Kształtowanie systemu wczesnego ostrzegania w zarządzaniu firmą

Pełen tekst

(1)Paweł Cabała Katedra Procesu. Jolanta. Zarządzania. Walas-Trębacz. Kat.dra Procesu Zarzqdzanla. Kształtowanie. systemu wczesnego. ostrzegania w zarządzaniu firmą 1. Uwagi. wstępne. Istota systemów wczesnego ostrzegania "wyraża się we wspomaganiu mew ocenie postrzeganych zagrożeli i szans rozwojowych przedsiębior stwa, co należy do podstawowych zadali przedsiębiorstwa" [Wierzbiliski 1998]. System wczesnego ostrzegania (SWO) jest traktowany jako specyficzny rodzaj systemu informacyjnego zarządzania, który sygnalizuje z czasowym wyprzedzeniem jego użytkownikom możliwość wystąpienia zdarzeli (zjawisk) wplywających negatywnie lub pozytywnie na zdol ność przetrwania firmy i jej dalszego rozwoju oraz umożliwia zastosowanie odpowiednich środków zaJ'adczych w celu uniknięcia lub zapobieżenia tym zdarzeniom. Istnieje zgodność co do glównych celów SWO. Ma on uprzedzać o wystę powaniu zagrożeń oraz wskazywać na pojawiaj'lce s ię szanse , a zatem stanowić swoisty barometr tych zmian zachodzących w otoczeniu, które z punktu widzenia tera źniejszości są istotne dla przyszlego funkcjonowania przedsię biorstwa. Będąc systemem zorientowanym na identyfikację problemów, swa służy glównie wspomaganiu decyzji i stanowi równocześnie ważny element systemu informacyjnego w firmie. Celem niniejszego artykulu jest: - wyjaśnienie pojęcia słabych sygnałów, - zaprezentowanie modelu systemu wczesnego ostrzegania, - przedstawienie zakresu i obszarów diagnozy swa w firmie, - przedstawienie procesu projektowania SWO, - określenie funkcji, jakie powinien spełniać swa w firmie. nedżera.

(2) Pawe/ Cabala, Jo/allla. Walas-Trębacz. 2. Model systemu wczesnego ostrzegania W dalszym toku rozważań przez informację rozumieć będziemy ciąg odebranych i zrozumianych przez odbiorcę sygnalów prostych'. Z ciągów tych da się wyodrębnić podzbiory, które można nazwać sygnalami zlożonymi. Każdy nowy sygnał zmienia strukturę informacji. Sygnal jest więc tym, przez co wyrażają się zachodzące w obiekcie procesy i zdarzenia. Informacją pelną będzie taki zbiór sygnałów o danym obiekcie, który umożliwia poznanie zasad jego funkcjonowania. Mamy zatem dwa warunki konieczne tego, by decydent mógł dysponować informacjami: odbiór sygnałów oraz ich zrozumienie. Obiektem w przypadku controllingu strategicznego jest jednorodny obszar organizacji lub jej otoczenia, wyodrębniony ze względu na przyjęte kryteria o stosunkowo wysokim stopniu ogólności, Obiekt, oprócz emisji sygnałów, może również generować sygnały złożone, a zatem zbiory sygnalów podawane w formie mniej lub bardziej zrozumialej dla odbiorcy, przy ezym sygnaly te mogą dotyczyć badanego właśnie obiektu, ale mogą być szczególną interpretacj'l sygnalów z innych obiektów odbieranych przez badany obiekt.. Pamięć. Użytkowe. (baza danych). zasady funkcjonowania obiektu. Człon. Człon. s.l~hnslyczny. deterministyczny. -prz-y-po-W-ąd::k='O=\V=Y']V'-O-ia-S-yg-O-'I-Ó-W-(e-le[m=c=o=, ':rn:y-cl-'. '-Pro-c-cs. weryfikacja procesu pr7.yporzqdkowywanin dla okresu t + I. I-II-b-ll-Ol' o-oY-C-h-o). ~. do członu deterministycznego lub stochastycznego. Rys. I. Model ogólny procesu rozpoznawania obiektu w swa Żródlo: opracowanie wlnsnc. I. "Informncjn to zrozumiane znaczenia ciQgu odbieranych sygnulów" [Pabis 1985, s. 49]..

