Zasady oceny centrów odpowiedzialności w controllingu

Pełen tekst

(1)Janusz Nesterak Katedra Ekonomiki I Organloacll Przedsl,blorstw. Zasady oceny centrów odpowiedzialności. w controllingu. 1. WprowadzenIe Controlling w procesie zarządzania przedsiębiorstwem stanowi podstawę formułowania, realizacji i kontroli działm\ zapewniających możliwości rozwoju przedsiębiorstwa. Jako system wspomagania decyzji kierowniczych, ukienmkowuje działania poszczególnych menedżerów na realizację celów przedsię biorstwa. Aby możliwe było ustalenie stopnia wykonania powierzonych im zadm\, należałoby spełnić kilka warunków. Jednym z nich jest konieczność wyodrębnienia ośrodków odpowiedzialności, czyli takich obszarów działalno ści przedsiębiorstwa, dla których możliwe będzie przypisanie odpowiedzialności za realizację wyznaczonych zadm1. Pozwala to przenieść odpowiedzialność za podejmowane decyzje w głąb przedsiębiorstwa. Zwiększona samodzielność ośrodków odpowiedzialności skłania je do działm\ zgodnych z celami oraz strategią firmy jako całości. Po wyznaczeniu celów dla ośrodków odpowiedzialności, czyli sporządzeniu dla nich budżetów, należałoby przeprowadzić pomiar uzyskanych wyników i powiązać je z motywacyjnym systemem wynagradzania. W większości przedsiębiorstw proces wdrażania controllingu wywołuje potrzebę odejścia od tradycyjnego poglądu na temat pomiaru i oceny zjawisk ekonomicznych zachodzących w jednostce gospodarczej. Rzetelna i wiarygodna analiza skuteczności oraz efektywności funkcjonowania wydzielonych w przedsiębiorstwie ośrodków odpowiedzialności wymaga konieczności zbu-. dowania odpowiedniego systemu ocen. Celem niniejszego artykułu jest prezentacja najważniejszych zasad, jakie muszą być spełnione w procesie oceny funkcjonowania wydzielonych w przedsiębiorstwie ośrodków odpowiedzialności..

(2) I 2. System oceny. Janusz Nesrerak ośrodków odpowiedzialności. Przed zdefiniowaniem terminu "system oceny" należy rozstrzygnąć kwestię rozumienia pojęć, z których on się składa. Wieloznaczność rozumienia zarówno systemu, jak i oceny znajduje swój wyraz w licznych publikacjach. Podejście systemowe do oceny wnosi duży wklad w metodologię zmierzającą do obiektywnego wyrażenia rzeczywistości ekonomicznej oraz do dokładnego i kompleksowego rozwiązywania skomplikowanych zadań. Przez podejście systemowe rozumie się najczęściej sposób myślenia, sposób rozwiązywania problemu lub sposób postępowania. Zjawiska są traktowane kompleksowo w swoich zależnościach wewnętt'znych oraz zewnętrznych. System jest rozumiany jako "skoordynowany uklad elementów, zbiór tworzący pewną calość uwarunkowaną stalym, logicznym uporządkowaniem jego części skladowych", jako "uporządkowany zbiór twierdzetl, poglądów, tworzących jakąś teorię", jako "zasady organizacji czegoś, ogół przepi sów, reguł obowiązujących, stosowanych w jakiej ś dziedzinie, wedlug których coś jest wykonywane" lub jako "określony sposób, metoda postępowania, wykonywania jakiejś czynności" [Slowllikjęzyka ... , 1994, s. 387]. W literaturze definicja pojęcia "system" jest najczęściej charakteryzowana jako ściow o albo d z ięki formule zbudowanej na podstawie teorii mnogości. W pierwszym ujęciu system traktowany jest jako: - kompleks elementów znajdujących się we wzajemnej interakcji [Bertalanffy 1956], - zbiór obiektów wraz z relacjami między nimi i między ich właściwo ściami [Hall 1968], - maszyna, w której są trwale uporządkowane części i procesy lub zbiór elementów w interakcji [Ashby 1970], - zorganizowana ilość elementów, powiązanych wzajemnie i pełniących określone funkcje [Beer 1966], - zbiór przedmi otów, zjawi sk, wyclarzeó i doświadczeó, związanych wspólnie w dokladnie określony sposób [piłkom 1960], - zbiór prawdziwych funkcji argumentowych, w których obiekty formalnie tworzą wolne zmienne [Mesarović 1963], - zespół obiektów i czynno śc i, który ma być uważany za system organiczny, musi mieć cztery podstawowe cechy charakterystyczne: treść, strukturę,łączność i sterowanie [Rivett, Ackoff 1963]. W definicjach formalnych system jest z reguly określany jako iloczyn kartezjal\ski dwu lub kilku zbiorów. Mimo występujących różnic prezentowane definicje mają pewne elementy wspólne, a mianowicie: - system jest kompleksem wzajemnie powiązanych elementów, - system wyraża specyficzną jedność z otoczeniem, - system może być równocześ nie elementem systemu wyższego rzędu, - element systemu może być równocześnie systemem niż szeg o rzędu..

