ISSN:1896Ǧ382X|www.wnus.edu.pl/epu DOI:10.18276/epu.2018.131/1Ǧ05|strony:49–56
RafaÏBoniecki
UniwersytetTechnologicznoǦPrzyrodniczywBydgoszczy WydziaÏTelekomunikacjiiElektrotechniki ZakÏadSystemówTeleinformatycznych raboni@utp.edu.plJózefRawÏuszko
joraw@utp.edu.plOmodernizacjisystemuERP
wprzedsi¸biorstwachprzetwórczoǦtransportowych
Kody JEL: D29, D79, G39, K29, L71, L86 Sáowa kluczowe: systemy ERP, informatyzacjaStreszczenie. W referacie opisano przypadek modernizacji systemu ERP w przedsiĊbiorstwach
sektora utylizacji odpadów, spowodowanej koniecznoĞcią speánienia wymagaĔ ustawy z dnia 9 marca 2017 roku dotyczących systemu monitorowania drogowego przewozu towarów. Wyma-gania ustawy zostaáy speánione dziĊki kompleksowej informatyzacji procesów wytwórczych i transportowych.
Wprowadzenie
Od ponad dwóch dekad moĪna obserwowaü báyskawiczny rozwój technologii informatycznych, dziĊki którym staje siĊ moĪliwe miĊdzy innymi coraz sprawniejsze zarządzanie przedsiĊbiorstwami przez kadrĊ menadĪerską.
Z drugiej strony obserwujemy staáy wzrost wymagaĔ dotyczących zarówno opty-malizacji procesów wytwórczych i transportowych, jak i poszerzania zakresu dziaáaĔ sprawozdawczo-kontrolnych, w celu zaspokojenia potrzeb wewnĊtrznych i zewnĊtrz-nych interesariuszy (np. administracji skarbowej, agend ochrony Ğrodowiska naturalne-go itp.). Istnieje w tym przypadku swoiste dodatnie sprzĊĪenie zwrotne, gdyĪ wymaga-nia powyĪsze nie byáyby moĪliwe do efektywnego speániewymaga-nia bez wykorzystawymaga-nia wspóá-czesnej ICT, z drugiej zaĞ strony ĞwiadomoĞü moĪliwoĞci stwarzanych przez ICT
skáa-nia do wysuwaskáa-nia, zwáaszcza przez interesariuszy zewnĊtrznych, kolejnych wymagaĔ sprawozdawczo-kontrolnych wzglĊdem przedsiĊbiorców.
Relacje powyĪsze oddziaáują oczywiĞcie na rozwój systemów ERP, a jednocze-Ğnie rodzą róĪnorodne, nie zawsze pozytywne, konsekwencje, zwáaszcza z punktu wi-dzenia przedsiĊbiorcy.
Zagadnienia powyĪsze zostaną omówione na przykáadzie dziaáaĔ podejmowanych w tym zakresie przez przedsiĊbiorstwa z branĪy przetwórczo-transportowej zajmujące siĊ utylizacją odpadów niebezpiecznych.
1.
Studiumprzypadkuprzedsi¸biorstwaprzetwórczoǦtransportowego
W referacie autorów z 2012 roku zatytuáowanym „System monitorowania prze-wozów materiaáów niebezpiecznych” (Boniecki, Rawáuszko, 2012) przedstawiono stworzony dla potrzeb konkretnego przedsiĊbiorstwa, dziaáającego w branĪy utylizacji odpadów (Eurobac sp z o.o.), system ERP, powiązany z systemem GPS zainstalowa-nym w pojazdach realizujących usáugi transportowe na rzecz tego przedsiĊbiorstwa. W kolejnych latach udziaáowcy Eurobac sp z o.o. przejĊli przedsiĊbiorstwo rerafinacji zuĪytych olejów w Trzebinii i w związku z tym stworzony dla „Robac” system ERP zostaá zaadaptowany jako narzĊdzie w procesach zarządzania przedsiĊbiorstwem „Eu-robac” w Trzebinii. Wysoką efektywnoĞü dziaáania tego systemu uzyskano dziĊki kom-pleksowej automatyzacji i informatyzacji procesów przetwórczych w rafinerii. Dziaáa-nia te zostaáy opisane w referatach konferencyjnych: „System monitorowaDziaáa-nia przewo-zów materiaáów niebezpiecznych” oraz „Kompleksowa informatyzacja jako metoda efektywnego przejĊcia i zarządzania przedsiĊbiorstwem” (Boniecki, Rawáuszko, 2012, 2014).
