ACTA U N IV ER SITA TIS LODZIENSIS
FOLIA OECONOM ICA 167, 2003
Janusz K. Grabaru
ZNACZENIE EDI DLA PRAWIDŁOWO REALIZOWANYCH
Z A D A Ń W OBSZARZE LOGISTYKI ODWROTNEJ
W materiale autor zwraca uwagę, że dla właściwego funkcjo-nowania logistyki odwrotnej niezbędne jest stworzenie lub wyko-rzystanie odpowiedniego systemu EDI, który będzie uwzględniał wszystkie potrzebne elementy. Strukturę i funkcjonowanie systemu EDIw logistyce odwrotnej autor szeroko prezentuje na przykładzie zestawu transakcyjnego ANSI ASC X12 v.003050.
In the paper author points that proper reverse logistics func-tioning requires creation or usage o f suitable EDI system consist-ing all necessary elements.The author widely presents the struc-ture and functioning o f EDI system in reverse logistics basis on the EDI transaction set - ANSI ASC X12 version 003050.
W zrastające znaczenie logistyki odwrotnej
W zrost ilości przepisów praw nych zm uszających firmy do przyjęcia z p o -wrotem w adliw ych produktów spow odow ał, że przedsiębiorstw a m uszą zacząć rozw ijać system y odw rotnej dystrybucji, aby poradzić sobie z napływ em pro-duktów w adliw ych i po recyklingu. Kwestia propro-duktów w ycofyw anych ze sprzedaży nie jest ju ż rozw ażana tylko teoretycznie: jest to ju ż norm alne postę-pow anie producentów produktów przem ysłow ych i konsum pcyjnych. M aszyny, sam ochody, telew izory, urządzenia, kosm etyki, ubrania - żaden produkt nie jest idealny, a ich lista jest faktycznie bez końca. Rzeczyw ista w artość produktów w ycofyw anych ze sprzedaży i po recyklingu, które trzeba transportow ać sięga m ilionów dolarów . Ponadto prognozy na podstaw ie dokum entów ukazują, że trend ten będzie kontynuow any głów nie z powodu szybko zm ieniającej się technologii pow odującej częste zm iany w produkcie oraz nowych przepisów praw -nych w prow adza-nych na całym św iecie w ym agających przyjm ow ania z pow ro-tem produktów wadliw ych i recyklingu odpadów .
M im o wagi problem u, zarów no w dużych ja k i m ałych przedsiębiorstw ach lekcew ażono tw orzenie system atycznych planów przyjm ow ania wycofanych ze sprzedaży w adliw ych produktów i recykling odpadów . O kazało się to działa-niem krótkow zrocznym . Do problem u zw racania produktów należy podejść strategicznie i stw orzyć realny plan działania.
Dotychczas projektując cały system dystrybucji w tradycyjny sposób anali-zow ano proces dystrybucji rozpatrując przepływ dóbr od producenta do konsu-menta. Jednakże dzisiaj z różnych pow odów , innych niż tylko w adliw e produk-ty, należy zacząć m yśleć o system ach odw rotnych, wstecznej dystrybucji, tzn. w kierunku od konsum enta do producenta oraz o ekonom icznym i spraw -nym budow aniu dobrych system ów logistyki odw rotnej . M iędzy in-nymi ze względu na recykling odpadów . Jedną z głów nych przeszkód w procesie recy-klingu jest brak uporządkow anego system u odw rotnej dystrybucji i ogrom ne koszty zbierania i transportu odpadów . Am erican Paper Institute liczy, że głów -ny koszt recyklingu papieru (90 procent) jest kosztem d y strybucji1.
Przem ysł szklany i alum iniow y rów nież stale ocenia rentow ność odwrotnej fizycznej dystrybucji i szuka skutecznych metod system ów odw rotnej
dystrybu-D ecydującym obszarem , gdzie pojęcie odw rotnej fizycznej dystrybucji ma zastosow anie je st oczyw iście obszar przyjm ow ania zw racanych produktów . Jest logicznym , że przyjm ow anie takich produktów jest traktow ane jak o problem odw rotnej dystrybucji, poniew aż tu z pow odów w ym ienionych powyżej trady-cyjny przepływ produktów jest odw rotny. Stw orzenie procesu odw rotnej dystry-bucji dla przedsiębiorstw a albo produktu, gdzie w wielu przypadkach żaden w cześniejszy system atyczny plan nie istnieje, jest trudne1.