(3) Zasady oceny celi/rów odpowiedzialllości. IV. cOII/rol/ing". I. Dla potrzeb niniejszego artykulu system można zdefiniować jako celowo zbiór elementów oraz zbiór sprzężeń między nimi, które wspólnie określają wlaściwości całości. Całość tę tworzy w tym wypadku ocena jako zbiór elementów zmierzających do sformułowania sądu wartościującego co do stanu określonego podmiotu lub rzeczy. W definicji tej podkreślona została celowość systemu. Jeżeli więc nie posiadamy wyodrębnionego celu, wówczas brak jest kryteriów do wyodrębnienia tego systemu (por. [Elementy teorii ... , 1989, s. 13; Analiza systemowa 1985, s. 292-303]). Podczas określania systemu powinno się wyraźnie odróżnić obiekt, np. ośrodek odpowiedzialności, od systemu. Podobna różnorodność pojęciowa występuje w terminie ocena. Jest to "wyrażony w formie ustnej lub pisemnej s ąd o wartości czegoś" lub .. określe nie materialnej wartości czegoś, oszacowanie, otaksowanie, wycena". W uję ciu czynnościowym przez ocenianie rozumie się przeważnie "wydawanie opinii o kimś lub o czymś" lub "określenie warto ści czegoś, wielkość, liczbę, rozmiary czegoś" [Słownik języka ... , 1994, s. 386] . Opieruj'lc się na zaprezentowanym poglądzie na temat pojęcia "ocena" i "system" , można zdefiniować system oceny ośrodka odpowiedzialności jako celowo określony zbiór elementów oraz relacji zachodzących między tymi elementami, slużący do sformulowania sądów wartościujących dzialalność i stan ekonomiczny centrum gospodarczego. Tak podana definicja systemu oceny wymaga wyróżnienia jego glównych elementów, które zaprezentowano w tabeli I. Konstruując konkretny system oceny ośrodka odpowiedzialności umiejscowiony w określonym systemie gospodarczym, konieczne jest więc uzyskanie odpowiedzi na pytania: kto, kogo, co, dlaczego, kiedy, gdzie i w jaki sposób ocenia? Odpowiedzi na tak postawione pytania mogą być zróżnicowane, gdyż zależą od znacznej liczby czynników. Wśród nich na szczególną uwagę zasluguje system zarządzania przedsiębiorstwem, który rozstrzyga o tak fundamentalnych kwestiach,jak: - podział kompetencji decyzyjnych (kto podejmuje decyzje bieżące i rozwojowe), - rozwiązania proceduralne, określające zasady i przeslanki podejmowanych decyzji (w jaki sposób i na jakiej podstawie są one podejmowane), - rozwiązania instrumentalne (za pomocą jakich narzędzi realizowane są określone decyzje). System oceny ośrodka odpowiedzialności musi więc być odnoszony do warunków, w jakich ma spelniać swoje zadania. System ten staje się narzę dziem zarządzania, pełniąc w stosunku do niego rolę slużebną. Nie można zatem zakladać, że istnieje w gospodarce idealny, ponadczasowy, oderwany od sposobu zarządzania, system oceny. St'ld wynika, że system oceny ośrodka odpowied z ialności musi odnosić się do konkretnych warunków zarządzania [Wersty 1990, s. 21]. określony.