Jakkolwiek stworzony system ERP doskonale realizowaá zadania stawiane przez menadĪerów zarządzających przedsiĊbiorstwami „Eurobac” i „Robac”, to okazaáo siĊ, Īe wymaga on kolejnej, powaĪnej modyfikacji i dalszej rozbudowy. Wymagania w zakresie dalszej rozbudowy systemu wynikają z powtarzających siĊ okresowo istot-nych zmian Ğrodowiska prawnego, w którym funkcjonują przedsiĊbiorstwa tej branĪy. Najistotniejszą zmianĊ wymagaĔ w 2017 roku w odniesieniu do przedsiĊbiorstw uczestniczących w obrocie i przetwarzaniu áadunków niebezpiecznych wprowadziáa ustawa z dnia 9 marca ubiegáego roku.
Ustawa z dnia 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów mająca na celu wdroĪenie narzĊdzia uszczelniającego system podatkowy na-káada koniecznoĞü prowadzenia rejestrów przez trzy rodzaje podmiotów: podmiot wy-syáający, podmiot odbierający i przewoĨnika.
„W ustawie podmiot wysyáający zdefiniowano jako osobĊ prawną, osobĊ fizycz-ną, lub jednostkĊ organizacyjną nieposiadającą osobowoĞci prawnej, prowadzącą dzia-áalnoĞü gospodarczą, dokonującą:
dostawy towarów w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usáug,
ostatniej przed rozpoczĊciem przewozu towarów – w przypadku gdy jest do-stawcą towaru, a po wydaniu towaru jest on przewoĪony na rzecz podmiotu odbierającego,
uprawnioną do rozporządzania towarami jak wáaĞciciel w momencie rozpoczĊ-cia przewozu w przypadku gdy dostarcza towary na rzecz podmiotu odbierają-cego w celu dokonania dostawy towarów po zakoĔczeniu przewozu towarów, eksportu towarów w rozumieniu ustawy, o której mowa w pkt 1,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w rozumieniu ustawy, o której mo-wa w pkt 1).
Drugi z podmiotów nazwany zostaá podmiotem odbierającym, rozumianym jako osobĊ fizyczną, osobĊ prawną lub jednostkĊ organizacyjną nieposiadającą osobowoĞci prawnej, prowadzącą dziaáalnoĞü gospodarczą, dokonującą wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów lub nabycia towarów w przypadku dostawy towa-rów w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towatowa-rów i usáug.
Trzeci ze zobowiązanych to przewoĨnik, rozumiany jako osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowoĞci prawnej, prowadząca dziaáalnoĞü gospodarczą, wykonująca przewóz towarów” (System monitorowania…). Aktualizacja, uzupeánianie i przesyáanie zgáoszenia odbywa siĊ za poĞrednictwem Platformy Usáug Elektronicznych Skarbowo-Celnych.
Na podmioty te (na mocy art. 5 ust.1 ustawy) naáoĪono nastĊpujące obowiązki: przesáanie zgáoszenia do rejestru,
uzyskanie numeru referencyjnego dla tego zgáoszenia,
przekazanie numeru referencyjnego pozostaáym podmiotom biorącym udziaá w przewozie towarów,
podanie aktualnych danych adresowych miejsc zaáadunku towaru oraz rozáa-dunku towaru,
podanie danych dotyczących towaru bĊdącego przedmiotem przewozu, w szczególnoĞci rodzaj towaru, pozycji cn lub podkategorii pkwiu, iloĞci, masy brutto ewentualnie objĊtoĞci,
przekazanie kierującemu przed rozpoczĊciem przewozu towaru otrzymanego numeru referencyjnego; to samo dotyczy dokumentu zastĊpującego zgáoszenie i potwierdzenie przyjĊcia tego dokumentu albo dokumentu wskazującego na przesuniĊcie miĊdzymagazynowe (kierujący, w momencie rozpoczĊcia prze-wozu towaru, jest obowiązany posiadaü numer referencyjny, a w przypadku awarii systemu po stronie krajowej administracji skarbowej, dokument zastĊ-pujący zgáoszenie i potwierdzenie przyjĊcia tego dokumentu, albo dokument przesuniĊcia miĊdzymagazynowego),
odmówienie rozpoczĊcia przewozu towaru w przypadku nieotrzymania przez kierującego numeru referencyjnego albo jednego z powyĪszych dokumentów.
Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy, na podmioty uczestniczące w obrocie áadunkami niebezpiecznymi bĊdą nakáadane kary pieniĊĪnie w wysokoĞci do 20 000 zá w przypadku:
niedokonania zgáoszenia przez przewoĨnika,
stwierdzenia, Īe towar nie odpowiada co do rodzaju, iloĞci, masy lub objĊtoĞci wskazanych przez przewoĨnika w zgáoszeniu.
Dodatkowo, gdy przewoĨnik nie uzupeáni zgáoszenia o dane, o których mowa w art. 5 ust. 4 i art. 6 ust. 3, takĪe na przewoĨnika nakáadana bĊdzie kara pieniĊĪna w wysokoĞci 5000 zá.
Nadto w przypadku, gdy przewoĨnik nie wykona obowiązku, o którym mowa w art. 8 ust. 1 (aktualizacja danych w zgáoszeniu) i zgáosi dane niezgodne ze stanem faktycznym, inne niĪ dotyczące towaru, naáoĪona zostanie na niego kara pieniĊĪna w wysokoĞci 10 000 zá.
Istotnym elementem caáego systemu bĊdzie obligatoryjne dysponowanie przez uczestników obrotu towarowego aktualnym plikiem dokumentów przypisanych do automatycznie nadanego numeru referencyjnego, którego waĪnoĞü trwa dziesiĊü dni. Przewóz áadunku bez tego numeru jest zagroĪony wysoką grzywną.
Na mocy art. 32 ust. 1, w przypadku stwierdzenia braku w trakcie kontroli rozpo-czĊcia przewozu towaru przez kierującego bez numeru referencyjnego, bez dokumentu zastĊpującego zgáoszenie i potwierdzenia przyjĊcia dokumentu zastĊpującego zgáosze-nie albo dokumentu przesuniĊcia miĊdzymagazynowego, kierujący podlegaü bĊdzie karze grzywny w wysokoĞci od 5000 do 7500 zá.
Jak wynika z powyĪszego, wszelkie nieprawidáowoĞci i odstĊpstwa od procedur okreĞlonych ustawą (tak umyĞlne, jak i nieumyĞlne) są zagroĪone wysokimi karami pieniĊĪnymi, które mogą w sposób istotny rzutowaü na efektywnoĞü ekonomiczną przedsiĊbiorstwa.
Obieg informacji przedstawiony na rysunku 1 kreuje problemy i trudnoĞci realiza-cji wymagaĔ stawianych przez ustawĊ. W przypadku poáączonego konsorcjum firm P.W. Robac oraz Eurobac sp z o.o., które speániają rolĊ zarówno strony odbierającej, wysyáającej, jak i przewoĪącej wáasnym transportem, komplikacja wyĪej wymienionych problemów wzrasta niepomiernie.
PowyĪsze realia obrotu towarowego wymusiáy dalszą koniecznoĞü rozbudowy systemu ERP (Boniecki, Miciak, Rawáuszko, 2012) o moduáy umoĪliwiające automa-tyczne wprowadzanie i przetwarzanie danych wymaganych ustawą, w celu wyelimino-wania wpáywu czynnika ludzkiego na informacje przekazywane interesariuszom ze-wnĊtrznym (Krajowa Agencja Skarbowa, Urząd Skarbowy, PUESC) – patrz rysunek 1.
Rysunek 1. Aktualny diagram kontekstowy podmiotów bĊdących w interakcji w procesie prze-wozu áadunków niebezpiecznych
ħródáo: opracowanie wáasne na podstawie modelu procesu biznesowego obsáugi zgáoszenia SENT.
Realizacja wyĪej wymienionych wymagaĔ proceduralnych zgodnie z ustawą, w oparciu jedynie o PlatformĊ Usáug Elektronicznych Skarbowo-Celnych, okazaáa siĊ w praktyce nieefektywna, co w nieodlegáej przyszáoĞci mogáo spowodowaü powaĪne zagroĪenie dla finansów zainteresowanych przedsiĊbiorstw.
Gáównym zdiagnozowanym problemem byáy problemy kadrowe, ludzkie, to jest przypadkowe lub intencjonalne popeánianie báĊdów przy wprowadzaniu i przetwarzaniu danych. W celu wyeliminowania tych zagroĪeĔ zespóá autorski rozbudowaá dotychcza-sowy system ERP o mechanizmy wykorzystujące API omawianej platformy Skarbowo-Celnej, dziĊki którym zautomatyzowano wprowadzanie danych, a tym samym sprowa-dzono do minimum moĪliwoĞü wprowadzania báĊdnych informacji przez uczestników obrotu towarowego i dalszej propagacji tych báĊdów w systemie ERP i moduáach prze-syáania informacji interesariuszom zewnĊtrznym.
