiy K ażdy podsystem prze d s i ę b i o r s t w a m ożn a sc h a ra k t ery zo wa ć w przekroj u pi ęc iu aspektów; ce l o wo śc i o w ego , podmi otowego , strukturalnego. funkcjonal-. nego i instrumentalnego . Z punkt u widzenia cel owośc iowego o kreś l a n e są cele istnie nia danego podsyste mu p rzeds i ę bi o r s t wa. Cele te w y ni k aj ą z klasy fi katora ce lów calego p rzed się biors t wa i powinny przyczy niać s i ę do reali zacji misji firm y. Charakterystyka ce l owośc i ow ego aspektu syste mu in formacyjnego powin na rów ni eż o bejm ow ać pro bl e mat ykę motywowania pracown ików do reali zacj i celów, podz i a ł pracy i zasady koordynacj i d z i a ł a ń . Z punktu widzeni a podmiotowego dokonywane s ą charakterystyki jednostek będ ącyc h eleme ntami syste mu infonnacyjnego. O kreś la s i ę też . które Sianow iska pracy i komórki organi zacyj ne s ą odpowiedzialne za re al i zacj ę fu nkcji syste mu informacyjnego przeds i ęb i o rstwa oraz w jaki sposób d o k o ny w ać pom iaru efe kt ywn ości rea lizacj i funkcj i systemu informacyj nego przez te jednostk i. Z punktu widzenia strukturalnego charakteryzowane jest mi ejsce systemu w strukturze organi zacyjnej firmy. Szczegó łowo okreś l a n e s ą z al eż n ośc i hierarchiczne, upra wnieni a i obow i ąz ki podm iotów rea li z uj ą cyc h funkcje informacyjne. Istotn ym ele me ntem jest tutaj organi zacja syste mów decyzyj nyc h i kontrolnych w za kres ie reali zacj i za dań systemu informacyj nego. Aspekt funkcjonalny dotyczy zakresu wspomagania fu nkcji plani stycznych, koordynacyj nych i kont rolnych real izowan ych przez kierownictwo organi zacj i. Doda tkowo w charakterystyce funkcjonalnej zawarte są podstawowe zasady funkcjonowania systemu informacyjnego . Aspe kt instrumentalny dotyczy opisu metod i nar zędzi wy korzystywanych przez podmioty re al i zujące fu nkcje systemu informacyjnego p rzed s i ęb i o r s t w a . N a l eży wy róż ni ć tu ogó lne gru py metod ide nty fikacyjn ych, dia g n os t ycz n o~ analit ycznych, a szczególnie info rmatyczne wspomaganie real izacji zadall systemu informacyjnego (d z i ę ki zastosowaniu technologii baz da nych, hUrlow ni da nych , syste mów wspomagania kierownictwa , zinteg rowan ych sys te mów zarz ądza nia , systemów wspomagania decyzji i in nych). W tabeli I scharakteryzowano system infomlacyjn y dystrybucj i i s przeda ży wedłu g opisa nyc h po wyżej aspek tów. Po ni żej zaprezentowano c h a ra k teryst yk ę dwóc h instrumentów. które moż n a w y k o rzystać w analizie systemów informacyjnego dystrybucj i i sprzedaży..