(4) I. Janusz Neslerak. Tabela l. Schemat ideowy struktury systemu oceny ośrodka odpowiedzialności Elementy systemu. Prlyklarlowe warianty. Podmiot occni<my. - centrum kosztów. - centrum zysków .... .............. ..... . . .......... o •••. Podmiot ocen iający. 'c'ci.ocen'y· .. ·.. ............... 'pi:ie'dmi'ot'oc~;lY'. ~ ~.~.~~~:~.I.~..i.~~~~.~r.~J.i... ....... ........... ............. ••. -. wlaścicicle. -. zarząd. lub współwłaściciele. .... ........ .. kapitału. i rada nadzorcza przc ds i ~biO\'stwa. - contl'oller. ~ oki:c'śi'c';iie .stop'll iii' ;:cai izacJf \VlqzkrcCió \v''(jailcgo' 'oŚ'I:od'ka - stworzenie klimatu do intensyfikacji działalności. ...................... ... . ....~..~~~~.~~..~.~~~.tx~~~?~~.i..~~~~!.~ ~.~.?~~. ~ ,~~~ ~~.~ l~~:~.~.~~.i. ~ ~.i.~.~·~~ ~.~. ... - całokształt działalnośc i ośrodka odpowiedziałności. - wybranc obszary działalności. .. ośrodka odpowic dzinlności. ... ..... ......... .~ .~~~~.~~~.?~.~~~~?~~.:.~.~ .~~ ~~~.~~..~~~.P?~ .~.I:~~~~~ . \.~. l?~~~~~.l.~ .i ~.~.i.?~~~~.~.~~ .. .. Kryterium oceny. - efe kt ywność działalności - stopień intensywności metod gospodarowani a - poziom rozwoju i zdolnosć do rozwoju. Miemiki·'()cc·iiY"··· ........ · · ~ ·jjjjcmiki"ckoiiomicziie··(mjn:·erc·k·iy\vil·oś'c·i· :· piy·ililoŚci·:zatlili icnia) .... .... - mierniki technicznc (m.in. rozwoju, postępu technologiczncgo, awaryjności). - mierniki handł owe (m.in. przyros tu przychodów, sk uteczności egzekwowania należności) Żródlo: opracowanie własne na podstawie: [H amrol 1992 , s. 37].. Reasumując należy stwierdzić, że system oceny służy do wartościowania działalności wydzielonego w przedsiębiors twi e ośrodka odpowiedzialności. Wa żne jest ponadto rozstrzygnięcie kwestii, z jakich pozycji wartościujemy działalność centrum gospodarczego i czemu ma on słu żyć. Rozstrzygnięcie tych dwóch kwes tii powinno stanowić punkt wyjścia do budowy systemu oceny ośrodka odpowiedzialności. W ten sposób zaakcentowany zostaje podmiotowo- celowościowy charakter systemu oceny, pozostawiając na uboczu rozwiązali przedmiotowo-narzędziowe aspekty zagadnienia [Hamrol 1992, s. 37] .. 3. Kryteria I metody oceny Niekorzystnym zjawiskiem począ tkowego okresu dokonywania oceny jest pośw ięcan ie zbyt mało uwagi wyborowi właśc iwy ch kryteriów oceny. Kryteria te przeważnie nie są formułowane wprost, dlatego często dopiero po sporzą dzeniu oceny można wnioskować, jakimi kryteriami oceniający się posługiwał. Powoduje to niepożądane zjawisko dominacji metody nad kryteriami oceny. Dążąc do stworzenia racjonalnego rozwiązani a poprzez doskonalenie podstaw i narzędzi metodologicznych, należy na początku sprostać wymaganiom stawianym przez określone dyrektywy. Wśród nich najislotniejsząjest przesłanka nakazująca obiektywizację w doborze kryteri ów oceny oraz odrzucenie arbi-.

(5) cen/rów tralności i przypadkowości w tym zahesie, Realizacja tych postulatów wymaga, by oceniający wyraźnie wyodrębnił kryteria doboru oraz konkretne metody słu żące. ocenie, W praktyce pojawia się często konieczność dokonania wyboru zastosowaniem dobrego kryterium i złej metody lub złego kryterium i dobrej metody, W takich problematycznych sytuacjach należy zdecydowanie opowiedzieć się za pierwszym z prezentowanych wariantów, Wstępnym warunkiem wlaściwego doboru kryteriów oceny jest dokładne rozpoznanie skutków i ustalenie celów analizowanych ośrodków odpowiedzialności. Po wyznaczeniu wstępnego zbioru kryteriów należy poddać go redukcji, biorąc pod uwagę kolejne czynniki doboru, takie jak: hierarchia celów, mierzalność skutków czy przeznaczenie wyników oceny, Wywoluje to potrzebę podjęcia decyzji, co do liczby stosowanych kryteriów oceny, Wszechstronność oceny wymaga konieczności stosowania różnoimiennych kryteriów, co nie jest zgodne z postulatem jednoznaczności oceny, zakladającym pozostawienie jak najmniejszej liczby kryteriów, Analiza wymienionych czynników powinna doprowadzić do rozsądnego kompromisu w tym zakresie, Po ustaleniu właściwych kryteriów oceny powinno się przystąpić do wyboru metody oceny zjawisk ekonomicznych, wśród których najliczniejszą i znacznie zróżnicowaną wewnętrznie grupę stanowią ilościowe metody wskaźnikowe, Umożliwiają one identyfikację, pomiar i wartościowanie skutków ekonomicznych i pozaekonomicznych, Metody opisowe zaś pozbawione wszelkich elementów formalizacji rozpoznają i wartościują jakościowe cechy ocenianych zjawisk poprzez ich logiczną analizę oraz prezentację wyniku badania w formie opisowej, Przy uzyciu tych samych metod są uwzględniane cechy ilościowe, Pomiędzy tymi dwoma metodami umieszczone są metody punktowe, identyfikujące, mierzące i wartościujące zarówno cechy wymierne, jak i werbalne, We wszystkich przypadkach wartości cech wyrażane są tu w jednorodnych, niemianowanych liczbach - stopniach przyjętej skali punktowej, Jednorodna forma wyrazu wartości wszystkich cech umożliwia połącze nie ocen cząstkowych za pomocą prostych dzialań arytmetycznych w ocenę syntetyczną, W systemie ocen korzysta się także z metod pomocniczych, które silnie współpracują z dotychczas wyszczególnionymi, Są to metody badania opinii, które wykorzystuje się do identyfikacji, quasi-pomiaru i wartościowa nia cech jakościowych i ilościowych, odznaczających się trudnym pomiarem z uwagi na ograniczoną porównywalność ich poziomu, W controllingu mają one jednak mniejsze znaczenie, Racjonalizacja doboru metod oceny powinna zmierzać do spełnienia postulatów ich dostosowania do określonych wcześniej kryteriów oceny, warunków mierzalności analizowanych cech oraz stworzenia moż.liwości porównania uzyskanych ocen, Spełnienie powyższych postulatów uzyska się dzięki łącznemu zastosowaniu kilku niezależnych od siebie metod, Kolejnym krokiem po przyjęciu właściwej metody badaJ\ jest prawidiowe jej zastosowanie, Zdarza się bowiem, że niewłaściwy dobór metod jest wynikiem czasami świadomego pomiędzy.