(3) KSzfa!{o\vanie '. Odbiór sygnałów w czasie określamy mianem obserwacji obicktu (monitoringu), rozróżniając przy tym dwa podstawowe jej typy: obserwację ci')głą oraz obserwację dyskretną. Rozpoznawanie obiektu jest czynnością: a) idcntyfikacji procesów i zdarzeń, na podstawie odebranych sygnałów, b) rejestracji odebranych sygnałów w pamięci (np. bazie danych), c) weryfikacji hipotez dotyczą cych użytkowych zasad funkcjonowania tego obiektu. Użytkowe zasady funkcjonowania obiektu to zasady, poznanie których umożliwia decydentowi zdobycie wiedzy o wpływie tego obiektu na pozostałe obszary działalności organizacji i otoczenia, a tym samym lepsze zrozumienie relacji organizacji do jej otoczenia. Ogólny model procesu rozpoznawania obiektu pokazano na rys. l. Każdy obiekt składa się z dwóch członów - deterministycznego i stochastycznego. Obiekt nierozpoznany to taki, w którym nie znamy wplywu żadne go z tych członów na zachowanie się obiektu. Człon deterministyczny odnosi się do sytuacyjnych uwarunkowm\ procesów i zdarzeIl zachodzących wobiekcie, co oznacza, że obiekt będzie się zachowywał zawsze podobnie w podobnych warunkach. Rozpoznanie tego członu umożliwia przewidywanie zachowania się obiektu w przyszłości, przy zalożeniu wystąpienia określonych warunków. Czlon stochastyczny dotyczy nieregularności zachowania się obiektu, to znaczy, że znajomość warunków, w jakich obiekt się znalazł, nie daje żadnych podstaw do przewidywml jego zachowania się. Zachodzące procesy oraz występujące w nim zdarzenia są zupelnie przypadkowe. Pełne rozpoznanie obiektu to ustalenie z odpowiednio wysokim stopniem wiarygodności wpływu członu deterministycznego oraz stochastycznego najego zachowanie. Informacja o przypadkowości zachowania się obiektu jest zatem wiedzą o tym obiekcie, mimo że nie jesteśmy w stanie przewidzieć jego zachowania. Wiedza ta jest tym cenniejsza, im więcej innych obiektów zostało w sposób zadowalający rozpoznanych, obiektów, z którymi badany obiekt pozostaje w interakcji. W celu zdefiniowania słabego sygnału należy powrócić do przyjętej definicji informacji. Istnieją dwa warunki dysponowania przez decydenta informacją: odbiór sygnałów oraz ich zrozumienie. Słabym sygnałem jest taki sygnał, który pozwala na ustalenie - z odpowiednio wysokim stopniem wiarygodności - użytkowych zasad funkcjonowania obiektu. Jest zatem punktem przełomo wym w naszej wiedzy o danym obiekcie. Warunkiem odbioru slabego sygnału jest odpowiednio długa obserwacja obiektu. Znaczenie słabego sygnału w procesie podejmowania decyzji strategicznych wzrasta wraz ze znajomością użyt kowych zasad funkcjonowania innych obiektów, a więc rówllOległa obserwacja innych obiektów przyczynia się do wagi słabego sygnału, który właśnie został odebrany. Z powyższych uwag wynika, że efektywność odbioru słabych sygnałów jest uzałeżniona przede wszystkim od sposobu podziału organizacji i jej otoczenia na jednorodne obszary, czyli na obiekty obserwacji. Słabe sygnały mogą pojawiać się niemal równocześnie w różnych obiektach, ujawniaj')c tym samym ogólne prawidłowości zachodzących zmian. W tym sensie można więc mówić.

(4) PalVeł. Cabala, lalama. Walas-Trębacz. o analizie slabych sygnalów, której cełem byłoby wzmocnienie zdolności predykcyjnych przedsiębiorstwa. W przeprowadzaniu analizy słabych sygnalów szczególnie przydatne wydają się być metoda analizy morfologicznej oraz metoda wpływów krzyżowych. Warto je stosować jako następujące po sobie etapy badawcze. Analiza morfologiczna służy bowiem ustalaniu naj korzystniejszych kombinacji cech danego obiektu, w naszym przypadku powiązalI miedzy obiektami obserwacji. Kombinacje takich powiązań stanowią pewne warianty rozwiązalI, które w działal ności prognostycznej traktuje się jako scenariusze rozwoju. Istotny z punktu widzenia analizy słabych sygnałów jest ten etap badania morfologicznego, który dotyczy strukturyzacji problemu. Po ustaleniu liczby parametrów, ich stopnia natężenia oraz zbudowaniu tablicy morfologicznej i wyróżnieniu logicznych kombinacji cech można przejść do zastosowania metody wpływów krzyżowych (wzajemnych oddziaływar\). Bada ona współzależności ,jakie występuj!) między zjawiskami, z wykorzystaniem prawdopodobier\stwa ich zajścia. W ten sposób przewiduje się,jak zajście danego zdarzenia w ustalonym ciągu zdmzell wpłynie na wystąpienie zdarzeń po nim następujących. Na rys. 2 pokazano model systemu wczesnego ostrzegania w zarządzaniu firmą. Każdy sprawnie funkcjonujący powinien realizować zadania nakierowane na monitorowanie zmian w otoczeniu, budowę systemu wskaźni ków oraz na przetwarzanie i przekazywanie informacji. agół tych zadalI stanowi funkcje systemu wczesnego ostrzegania. Po sformulowaniu takich funkcji konieczne jest ustanowienie optymalnych sposobów ich realizacji. Zakres dostępnych sposobów stanowi instrumentarium Dobór konkretnych metod i technik będzie zależal od typu realizowanych funkcji, które można podzielić na funkcje związane z pozyskiwaniem, transformacją i przekazywaniem informacji. W takim świetle można również spojrzeć na strukturę którą wyznaczają obszary obserwacji, typy danych i wskaźników oraz podmioty wewnętrzne oraz zewnętrzne odpowiedzialne za realizację funkcji. swa. swa.. swa, swa.. 3. Diagnoza systemu wczesnego ostrzegania Podstawowym celem przeprowadzenia. postępowania. diagnostycznego. w zakresie systemu wczesnego ostrzegania w przedsiębiorstwie jest rozpoznanie i ocena sIanu funkcjonowania tego systemu, ustalenie rozbieżności miedzy stanem faktycznym a modelem oraz wskazanie kierunków usprawnie6'.. swa. 2 Poj~cicm szerszym od diagnozy jest diagnost.yka, pojmowana jako 1I1l1icjCtllOśĆ rozpoznawania rzeczywistego stanu badanych obiektów. Jest stosowana w wiciu naukach, m.in. w technice, ekonomii, medycynie. Jest lo I11clodu myślenia dialektycznego, ulllożliwiajl)ca rozpatrywanie zjawisk wc wznjemnym powh)znniu i rozwoju. DZięki niej pozyskuje się informacje () zmianie stanu badanych obiektów, co później stanowi baze; do opracowanin zaleceń i zmian na przyszłość. W sklnt! <.Iingnostyki wchodzą następujące elementy: monitorowanie (rejestrowanie), diagnoza (rozpoznanie) oraz interwencja [Machaczka 1998. s. 129]..