(7) Badanie . Tabela l. Charakterystyka systemu informacyjnego dystrybucj i i sp rzedaży Wyszczególnienie. Charakterystyka systemu. l. 2. Cele działania. Sfera podmiolOwa. Konfiguracja systemu zarlądzania i pragmatyka. Przebieg procesu 7.3rlądzania. RejestrJcja i gromadzcnie (magazynowanie) danych i informacji dotyczą~ cych transakcji zakupów i sprLCdaiy Pm:twarzanie danych i infommcji dotyczących transakcji zakupów i sprledaiy Obliczenia i analizy wykonywane na zgromadzonych danych Wysyłanie zgromadzonych informacji w postaci przetworwnej (raporty. zestawienia) Zapewnienie bazy informacyjnej do podejmowania decyzji w zakresie płanowania dystrybucji i sprzedaiy produktów Umożłiwienie podejmowania decyzji operacyjnych. taktycznych i strategicznych w zakresie dystrybucji i sprzedaży Pnckazywanie informacji do innych podsystemów informacyjnyc h prledsil;bio~t~a (k~ięg?~.?~. : . ~nansc, produk~ja, marketing). W realizacji celów systemu uczestniczyć ~d:l nast<;pujące stanowiska prLCdsiębiorstwa:. - sprzedawcy - generowanie dokumentów źródłowych dla syStemu (fak tu ry, płatnoSci) - kierownik sprzedaży - analiza i synteza zgromadzonych informacji. generowanie raportów. planowanie. prlekazywanie informacji innym jednostkom przedsiębiorstwa - pracownicy księgowości - odbiór informacji. kontrola poprawnośc i dokumentÓw księgowych, rozliczenia z instytucjami zewnętnnymi (urzędy skarbowe. banki). windykacja należności - zarząd firmy - podejmowanie decyzji slr.llegicznych w zakresic funkcjonowania systemu dystrybucji i sprzedaży na podstawie otrl.ymywanych analiz J ednostką odpowiedzialną za prawidłową realizację funkcji systemu informacyjnego systemu dystrybucji j spr.ledaży jest kierownik spne daży . Odpowiada on przed zart...1dem firmy 7,3 realizację stawianych przed nim zadali związanych z dystrybucją i sprzedażą produktów firmy . Aby mógł on wypelniać te zadania, musi zorganizować sprawnie dzialający system informacyjny dystrybucji i sprlcdaży , czyli zapewnić wlaSciwe współdzia ł anie podmiotów będących elcmentami lego systemu System inr~~m~(;yjny dyst rybu~ji""isprlCdaży z racji celów prled nim stawiunych istotnie wspie ra realizację następujących funkcji zarządzania: - płanowanie operacyjne i strategic7J1e działań firmy związanych ze sprl.Cdażą i dystrybucją produktów - motywowanie pracowników dzia ł u sprzedaży zmienające do podniesienia i utrzymania wlaSciwego poziomu ic h efektywności - kontrolę realizacji płanów operacyjnych i strategic7J1ych firmy - koo rdynację dzial ań produkcyjnych, inwestycyjnych związanych z rozwojem firmy.

(8) Woźniak. cd. tabeli l. ,. l. Instrumenty. Budując. zarządzania. następujące. system informacyjny dystrybucji i sprLeda7:Y, wykorzystać metody analityczno-diagnostyczne:. można. - mapę powiązano - mapę procesu, - schematy obiegu dokumentów. - metodę analizy i projektowania systemów infonnacyjnych SADT. - metodę projektowania zintegrowanego systemu infonnacyjnego AR IS. Od strony technologicznej instrumentami wspomagającym i funkcjonowanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży mogą być: - zi nte growane systemy ZIl17..1dzania przedsiębiorstwem klasy MRP [I lub ERP, np.: SaaN, SAP R/3, IFS i in. - narzędzia wspomagania komunikacji w prledsiębioTSlwie, np. poczta elektroniczna - narzędzia procy grupowej służące koordynacji działari. przekazywaniu i gromadzeniu informacji oroz "wiedzy organizacyjnej"", np . Lotus Notes, Knowledge Management - narzędzia projektowania przepływu procesów procy i dokumentów: Worktlow Management. Dynamie Enterprise ModelJing Zródlo: opracowanie w ł asne. powiązań 10 schemat przed s tawiający najważniejsze przedsięb i o r s t wem, a jego otoczenie m oraz pom i ędzy. relacje pom i ę pod systemami przedsiębiorstwa. Wykorzyst uj ąc me t odę do analizy strategicznej , można badać. w jaki sposób d zia łania podstawowe (reaJizowane funkcje) przyczyniają się do kreowania dodanej