Streszczenie
Referat jest prób przyblienia zagadnie, które zdaniem autora maj duy wpływ na powodzenie realizacji projektu informatycznego jakim jest wdroenie zintegrowanego sys-temu zarzdzania w przedsibiorstwie. W referacie zwrócono uwag na takie aspekty wdro-e zintegrowanych systemów zarzdzania jak: wła ciwe zdefiniowanie celów projektu, kry-teria wyboru rozwizania informatycznego, odpowiednia motywacja oraz umiejtno kla-syfikowania rzeczy na mniej lub bardziej wane z punktu widzenia osignicia celów wdro-enia systemu informatycznego .
Summary
This paper presents factors which have an important influence on effective implementa-tion of IT systems. The Author of this paper pays attenimplementa-tion to such factors as following: properly defined goals of IT project, criteria of choosing IT solutions, proper motivations and capability to recognize problems in the process of IT implementation which are impor-tant in achieving the goals of IT project.
Efficiency – oriented prospects of look at the implementation of IT systems 1. Wstp
Wdraanie zintegrowanych systemów zarzdzania jest bardzo trudnym przedsiwziciem w wymiarze organizacyjnym, technicznym, a przede wszystkim koncepcyjnym. Właciwy sposób przeprowadzenia wdroenia zintegrowanego systemu zarzdzania zwiksza prawdopodobiestwo osignicia celów wdroenia, skraca czas realizacji projektu oraz minimalizuje koszty projektu. Do czynników, które maj duy wpływ na powodzenie wdroenia zintegrowanego systemu zarz-dzania mona zaliczy: powizanie strategii informacyjnej ze strategi biznesow, właciwy wy-bór rozwizania informatycznego, odpowiednia motywacja oraz umiejtno rozpoznawania rze-czy istotnych z punktu widzenia osignicia celów wdroenia systemu informatycznego.
2. Wiemy co chcemy osign i w jaki sposób
Jednym z czynników decydujcych o efektach wdroe zintegrowanych systemów zarzdza-nia w przedsibiorstwie jest powizanie strategii informacyjnej przedsibiorstwa ze strategi biz-nesow. Innymi słowy potrzeby informacyjne w przedsibiorstwie powinny wynika bezporednio z realizowanych celów biznesowych. Jako przykład celu strategicznego w przedsibiorstwie mo-na poda popraw efektywnoci zarzdzania kosztami. Potrzeby informacyjne jakie mog wynika z postawionego sobie w/w celu to: moliwo analizy kosztów wg miejsc ich powstawania, mo-liwo analizy kosztów w stosunku do załoonego budetu, momo-liwo badania odchyle i przy-czyn ich wystpowania, moliwo prognozowania kosztów itp. Innym celem strategicznym firmy moe by np. poprawa efektywnoci zagospodarowania nadwyek rodków pieninych, jak to ma czsto miejsce w firmach o duym obrocie gotówkowym np.: telekomunikacja, energetyka,
fundusze kapitałowe. Potrzeby informacyjne, które mog wynika z realizacji w/w celu to: moli-wo analizowania wpływów i wypływów gotówki w krótkim horyzoncie czasowym, molimoli-wo okrelenia wysokoci wolnych rodków i okresu w jakim mog by zagospodarowane, moliwo dokonywania symulacji typu: „co jeli ?” itp. Praktyka we wdraaniu zintegrowanych systemów zarzdzania wskazuje, e firmy zazwyczaj wiedz co chc osign, ale nie wiedz w jaki sposób. Jest to bardzo wany sygnał dla firm informatycznych. W dzisiejszych czasach firmy informatycz-ne, które oferuj jedynie narzdzia i technologie bez wsparcia biznesowego maj nikłe szanse na sprzeda swoich produktów. Zagadnienie to jest artykułowane na wielu prezentacjach rozwiza informatycznych w przedsibiorstwach. „Pokacie nam jak poprawi efektywno działania naszej firmy w oparciu o wasze rozwizania, a my kupimy wasz system informatyczny”. Czst prakty-k, szczególnie w duych firmach, jest korzystanie z usług firm konsultingowych, których zada-niem jest wskazanie dróg rozwizania konkretnego problemu w