(5) System. System monitoringu. ."'1 ~. 5: I.:... l . Ustalenie kryteriów podzialu obszarów observ.'3cji 2. Wyod~bn;enie obsz:arów obserwacji 3. ldentyfibcja źródel infonnacji o zmianach w danym obsUlrze 4. Ustalenie typów zjawisk będących przedmiotem observ.'acji S. PomiM zmian zachodttcych w \I:yodrębnionych obs2.OIroch 6. Weryfibcja kryteriów podziału obszarów obserwacji. 1--:-. ~. ~. -=. l. CharuJaerystyka natury zmian w wyodrębnionych obszarach 2 . UstaJenie mierników odzwierciedla· j:jcych zmiany w obszaroc:h 3. Podanie gr.lJlic tolerancji wahali. wllrtości dla przyjętych mierników 4.ldentyfikarja Slopnia korelacji m~y wskatnikami 5. Hic:rarchizacj::l v.-skainikÓw 6 . Doskonalenie systemu doboru. 1. Identyfikacja potrzeb infonn:Jcyj-. r--;-.. l. l. '". '" ;;-. N. System przekazu. wskaźników. 1. '"". wskaźników. nych na stanowiskach kierowniczych 2. Ustalanie podmiolów odpowiedzialnych za przekaz 3. Dbalo.śt o wlaściwe nosnikl informacji 4. N3dzór nad l~jDowościq i rzetelnoScią przek:lZu 5. Rozpoznawanie i redukcja wklóceó w przekazie 6 Kształtowanie i doskonalenie fonn uiytkowYt'h przekazu. ł. E. ~. '". Rys. 2. Model systemu wczesnego ostrzegania Żródło:. opracowanie. własne.. !:!. " E. : -----------------------------... --. ~. I. T echnologia informatyC2.n3 2 . Sys temy wspomagania decyz.ji 3. Huno~:nie danych 4. Metody komunikacji werbalnej 5. Syslcmy raponowania 6. Zarządzanie wiedl.l 7. Insuukcjc: obiegu dokumentów. i:l. "El. Do. s'. ,. ·O-b;~0;~~~ji:---···---··-oo··· _ ·--l-·--T;'P;:ct;~~~h~·- - --------·--·-------···--i-----l~-K~~Ó;ki~~;~~~;d~~i~i-;~li~~ : ;. <2. ,. o • • • _ • • • __. - dostawcy ; - odbiorcy ! - konJ.:u~ncj : _ inne : 2. Śnxlowisko wewn~trzne orgniz:lcji: ! - B+R : - produkcju: -marketing -inne. óS ~.. •. SysIC:m przetwarz:mia. l. Metody klasyfikacji j kategoryzaeji J. Redukcja. 3gregllcja i hierarchizacja : 2. Systemy eWidencji księgowej pozysk::m}'ch informacji : 3. Metody badail dokumentów , 2. Jnlcrpret:lcja i weryfikacj::l ; 4. Eksperymenty :0_] ______ ••• ____ •• _••••• _. '0 ___ 0_ ••••:. 5. Sondaże L Metody anali zy danych 6. Metody obserwacji ci:jglej 2. Metody prognozowania 7. Wywiady 3. Hermeneutyka 8. Metody nni,jetowe 4. Technil:.i nonn!izacji • 5. Zasady budowy wskafnikó w ;. I. Środowis~o zewn;tnne organiucji: -tooperanci. §. - hislOr}'czne - bież:Jce. : :. danych 2. Zespo ły zadaniowe ds. wczesnego. _ prospektywnI: Typy wskafników: - syntetyczn~ i cząsll:.owe _opis.o .....e i nonnatywnc - ilo.~owe i jakoSciowc. : ; : :. oSlrzegania 3. Sztaby kryzysowe 4. Stanowisko gl6wnego informatyka 5. Podmioty zewnęlrzne: - wywiad ,gospodarczy - konsulting - inne.

(6) Pmvel Cabala, JoianIa Tabela I. Zesla IV poblemólV s lllżących diagnozie w zakresie Lp. I. swa. Zagadnie nia podlegające analizie i ocenie. Uzysk;lIlYpoziom oceny. ROdz"je systemów informacyjnych stosownnych w firmie:. -. Walas-Trębacz. I. O. 2. 3. 4. S. systemy transakcyjne - informacyjne systemy dzicclzillOWC systemy z bazą danych system wspomagania dccy7Ji systemy informowania kierownictwa sys temy eksperckie. - system inteligentny wspomagania decyzji. - system wczesnego ostrzegania - system symlllacyjny - inne -_._.- ._._-' ._--_.. _-----.. .__ . .. 2. __. _~--- _. Cele, do jakich wykorzystywany jest. ------------_.. _----. .... swa. \V. firmie:. __ _. O. o. ._-- ._- -_.... _. -I 2 3 4 S. - identy fi kacja i ogruniczanic ryzyka - identyfikacja słabych syg nałów zoloczen ia. - identy fikacja miejsc powstawania kosztów i zysków - podejmowanie d z i a łali ochronnych prlcd zaklóccni<lOli - opracowywanie scel1il riuszy odpowiedzi IlII postrzegane l.mi,my - inicjowania prac Jlad rozwojem nowyc h b'ldż doskolHlleniem starych produktów - szybka rCl.Ikcja nu potrzeby klientów (zwiększenie in terakcji). ---- ,._--------------_._-----_ _--_._------._,-----._-_._.._--- --- -... 3. Pu nkcje,jakie pelni swa w firmie: - identyfikacyjne (mocne i słabe sygnały z otoczen ia) - identyfikacyj ne (mocne i słabe sygnały z w n~t rza fi rmy) - s tałej obserwacji otoczenia i wJll;trza firmy celem odpowied nio wczesncgo rozpoznania szans i zngrożc ll - diagnostycznc (ustalenie przyczyn zaistniałych odchyJell-. O. J. +_._- -. 2. --_.- ." . .- -- -3 4 5. rozbieżności). -. _... _-. uzupelnianie bnzy danych projekcyjne (ustalenie rozwiązmi za i slnia ł yc h problemów) j>ilelWnrtrlllie in formacji (w celach sprawozdawczych) przetwarzanie d.mych dl a kierownictwa w fonnie sygnał ów ostnegawczych - oceny zl1aczenia poszczególnych szans i zagrol.cll dla strntcg iczllcj pozycji firmy na rynku - nadzorowanie proccsów l,rzetWllrL.n nia i przeka7.ywania inronnacj i (kontrola i analiza informacj i) - inne. 8 _ • • _~ _. _. _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ • _ _ _. _. ____ •. _ _ _ _ _ . _. _ _ _ _ _. 4. Poziomy, na których stosowany jest SWO: - stl'l1tegiczny -laktyczny . -••- - - - - _ _ •_ __ _ .+_... ____________ .•• _._. ___ ..-. •--. - operacyjny S Cz~śc i sklndowc SWO: - system monitoringu - system wskażników - sy~tem prlctwarzunia - system przekazu - system rozw i ązywan ia problemów (symu lacyjny). . _._~. . "_".~. -- ----- "--- ._-- - - O. ____ _ .w ••. I. 2. 3. . . . .- .....- ...__... .... _ O. I. 2. 3. 4. S. ---_.- ._4 S.