W iele produktów przechodzi do rąk detalistów i klientów bez żadnej iden-tyfikacji produktu albo nabywcy. Zlokalizow anie tych produktów i odesłanie ich do producenta jest bardzo kosztow nym procesem .. Do tej pory zostało przepro-w adzonych nieprzepro-wiele badań nad rentoprzepro-w nością i skutecznością odprzepro-w rotnej dystry-bucji.
1 W. P. M argulies, Steel and Paper Industries lx>ok to Recycling as an Answ er tu Pollution, A d-vertising Age, Vol. 41, O ctober 19, 1970, p. 63.
2
W. P. Margulies, Glass, Paper. Makers Tackle our Package Pollution Woes, Advertising Age, Vol. 41. Septem ber 1970, p. 43.
D. E. James, Distribution Channel Consideration, in Managing Product Recall, Ed. E. P. McGuire. New York, The Conference Board, 1974, p. 77-81.
Elektroniczna W ymiana Danych (EDI) w procesach dystrybucji odwrotnej
Elektroniczna W ym iana Danych (EDI) pozw ala przedsiębiorstw om na elektroniczną w ym ianę informacji w sposób zw arty, zw ięzły, i dokładny. Po-niew aż operacje są zw arte i m uszą nadążać za ścisłym i standardam i, usiłując zrozum ieć język tych operacji należy przeprow adzić badania szczegółowe.
G łów nym zadaniem oprogram ow ania dla EDI (zw anego zw ykle konw erte-rem) jest pobranie danych z aplikacji użytkownika, a następnie stw orzenie z nich kom unikatu w standardzie EDI i przesłanie do partnera handlow ego. K onw erter EDI realizuje ten proces rów nież w drugą stronę. Nadesłany kom unikat EDI zostaje przekształcony do struktury danych właściwej dla oprogram ow ania uży-w anego uży-w konkretnej firmie, takiego jak np. obsługa sprzedaży, księgouży-w ości, zaopatrzenia, gospodarki m agazynowej itp.
W ym iana danych w ramach EDI jest istotna wówczas, gdy kom puter w jednym przedsiębiorstw ie za pom ącą linii telefonicznych łączy się z kom pute-rem w innym przedsiębiorstw ie. W celu posługiw ania się tym sam ym językiem , inform acje m uszą być w ysyłane w formie standaryzow anej, nazwanej „zesta-wem transakcyjnym "
Jednym z najbardziej dopracow anych, oferującym pełne spektrum obsługi elektronicznej wym iany danych jest EDI TRA N A SC TIO N SET ANSI ASC X12. EDI Transaction Set jest zbiorem dokum entów biznesow ych, które w pro-w adził A m erykański Narodopro-wy Instytut Standaryzacji (ANSI). D okum enty te m ogą być transm itow ane za pom ocą elektronicznej w ym iany danych. W y-dzielono w nich grupy dokum entów dotyczących:
- kom unikacji, - danych produktu, - rządu, - m ateriałów i zarządzania, - transportu, - zakupu, - finansów , - dystrybucji i m agazynowania, - ubezpieczenia.
Z am ów ienia na notow ania giełdow e w ykonyw ane są za pom ocą „Zestaw u transakcyjnego 840”, inform acja o zam ów ieniach zaw arta je st w „Zestaw ie transakcyjnym 850” . Istnieją setki zestaw ów operacyjnych dla różnych typów działalności gospodarczych.
Zakładając, że jed n o przedsiębiorstw o (np., detalista) chce w ysłać w iado-mość do innego przedsiębiorstw a (np., dostaw cy) dotyczącą potw ierdzenia zw rotu produktu, to inform acja ta m usiałaby być w ysłana w ramach struktury zawartej w „Zestaw ie transakcyjnym 180 należącym do grupy dystrybucja i m agazynow anie.