(6) I. Jauusz Nesterak. bądź częściej nieświadomego. nierespektowania stawianych przez m e todę wymagań, bądź też z niedostatków samej metody [Lichtarski 1988, s. 36-38]. Wartościowani u działalności gospodarczej centrum odpowiedzialności podlega przede wszystkim dzialanie, tj. przechodzenie z jednego stanu do drugiego, które jest zbiorem zdarzeli gospodarczych. Powstale odchylenia wplywają na wynik badanej jednostki w ustalonym okresie, stąd przedmiotem oceny mogą być stany, zdarzenia i wyniki gospodarcze określonego centrum gospodm·czego. Odchylenia te świadczą o kierunku, zasięgu zmian w działalnoś c i i stanach ekonomicznych jednostki, a ich wielkość jest miarą tempa zmian usprawniających lub dezorganizujących [Więckowski 1988, s. 13- 14]. Do pomiaru tego zjawiska służą mierniki dziala1ności gospodarczej.. 4. Cechy I zasady doboru mIernIków oceny Przez miernik rozumie się "miarę, wskaźnik określający wielkość, jakiego ś przedmiotu lub zjawiska fizycznego" lub "wartość, wielkość służącą za podstawę oceny jakiegoś zjawiska" [Slowllikjęzyka ... , 1994 , s. 159]. W ekonomii za miernik uznaje się kategorie ekonomiczne odzwierciedlające zdarzenia lub fakty z gospodarowania, występujące w obiekcie lub jego otoczeniu, wyrażone w odpowiednich jednostkach miary (por. [Więckowski 1988 , s. 14]). W ocenie działalności centrum gospodarczego mierniki oceny pelnią ważną funkcję, gdyż wynik dokonanego pomiaru w dużym stopniu zależy od przyjętego miernika. Oznacza to, że w zależności od tego, co chcemy ocenić, należy dobra ć odpowiednie mierniki. Podstawowe funkcje mierników sprowadzają się do pomiaru zjawisk ekonomicznych , na których podstawie dokonuje się oceny funkcjonowania centrów odpowiedzialności oraz przyjęcie ich jako kryteriów slużących podjęc iu decyzji ekonomicznych w tych jednostkach. Reali zacja tych funkcji wymaga, aby mierniki oceny mialy prostą i przejrzystą konstrukcj ę oraz charakteryzowaly się takimi cechami,jak [Sicrpińska 1999, s. 11-12]: 1) adekwatność oznaczająca, że miernik w prawidłowy sposób opisuje odpowiednie zdarzenie i procesy, a ponadto jest malo wrażliwy na zmiany czynników zewnętrznych, wplywających na funkcjonowanie ocenianych jednostek, 2) sila oznaczająca, że miernik jest rozumiany jednolicie oraz jest porównywalny w czasie i przestrzeni pomiędzy jednostkami wewnętrznymi przedsiębiorstwa,. 3) użyteczno ść miernika z punktu widzenia menedżera, pozwalająca z jednej strony na latwość jego interpretacji, z drugiej zaś na zawarciu w nim tylko istotnych treści, 4) efektywność, związana z relacją pomiędzy przewidywanymi kosztami wykorzystania danego miernika, a korzyściami, jakie przynosi jego zastosowanie,.