(7) Kształtowanie. systemu wczesnego ostrzegallia .... cd, tab eli l Lp. 6. Zagadnicnia. podlegające. analizie i ocenie. EFekty, jakie generuje s (o~owany SWQ w firm ie: l) ekonomiczne: - poprawa wyników dzialahlOści gospodarczej (plynność finansowa, udz iał w rynku, wielkość sp rzed aży, renrowno.ść produktów it p.) - analiza dz i ała lności konkurencji - redukcja kosztów (kosztll jednostkowego produktu) - wszechstronna analiza ry nku - umożliwienie nadzoru Ilud dzi alalllośch} firm y - podnoszenic wmlości produktu 2) o rgll nizacyjne: - usprawn icnie struktury organizacyjnej - usprawnienie obiegu info rmacji - zwi~kszcnic skuteczności i trafności podejmowania decy"Ji - wyeliminowanie nicpotrzebnych operacji (zadall) 3) techniczne: - zwi~kszclljc szybkości przetwarznnia danych - zwi~kszcllic dokladno~ci przctwnrznnia danych 4) socjopsychologiczne: - lepsze rozłlOzna n ie potrzeb społecznyc h pracowników - lepsze rozpoznanie potrzeb otoczenin (klicntów, dostawców) - poprawa sys tcmu komunikacj i (interakcji). Uzyskn ny pOliom oceny. O. -7-. ------------------------_.._-----._._ ---- - S pm wnosć obiegu inronmlcji na różnych poziomach O. organ izacji: - poziom najwyżs zy znrzqąza nin - poziom śrcdn i zarządzani n - poziom nnjniźszy zm-l.l)dznnia - poziom wykonawczy. 8. ---_.- I. ._------- ---------------_._-_._.•._--Obszary, jakie sq źródłem obserwacji 'l ) mnkrootoclc nic: - czynnik i ekonomicznc - czynniki polityczno-prawne - czynniki spo lcczno-kullurowe - czynniki tec hnologiczne - czynniki milrdzynarotlowc 2) otoczenic konku rencyjllc: - konkurcncjll - klienci - dostawcy - dystryblHOI7.Y - koopcmllci 3) Il n~cdsi~blo rs (wo : - zasoby ludzkie - badania i rozwój - produkcja - mnrkcting - teclmologia - rinnnsc - usługi. -inne. słabyc h sygnałów:. O. 2. l. l. 2. 3. 5. _._-3 4 5. --- -2. 4. 3. -----4. 5.

(8) I. Paweł. Cabala, Jollln/a Walas- Trębacz. cd . tabel i l Lp.. Zagadnienia podl egając e nnali/'.ic i ocenie. Uzyskany poziom oce ny. System wskażników,juk i wystcpuje w finnic w paszczególnych ObSZ<1r<lch obserwacji: - syntetyczne - cząst kowe -opisowe - normatywne - ilościowe. 9. -. -~ . -. 10. O. jakościowe. ------------- _._-- ------- --_._ Standardy porównali,jakic stosowa ne są - wiclkosc i (dane) hislOI'yczne - wiel kości osiąg ane na bicźijCO. w. firmie:. O. I. 2. 3. --- ._.-. _.. I. 2. 3. 4. -. 5. -_ ... 4. 5. - wie l kośc i prospektywne (plnnowanc). _. _. _. o. - wyniki w łas nej firmy - wyniki os iągane przez konkurentów - wyniki innych firm. (b mnży). ------------ -- _._---~_. _- ---------------. 11. _._--12. Instrumenty slosownnc w sysremie monitoringu: - metody klasyfikacji i kategoryzacji - system ewidencji ksi~gowcj - metody badmi dokumentów - eksperymenty - wywi ady - ankieta/kwestionariusz - inne. .- - -- ._._- .-- --l). - ------ --- - - - -- -- ----- ----- - ~_ . ~-. .. ~. Instrumenty stosoWllne w systemie przclwlIl"zania danych oraz systemie wskaźników: - metody anali zy danych - metody prognozowa nia - hClllystyka - techniki normalizacji - systemy informatyczne. ._-. O. I. I. .. _.__ --14. _ _-. .. rozwiązywania. 3. ---- -- ---. - inne __ _.._ ----_._._- _.__.•._..._._-_..__ __._--._13-- ._---_. InstruJllenty stosowane w systemie ..•.. 2. 2. 3. _._. -_.. .._.- .._O. I. 3. 4. ._-. 5. _ _. .. 4. 5. --4. .. ._"--. 5 problemów oraz systemie przckazu: - system wspomagania decyzji - 11lIrtownie danych - system s prawo zdawczości - mctody komunikacji werbalnej - systcmy informntyczne - instrukcja obiegu dokumentów - inne ._-.__ ._-._------......_----.._. ......._-- ... .._- ._..... ._--- ._....Rodzaje informacji ge nerownnych Ilrl.e1. swa w firmie: O I 2 3 4 5 - informacje spmwozdawcle - informacje wicloprzckrojowc (wskażniki) - prognozy - sygllaly ostrlegnwcze - porndy - wyjaśnienia. __. 2.