Zazw yczaj w pojedynczym procesie w ym iany danych dotyczących zw ro-tów produkro-tów , kilka inform acji musi zostać przesłanych (nazyw anych w term i-nologii EDI „zestaw em transakcyjnym ”) jak o dodatek do innych inform acji. W szystkie w iadom ości używ ające tego sam ego zestawu transakcyjnego są gru-pow ana razem (do „grup funkcjonalnych”). Przykładem jest tabela poniżej, po-kazująca jak m ożna podzielić przekazyw ane inform acje, jeśli detalista chce pro-sić o zw rot dwóch produktów i dostarczenie czterech zam ów ień.
Tabela 1 Struktura operacyjna EDI 4.
Pojedyncze wiadomości (zestaw operacyjny stosują-cy "zestaw transakstosują-cyjny 180"
informacja o zwrocie informacja o zwrocie
G r u p a fu n k c jo n a ln a N r 1
Pojedyncze wiadomości (zestaw transakcyjny sto-sujący "zestaw 850”)
zamówienie dostawy zamówienie dostawy zam ów ienie dostawy zamówienie dostawy
G rupa funkcjonalna N r 2
Każdy zestaw operacyjny składa się z licznych części inform acyjnych na-zyw anych „segm entam i danych.” S ą to sekw encje kodów i będą przedm iotem rozw ażań w dalszej części. Na szczęście użytkow nik końcow y zazw yczaj nie musi interesow ać się pow yższym i kodami, bowiem używ ając odpow iedniego oprogram ow ania, inform acje dotyczące zam ów ienia dostaw y pow stające w sys-tem ie detalisty są tłum aczone na operacje EDI.
S egm enty danych w zestaw ie operacyjnym m uszą być podporządkow ane do zam ów ienia standardow ego, które są prezentow ane w „tabeli zestaw u opera-cyjnego . Przykładow o, inform acje o zw rotach m uszą być zgodne z form atem zaw artym w tabeli zestaw u operacyjnego 180. Nie w szystkie zaw arte segm enty
danych m uszą być obecne, ale zaw sze dane m uszą być w podanej kolejności. Tabela 2 pokazuje przykładow e użycie elem entów danych, rozw ażając j e -den segm ent (jedną w iadom ość) operacji EDI dla prostego zam ów ienia dostaw y.
Na początku i końcu zestawu operacji są dane segm entów , będące sygna-łem, że segm ent jest zam ów ieniem dostawy. M iędzy tymi znacznikam i są w szystkie odpow iednie inform acje dla zam ów ienia dostawy.
4 Tabela 2 Przykład operacji zakupu .
ST*850* 1 Identyfikator zestawu operacyjnego
BEG*00*NE*00498765**01()698 PID*X*08*M C**Duże Coś P01**5*D Z*4.55*TD CTT*1
SE*1*1
Początek segmentu Opis produktu
Dane bazowe przedmiotu Suma operacyjna Koniec segmentu
Pierw szy wiersz (pierw sze „dane segm entu”) identyfikują, że ten segm ent będzie zam ów ieniem dostaw y. Drugi wiersz wskazuje początek segm entu. T rze-ci wiersz daje inform ację o tym, który dokładnie produkt ma być zam ów iony. C zw arty w iersz zaw iera inform ację o ilości i cenie. W iersz piąty mówi o ilości produktów , które zostały zamów ione. W iersz szósty to sygnał, że jest to koniec segm entu.
P ojedyncze oznaczenia tw orzące segm ent są nazyw ane „elem entam i d a-nych”. Każdy segm ent zaczyna się elem entem danych, który pozw ala kom pute-rowi dostaw cy ustalić, co reprezentują elementy następny. O znaczenie „POI” w linii 4 oznacza, że dostaw ca może rozpoznać, iż następne elem enty będą za-w ierać dane bazoza-w e o przedm iocie zamóza-wienia. G za-w iazdki są użyza-w ane, aby rozdzielić różne w iadom ości znajdujące się w każdy kodzie. W niektórych m iej-scach są dw ie gw iazdki, w wierszu po początkowej etykiecie, oznacza to, że są to odstępy dla opcjonalnego elem entu danych, który nie został zaw arty, ponie-w aż ta inform acja nie jest potrzebna dla aktualnej operacji detalisty.