(7) Zasady oceny centrów. odpowiedzialności lV controlUllgu. I. 5) zgodność, jako właści wość odnoszącą się do relacji miernika do wszelkich innych informacji w przedsiębiorstwie, 6) poziom agregacji, wynikający z potrzeb wykorzystania metod analitycznych i sposobów podejmowania decyzji, 7) pojemność miernika określająca zakres zdarzeń lub faktów odzwierciedlanych przez dany miernik. Przyjmując pojemno ść za kryterium podziału, można wyróżnić [Podstawy /lauki ... , 1997, s. 198-203]: - mierniki syntetyczne, posiadające dużą pojemność, pozwalające im na odzwierciedlenie dużego zakresu zclarze!\ i faktów występujących w działal ności gospodarczej ośrodka odpowiedzialności, - mierniki odcinkowe (cząstkowe) odzwierciedlające zawężone polc zdarzell, pełniące rołę mierników u zupełniających w ocenach zewnętrznych łub podstawowych w ocenach wewnętrznych ośrodka odpowiedziałności, 8) decyzyjność miernika wyraża natomiast zakres odzwierciedłanych przez niego zjawisk, które centrum gospodarcze może kształtować na podstawie wła snych decyzji. Decyzyjność miernika załeży bezpośrednio od istniejącego systemu zarządzania i jest większa w systemie zdecentralizowanym. Poprawność systemu ocen wymaga, aby pojemno ść i decyzyjność miernika były zbliżone, gdyż w sytuacji znacznych różnic występuje możliwość dokonania oceny danego centrum odpowiedzialności na podstawie zdarzell i faktów, na które kierownictwo tego ośrodka nie ma wpływu. Zasada ta istotna jest zwłaszcza w systemie ocen wewnętrznych jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa stosowanych w controllingu operacyjnym. Pomiar wyników działalności danego centrLlIl1 gospodarczego powinien zapewnić ścisle powiązanie stosowanych mierników ze zdefiniowanymi cełami ośrodka odpowiedzialności. Znając kierunek, w jakim zmierza centrum, można dobrać wskaźniki określające sk ute czność jego działalności i efektywności ponoszonych nakladów na realizację wyznaczonego celu. Jeśli centrum ma kilka celów głównych, to należałoby je zintegrować bądź u szeregować wedlug znaczenia. Uszeregowanie to nie jest stałe, a ważność poszczególnych celów może ulegać zmianom w czasie zarówno pod wplywem czynników wewnętrz nych, jak i otoczenia. Każde centrum winno więc mieć ustalony cel, którego realizacja będzie możliwa bez uszczerbku dla celu glównego przedsiębiorstwa . Wykonaniu tego zalecenia służy przestrzeganie na stępujących najważniejszych zasad doboru wskaźników, opisujących cele glówne i szczegółowe [Wers ty 1994, s. 10-11; SierpitIska, Kubalańca 1999, s. 104-105]: I) każdy menedżer ośrodka odpow iedzialności powinien mieć ujawniony jeden podstawowy wskaźnik, którego wartość niedwuznacznie pozwalałaby określać stopici\ realizacji powierzonego mu zadania oraz wskaźniki pomocnicze, określające poziom wykonania celu głównego, 2) kierownik centrum nic powinien odpowiadać za kształtowanie się wskaź ników, na poziom których on oraz osoby kierowane przez niego nie mają żad nego wpływu; opracowane wskaźniki winny być więc dostosowane do obszaru.

(8) I. Jallusz. Nesrerak. odpowiedzialn ości organizacyjnej, charakteru działalności oraz zakresu posiadanej kontroli nad powierzonymi zasobami, 3) osoby poddane monitorowaniu dzięki współuczestnictwie w doborze miar służących ocenie rezultatów ich pracy posiadają możliwość zapoznania się z czynnikami wpływającymi na powstalą ocenę; osoby te powinny posiadać takie kwalifikacje, uprawnienia i informacje , które przy stosowaniu określonego systemu mierników pozwolą im osiągnąć sukces; dodatkowym argumentem przemawiającym za stosowaniem wskaźników jest fakt, że zmniejszają one udzial czynnika subiektywnego w ocenie, co może zwiększać racjonalność decyzji kierowników ośrodków odpowiedzialności i zachęcać ich do efektywnej pracy, 4) informacje o rezultatach funkcjonowania danego ośrodka odpowiedzialności powinny być dostarczane kierownikom systematycznie , tenninowo i w zrozumiałej formie, 5) przy doborze wskaźników nal eży pamiętać o tym, że: - pomiędzy wskaźnikami powinna istnieć logiczna wspólzależność, dlatego nie wolno stosować pseudorelacji ekonomicznych, które powstają wskutek dzielenia przez siebie wielkości nie będących w logicznej i przyczynowej zależności, - konstrukcja wskaźników powinna zapewnić możliwie największą prostotę, zachowując równocześnie ich wartość poznawczą, - wskaźniki dzięki swej neutralnośc i powinny obiektywnie prezentować realizację zadań wyznaczonych ośrodkowi odpowiedziałności, -liczba wskaźników ustalanych dla jednego ośrodka odpowiedzialności nie powinna być duża, a rodzaje wskaźników wyznaczonych dla danego kierownika nie mogą być stałe i powinny zmieniać się wraz ze zmianą powierzanych. mu zadań, - wskaźnik powinien opisywać zasadnicze zadanie danego ogniwa, nie zaś cele drugorzędne, o malym znaczeniu dla rezultatów dzialalności określonego ośrodka odpowiedzialności,. takimi wskaźn ikami, które mogą pelnić rolę ostrzedecydentom przeprowadzenie działaJ] naprawczych. Jak wynika z powyższych zaleceń, doboru wskaźników należy dokonywać odrębnie dla każdego ośrodka odpowiedzialności. Ustalone wskaźniki winny być okresowo poddane przeglądowi, aby wyłączyć z użycia le, które straciły swoją przydatność. Ponieważ istnieje powszechna tendencja do zwiększania ilości informacji przekazywanych poszczególnym kierownikom, to selekcja tych informacji powinna być przeprowadzana systematycznie i starannie [Nesterak 2002, s. 107]. Analizę zjawisk i procesów ekonomicznych należaloby przeprowadzić za pomocą takiej liczby wskaźników, które pozwolą na pelny obraz badanego obiektu. W przeciwnym razie obraz ten będzie fragmentaryczny, a uzyskane z jego analizy wnioski niewłaściwe. Na podstawie odpowiednio przygotowanego zestawu wskaźników i obserwacji zachowania się każdego z nich można wydać prawidIową ocenę i nakre śli ć właściwe kierunki badań analitycznych. -. należy poslugiwać się. gawczą, umożliwiając.