(9) I. K:1?,taltowan.ie systemu wczesnego ostrzegania ... cd . tabeli I Lp.. Zllgndnienia podlegające analizie i ocenie. t5. ~_. .... ~ -. .. Uzysknny poziom occny. Rodzaje nosników, jakie wykorzystywane sq w firmie: - raporty - pliki - ekspertyzy - zestawienia (sprawozdania) -inne. ~._.. __. ._ - ------- ----~ -_. .._.'_... _._- ~-_.-.. __._--_.. - .. __.. .._---- _... _. Uklnd,jaki ma swe w firmie: - zintegrownny (centnnl1 informacyjne) - rozproszony (kaze"t komórkn organizacyjna tworzy ba7.y danych - miesznny danych .......... ,-- - hurtownia . .....'.-._.. _-_ . --_..'-- ...... _,....- .....-_. "_.. _._" ... ..... ,._ ... _,,,._,---.,_._-"-_ .... .... ,- ,, - ,._,.. t7 Kto pełni funkcje "radaru środowis kowego": - pracownik działu marketingu - pracownik tlzjulu reklamacji - pracownik działu bada" i rozwoju - pracownik działu konstrukcji - pracownik działu obsługi klienta - pracownik działu promocji i reklamy - pracown ik dzia łu logistyki -inni. 16. ,. _ _ _o. t8. -"------ . t9. -_.._-_._--_.... .. ". _ , -~ , _ . _- ,,. ,.". . ..... ... _--- ----_ ._-- _._ -----_._~ - ------_ ._ --. ,. .. ... _~. ,. ,. .~_._. '. '". ..._•.. _._.__. ._. -~_._. --- -. ... -. Czcstotliwosc weryfikacji informacji - rocznie - pól rocznie - kw:tl"mlnie -ll1iesi~cznie. - tygodni owo - codzienne - inne okresy Żródlo: opracowunie własne.. ---.---_. __. ._-~ ._--_._. zewnęlfZnych:. ... 2. -~ ._ .. O. l. - , -~. O. l. 3. _. ..... .,._._.. 2. 3. ..- . '--." ._---. 2. 3. 5. 4. -,~. ....... -,_._.. - ,._ . 5. 4. ' - '. l. _._.- . .,. __. .O. 2. 3. - ~ - .•.... l. 2. -. 3. _-. 5. 4. -- ----- ---- _... --. Kto uczestniczy w budowie swa i czy spclnill swoje funkcje: O J) kierownictwo firmy: - naczelne - jednostek (zukładów, wydziulów) - działów (sekcji, zcspoJów) 2) pracownicy działów: - mnrketingu - finansów - rncllllnkowo~ci -B+R - produkcji -logistyki - serwisu -in ni 3) informutycy firmy 4) osoby znjmuj.}ce siC conU'ollingiem 5) konsulwnci zewnętrzni 6) inni. -~. l. O. 4. ,, ~-. 4. ~_. .... 5. _. .. . .. 5.

(10) Pawel Cabala, Jolanta. Vialas-Trębacz. Wyniki diagnozy systemu wczesnego ostrzegania mają posłużyć wyznaczeniu szczegółowych obszarów badm\, wyeliminowaniu nieprawidlowości obniżających efektywność działania swa, a także podjęciu decyzji racjonalizują cych funkcjonowanie swa w przedsiębiorstwie. W przedsiębiorstwie, w którym stosowany jest system wczesnego ostrzegania, należy ustalić listę pytm\, które pomogą ocenić poziom funkcjonowania swa oraz wskazać kierunki jego doskonalenia. Tabela I zawiera przykładowe zagadnienia podlegające analizie i ocenie wraz z podpowiedziami służącymi do przeprowadzenia diagnozy swa. w celu przeprowadzenia szczegółowej diagnozy swa należałoby udzielić odpowiedzi jeszcze na wiele pytail, dokonujl)c jednocześnie oceny (weryfikacji aktualnego poziomu), a mianowicie: l) czy występuje identyfikacja potrzeb informacyjnych dla każdego użytkownika swa, ' 2) jakie miejsce zajmuje swa w systemie informacyjnym przedsiębior stwa, w jaki sposób powiązany jest on z innymi systemami, 3) kto zajmuje się zbieraniem, selekcją, przetwarzaniem i interpretacją zebranych informacji, 4) czy określone są zakresy zadm\ i uprawnień dla podmiotów odpowiedzialnych za zbieranie, przetwarzanie oraz przekaz informacji, 5) jaki jest dostęp użytkowników do określonych informacji w swa, 6) czy rodzaj struktury organizacyjnej jest czynnikiem sprzyjającym doskonaleniu swa, 7) jakie metody i techniki wykorzystuje się w swa, 8) jaki rodzaj baz danych tworzy się w przedsiębiorstwie, 9) jakie wskaźniki i mierniki są analizowane i stanowią element budowania swa w poszczególnych dziedzinach przedsiębiorstwa, 10) jak często dokonuje się zmian w tworzeniu systemu wskaźników wswa, 11) czy dokonuje się analizy przyczynowej powstałych rozbieżności (odchyleń) od planu, 12) jakie występują procedury określające obieg informacji i podmioty w nim uczestniczące, 13) jaka występuje infrastruktura techniczna, organizacyjna, społeczna wspierająca swa, 14) czy występuje analiza dopuszczalności rzeczywistych odchylel\ od poziomu przyjętych wielkości wskaźników np. finansowych, ekonomicznych, organizacyjnych, techniczno-użytkowych, 15) jakie stosuje się procedury określania dopuszczalnych wielkości granicznych dla każdego obszaru, 16) jakie działania są podejmowane i w jakim czasie po przekroczeniu określonych granic tolerancji, 17) czy są określone w przedsiębiorstwie zasady i tryb (sposoby) podejmowania decyzji akceptujqcych, korygujlJcych lub zmieniających sposób funkcjo-.