przedsibiorstwie. W oparciu o analizy firm konsultingowych, buduje si wymagania odnonie funkcjonowania przyszłych roz-wiza informatycznych. Praktyka ta jednak rodzi wród przedsibiorstw przygotowujcych si do realizacji projektów informatycznych pewne obawy. Nie chodzi tutaj o wtpliwoci co do kompe-tencji czy rzetelnoci analiz przeprowadzanych przez firmy konsultingowe. Chodzi o wzicie odpowiedzialnoci za efekty realizacji konkretnego projektu. Czy firma konsultingowa wemie odpowiedzialno za firm informatyczn realizujc projekt według okrelonych przez ni zało-e ? Czy firma informatyczna zdecyduje si na realizacj projektu nie majc pewnoci czy przed-stawiony projekt jest do zrealizowania ? Przedsibiorstwo wydajc pienidze chce płaci za kon-kretne efekty, a nie za domniemane korzyci przedstawione w załoeniach. Wydaje si tutaj słusz-ne, e najbardziej idealna sytuacja jest wtedy kiedy nie ma rozmycia odpowiedzialnoci. Firma informatyczna jest zarówno konsultantem, wdroeniowcem jak równie producentem oprogramo-wania. Powodzenie realizacji projektu informatycznego w takich sytuacjach jest znacznie wysze ni gdyby nastpiła dywersyfikacja odpowiedzialnoci.
Definiowanie ekonomicznych miar efektywnoci wdroenia
Inne zagadnienie z jakim mamy do czynienia przy projektach wdroe zintegrowanych sys-temów zarzdzania to uciekanie przez firmy informatyczne od definiowania ekonomicznych miar osignicia wyznaczonych celów wdroenia. Jest to poniekd zrozumiałe. Wemy np. w/w aplika-cj wspomagajc zarzdzanie gotówk w przedsibiorstwie. Miar efektywnoci wdroenia mo-głoby by zwikszenie przychodów wynikajcych z efektywnego alokowania gotówki w odpo-wiednie instrumenty finansowe. Efekty te raczej zale od decyzji uytkownika podejmowanych w oparciu o dostarczane przez system informatyczny informacje (zakładamy, e informacje te s rzetelne i dostarczane w odpowiednim miejscu i czasie). Efekty zatem mog by wiksze lub mniejsze lub moe ich nie by wcale, jeeli nie potrafimy odpowiednio zarzdza finansami w firmie.
Zmiana koncepcji w trakcie realizacji projektu informatycznego
Dobrze jest wiedzie czego oczekujemy od systemu informatycznego przed rozpoczciem bu-dowy rozwizania dla naszej firmy. Znane s przypadki kiedy system informatyczny został zbu-dowany pod konkretne potrzeby firmy, został przekazany do testowania, a okazało si, e klient nagle zmienił koncepcj funkcjonowania systemu. Jest to sytuacja do problematyczna zarówno dla firmy realizujcej projekt jak równie dla firmy, w której projekt jest realizowany. Zmiana koncepcji w trakcie trwania projektu moe stanowi powane zagroenie w jego realizacji. Z
jed-nej strony jawi si tutaj aspekt psychologiczny. Włoylimy ju tyle wysiłku i musimy zaczyna wszystko od nowa, a z drugiej strony zmiana koncepcji wie si zazwyczaj z duymi dodatko-wymi nakładami finansododatko-wymi stanowicymi powan barier dla wielu firm.
Wród kadry zarzdzajcej o niskiej wiedzy z zakresu zagadnie zwizanych realizacj pro-jektów informatycznych dominuje przewiadczenie, e wystarczy wdroy dobry system informa-tyczny a wszystkie problemy same si rozwi. Nic bardziej mylnego. Jeli system informatycz-ny nie jest zoptymalizowainformatycz-ny pod ktem osigania okreloinformatycz-nych celów biznesowych, nie bdzie mona mówi o wymiernych efektach z wdroenia nawet najbardziej zaawansowanych aplikacji. 3. Wiemy jakie rozwizanie wybra oraz z kim chcemy współpracowa
Wybór rozwizania informatycznego jest decyzj o charakterze strategicznym. Popełnienie błdu na tym etapie bdzie rzutowało na wiele lat. Jakimi kryteriami kierowa si zatem przy wyborze rozwizania informatycznego oraz wyborze firmy, która bdzie realizowa projekt in-formatyczny w naszym przedsibiorstwie ?