wart ośc i dla g ł ównyc h odbiorców (klientów) oraz jak dalece przyczyniaj ą się do powstania przewagi strategicznej przed s i ęb i o rstwa . Kolejnym ce lem tej metody jest lokalizacja niespójnośc i i b łędów (w przepły wie surowców, mat eri ał ów, produktów, informacj i), które nal eży wyelimi nować, aby u s prawnić działan i e firmy . Jako metoda może ona być stosowa na do anali zy wstę pn ej przed działan ia mi restrukturyzacyjnymi w firmi e, reengineeringiem czy przy wdrażaniu z łożo n yc h syste mów informatycznych . Mapę powiązań spo rządza się, zaz n aczając na rysunku działy funk cjonalne p rzedsiębiors t wa oraz przepł y wy m i ędzy nimi. Należy za znaczać jedynie naj ważniejsze prze pł ywy, gdyż naniesienie wszystki ch s powodowa łoby ni eczyt e ln ość rysunku. Mapa powiąza ń powinna przedstawiać za l eżno śc i o podstawowym zn aczen iu dla fu nkcjonowania organi zacj i. Jest to swoisty schemat ob razujący bud owę systemu-fi rmy . D z ięki mapie pow i ązań uwida czniaj ą s i ę przeb iegi wszyst kich procesów zac h odzącyc h w firmi e, a to pozwala ocen i ć jaka jest rola dz i ałów w poszczególnyc h procesac h. Moina ana li zować,ja ki e zadania są realizowane przez poszczególne d z i ał y i w jakim stopniu jest to zgodne ze s trateg ią przedsiębiorstwa. Lród łami danych wykorzystywanych do s porządzania map y powiązań są: dokumenty organi zacyjne, statut, struktura organi zacyjna, dokumentacja oproMapa. dzy.

(9) Badallie gramowania komputerowego, sieci komputerowej , schematy ob iegu dokumentów, schematy kompetencyjne. Oprócz analizy dokumen tacji do dodatkowych źródeł informacji w metodzie mapy powiązań nal eży zal i czyć: - wyw iad z pracownikami i kierownictwem fi rmy, - obse r wacj ę kontaktów nie formajnych, - symulację przebiegu dz i ałań w organizacj i i interakcji z otoczeniem, - kontakty z podmiotami wspó łpra cuj.,cymi z p rledsięb i ors t wem. Prtykład zastosowania metody mapy powiązati do anal izy interakcji pomię dzy róźnymi podsystemami firmy i otoczeniem przedstawia rys. 3. Etapy :1I1alizy mapy powiązań: - identyfikacja procesów o strateg iczny m znaczen iu d la funkcjonowania przedsiębiors twa.. - okreś l enie podstawowych czynników sukcesu przy rea lizacji celów danej organizacji (moż na do tego wykorzystać anal izy branży, grup strategicznych). - identyfikacja najbardziej istotnych procesów organi zacyj nych (a naliza SWOT , ankieta wśród kierown ictwa), - jakośc i owa ocena zależ no ści poszczególnyc h procesów od glów nych czynników sukcesu. Proces krytyczny dla organizacji powi nien spe łnia ć następujące kryteria: - przyczyn i ać się do tworzenia wartości Z punktu widzenia klicnta, - przyczyn i ać się do rea li zacj i celów przeds iębiorstw a , - przyczy niać się do powstawania przewagi konkurencyjnej, - mieć wpł yw na dz i ałalnośc i operacyjną ( redukcję kosztów, optymalizację zatrud nienia). Mapa procesu powstaje w wyniku analizy logicznego ciągu d zi ałań . Są na niej zaznaczone poszczególne działania w ramach procesu. podejmowane decyzje oraz przepływ informacj i, zasobów i produk tów. Ka żd y proces moźna podzie l ić na podprocesy. które mogą by ć przedmiotem dalszej analizy. Po lewej stron ie mapy zaznaczamy poszczególne dzialy oraz stan owiska zaangażowane w proces oraz klientów, dostawców i inne podmioty zewnę trz ne . W rombach podane są decyzje. w prostokątach - podejmowane dzia ł ania, a elipsy oznaczają zakOllczenie procesu. Opi s uj ąc kolejno wykonywane czy nności, przesuwamy s i ę w prawo . Podstawowym ź.ród łem danych w ana liz ie procesu jest dok umentacja organ izacyj na : - statut, - struktura organizacyj na, - schematy obiegu dokumentów, - zakresy obow i ązków pracowniczyc h, Dodatkowo do anal izy ni ezbędne jest pozyskanie informacji poprzez: wywiady, obserwacje procesów, eksperymenty. P r zy kł ad mapy proceSll rejest racji faktu r koszlowyc h w firmie handlowej przedstawia rys. 4..