Po wdroĪeniu modyfikacji systemu ERP (rys. 2 i 3) relacje podmiotów bĊdących w interakcji w procesie przewozu áadunków wraĪliwych przybierają poniĪszą postaü.
D o ko nuj Čcy p rze w ozu Pr ze w oǍ ni k Se nt DB St at u s ER P Wy sy ųaj Čcy Od bi er aj Čcy SI Se nt Sent 100 Sent 110 Sent 500 Rejestracja przewozu Dokonaniezgųoszenia przewozu Zgųoszenie chħci przewozu Potwierdzam Rejestracjħ Zgųoszenia BųČd walidacji Numer Referencyjny Czyanulowađ Zlecenie? OdstČpinie odprzewozu Tak Sent 400 Sent 104 Sent 500 Sent 111 Chcħzwery fikowađ KluczeChcħodstČpiđ odrealizacji przewozu Potwierdzam Anulowanie zgųoszenia BųČd Walidacji Anulowanie Zgųoszenia przewozu Czyanulowađ Zlecenie? Tak Sent 400 Sent 112 Sent 102 Sent 500 Uzupeųnieni e Zgųoszeniaprzewozu Przedrozpoczħciem przewozu Nie Nie Czyistnieje koniecznoƑđ Aktualizacji zlecenia? Uzupeųnieni e zgųoszeniaprzed rozpoczħciem przewozu Aktualizacja Zgųoszenia przewozu Aktualizacja Zgųoszenia przewozu Czyistnieje koniecznoƑđ Aktualizacji danych? Sent 400 Sent 111 Sent 101 Sent 500 Oto PodglČd danych BųČd Walidacji danych Czyzweryfikowađ Klucze? Chcħaktualizowađ dane Tak 2 Nie 4 Nie TakwysyųajČcy 3 1 TakprzewoǍnik Status2 Status0
Rysunek 2. Schemat obiegu informacji miĊdzy interesariuszami uczestniczącymi w realizacji procedur zgodnie z ustawą (cz. 1)
ħródáo: opracowanie wáasne na podstawie modelu procesu biznesowego obsáugi zgáoszenia SENT.
D o ko nuj Čcy p rzew ozu Pr ze wo Ǎni k Se n t DB St at u s ER P Wys yų aj Čcy Od bi er aj Čcy SI Se nt Sent 400 Sent 102 Sent 500 Aktualizacja Zųoszenia przewozu Sent 112 Sent103 Sent 500 Sent 112 Aktualizacja Zgųoszenia przewozu 1 3
ChcħzweryfikowađkluczelubpobrađinfoChcħdoko nađaktualizacji danych BųČd Walidacji Potwierdzamaktualizacjħ danych Czyzakoŷczenie przewozu Natereniekraju ? Uzupeųnieniezgųoszeniao odbiorzetowaru Tak Nie 2 Uzupeųnieniezgųoszeniaoodbiorze towaru Sent 400 Chcħzwery fikowađ klucze Chcħpotwierdziđ Odbiórtowaru Potwierdzamuzupeųnien iezgųoszenia BųČdwalidacji /odrzuceniekomunikatu Status2 Status3
Rysunek 3. Schemat obiegu informacji miĊdzy interesariuszami uczestniczącymi w realizacji procedur zgodnie z ustawą (cz. 2)
Podsumowanie
Z wieloletniego doĞwiadczenia w stosowaniu systemu ERP w przedsiĊbiorstwach sektora utylizacji odpadów wynika, Īe istnieje koniecznoĞü okresowej modyfikacji i rozbu-dowy tego systemu.
Do modernizacji systemu ERP z jednej strony skáaniają uwarunkowania wewnĊtrzne przedsiĊbiorstw, z drugiej zaĞ są one wymuszane przez zmiany Ğrodowiska legislacyjnego, w którym przedsiĊbiorstwa funkcjonują.
Gáównym wewnĊtrznym powodem zmian jest potrzeba eliminacji czynnika ludzkiego, bĊdącego najczĊstszą przyczyną báĊdów przy wprowadzaniu, jak i przy przetwarzaniu da-nych, zarówno w procesach fizycznego przetwarzania odpadów, jak i w procedurach finan-sowo-ksiĊgowych.