Rozwizania branowe
Trudno sobie wyobrazi lepsz sytuacj, gdy system informatyczny, który zamierzamy kupi działa i sprawdził si w firmach o podobnym profilu działalnoci. Prawdopodobiestwo, e projekt zakoczy si sukcesem jest o wiele wiksze, ni gdybymy wdraali system w firmie o okrelonej specyfice działalnoci po raz pierwszy. Implementacja rozwiza branowych powinna dodatko-wo wpłyn na obnienie kosztów projektu informatycznego ze wzgldu na ograniczenie liczby zmian i modyfikacji.
Modułowo rozwiza
Obecnie na rynku poszukuje si rozwiza dajcych si łatwo i szybko wdroy oraz przyno-szcych natychmiastowe efekty. Z bada jakie przeprowadziłem w 2003 r. na grupie 30 przedsi-biorstw wynika, e adna z firm wdraajcych zintegrowane systemy zarzdzania nie zdecydowała si na wdroenie systemu w całoci. Decydowano si na wdraanie pojedynczych modułów i do-chodzenie do pełnej funkcjonalnoci stopniowo. Postpowanie to ma uzasadnienie nie tylko eko-nomiczne, ale równie wynikajce z rozumnego podejcia do realizacji projektu informatycznego. Wdroenie systemu w przedsibiorstwie powoduje znaczne obcienie zasobów. Działanie na wielu „frontach” w jednym czasie byłoby nadzwyczaj ryzykowne.
Wiarygodno producenta oprogramowania
Wdroenie systemu informatycznego wie nas z producentem oprogramowania na długie la-ta. Dlatego przy wyborze systemu informatycznego powinnimy bra pod uwag nie tylko ocen samego rozwizania, ale równie ocen jego producenta jako przyszłego partnera biznesowego. Producent oprogramowania powinien nam zapewni moliwo rozwoju systemu, szybk adapta-cj oprogramowania do nowych warunków i zmian, które zachodz wewntrz jak i na zewntrz firmy oraz serwis systemu. Trudno sobie zatem wyobrazi podpisanie umowy z producentem oprogramowania, którego sytuacja rynkowa jest niepewna. Przy ocenie wiarygodnoci producenta systemu powinno si stosowa identyczne techniki jak przy ocenie kadego innego partnera han-dlowego, np.: kondycj finansow firmy na przestrzeni kilku lat, ocen kadry zarzdzajcej, per-spektywy rozwoju firmy na najblisze lata, podpisane kontrakty i umowy o współpracy itp. Jedn
z form zabezpiecze jakie mona zastosowa przy wdroeniach zintegrowanych systemów zarz-dzania jest depozyt kodów ródłowych. W przypadku ogłoszenia upadłoci przez producenta oprogramowania firma, która uytkuje oprogramowanie upadłego producenta ma prawo do ko-rzystania z kodów ródłowych serwisujc system we własnym zakresie.
Dowiadczenie firmy wdraajcej
Dowiadczenie konsultantów realizujcych projekt informatyczny jest jednym z podstawo-wych czynników warunkujcych powodzenie realizacji tego projektu. O jakoci konsultantów decyduje nie tyle wiedza merytoryczna nt. zagadnie, którymi si zajmuj ale przede wszystkim zdolno do rozwizywania konkretnych problemów w trakcie wdroe. Nie ma wikszego pro-jektu informatycznego, w którym by nie napotykano na problemy. Nie ulega wic wtpliwoci, e im wiksze dowiadczenie konsultantów tym ich zdolno do rozwizywania problemów powinna by wiksza. Warto zatem w trakcie prezentacji rozwiza dopytywa o problemy jakie napotyka-ły firmy wdroeniowe podczas realizowanych dotychczas projektów oraz sposoby ich rozwizy-wania. Warto równie podobne wywiady prowadzi w trakcie wizyt referencyjnych w przedsi-biorstwach, w których firma wdroeniowa realizowała projekty.