(10) Pn:edsir;biorstwo. j. Rynek technologii. Nowe \ technologie. Rynek. 1. L. Badania i rozwój. Promocje. Pomysly nowych produktów. !. ) Marketing Badania. Dane dotyczące. I I. Ryne k kapitalu. Rynek pracy. \ Kapilal. .1. Finanse. Nowe produkty. LLudzie. J. D,;". personalny. I. Produkcja. I p ow ią zali. podsystemów. t.ródlo: IOblój 1998, s. 213] .. p rzedsiębiorstwa. PMności. Dostawcy. i otoczenia. Klienci indywidualni. sprzedaży. Dystrybucja i sprLCdaż. Zamówie ;, Produkty. l~. Faktu!)'. Rys. 3. Mapa. ::=.=1. nk". IProdukty. Surowce. I. Faktury/p. tności. Klienci instytucjonalni.

(11) I Icdokumentów Rodzaje I. Faktury. l. I. Rejestracja i l3.twierdzcnic faktury. ITypy po,y,i}J l l I. I. I. l. r--. ,---. I. Dowody kasowe. I. _ 'ewy. I. Rejestracja i zatwierdzenie dowodu kasowego (KP. KW). I. t. Rejestracja. i zatwierdzenie. l-. prlclewu. (kosztów). (Wydruk) (Wydruk). Stawki VAT ] Sposoby. odliczania. Dodanie lub modyfikacja. I. I. I--. danych. I. Faktury. II Kontrahenci I I Rodzaje dokumentów I. I Konta bankowe I. CK Sięgowo~) (Bank -. przepływ danych. _. przebieg procesu. D. zbiory danych. c=) czynnoki. funkcje. Rys. 4. Mapa procesu reejstracji faktur w systemie informacyjnym dystrybucji i sprzedaży 1:ród!o: opracowanie własne .. D. kanOfCki dokumentów.

(12) Analizując proces, konce ntrujemy się na efektach. zasobach i przebi egu procesu. Należy od powi ed zieć sobie na pytania: I) jakie są produkty procesu? - czy wyn iki procesu są p ożąda ne oraz czy wystąpiły jaki eś niepotrzebne efekt y uboczne? - czy produkty są oferowane właściwym klientom ? - czy spe łniają one oczek iwania kl ientów odnośn i e do jakości. terminowośc i realizacji , oczek iwań cenowych? - czy są takie produkty procesu, które nie spe łniają oczekiwall firmy z punktu widzenia produktywności i kosztów? 2) jakie zasoby zaa ngaiowane s ą w realizację procesu? - czy nie brakuje jakichś zasobów do efektywnego przebiegu procesu? - czy proces nie otrzymuje zbyt duio zasobów? - czy są jakieś zasoby ni e spe łniając e oczekiwań jako śc i owych , term inowości dostaw ł ub oczekiwml dotyczących kosztów? 3) jakie Sil dzialania podejmowane w real izacji procesu? - czy jaki eś istotne dzia lania są pominię t e? - czy są jakieś kroki w procesie , które nie dają wymaganych efek tów ? - czy występują problemy z realizacją jakichkolwiek dz i a ł all w proces ie?. 4. Wyn i ki. badań. empirycznych. Obiektem badań empirycznych w nini ejszym artykule jest system infonnacyj ny przeds i ębiors t wa handlowego Tobacco Trading Intern ational Sp. z 0.0. Jest to firma prowadząca hurtową sprzedai wyrobów bra n ży tytoniowej na terenie ca ł ej Pol ski. Firma Tobacco Trading Inte rnational Poland (ITI) pows t a ł a 28 kwi etnia 1994 r. Firma działa na polskim rynku wysokogatunkowych wyrobów tyton iowych. Obecnie jest w ścis ł ej czołówce fi rm specjalizujących się w imporcie i dystrybucji produktów tytoniowych najw yższej jakości . Firma posiada w swym asortymencie tytonie fajkowe. papierosowe, tabakę, cygara. cygaretki. zapa lniczk i. fajki i inne akcesoria dla pa laczy. Firma dzia Ja za pośrednictwem przeds tawi cie łi handlowych, których nadrzędnym celem jest s tała rozbudowa sieci dystrybucji. W 1994 r. fi rma zatrudnia