(9) Zasady oceny centrów. odpowiedzialności w. controllingu. I. Trafność przeprowadzonej oceny oraz poprawność badal! zależy więc od spelnienia określonych metodycznych wskazówek do konstrukcji wskaźników. Pierwsza z nich służy do zapewnienia wewnętrznej zgodności pomiędzy licznikiem a mianownikiem wskaźnika oraz pomiędzy metodą jego obliczania a metodą obliczania standardu, z którym porównuje się dany wskaźnik. Ważne jest to, aby licznik i mianownik wskaźnika wyrażony byl w odpowiednio dobra-. nych jednostkach . Druga zasada ma istotne znaczenie zwlaszcza w gospodarkach, w których występuje znaczny poziom inflacji. Jeśli porównania Sil przeprowadzone w czasie i dotyczą wielkości wyrażonych w złotych, to przy występowaniu inflacji należy wyeliminować jej wpływ na porównywane wielkości. Zasada ta dotyczy zarówno licznika, jak i mianownika wskaźnika niezależnie od tego, z którego okresu pochodzą ujmowane w nich wielkości. Poprawność oceny wskaźnikowej wystąpi także w wypadku uwzględnienia zjawiska luki czasowej, jaka istnieje pomiędzy poniesionymi nakladami a osiągniętymi dzięki nim efektami. Czynnik czasu będzie znacznie różnicował poziom wskaź ników wykazanych w różnym czasie, stąd należy dolożyć wszelkich staruń, aby zniwelować to zjawisko w systemie ocen ośrodków odpowiedzialności. Przy budowie wskaźników analitycznych często stosuje się wielkości, które określają zarówno strumienie, jak i zasoby. Chcąc, aby opis obiektu badal! dokonywany przez wskaźniki był możliwie wierny, należy w odniesieniu do zasobów stosować zawsze miary przeciętne. Wydzielony w przedsiębiorstwie ośrodek odpowiedzialności może być opisany za pomocą wielu wskaźników, które chociaż zbliżone co do treści, różnią się znacznie wartością poznawczą i dokładnością obrazu,jakie dostarczają controllerowi. Ponadto nie wszystkie wskaźniki są addytywne, co jest ważne w analizie struktury zjawisk i procesów gospodarczych. Zróżnicowania te sprawiają, że poszczególne wskaźniki, z pozoru jednorodne, mogą być stosowane tylko w określonych warunkach i jeśli się je już stosuje, to należy pamiętać o ograniczeniach ich wartości poznawczej i technicznym utrudnieniu w operowaniu nimi. porównań odpowiedzialności. 5. Bazy. w systemie ocen. ośrodków. Wartość poznawcza wskaźników analitycznych oraz ich użyteczność w systemie ocen nie zależy tylko od samej konstrukcji wskaźników. Równie duże znaczenie mają także ich punkty odniesienia, gdyż dopiero porównanie rzeczywistej wartości wskaźnika z normatywem pozwala na jego ocenę, na ustalenie odchylenia, a następnie przyczyn i skutków tego odchylenia. Opracowanie standardów ella wskaźników analitycznych jest zadaniem stosunkowo trudnym, a sprawiają to: - rozległe powiązania przyczynowo-skutkowe zjawisk ekonomicznych, - często stochastyczny ich charakter, - znaczna liczba zmiennych oddziałujących na dane zjawisko..