4. Jestemy gotowi do powice
Proces wdroenia zintegrowanego systemu zarzdzania jest wspólnym przedsiwziciem za-równo firmy wdraajcej jak i klienta. Dopiero połczenie wysiłków obu stron moe da efekt w postaci sprawnego i efektywnego przeprowadzenia projektu informatycznego. Analizujc metodo-logie wdroe znanych na rynku rozwiza informatycznych wida, e w miar zaawansowania prac nad projektem ciar wdroenia jest przesuwany stopniowo na pracowników firmy, w której projekt jest realizowany. Postpowanie to z jednej strony wpływa na obnienie kosztów projektu, a z drugiej strony uaktywnia pracowników klienta i wymusza wzicie przez nich odpowiedzialnoci za realizowany projekt. Wdroenie systemu informatycznego znacznie obcia zasoby przedsi-biorstwa. Pracownicy przedsibiorstwa poza codziennymi obowizkami w firmie musz dodatko-wo powica czas na prace zwizane z projektem. Znane s w praktyce przypadki sabotowania projektów informatycznych przez pracowników bdcych członkami zespołów wdroeniowych po stronie klienta. Niezauwaenie tego problemu przez kierownictwo przedsibiorstwa, w którym realizowany jest projekt stanowi powany błd, który moe mie konsekwencje w postaci nieuda-nego wdroenia. Jak zatem motywowa pracowników przedsibiorstwa do wydajnej pracy nad wdroeniem systemu informatycznego? Jak podkrela wiele firm, w których były realizowane projekty wdroe zintegrowanych systemów zarzdzania bardzo wan rzecz jest wsparcie ze strony zarzdu firmy. Brak naleytego zainteresowania członków zarzdu pracami zwizanymi z realizacj projektu przekłada si na brak motywacji ze strony pracowników. Inny czynnik moty-wujcy do bardziej wydajnej pracy nad projektem, to naleyte zrozumienie przez pracowników firmy celu realizowanego projektu w przedsibiorstwie. Dlatego niezmiernie istotn rzecz w procesie wdroenia systemu informatycznego jest jako warsztatów szkoleniowych, podczas których wiedza ta zazwyczaj jest przekazywana. Nie ulega równie wtpliwoci, e wanym czynnikiem motywujcym jest dodatkowa gratyfikacja finansowa np. w postaci premii.
5. Wiemy co jest wane
Jedn z cennych umiejtnoci osób realizujcych projekt informatyczny jest zdolno rozpo-znawania rzeczy istotnych z punktu widzenia osignicia celów wdroenia systemu informatycz-nego. Chodzi tu o wyczulenie zarówno osób bdcych po stronie firmy wdraajcej jak równie, a przede wszystkim osób stanowicych zespół wdroeniowy ze strony klienta. Jako przykład mona poda zgłaszanie przez klienta (zazwyczaj w pierwszej fazie testów) duej liczby uwag odnonie funkcjonowania systemu informatycznego z prob o modyfikacje. Cz tych uwag z punktu widzenia osignicia celów wdroenia ma swoje uzasadnienie i powinna by uwzgldniona przy modyfikacjach systemu w trakcie trwania projektu, ale dua ich cz moe by z powodzeniem uwzgldniona po zakoczeniu wdroenia w ramach realizacji usług serwisowych. Nieumiejtne zarzdzanie modyfikacjami systemu w trakcie realizacji projektu informatycznego moe doprowa-dzi do zbytniego obcienia zasobów jakimi dysponujemy, wzrostu kosztów, przesunicia termi-nów, braku naleytej koncentracji na rzeczach istotnych, co w konsekwencji moe doprowadzi do sytuacji stanowicych zagroenie realizacji całego projektu informatycznego.
Bibliografia
1. Szyjewski Z.: Zarzdzanie projektami informatycznymi, Agencja Wydawnicza „Placet” War-szawa 2001
2. Cegieła R., Zalewski A.: Racjonalne zarzdzanie przedsiwziciami informatycznymi i sys-temami komputerowymi. Nakom Warszawa 2000
3. Kisielicki J., Sroka Henryk: Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza „Placet” Warszawa 1999
4. Durlik I.: Reengineering i technologia informatyczna w restrukturyzacji procesów gospodar-czych, Wydawnictwo Naukowo Techniczne, Warszawa 2002
5. Dokument Jakoci Projektu PQD dla projektu wdroenia IFS Applications
Piotr Komsta
e-mail: p.komsta@interia.pl Wysza Szkoła Zarzdzania ul. Mickiewicza 1, 35-064 Rzeszów