Ja 4 przedstawiciel i. a obecnie jest ich 13. Spółka Tobacco Trading International Poland reprezentuje ~ na zasadach wy ł ączności - takie firmy ,jak: - ni e mi ecką fabrykę tytoni fajkowych - Alo is Poschl Tabakfabrike n, - belgijską fabrykę tytoni pap ierosowych - Tabakbedrijf Stubbe n.v .. - be lgij s ką fabrykę cygar i cygaretek - Vandermarliere, - niemiecką fabrykę zapalniczek - Tokai Seiki GmbH, - firmy Oenicotea GmbH i Micres, od których importuje fajki, akcesoria do faj ek i bibułki papierosowe. Bi eiącej dz i ałalności firma nie ogran icza wyłącznie do sp rzedaży prod uktÓw. ale także stara się podn osić kulturę palenia. Ściśle współprac uje z klubami.

(13) Badanie. palaczy fajek, organizuje i sponsoruje krajowe i mi ę d zy n a rod owe mi strzostwa w wolnym pa leniu fajki . Zajmuje s i ę rów ni eż tłum acze ni e m i k o lp o rta że m periodyków dla fajczarzy "Rad fo rd 's News". Tabela 2. Wyniki analizy systemu informacyj nego dystrybucji i sprzedaży Obszar problemowy Ewidencja kontrahentów. EWidencja towarowa. Wnioski analityczne i zalecenia Kaidy przedstawiciel handlowy prowadzi odrębny magazyn i własną listę kontrahentów. co jest prlyczy ną błędów wynikających z powtarzających się kodów przy różnych kontrahentach. Dochodzi tei do błędów podczas księgowania po~.I?_~aJij s!ę ~on~ , ~~lity~i . dJa różny~h ~on~~~.~n.tów.,, __ Brak rozbicia asonymen lu na koJory - utrudnia 10 ewidencję slanów magazyno· wych i precyzyjne okreSIenic towarów przy zamówieniach Brak dodatkowych informacji o towarLC. np.: warunki pr/.cehowywania. cechy specyficzne. oznakowanie itp.. Ewidencja Co najmniej tygodniowe opóźnienie przeplywu infonnacji od prloostawicieJi do obrotu mateńa· Centrali łowego Rezerv..acje towaru w magazynie - problemy z brakiem towaru. klory klient 7.arezef\\-'owa l Prowa~zt;nic. ~7.nej ewid~~lcji ,?~1"?~u tow,aro.we,go \~~ ws.z.yst~ic.h magazy~ac.~ ,. EWidencja. R ęcwy. sprlC<laży. R ęcwie. spo5ób wystawiania faktur. po wodujący powstawonie wiciu. błędów. tworzone w arkuszu kalku lacyjnym EXCEL celmiki towarów Przynajmniej tygodniowe opói.nienie przepływu infomlacji od PH do Centrali na temat dokonanej sprzedaiy Brak możliwoSci ustalenia limitów zadłużenia klientów (o udzieleniu kredytów ~e~~~.uje .~drow)' ro~dek. ~,,!c~~nika). Dostawy i logistyka. Występują. Zanądzanie. Trudność dostępu. personelem. R ęC7.ne sporządzanie. Analityka finansowa, controlJing. R ęczne sporlądzanic sprawozdan dla administracji panstwowej (PIT, formula· rze GUS. deklaracje ZUS) I stn iejący system ewidencji księgowej nie daje moiliwoSci kontroli omz analizy kosztów poszczególnych pl7.cdstawicieli handlowych oraz biurowych komórek organizacyjnych. problemy z bmkiem towaru. który klient zamówi! do danych - pl7.eszukiwanie prLClcwów. ręcznych. kartotek. Żródło: opracowanie własne .. Anali za systemu informacyjnego w firmie ITI pozwo łila na wyodrębni e ni e sytuacji probl e mowych. Probłem y te wy nikaj ą z ewo lu cji przed s i ę biorstwa. W mał ej firmi e nie był o potrzeby rejestracji wielu ni ez będn yc h obecnie informacji . Zestawienie czy nników prob lemowych jest jedn ocześ ni e zbiore m zadań ni ez będn yc h do real izacji w celu usprawnienia funk cjonowania systemu inforzes p o łu.