(10) Janusz Neslerak. Dotychczasowa praktyka wyróżniła kilka rodzajów standardów dla wskaź ników ekonomicznych. Żaden z nich jednak nie może pelnić roli obiektywnej miary stanu pożądanego dla danego rodzaju wskaźnika. Każdy z nich posiada określone wady, które ograniczają wartość poznawczą porównalI rzeczywistych wielkości wskaźników z ich standardami. Trzy zasadnicze punkty odniesienia wykorzystywane w systemie ocen to: normatywny, czasowy oraz przestrzenny [Podstawy nauki ... , 1997, s. 199- 202; Sierpiń s ka, Jachna 1998, s. 22-27; Wers ty 1990, s. 21 - 24]. Pierwszy z nich ustala wzorzec porównawczy na podstawie planowanej wielkości, co pozwala przeprowadzić ocenę po dokonaniu pomiaru stopnia wykonania przyjętych zalożell. Uwzględniają one zmiany wielkości ekonomicznych mające miejsce w przedsiębiorstwie , branży i całej gospodarce , zmiany w technice i technologii oraz zmiany wartości pieniądza. Przewidywania poziomu kształtowania się określonych wielkości ekonomicznych zawsze są obarczone pewnymi błędami, wynikającymi chociażby z cech osobowościo wych controllera. Stąd wyciągając wnioski z odchyłeń występujących pomię dzy wielkościami planowanymi a rzeczywistymi, nałeży mieć na uwadze to, że poziom tych pierwszych zależy w dużym stopniu od subiektywnych czynników. W drugim punkcie odniesienia wzorcem jest wielkość uzyskana w bazowym okresie, z uw zględnieniem warunków porównywalności. Są one najła twiej dostępne i dlatego najczęściej stosowane . Nie dotyczy to nowo powstałych ośrodków odpowiedzialności oraz tych, które w trakcie oceny zmieniają rodzaj czy profil swojej działalności. Metoda ta nie jest pozbawiona wad, a najważniejszą z nich jest fakt, że poziom wyników uzyskanych w bazowym okresie może być zniekształcony przez wiele zależnych i niezależnych od ośrodka odpowiedzialności czynników. Porównywanie z nimi obecnych osiągnięć nie stwarza motywacji do efektywniejszej pracy zarówno dla kierownika ośrodka odpowiedzialności, jak ijego pracowników. Często znaczny przyrost wyników uzyskanych przez daną jednostkę nie jest rezultatem jej skuteczności, a pozytywnymi zmianami występującymi w calej gospodarce. Dodatkowo postęp techniczny i technologiczny mający znaczny wplyw na ksztaltowanie się wyników okresu badanego, może być powodem dużego niezadowolenia z uzyskanych wyników w danym ośrodku. Ważnym aspektem, który osłabia porównywalność otrzymanych danych z przeszłością jest występowanie inflacji. Dotyczy to tych wskaźników, które w liczniku lub mianowniku zawierają wartość wyrażoną w jednostkach monetarnych. Uklad przestrzenny wyznacza wzorzec na bazie porównania wielkości osiągniętej w danym ośrodku z wielkością uzyskaną w tym samym czasie w podobnej jednostce. Przestrzenne porównania badanej jednostki obiektywi zują ocenę, co jest trudne w porównaniach czasowych. Pozwalają również wyeliminować wpływ zmieniającej się techniki i technologii. W badaniach analitycznych brakuje jednoznacznych ustaleń co do stopnia podobieństwa porównywanych jednostek. Dopuszczalna wielkość różnic pomiędzy rezultatami działalności porówny-.

(11) Zasady oceny celltrów odpowiedz ial/lości. IV. cOlUrolli/lgu. I. walnych jednostek zmienia się odpowiednio do stopnia ogółności wskaźników będących obiektem porównań . Im b ardziej ogólne są wskaźniki, tym znaczniejsza może być różn ica między nimi . Konkretny wy bór układu odniesienia zależy przede wszystkim od cełu i przedmiotu oceny. W controlłin g u wykorzystuje się g łówn ie normatywny i czasowy , natomiast przestrzenny ukł ad od ni esieni a stosuje się, porównując ośrodki odpowiedzi alności funkcjonujące w ramach jednego przedsiębiorstwa.. 