Drugi elem ent danych zawiera „5" wskazuje to, że klient chcę zam ów ić 5 jednostek. N astępny „D Z” oznacza, że jednostki są pogrupow ane w tuziny, więc klient pragnie zakupić 5 tuzinów produktów. Jedynym sposobem , aby po-znać znaczenie „D Z” jest sprawdzenie w tabeli lub w oprogram ow aniu. C zw arty
elem ent danych „4.55” oznacza, iż cena wynosi 4.55. Ostatni elem ent danych, „TD oznacza, że dana cena jest ceną za tuzin. Znów, jedynym sposobem spraw dzenia, co każdy elem ent jest porów nanie z układem operacji zestawy.
Zestaw operacyjny EDI 180
Zestaw operacyjny EDI 180 „A utoryzacja i Zaw iadom ienie o Zw rocie T o-warów zostały zaprojektow ane by um ożliwić przedsiębiorstw om wym ianę inform acji o zw rotach przy użyciu EDI.
Zestaw ten zaw iera w iele elem entów danych wspólnych z innym i zestaw a-mi operacyjnym i: Szczegóły dotyczące przew oźnika, Inform acje adresow e, itd. Tabela Zestaw u operacyjnego 180 zostanie zaprezentow ana w podpunktach poniżej.
G łów ne dane elem enty charakterystyczne dla Zestaw u operacyjnego zaw ie-ra segm ent danych RDR (Przyczyny D yspozycji Zw rotu). RDR jest używ any wskazać dyspozycje zw rotu jednostki, przyczynę zw rotu, opis problem u, i czy jednostka była lub nie była używ ana (zob. tabela 3).
Tabela 3 Kluczowy diagram segmentu RDR 5.
K o le jn o ś ć E le m e n t N a zw a A tr
01 1292 Kod dyspozycji zwrotu O
02 1293 Kod prośby zwrotu С
03 1294 Kod odpowiedzi na prośbę
zwrotu С
04 352 Opis О
05 1073 О
Kolum na „A tr” w Tabeli w skazuje czy elem ent jest obow iązkow y, opcjo-nalny, lub w arunkow y, w zależności czy w artość jest opisana jak o M, O, lub C. W arunkow y elem ent m oże być wym agany, w zależności czy inne elem enty zo-stały użyte, i jak ie wartości został dane dla tam tych elem entów .
Dane elem entu 1292, „ Kod dyspozycji zw rotu” w skazują ja k zadyspono-wać kw estionow ana jednostką. M ożliwe dyspozycje dla elem entu 1292 są poda-ne w tabeli 4.
Tabela 4 Elementy Danych Dyspozycji Zwrotu - 12926.
K O D Z N A C Z E N IE
CR Zwrot od konsumenta do sprzedawcy
DI Dyspozycja
KA Zatrzymaj za zwrotem płatności KR Zatrzymaj i napraw
MW Serwis gwarancyjny producenta RA Zwrot z numerem autoryzacji
RD Odmowna na prośbę
RF Zwrot do fabryki w celu naprawy RN Zwrot bez numeru autoryzacji RP Oczekiwanie na autoryzację zwrotu
RT Dostawa do operatora
SD Dostawa do operatora w celu dyspozycji
Elem ent danych 1293, „Kodu prośby o zw rot,” jest używ any, aby w skazać przyczynę zwrotu. M ożliwe wartości dla tego elem entu zaw arto w tabeli 5.
Tabela 5 Elementy danych prośby zwrotu - 1293 .
KO D ZNACZENIE
CO Błąd w zamówieniu konsument
cv
Niezgodność koloruDM W adliwy towar lub niezgodność ze standardami sklepu
DP W adliwe opakowanie
DR W adliwy towar lub zwrot od konsumenta
El Zbędny zapas
EO Koniec sezonu
EW Nadmierne zużycie
LP Problemy z etykietą
NA Nie taki jak się spodziewano
OP Przedawnione opakowanie
PE Błąd ceny
ń Rogers& Tiben-Lembke, Going Backwards: Reverse Logistics Trends and Practices. RLEC 1998 Reno Nevada, Apendix D.