Gáównym czynnikiem zewnĊtrznym wymuszającym modernizacjĊ systemu ERP są zmiany Ğrodowiska prawnego, w którym przedsiĊbiorstwa funkcjonują. Przykáadowo – ustawa z dnia 9 marca 2017 roku, dotycząca systemu monitorowania drogowego przewozu towarów, która narzuciáa bardzo ostre wymagania w zakresie szczegóáowoĞci, dokáadnoĞci i terminowo-Ğci przekazywanej informacji organom kontrolno-skarbowym, celnym, ochrony Ğrodowiska, administracji samorządowej i paĔstwowej, wymusiáa radykalną rozbudowĊ systemu ERP o moduáy speániające praktycznie, w automatyczny sposób, te wymagania.
Przypadki wymuszonej modernizacji systemu ERP przez zmiany Ğrodowiska legisla-cyjnego są przyczyną wzrostu kosztów funkcjonowania przedsiĊbiorstw, a tym samym pogarszają ich wyniki finansowe, co dotyczy szczególnie przedsiĊbiorstw maáej i Ğredniej wielkoĞci. Tworzy to równieĪ wzrastającą barierĊ ekonomiczną wejĞcia do tego sektora nowych podmiotów gospodarczych.
Jest sprawą oczywistą, Īe restrykcyjnoĞü ustawy zostaáa wymuszona koniecznoĞcią zwalczania licznych patologii gospodarczych wystĊpujących w sektorze przetwarzania i utylizacji odpadów i związanym z tym brakiem zaufania organów skarbowych, celnych, administracji paĔstwowej i samorządowej do podmiotów dziaáających w tym sektorze. DoĞwiadczenie w stosowaniu zmodernizowanego systemu ERP wykazaáo, Īe taki system oddziaáuje dyscyplinująco równieĪ na pracowników wewnątrz przedsiĊbiorstwa, co z punktu widzenia osób ze Ğcisáego kierownictwa firm jest jego duĪą zaletą.
UwzglĊdnienie obserwowanych trendów rozwojowych polityki gospodarczej PaĔstwa prowadzi do wniosku, Īe w najbliĪszym czasie bĊdzie konieczna kolejna modernizacja systemu ERP uwzglĊdniająca potrzeby krzyĪowej kontroli podmiotów zajmujących siĊ przetwarzaniem i transportem materiaáów niebezpiecznych.
Literatura
Boniecki, R., Miciak, M., Rawáuszko, J. (2012). System monitorowania przewozów materiaáów niebezpiecznych. Zeszyty Naukowe Uniwersytet SzczeciĔskiego, 702. Ekonomiczne
Boniecki, R., Rawáuszko, J. (2013). Wykorzystanie nowoczesnych narzĊdzi do monitorowania i zarządzania procesami technologicznymi w sieciach przedsiĊbiorstw. Zeszyty Naukowe
Uniwersytetu SzczeciĔskiego, 762, 311–318.
Boniecki, R., Rawáuszko, J. (2014). Kompleksowa informatyzacja jako metoda efektywnego przyjĊcia i zarządzania przedsiĊbiorstwem. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu SzczeciĔskiego, 809, 441–447.
Hazardous Materials Cooperative Research Program. Report 4: Emerging Technologies Applica-ble to Hazardous Materials Transportation Safety and Security (2011). Washigton D.C.: Transportation Research Board.
Recommendations on the Transport of Dangerous Goods. Model Regulations. Vol.1. (2005). New
York and Geneva: United Nations, 2005.
System monitorowania drogowego przewozu towarów. Pobrano z: https://puesc.gov.pl (3.01.2018)
Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów. Dz.U. 2017, poz. 708.
ON THE DEVELOPMENT OF THE ERP SYSTEM IN THE PROCESSING-TRANSPORTING ENTERPRISES
Keywords: ERP systems, informatization.
Summary. The paper describes the case of the ERP system modernization as an effect of
obliga-tory bringing in of the requirements according to the law related to the enterprises engaged at processing and transporting used up oils. The requirements of The Law were fulfilled by total informatization of the production and transport processes.
Translated by Józef Rawáuszko
Cytowanie
Boniecki, R., Rawáuszko, J. (2018). O modernizacji systemu ERP w przedsiĊbiorstwach prze-twórczo-transportowych. Ekonomiczne Problemy Usáug, 2 (131/1), 49–56. DOI: 10.18276/epu.2018.131/1-05.