6. Podsumowanie Reasumując, należy podkreśli ć, że mo ni torowa ni e działalności ośrodków odpow i edzialnośc i nie jest procesem łatwym, a jego zl ożoność wzrasta w miarę postęp uj ącej decentralizacji zarządzania. W procesie wdrażania systemu con-. trollingu w przedsiębiorstwie, wskutek pozyskiwa ni a nowych doświadczeń stale doskonałą s ię form y i narzędzia monitorowania . W procesie pomian, skuteczności i efektyw n ości funkcjonowania ośrodków od powiedz ialności szczególną uwagę należy zwróc ić na tworzenie takiego systemu ocen, który bylby zrozumi ały zarówno dla kadry mened że rskiej , jak i pracowników. Tworzenie skomplikowanych systemów wskaźników, które niewiele osób odczyta, mija się z celem. Stosowanie łatwego w odbiorze systemu ws kaźników wyjaśnia kierunki i m ożliwości dojścia do wyznaczonego celu . Sensem budowy oraz wykorzystania wskaźników nie jest zatem ich liczba, lecz wiedza zdobyta dzięki nim wspomagająca proces podejmowani a decyzji. Literatura Analiza systemowa - podstawy i metodologia f 1985J, pod red, W. Pindeisena, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, Ashby W.R. [19701, Wstęp do cybemetyki, wyd. 2, PWN, Wa rszawa. Beer S . [1 966], Cybemetyka a zarządzaliie, PWN, Warszawa. Beralanffy L .V. [1 956], Gelieral Systems rlleory, Ye,orbook of the Soeiety for Gener,,1 System Research, nr l . Elemelity teorii systemów; illformacji [1 989], pod red . S. Mynarskicgo, AE w Krakowie, Kraków. Filkom V. [1 9601, rJvod do metodológie vied, SA V, Ilratislava. Hnbr J't Veprek J. [1 976], Systemowa analiza i syllfeza, rWE, Warszawa. Hall A.D. [ 1968] Podstawy techniki systemów, OgrJ/lfe zasady projektowania, PWN, WarI. szawa. Hamrol M. [1992], System ocen)' prz.edsi ębior.\'tIva przemysłowego, Zeszyty Naukoweseria II, nr 126, AE w Poznaniu, POZIlHll. Lichuusk i J. [1998J. Kryteria i metody oceny w diagnozowalliu systemu zarządzallia przedsiębiorstwem [w:] Metody i techniki diagn ozowallia systemll zarządzania p/'zedsif;biorstlVem, pod red. H. Bienioka, AE w Katowicach, KUlowice. Me sa rov i ć M.D. [1964], Views 011 Gel/erat Syste/1/s 71wol'y [w:] Proceedillgs oj t/w Secol/{! Systems S)'Il/OSiWIl, Cass Inst. OfTechnology, IV., Wiley, New York..

(12) I. Janusz Nesterak. Nesteruk J . [2002]. COlllrollillg - system oceny celltrów o(lpowiedzialllości. ANVIX. Kraków. Podslawy /lalIki o przedsiębiorstwie [19971 , pod red. J. Lichtarskiego, wyd. II zmienione i rozszerzone, AE we Wrocławiu, Wroc1aw. Rivelt P., Ackoff R.L. [19631, A Manager's auide 10 Operaliollal Researcl!, Wilcy, New York. SlolVllikjęzyka polskiego [1994], t. III, Wydawnictwo Naukowe PWN, Wyd. IX, Warszawa. Sierph\ska M. [1999], Zakres oceny o.frodkdw odpowiedzialności lV kOlltrolingu operac)~ lIym, "Klient, Dystrybucja, Przesyl", nr 3. Sierpińskn M., Kubala!lca L. [1999] System ocelly cclltrów odpowiedzialno,ki w Zakładzie Energetycznym [w:1 Controlling IV zarządzaniu przedsiębiorstwem. materiały z konferencji naukowej, Łódź-Spala, 24-25 XI, UŁ, Łódź. Sierpillskn Mo, Jachna T. [1998], Ocena przedsiębiorstwa według standardów ,światowych, Wydawnictwo Naukowe PWN. Wyd. II, Warszawa. Wersty B. [1994]. Analiza decyzyjna IV zarządzaniu przedsiębiorstwem. AE we Wrocławiu. Wroclnw, Wers ty B. [1 990], Ocena i diagnostyka IV zarządzaniu przellsiębiorstwem. AE we Wrocła wiu, Wrocław. Więckowski J. (1988), Analiza ekonomiczna IV przedsiębiorstwie przelllyslowym, Wyd , VI zmienione, PWE, Warsznwa,. The Rules for Assessing Cenlres of Responsibilily in Conlrolllng Controlling, as a system which facilitates management decision-making, acts as a guide for particular managers in their actiolls nimed at achieving company objectives, In order to nssess (he performance of tasks cntrusted to them, scvcrnl conditiol1s mus t first be met. One ar these cOllditiollS is the need to establish sepnrale centres af respollsibility, i.e., those nreas of an enterprise's operations for which individuals can be assigned responsibiJity for Ihe performance oJ demarcated tasks. Incrcasing the independence of centres ar responsibility 1TI0tivates them to act in accordallce wilh Ihe jJims and strategy of the firm ns a whole. Arler selling Ihe gonls for centres of responsibility, i.e., drawing up budgels for them, results should be assessed and Iinked lO a mOlivation-based pay system, In the majority of enterprises, the implementation of controlling nccessitates a deparlure from the traditional approach to measuring and assessing economic resuJls in all business eolity. A reliable and aecurate analysis of (he effecliveness and eCficiency of sepamte centres of responsibility in nil elllerprise requires conslrucling an appropriale raring system. The nim or Ihis articJe is to discllss the most import ~mt rules which must be observed during ('my assessment of lhe functioning or demal'cated centres or responsibilily ..

(13)