(14) macyjnego przedsiębiors t wa. W badanej firmie do głównych obszarów prob l e~ mowych zal iczono: ewidencję kontrahentów, ewide n cję towarową , ewi dencję obrOlu towarowego, ewidencję s przedaży , dostawy i l ogistykę, zarządzanie personelem , anal i tykę finan sową, controlJing. Wyniki analizy system u info r· macyjnego dystrybucji i sp rzedaży w poszczególnych obszarac h działalno ści badanej firmy przedstawia tabe la 2.. 5. Doskonalenie systemu Informacylnego przedsiębiorstwa Głównym. celem badanej firmy jest systematyczna rozbudowa sieci sprze-. daży. zagęszczan i e jej. wejście z wyrobami do najwięk szyc h sieci handlowyc h, zwiększenie udzia ł u firm y na rynku zapalniczek. Aby temu sprostać, potrzebna. jest w i ększa kontro la nad firm 'l. szczególni e nad gos podarką magazynową (zapobieganie brakom asortymentu) oraz rozrachunków z kli entami w ce ł u zapewnienia pł ynności finansowej. Podc zas analizy sfo rmu ł owano wn ioskj , że rozwiązaniem problemów w zakresie systemu informacyjnego dystrybucji i s przed aż y jest wdrożenie systemu informatycznego ws pomagającego zarządza n ie przeds i ębio r s t wem we wszystkich jego obszarach. Każde przedsięwz i ęc i e informatyczne powinno być podporządkowane precyzyjnie zdefiniowanym celom biznesowym. takim jak: - wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego. - wd roże ni e najł epszyc h praktyk biznesowych i wspólnyc h procesów. - automatyzacja i uproszczenie procedur dz i ałania. - zapewnienie kontroli nad zdywersyfikowa ną działa l nością. Kolejne zadan ie d la kierownictwa firm y to rozpoznanie rynku systemów informatycznyc h wspomagających zarządzan i e pr zeds i ębio rs twem i wybór takiego, który w największym stopni u przyczyni s i ę do rozwią za nia problemów przed siębio r s t wa i realizacji jego ce lów stra tegicznych. Wybrane rozwiązanie in formatyczne mu si rozw i ązywać probl emy zaobser~ wowane podczas analizy systemu informacyjnego przeds iębiors twa . W szcze~ gólności apl ikacja musi real i zow ać na s tęp ujące funkcje: prowadzić spój ną w skali firmy ewide ncję konlrahentów, ewidencję towarową , ew id e n cję s prze~ daży. u ł a t wiać realizację fun kcji logistycznych, u sp raw n iać za rl.ądzani e pe rso~ nelem dz iału sprze da ży, a przede wszystk im um oż l iw ia ć kontrolę o peracyjną i s trateg i czną działalności handlowej p rzed sięb i o r stwa.. 6.. Zakończenie. W niniejszym artykule przedstawiono z jednej Slrony ogó ln ą k oncepcję a n a li ~ zy i diagnozy systemu in formacyjnego przeds i ębio rstwa. z drug iej za ś na k on~ krctnym przy kład zie scharakleryzowano kilka wykorzystywanych w procesie a n a~.