(11) Ksztalto'rvallie ",",, p,'"''. nowania przedsiębiorstwa (analiza i symulacja kilku wariantów podjęcia decyzji, wybór i przyjęcie określonego wariantu rozwiązania). Ważne miejsce w diagnozowaniu swa zajmuje identyfikacja oraz okt'eśle nie obszarów i zjawisk mogących stanowić źródlo słabego sygnału. W tabeli 2 został przedstawiony przykładowy wykaz analizowanych obszarów wraz z określeniem indykatorów (wskaźników) stosowanych w SWO. Tabela 2. Obszary obserwacji w systemie wczesnego ostrzegania A. Obszary i wskaźniki obserwacji otoczenia l. Ogólne: 1.1. Obszar gospodarczy: - zmiany koniunkturalnc: naplyw zamówieó i zleccll stan realizacji zleccll stan magazynów wyrobów gotowych ki imat gospodarczy do prowadzcnia intcresów skłonność do inwestycji dostępność kredytów bankowych zmiany w postawach konsumcntów polityka fiskalna - zmiany strukturalne: lendencje i kicrunki inwestowania gęstość zatrudnienia dochód narodowy na głowę mieszkańca informacjc o innych istotnych zmianach (np. przyjęcie nowych czlonków do EWG) 1.2. Obszar społeczno-polityczny: - zmiany polityczne (według krajów, regionów): wyniki wyborów informacje z kręgów lokalnych i związkowych informacje z kręgów rządowych i ministerialnych polityczna ocena ryzyka polityka - zmiany społeczne (wedlug krajów. regionów): liczba ludności i jej struktura poziom. jakość życia (stopa życiowa) model konsumpcji 1.3. Obszar technologiczny: informacje o możliwych zmianach w teclll1ologii, poehodztjce z instyU1tów badawczych informacjc o zmianach technologii wytwarzania li konkurentów informacje o znllcztjcych zmianach w zużyciu surowców (np. li konkurentów) informacje o odkryciach naukowych informacje o znacztjcych zmianach gustów konsumentów 2. Indywidualne dla każdego przedsi4Ybiorstwa: 2.1. Rynek zbytu: - napływ zamówicll wedlug produktów i regionów sprzeda?: realizacje ZleCeł].

(12) Pawel Cabala, Jolanta. Walas-Trębacz. cd. tabeli 2 - klienci. przedsiębiorstwa:. możliwość. i sposób zamówicll i zakupów. możliwości płatnicze. wolumen popytu ważniejszych klientów wskaźniki (wyniki) gospodarcze OSil}ganc przez - konkurenci przedsiębiorstwa: program produkcyjny polityka cen program inwestycyjny 2.2. Rynek zaopatrzeniowy: - produkty (regiony): wolumen zasobów surowcowych przeciętne zużycie roczne każdego z surowców lenniny zakupów na giełdach surowcowych zapasy surowców we własnych magazynach. ważniejszych. klientów. - dostawcy: terminowość. dostaw. jakość rytmiczność, warunki umowne i ceny oferowane wielkości dostaw (wolumen podaży) 2.3. Rynek pracy: liczba oferowanych stanowisk pracy przewidywana liczba poszukujących pracy żJjdania i warunki stawiane przez związki zawodowe 2.4. Rynek kal'italowy: stopa inflacji oprocentowanie kredytów zmiany kursów walut odsetki. B. Obszary i wskaźniki obserwacji. przedsiębiorstwa. 3. Obejmujące cale przedsiębiorstwo: 3.1. Program produkcji: szerokość i głębokość programu produkcji struktura wieku wyrobów udział nowości w całej produkcji udział produktów przynosz<}cych największe zyski udział produktów zanikających 3.2. Pracownicy: struktura według wieku stopa fluktllacji poziom absencji i zachorownll poziom i przyrost zarobków i dochodów pracowników umyslowych i fizycznych 3.3. Uzbrojenie tcclllliczne: struktura wieku parku magazynowego poziom technologiczny energochłonność produkcji szkodliwość dla środowiska koszty utrzymania ruchu.

(13) KształtowClnie. I. systemu wczesllego ostrzegallia .... cd . labeli 2 3.4 . Sytuacja finansowa : wynik finansowy zysk bilansowy rezerwy. własnych. wskuźniki. srodków finansowych finansowo-ekonomiczno. płynność, zdolność płatnicza. 4. Zorientowane funkcjonalnie: 4. I. Badania i rozwój: potencjał B + R liczba własnych patentów Ijczba kupionych licencji. liczba sprzedanych licencji nakłady własne na B + R 4.2. Sprzedaż:. obrót na zatrudnionego obrót ogólem ccny. slnll zapasów wyrobów udział kosztów sprzedaży W kosztach 4.3. Zaopatrzcnic i produkcja: wiełko~ć produkcji. ogółcm. ceny zaopatrzeniowe poziom zapasów koszty robocizny udział kosztów robocizny w kosztrlch ogółem 4.4. A(ilninistracja: koszty administracji i ich udział w kosztach ogółem 4.5.. Duże przedsięwzi~cia:. stosunek otrzymanych zleceń do przewidywanych liczba zmian wprowadzonych do planu liczba czasowych przcsuni~ć w realizacji planu. przedsięwzięć. Źródlo: [I'abimiska, Rokita 1991, s. 166-1681.. Istotnym działaniem diagnostycznym w zakresie swa jest ocena wyznaczonych wartości wzorcowych szeregu wskaźników, które powinny być budowane najczęściej na podstawie standardów międzynarodowych, Przykład takiego standardu w odniesieniu do gospodarki niemieckiej, odzwierciedlającego indykatory ryzyka w obszarze zarządzania finansami przedsiębiorstwa, prezentuje tabela 3. Diagnoza swa w przedsiębiorstwie służy jego doskonaleniu, czyli zaproponowaniu zmian (modyfikacji) oraz zaprojektowaniullowego układu element6w i powiązal\ występujących między nimi. O budowie swa decydować będzie jego stopiei\ przydatności i użyteczno ści w firmie, czyli założone cele i fllnkcje,jakie ma spełniać, a także oczekiwane el'ekty..