PF Niedopasowany
PW Źle zrobiony
SD Produkt o zbyt krótkiej dacie ważności SP W ystany po dacie odw ołania zamówienia SR Porozumienie w sprawie redukcji zapasów ST Problem ze stylem produktu
WG Niewłaściwy produkt lub nie zamawiany
Elem ent danych 1294 czyli „Kod odpow iedzi na prośbę zw rotu” jest to elem ent, gdzie producent odpow iada detaliście, dlaczego zw rot autoryzow any jeśli oczyw iście nie został autoryzow any. Jeśli zw rot został autoryzow any, ten kod będzie nieobecny.
g Tabela 6 Elementy danych odpowiedzi na prośbę zwrotu
K O D Z N A C Z E N IE
EW Nadmierne zużycie
FR Uszkodzenie detalisty lub przewoźnika
W Jednostka bez wad
10 Zgodnie z zmówieniem
Ml Niezbędne więcej informacji NR Brak zapisu o sprzedaży
OS Jednostka po sezonie lub przeceniona PC Różnica w cenniku lub koszcie
PR Prośba o zdjęcie
QD Różnica w liczbie
RR Naprawa lub odnowienie
RT Przekroczony czas zwrotu lub po okresie gwarancji
SR Prośba o próbkę
Ul Jednostka niezidentyfikowana
P odsum ow anie
W brew temu, że każdy detalista lub producent w m ógłby potencjalnie używ ać tego zestaw u operacji, nie jest on często używ any. Przedsiębiorstw a
badane w ramach projektu, który obejm ow ał najw iększe detalicznych łańcuchy sprzedaży w USA, nie używ ały zestawu operacyjnego 180. Jedną z wspólnych przyczyn dla tego stanu rzeczy jest to, że kody dyspozycji i przyczyn zw rotów nie są w ystarczające by określić w szystkie m ożliwe sytuacje. Życie gospodarcze w ym usza coraz to nowe sytuacje i potrzeby w ramach zestaw ów transakcyjnych, co skutkuje stałą ew olucją w obszarze EDI, a szczególnie w tak istotnych obsza-rach jak dystrybucja odw rotna, co wiąże się z recyklingiem i ekologią.
Do takich dodatkow ych kodów obecnie m ożna zaliczyć m iędzy innymi: zniszczenie, zniszczenie nadzorow ane z nagraniem video, przerób, przetw arzaj, m odyfikuj (produktów konfiguracyjne lub m ożliwe do unow ocześnienia), na-praw, napraw a fa b ry czn a- zw rot do sprzedawcy w celu napraw y, błąd zam ó-w ienia u pośrednika .ó-weó-wnętrzny błąd zam óó-w ienia, błąd dostaó-w y, roszczenia do transportu i wiele innych służących do pełnej wym iany informacji.
Lista kodów transakcji przedstaw iona powyżej jest tylko częścią kodów EDI o których ju ż wiadom o, że są konieczne do praw idłow ego funkcjonow ania elektronicznej wym iany danych w obszarze logistyki odw rotnej. Pełny zestaw kodów będzie m ożna określić, gdy procedury logistyki odwrotnej zostaną w prow adzone w skali globalnej i wiadom o będzie, jak ie istnieją potrzeby w tym zakresie w skali globalnej, regionalnej i lokalnej.
Ź ród ła
1. W. P. Margulies, Steel and Paper Industries Look to Recycling as an Answ er to Pollution, Advertising Age, Vol. 41, O ctober 19, 1970, s. 63.
2. W. P M argulies, Glass, Paper, Makers Tackle our Package Pollution Woes, Advertising Age. Vol. 41, September 1970, s. 43.
3. D. E. Jam es, Distribution Cluinnel Consideration, in Managing Product Recall, Ed. E. P. McGuire, New York, The Conference Board, 1974, s. 77-81.
4. Rogers& Tiben-Lembke, Going Backwards: Reverse Logistics Trends and Practices, RLEC Reno Nevada 1998, s 245.