(15) Badanie lizy technik i metod szczegółow ych . Analiza systemu infonnacyjnego w ITI prowadzona była na zlecenie zarządu w celu przygotowania koncepcji wdrożeni a zintegrowanego systemu zarządzania opartego na rozwią za nia ch informatycznych. Kolej ny po analiz ie etap wdrażania nowoczesnych systemów informatycznych obejmuje takie problemy, jak: wybór r ozw ią z ania info rmatycznego, wdrożenie w prakt y kę dzia ł a l nośc i przed s ięb i orstwa , e k sp l oatację, za rzą d za ni e zmia ną . s trate g i ę informatyzacji. Probl emy te będą rozw i ązywane w na s t ęp nych opracowaniach i badaniach empirycznych wraz z pos t ępe m prac wdroże niowych w badanym przed się biors twi e. Literatura Chabik J. (2000]. Analiza i analityk, "Computerwortd", nr 29 . Czekaj 1. 1200 II , Metody zarządzania informacją II' przedsifbiorstll'ie, Wydawn ictwo AE w Krakowie, Kraków. Górski D. [2000], Systemy informatyczne Iwrzęd:iem mUllizy finansowej, ,.In fornan·'. nr 10. /nfo rmtltyka dla ekonomistów. Swdium teoretyczne i praktycwe r1998]. pod red . A. Nowickiego, Wydawn ictwo Naukowe PWN, Warszawa-Wroclaw. Kisielnid:i J" Sroka H. [ 1999]. Systemy informacyjne l)iZ/lesu , Me/ody projektowania i II'draŻlmia systemów, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa. K ompuTerowo :im eg70wtll1 e Zflr ządUlI!ie [20001. pod red . R. Knosala , I. 11 , zbiór referalów z konferencji,Zakopane, 10-- 12 styczn ia 2000, WNT , Warszawa. Obłój K. [1998]. Strategia orgalliwcji, PWE , Warszawa. Perreault Y., Vlasic T, [ 19991. Wdra żając Bam! 'a IV. Autorsk i prl.ewodnik prac prLYgotowawczych i wdrażania, UCL Systemy MRP II S.C., Skierniewice, Problemy informacji w orgallizacji i za rządza lli1l [ 19801. pod red . A. Stabryły i J. Trlcienieckiego , Wydawnictwo PAN. Wroc ł aw. Skowronek C. [1997[, Wp/yw procesów zaopmrzellia i gospoda rowania materia/om i 110 wyn;ki ekonomiczne pr:edsiębiorstll'a, "Gospodarka Materiałowa i Logistyka". nr I . Smith A,N., Medley D.B. [19871. II/formmion Resource Mallagement, SOlllh-Western Publishing Co .. Ci ncinnati , Ohio, Syl'temy komputerowi' i sieci. Projektowanie, wstol'o wal1ie, eksplomacjll [1997J, materia ł y Międ zy narodowej Konferencji Naukowej Rzeszów, 26--27 czerwca, Zeszyty Naukowe nr l, W yższa Szkoła Informatyki i Zarz'ldzania z s iedzibą w RZeszowie, Rzeszów. Targowski A. [19921, Smaegia; architektura systemów informatycZ/lych przedsiębiorJ·tll'a l\' gospodarce rynkowej, Nowe Wydawnictwo Polsk ie, Warszawa. Yourdon E. [ 1996J, WspółczesIla (//llIliw strukturalna, WNT. Warszawa .. A Study of a Oistribution and Sales Information System in a Enterprise (Experiences in Practice) The aim of the present article is to discuss the problem of analysing a diSlribution and sa1es infonnation system in an enterpri se which is preparing to implement an integrated infonnation system for enterprise management. Taking an example from real life , the author discusses the problems of analysing such a system and Ihe differem stages of rcsearch work requ ircd when preparing such an analysis. In addition , the aUlhor provides a brief description.

(16) Krzysztof Woźniak. of two methods of systemie analysis used to examine the information system or the enterprise in question . The author concludes by presenting the results of the analysis, including recommendations for an integrated system of enterprise management whose implementation is being planned ..

(17)