(14) Pa ",el Cl/bala, JolalIta. Tabela 3. Indykatory ryzyka w ObSZilfze. zn r ządzaniH. Indykatory Kapital wlosny/kapital obcy Smoki pl ynne/kapital ogółem Zysk + odsetki od kapitałów obcych/kapitał. ogó ł e m. O brót/kapita l ogółe m. Kflpilalobcy/casllJIOlII Żr60 10 : lJ~drułska. Wall/s-Trębacz. finansami. StreFa bczpicczcl'l slW;]. StreF", ryzyka. (% ). (%). > 30 >7 > 10 > 150 < 100. < 20. <2 <5 < HKI > 159. 1997, s. 801.. Rodzaj wykorzystywanego SWO zależeć będzie glównie od wplywu na przedsiębiorstwo takich czynników, jak: - niepewność dzialania wynikająca ze zlożoności otoczenia i jego zmienności, - zakres dzialalności na różnych rynkach i in ten sywność aktualnej oraz potencjalnej konkurencji, - zróżnicow anie zadati i d zialań, czyli liczba czynników koniecznych do uw zględ nie nia w podejmowaniu decyzji, zwlaszcza dotyczących przyszlości, - współzałeżność między realizowanymi d ziała ni a mi i zadaniami, - domi nacja problemów strategicznych, których rozwi'lzanie wymaga ró żnorodnych danych i sposobów myślen ia, - d'lżenie do utrzymania czołow ej pozycji na ry nku i wprowadzania we właściwym czasie nowatorskich rozwiIJzati (innowacji) [Sikorski 1993, s. 13].. 4. Proces prolektowanla SWO W literaturze przedmiotu proponuj e się na ogól pięciostopniowy proces SWO [Halm 1979]. Wedlug tego ujęcia architekturę każdego systemu wczesnego ostrzegania w przedsiębiorstwie można zaprojektować opi erając się na następujących krokach: ł . Ustalenie obszarów obserwacji. Na tym etapie na s tępuje określenie obszarów, w których mogą w przyszlości wystąpić szanse i zagrożenia . Obszarami obserwacji nie są jednak tylko wyodrębnione segmenty otoczenia przedsię bi Ol'stwa (rynki zbytu, postęp tec hnologicwy itp,), lecz badaniu poddaje się także środ owisko wewnętrzne firmy (np. program produkcji czy kluczowe dziedziny funkcjonowania organizacji). 2. Określenie wskaźników wczesnego ostrzegan ia (indykatorów). W tym kroku ustala się mierniki charakteryzujące zmiany w wyodrębnionych obszarach. Mi ernikami tymi są indykatory, czyli wskaźniki wczesnego ostrzegania -tj. wskaź niki, które będą zapowiadaly z odpowiednim wyprzedzeniem istotne zmiany w rozwoju zjawisk, mających wplyw na d z i a lalność przedsiębior stwa. Taki mi miernikami mogą być przykładowo: projekty ustaw, inwestycje w gospodarce i branży, ceny surowców stra tegicznych. Ogólnie chodzi o dokszta łtowania.

(15) Kształtowanie. . .. l. Ustalenie obszarów obserwacji pozwalaj'lcych na rozpoznanie szallS i zagrożeJl. ł 2. Określenie wskażników wczesnego ostrzegania dla każdego obszaru obserwacji. t 3. Identyfikacja. wielkości. tolerancji dla każdego. wzorcowych i granic indykatora. I Szukanie indyklltoró\V I. <€5> L jcstwl. t. 4. Określenie zadmi na stanowiskach odpowiedzialnych za funkcjonowanie SWO w zakresie: - obserwacji i weryfikacji sygnałów ostrzegawez.ych - procesów przetwarzania - przekazywania informacji ostrzegawczych. ł 5. Kształtowanie kanałów przeplywu ostrzegawczych do decydentów. Rys. 3. Procedura projektowania. sygnałów. swa. Źródlo: [Halm 19791.. bór wskaźników, które. mają dużf) wartość predykcyjną, tzn. takich, które są sygnałami nadchodzących zmian. 3. Identyfikacja wielkości wzorcowych i granic tolerancji dla każdego indykatora. Należy ustalić, w jakim zakresie wartość wskaźników może się zmieniać, oraz podać taką ich wartość, dla której charakteryzowane zmiany mogą prowadzić do poważnych reperkusji w przyszłości (przekroczenie granicy tolerancji). Należy określić rodzaje zagrożeJ\ i ich poziom oraz podać zestaw i wartość wskaźników określających stopieJ\ danego typu zagrożenia. Razem tworzyć będą one system generowania sygnałów, na które przedsiębiorstwo musi bezwzględnie zareagować..

(16) Pawel Cabala, Jolallta. Walas-Trębacz. Podział środowiska zewnętrznego. i wewnętrznego organizacji na jednorodne obszary obserwacji. ~ Pomiar zmian. zachodzących. w wyoctn;bnionych. obszarach obserwacji. t Identyfikacja powstającego problemu. t Analiza i ocena sygnałów charaktcrYZlIj'lcych nat~żcllie i kierunek wpływu rozpoznanego problemu na cfcktywość funkcjonowania organizacji. t Hierarcllizacja sygnałów opisujllcych badane zjawisko. ._____ J _____. ______t _____ Symptomy. 1. 1. zagrożCll. :. :. -----T----'. Symptomy. szalls ·------r----. Budowa scenariuszy rozwoju zdarzcI] w związku ze zidentyfikowanym problemem. Projektowanie strategii alternatywnych i środków zaradczych. Rys. 4. Procesowe spojrzenie na system wczesnego ostrzegania Źródło:. opracowanie własne.. 4. Projektowanie organizacji systemu wczesnego ostrzegania. Sprowadza się do określenia zakresu zadali na stanowisku (ewentualnie stanowiskach) odpowiedzialnym za gromadzenie, przetwarzanie oraz przekazywania informacji dotyczą cych szans lub zagrożeli. Organizacja swa wymaga podania elementów peryferyjnych, czyli podmiotów odpowiedzialnych za obserwację zmian indykatorów. Elementy peryferyjne znajduj q się niemal we wszystkich sferach funkcjonowania organizacji. Są nimi zarówno pracownicy różnych dziatów,jak i aparatura kontrolno-pomiarowa. swa może być zorganizowany w fonnie zdecentralizowanej lub scentralizowanej. W tradycyjnych strukturach organizacyjnych zadania zwiqzane z swa mogą zostać przydzielone komórkom planowania, analiz ekonomicznych (controllingu) lub być realizowane w dziale marketingu. W strukturach dywizjonalnych konieczna jest centralizacja systemu..

(17) Pmvel Cabala, Jolanta. Walas-Trębacz. Zarysowana propozycja obejmuje zakres niezbędnych prac w trakcie konstrukcji systemu wczesnego ostrzegania na potrzeby zarządzania organizacją gospodarczą. Podane etapy mają charakter uniwersalny, należy jednak pamię tać, że projektowanie i wdrażanie swa wymaga przede wszystkim określenia celów i funkcji, jakie ma pełnić system. Na rys. 3 pokazano wszystkie wymienione wyżej etapy w projektowaniu. swa. Zadania swa sprowadzają się do wczesnego wykrycia sytuacji problemowych dla przedsiębiorstwa. Aby było to możliwe, konieczna jest metodyczna realizacja szeregu zadm\, do których należy przede wszystkim struktmalizacja obszarów i źródeł informacji, ocena przyczyn zachodzących zmian, diagnoza stopnia wpływu tych zmian na funkcjonowanie firmy, organizacja przeplywu informacji, a nawet wstępne projektowanie środków zaradczych. swa w uję ciu procesowym przedstawiono na rys. 4. Przedstawione powyżej zagadnienia pozwalają na skonstruowanie rozwinię tego katalogu funkcji swa, który przedstawiono w tabeli 4.. 5.. Zakończenie. Koncepcja systemów wczesnego ostrzegania opiera się na założeniu, że przew różnych obszarach aktywności ludzkiej, np. w dziedzinie technologii czy w sferze socjalnej lub politycznej, nie następują przypadkowo, lecz Si) inicjowane przez człowieka i służą jego interesom. Zapowiedzią większości przyszłych zmian są bowiem pewne symptomy, na podstawie których można rozpoznać ich pojawienie się. Budowa i praktyczne wykorzystanie swa ma sens tylko wtedy, gdy zalożymy, że zjawiska będące przedmiotem naszych badaJ\, rozwijają się w sposób ewolucyjny, a jeśli nawet rewolucja lub przełom w rozwoju tych zjawisk ma wystąpić, to mogą zapowiedzieć je inne, wcześniejsze zdarzenia. Ciągła obserwacja wyodrębnionych obiektów - czyli takich, które bądź to posiadają zbliżone właściwości, bądź też w konsekwencji wywołują inne zdarzenia (skutki) o równie zbliżonych właściwościach - pozwala ustalić stopiei\ ich spiętrzenia. Taka kumulacja może w pewnym momencie doprowadzić do przełomu. Jeżeli przedsiębiorstwo będzie w stanie go przewidzieć, to będzie mogło nie tylko odpowiednio się zabezpieczyć przed ewentualnym kryzysem, lecz także przygotować swe zasoby do optymalnego wykorzystania szans. łomy. Literatura FabiaJlska K.. Rokita J. [1991], Rozwój przedsiębiorstwa, proces)', strategie rozwoju,. t,. II,. AE w Katowicach, Katowice. Halm D, [1979]. FriilllVa1'llsystcllIe, Kriese1l111mwgement tlnd Untemehmcllsplalll/lIg [w:] Friihwarnsystelllc, pod red. H. Albach, D. Halm, P. Mertens, "Zcitschrift fUr Be-. triehswirtschaftlehre". Erganzungshcft..

(18) Kształtowanie. systemu. JęcIraiska. K, [1997], System wczesnego ostrzegania jako illstrumelll c01lfrollillgu [w:1 Me~ rody i techlliki diagnozowania systemu zarządzania przedsięMorstwem, pod red, H, Bienioka, Katowice, Machaczka J, [1998], Zarządzanie rozwojem orgal/izacji, CZyl/1liki, modele, strategia, dia~ gl/oza, PWN, Warszawa-Kraków, Pabis A, [1985], Metodologia i metody Hauk empirycZllych, PWN, Warszawa, Sikorski A, [1993], Controllillg i system)' wczesllego ostrzegania l!' zarządzanil/ przedsię biorstwem [w:] Przekształcenia w gospodarce; zmiany li' U1fząc/zmUII organizacjami, Politechnika Łódzka. Łódź. Wierzbillski ] , [1998], Systemy wczesnego ostrzegania w planolVaniu slralegicZflym, Tortlllska Szkota Zarzqdzania, Warszawa,. Developing an Early Warning System in the Management ol the Firm The carly warning system (EWS) is lreated as a specific type af management information system which warns uscrs thut events (phenolllcna) may occur that win exert a negntive Ol' positive impact on the ability of the firm to survive and develop, and which enubles the application of appropriate remedial mcasures to avoid or prevent slIch events, The EWS, being a system geared towards problem identif'ication, mainly serves to assist decision-maki ng, The article explains the concept of weak signals, presents a model of an enrly warning system, the scape and areas that EWS diagnoses within thc firm, the EWS design pl'Ocess, as well as the list of rUllelions that the EWS should fulfil in the fil'l11..

(19)